2.2.1 .5Bộ phận kiểm tốn nội bộ
3.3 BÁO CÁO KIỂM TỐN
Tất cả các vấn đề được trình bày ở trên là nội dung tiến hành mộst cuộc kiểm tốn hoạt động tiêu thụ bằng việc sử dụng một số kỹ thuật như phân tích, điều tra thực tế, phỏng vấn. Nội dung kiểm tốn đã đi vào đánh giá một số mặt trong hoạt động tiêu thụ tại Cơng ty XNKTSMT. Ơí đay việc đánh giá khơng chỉ nhằm đi vào việc xem xét tính hiệu quả mà cịn quan tâm đến cả những chính sách, quy định áp dụng trong hoạt động của Cơng ty. Do điều kiện làm việc cịn hạn chế nên cơng việc kiểm tốn chỉ giới hạn trong một số nghiệp vụ kiểm tốn nhất định, thơng qua việc đánh giá nhược điểm của hệ thống KSNB tại Cơng ty, tiến hành đi sâu phân tích những mặt đạt được và những mặt chưa đạt được trong tồn bộ hoạt động tiêu thụ. Qua tồn bộ quá trình đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ cùng với kết quả thực hiện các thử nghiệm mở rộng ta nhận thấy: Cơng ty đã cĩ nhiều nổ lực trong việc tiếp nhận và triển khai thực hiện đơn hàng, vấn đề kiểm sốt doanh thu, thu tiền, khiếu nại, xử lý của khách hàng được thực hiện tốt. Do đĩ nhiều khách hàng truyền thống ln giữ mối quan hệ tốt đối với Cơng ty và cịn thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Gĩp phần nâng cao năng lực sản xuất như: kim ngạch xuất khẩu của Cơng ty. Tuy nhiên cũng cĩ nhiều điểm chưa hiệu quả, việc đưa ra các chính sách, quy định vẫn cịn một số khía cạnh chưa cĩ tính thuyết phục đối với người lao động. Một số chính sách tuy đã được đưa ra nhưng chưa thực hiện một cách cụ thể bằng văn bản và một số ít khơng được áp dụng trong thực tế. Mặt khác, vì tiêu thụ theo đơn đặt hàng nên vấn đề nghiên cứu thị trường hay lựa chọn khách hàng cịn rất thụ động, bên cạnh đĩ hiệu quả của cơng tác xử lý của đơn đặt hàng chưa cao. Tất cả những điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả của họat động tiêu thụ. Do đĩ vấn đề đặt ra là phải cĩ các giải pháp
Svth:
hợp lý để khắc phục những hạn chế trên. Sau khi tìm hiểu đánh giá hiệu quả hoạt động tiêu thụ tại Cơng ty XNKTSMT cùng với việc phân tích một số mặt tồn tại trên, phần này sẽ đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm gĩp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động ở Cơng ty. Cụ thể như sau:
3.3.1 Hồn thiện mơ hình tổ chức hoạt động của Ban Xuất
Những thuận lợi cho XKTS trong giai đoạn đến là nhu cầu tiêu thụ hàng thuỷ sản trên thế giới dự báo sẽ tăng dần cho đến năm 2010, những loại thuỷ sản Việt Nam đang phát triển mạnh về diện tích và sản lượng ni nay khá phù hợp với nhu cầu tiêu thụ của thế giới trong thời gian tới đặc biệt là tơm. Đây là điều kiênû thuận lợi cho Cơng ty trong việc nghiên cứu và xây dựng chiến lược thâm nhập thị trường, đặc biệt là EU và Mỹ. Tuy hiên hiện nay, việc XKTS của Viện nam nĩi chung và của Cơng ty nĩi riêng cịn gặp rất nhiều khĩ khăn do gặp phải những vấn đề về dịch bệnh và vệ sinh an tồn thực phẩm hay sự bất ổn về kinh tế và chính trị tại các nước nhập khẩu lớn đặc biệt là sự phục hồi về kinh tế của Mỹ và Nhật cịn chậm. Ngồi ra trong thời gian đến các “hàng rào kỹ thuật” sẽ cịn được nhiều nước tiếp tục thực hiện, trong khi đĩ vấn đề về dư lượng kháng sinh và tạp chất trong sản phẩm thủy sản XK cuả Việt Nam vẫn chưa khắc phục triệt để. Những cơ hội và những thách thức nĩi trên, Cơng ty XNKTSMT phải điều chỉnh đổi mới mơ hình hoạt động của Ban Xuất phù hợp với xu thế kinh doanh bắt kip với nhữn chuyển biến của thị trường, từ đĩ tạo động lực thúc đẩy kim ngạch XKTS và làm tốt cơng tác tham mưu cho Giám đốc trên phạm vi tồn Cơng ty. Để thực hiện được điều đĩ cần nâng cao chuyên mơn cho bộ phận Marketing của phịng Xuất khẩu. Thiết lập bộ phận Marketing riêng phịng xuất khẩu gồm 03 người: 01 người giữ chức tổ trưởng nghiên cứu Marketing và 02 người giữ chức
trợ lý. Tổ trưởng phải được đào tạo kỹ về chun mơn và cĩ kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh XNK, khi cần thiết phải ra nước ngồi để xây dựng chiến lược thâm nhập thị trường và thiết kế chương trình quảng cáo phù hợp. Cơng ty cĩ thể tổ chức lại phịng XNK như sau:
Svth:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHỊNG XUẤT KHẨU
Bên cạnh việc xây dựng bộ phận Marketing cho Ban Xuất thì Cơng ty nên chú ý cơng tác tổ chức tuyển chọn, tích cực đào tạo để Ban Xuất cĩ đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ thị trường giỏi và chyên sâu. Khuyến khích CBCNV tự học tập, nghiên cứu để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu cơng việc trong tình hình mới.
