2A .TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI CƠNG TY
2.2 NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN KIỂM SỐT NỘI BỘ
NHẬP KHẨU THUỶ SẢN MIỀN TRUNG
2.2.1 Mơi trường kiểm sốt
2.2.1.1 Quan điểm, phong cách điều hành và tư cáchcủa các nhà quản lý của các nhà quản lý
Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc kinh doanh xuất nhập khẩu, Ban giám đốc Cơng ty đặc biệt quan tâm đến uy tín với khách hàng, chất lượng sản phẩm, mong muốn và địi hỏi báo cáo tài chính phải trung thực. Điều này phục vụ cho phương châm đề ra: đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khách hàng. Lãnh đạo Cơng ty luơn xem vấn đề cạnh tranh lành mạnh là nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh để tồn tại của Cơng ty mình. Sự phân chia quyền hạn được chia xẻ cho nhiều người. Riêng đối với chu trình bán hàng, ngồi sự phê duyệt và kiểm sốt của Ban giám đốc thì cịn phải thơng qua trưởng phịng Ban Xuất hoặc Ban Nhập, kế tốn viên tiêu thụ và kế tốn trưởng. Do quyền hạn được phân chia như vậy nên vấn đề điều hành và phong cách lãnh đạo tại Cơng ty luơn đi vào nguyên tắc. Các nhà quản lý cấp cao là những người cĩ uy tín, cĩ năng lực quản lý cũng như chuyên mơn giỏi. Họ biết nắm bắt cơ hội kinh doanh và kịp thời phát hiện ra những sai sĩt, gian lận, những yếu tố làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức
Svth:
Mơ hình trực tuyến chức năng được sử dụng làm mơ hình quản lý của Cơng ty XNKTSMT, phịng ban theo dõi quá trình tiêu thụ được phân chia rõ ràng. Vấn đề phân cấp quản lý và phân cấp tài chính tương xứng với đặc thù kinh doanh tại đơn vị. Hầu như khơng cĩ sự chồng chéo quyền hành và trách nhiệm lẫn nhau, nguyên tắc phân cơng phân nhiệm được thực hiện triệt để.
2.2.1.3 Chính sách nhân sự
Đội ngũ lao động làm việc tại Cơng ty thực hiện cơ chế hợp đồng lao động theo 3 hình thức:
+ Lao động khơng xác định được thời gian + Lao động cĩ thời gian từ 1 đến 3 năm
+ Lao động theo thời vụ hoặc theo một số cơng việc nhất định
Trong suốt 15 năm qua, chính sách đối với con người luơn là mối quan tâm hàng đầu của Cơng ty, các chính sách đĩ thể hiện cụ thể qua cơ chế quản lý, phân phối và cơ chế sử dụng, đào tạo cán bộ của Cơng ty. Hiện nay đơn vị cĩ 1.500 cơng nhân viên, trong đa số đĩ cĩ bằng Đại học, Trung cấp, đội ngũ lao động này trẻ, cần cù với cơng việc, tinh thần làm việc phấn khởi, năng động, nghiệp vụ cao. Lãnh đạo Cơng ty luơn chú ý đến việc đánh giá năng lực, đề bạc, khen thưởng, kỷ luật đối với tất cán bộ cơng nhân viên trong đơn vị. Để cĩ được đội ngũ nhân lực như hiên nay, đơn vị đã phải tốn nhiều cơng sức và tài chính cho việc tuyển chọn và đào tạo chun mơn. Hằng năm Ban quản lý ln tìm kiếm nhân tài thơng qua cơng tác tuyển chọn do phịng Tổ Chức thực hiện. Chỉ tiêu chất lượng luơn đặt lên hàng đầu là thướt đo cơng bằng cho mỗi hồ sơ xin việc. Mặt khác, cán bộ cơng nhân viên luơn đồn kết với nhau, lãnh đạo ln quan tâm, động viên thường xuyên, tránh những xung đột về quyền lợi giữa các nhân viên, giảm thiểu sự bất bình hay khơng thỗ mãn về thưởng phạt ở các con người tại Cơng ty.
