2.2.1 .5Bộ phận kiểm tốn nội bộ
3.2 THỰC HIỆN KIỂM TỐN
3.2.3.2 Đánh giá hiệu quả của việc xuất hàng giao cho
lực đáp ứng của Cơng ty. Trong q trình xử lý Cơng ty đã linh hoạt trong phương thức thanh tốn và điều kiện giao hàng. Phỏng vấn chị Vân - nhân viên thanh tốn quốc tế phịng xuất khẩu cho biết : phổ biến ở Cơng ty là giao hàng theo điều kiện FOB và CFR, nhưng hầu như CFR là chủ yếu. Phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ được sử dụng chủ yếu.
Tuy nhiên, trong quá trinh xem xét đến khả năng tài chính của đối tác và cĩ thể vận dụng linh hoạt các phương thức thanh tốn trong ngoại thương như: phương thức chuyển tiền, phương thức nhờ thu..., khơng nên sử dụng cứng nhắc các phương thức thanh tốn như đã đề ra trước đây để cĩ thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng và do đĩ cĩ thêø ký kết được nhiều hợp đồng hơn nữa, gia tăng doanh số và lợi nhuận cho Cơng ty
3.2.3.2 Đánh giá hiệu quả của việc xuất hàng giao chokhách khách
Khi cĩ kế hoạch xuất hàng, kho thành phẩm cĩ trách nhiệm nhận kế hoạch xuất hàng của phịng xuất khẩu chuyển xuống và thực hiện đối chiếu số lượng các đơn hàng trong kho xuất theo kế hoạch xuất hàng đồng thời phải thơng báo đến các xí nghiệp liên quan, Ban Xuất nếu khơng đảm bảo về số lượng thành phẩm giao hàng theo kế hoạch xuất hàng. Nếu cĩ sự cố về hàng hĩa khơng đủ xuất thì xí nghiệp phải thơng báo cho phịng xuất khẩu biết trước 24 giờ so với ngày xuất của kế hoạch xuất hàng. Đây là nội dung của kế hoạch xuất hàng được quy định tại Cơng ty theo đĩ khi thủ kho thành phẩm thấy đơn hàng nào khơng đủ số lượng thì báo ngay cho phịng xuất khẩu biết để tiện theo dõi và xử lý kịp thời, đồng thời thơng báo đến cho khách hàng. Việc giao hàng đúng thời hạn, số lượng, chủng loại, quy cách hàng hĩa theo đúng hợp đồng là điều mong muốn của chính Cơng ty và điều này sẽ gĩp phần giữ thiện chí làm ăn lâu dài của khách hàng với Cơng ty. Tuy nhiên theo kết quả điều tra thu thập được thì ở Cơng ty hiện nay, tính kịp thời của cơng tác giao hàng chưa được thực hiện triệt để, hiện tượng giao hàng khơng đúng thời hạn theo như hợp đồng đã ký kết vẫn thường xuyên xảy ra. Nguyên nhân của việc giao hàng trễ hẹn là do tiến độ sản xuất chậm so với kế hoạch đề ra và do thời tiết xấu. Phỏng vấn chị Vân- nhân viên phịng xuất khẩu cho biết : sản phẩm hải sản cĩ tính mùa vụ, do khơng ổn định về thời tiết nên dễ bị hư hỏng, chất lượng dễ bị hạ. Bên cạnh đĩ khi giá cả biến động làm cho Cơng ty và xí nghiệp sản xuất phải trì hỗn lại để thõa thuận mức giá cũng gây ra hiện tượng sản xuất chậm tiến độ. Tuy nhiên, nguyên nhân này cĩ thể khắc phục được. Cả hai nguyên nhân trên đều ảnh hưởng đến chất lượng của cơng tác giao hàng, ảnh hưởng đến uy tín của Cơng ty, đến mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách. Nếu khơng khắt phục được sẽ đánh mất quan hệ với bạn hàng và làm cho thị phần giảm sút, kết quả tất yếu là làm cho số lượng đơn đặt hàng bị giảm theo. Do đĩ cần phải quan tâm hai nguyên
Svth:
nhân để cĩ biện pháp xử lý kịp thời và hợp lý nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của hoạt động tiêu thụ.
Nhìn chung, cơng tác kiểm tra, kiểm sốt về kế tốn đối với bộ phận xuất hàng, cụ thể ở kho thực hiện tốt. Tuy nhiên để nâng cao hơn nữa hiệu quả của cơng tác kiểm sốt nội bộ, cần cĩ sự phối hợp của bộ phận bảo vệ trong việc theo dõi xuất hàng. Hiện nay cơng tác bảo vệ chưa được quan tâm đúng mức trong việc quan sát quá trình giao nhận hàng hĩa.