Tại cơng ty các nhà quản lý quan tâm xem xét việc lập kế hoạch ở các phịng ban cũng như tiến độ thực hiện kế hoạch. Cứ 6 tháng giữa năm và cuối năm lập bảng Báo Cáo Quyết Tốn, trong đĩ đánh giá tổng qt về tình hình thực hiện, phát hiện ra những vấn đề bất thường, kịp thời xử lý. Từ đĩ, đưa ra những phương hướng cho kỳ kinh doanh tới. Trong những năm qua tình hình kinh doanh tại Cơng ty khơng đạt được kế hoạch trong hoạt động xuất khẩu do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan. Năm 2003 doanh số xuất khẩu chỉ đạt 79% so với kế hoạch do nhiều nguyên nhân sau:
Nguyên nhân khách quan
+ Do tình hình khĩ khăn chung của đa số doanh nghiệp chế biến và xuất khẩu thủy sản, nhất là cac doanh nghiệp tại miền trung_ đã làm ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu của khối
+ Hoạt động xuất khẩu thủy sản dưới dạng uỷ thác ngày càng giảm sút do các đơn vị cĩ xu hướng muốn xuất khẩu trực tiếp.
+ Với phương thức kinh doanh hiện tại của Ban Xuất, thường giao dịch Ban Xuất dẫn khách hàng trực tiếp đến nơi sản xuất để mua hàng, nên một số khách hàng và cơ sở chế biến sau khi được sự mơi giới đã tự tìm đến mua bán trực tiếp với nhau, làm mất khơng ít đầu mối quan trọng của đơn vị.
+ Chính sách thương mại của Mỹ và các quy định nghiêm ngặt của EU về an tồn thực phẩm cũng ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động xuất khẩu của đơn vị. Một số khách hàng trước đây cĩ quan hệ bn bán lớn với Cơng ty bị suy giảm nhưng Ban xuất chưa tìm ra được khách hàng mới để thay thế.
+ Sản lượng và hàng hố trong khu vực ít, giá cả bị cạnh tranh, nhiều lúc hàng hố bị khan hiếm khơng thực hiện được hợp đồng đã ký.
Svth:
Nguyên nhân chủ quan
+ Cơng tác khai thác khách hàng, mở rộng thị trường cịn yếu. Khách hàng khai thác được chủ yếu qua các văn phịng đại diện hoặc khách hàng tự tìm đến, chúng ta chưa thực sự chủ động trong cơng tác tìm kiếm và phát triển khách hàng mới.
+ Việc khai thác thơng tin, mua bán qua mạng internet bước đầu quan tâm thực hiện nhưng nhân sự cịn mỏng và chưa mạnh dạn trả phí để tìm kiếm thơng tin, nên chưa cĩ được nhiều khách hàng, khối lượng và giá trị giao dịch mua bán chưa cao.
+ Vấn đề khai thác khách hàng, tìm kiếm thơng tin qua các tham tán thương mại, lãnh sự quán cĩ đặt ra nhưng chưa được triển khai thực hiện.
+ Ban xuất cịn thiếu cán bộ kỹ thuật, cán bộ thị trường giỏi và chuyên sâu, nên chưa tìm kiếm được thị trường mới, khách hàng mới, tiêu thụ những sản phẩm mới cĩ giá trị tăng, cịn phụ thuộc q lớn vào những khách hàng cũ nên thường bị động và lúng túng khi khách hàng gặp khĩ khăn. Bên cạnh đĩ việc điều chuyển, tăng cường cán bộ thị trường, cán bộ kỹ thuật của Ban Xuất cho các đơn vị thành viên cũng ảnh hưởng đến hoạt động của Ban Xuất.
+ Sự phối hợp giữa Ban Xuất và các đơn vị chế biến thủy sản trong Cơng ty chưa tốt, chưa thực sự gắn bĩ với nhau để bàn bạc tìm biện pháp mở rộng sản xuất, kinh doanh, mặc dù vấn đề này được lãnh đạo Cơng ty quan tâm chỉ đạo nhưng việc thực hiện chưa được như mong muốn. Cơng tác tham mưu về lĩnh vực xuất khẩu trên phạm vi Cơng ty cịn hạn chế.
+ Phương thức kinh doanh và mơ hình hoạt động của Ban Xuất khơng cịn phù hợp với xu thế kinh doanh như hiện nay, nhưng chưa điều chỉnh đổi mới kịp thời để bắt kịp với những chuyển biến của thị trường.
+ Cán bộ, nhân viên Ban Xuất phải quyết tâm hơn nữa để vượt qua thử thách.
Do việc chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch nên vấn đề kiểm sốt hoạt động tiêu thụ tại Cơng ty khơng chặt chẽ.