3.3.2 Về cơng tác nghiên cứu thị trường
Trong bảng Báo Cáo Tổng Kết Hoạt Động 20 Năm của Cơng ty XNKTSMT cĩ nêu định hướng thị trường tiêu thụ chính về XKTS của Cơng ty trong giai đoạn đến theo thứ tự ưu tiên lần lượt là: Mỹ, Nhật Bản, EU, Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc và trong thời gian này cần vươn đến các thị trưpờng mục tiêu đĩ là: Đơng Âu, Canada, Châu Phi, trong nước đặc biệt
Tổ trưởng Marketi ng Trợ lý 2 Trợ lý 1 Bộ phận thủ tục Bộ phận thanh tốn Bộ phận kỹ thuật Bộ phận giao dịch Bộ phận văn thư Bộ phận Marketi ng Phĩ ban xuất khẩu Trưởng Ban Xuất
quan tâm đến các thị trường ở Hà Nội, Tp.HCM. với những định hướng như vậy thì cơng tác nghiên cứu thị trường và xây dựng chiến lược thâm nhập thị trường cần phải được quan tâm hết mức bới các thị trường này tương đối khĩ tính như :EU, Mỹ, Nhật. Các bước tiến hành trong chiến lược thâm nhập thị trường này gồm:
- Thu thập thơng tin về thị trường: Để thu thập thơng tin một cách chính xác, hiệu quả, bộ phận Marketing của Ban Xuất nên tổ chức tốt cơng tác tìm kiếm thị trường, thu thập thơng tin và cập nhập đầy đủ về khách hàng. Đối với những khách hàng chính để phân tích, dự báo, lập phương án kinh doanh trình lên lãnh đạo xem xét và xử lý. Các tài liệu tham khảo đĩ là: sách báo liên quan đến thị trường tìm năng, tạo nguồn thơng tin sơ cấp cho việc nghiên cứu thâm nhập thị trường. Khi thu thập thơng tin cần phân loại theo hai hướng thơng tin cĩ thể định lượng được và thơng tin khơng thể định lượng được. Tùy theo từng loại thơng tin mà sử dụng các phương pháp khác nhau, thơng tin cĩ thể định lượng được nên sử dụng các phương pháp thống kê, phương pháp tốn học,... đối với những thơng tin khơng thể định lượng được thì sử dụng phương pháp điều tra. Ngồi ra cũng cần phải tìm hiểu thêm thơng tin về luật pháp XNK của thị trường mục tiêu để đề ra hướng xuất khẩu cho phù hợp. Cơng ty cĩ thể sử dụng phiếu thăm dị theo mẫu sau để điều tra nhu cầu thị trường xã hội.
1. Liệu thị trường đĩ cĩ thể tiếp nhận sản phẩm của Cơng ty một cách đáng kể khơng?
2. Nếu cĩ thể thì mức độ tiêu thụ sản phẩm đĩ là bao nhiêu?
3. Tình hình cạnh tranh ở thị trường đĩ ra sao?
4. Tại thị trường đĩ cĩ những trung tâm phân phối nào? 5. Hiện cĩ những nguồn phân phối nào và các nguồn đĩ hoạt đơng ra sao?
6. Những địi hỏi về pháp lý (nếu cĩ) đối với việc kinh doanh tại đĩ?
Svth:
7. Triển vọng lâu dài của thị trường?
Kết quả của việc trả lời các câu hỏi sẽ cho Cơng ty biết cĩ nên tiếp cận thị trường đĩ hay khơng, đồng thời xây dựng được sản lượng tiêu thụ tại thị trường đĩ và lập kế hoạch tiêu thụ phù hợp.
- Mặt khác vấn đề chào hàng thích hợp cũng phải được bộ phận Marketing xem trọng. Chào hàng là hình thức giới thiệu sản phẩm cũng như phong cách làm việc của Cơng ty, vì vậy trong vấn đề này bộ phận Marketing phải xây dựng cách chào hàng khác nhau tùy theo mối quan hệ giữa Cơng ty và khách hàng. Đối với bạn hàng truyền thống thì nội dung chào hàng xây dựng đơn giản khơng cần cầu kỳ vì đối tác đã hiểu phần nào về sản phẩm của đơn vị. Ngược lại đối với các bạn hàng mới thì khâu chào hàng được chú ý, nội dung thư cần viết trân trọng, lịch sự, tạo ấn tượng tốt với khách hàng về Cơng ty, cĩ thể in cả những mẫu sản phẩm để gửi cho đối tác kèm theo nội dung của thư chào hàng.
- Mục tiêu của quá trình tiêu thụ là bán được hàng với chi phí thấp đem lại hiệu quả cao. Chính vì thế cần phải nghiên cứu quá trình phân phối sao cho hiệu quả, tiết kiệm được những chi phí khơng cần thiết. Bản câu hỏi khi tìm hiểu về vấn đề này như sau:
1. Đối với mặt hàng thủy sản thì thị trường đĩ được cung ứng bằng cách nào?
2. Những Cơng ty chủ yếu nào đang thực hiện phân phối sản phẩm này?
3. Các Cơng ty khác đang làm gì trong lĩnh vực nghiên cứu này?
4. Người mua thích gì?
5. Cần thu hút vào đây những kinh nghiệm phâm phối nào của nước sở tại?
Bên cạnh việc xem xét về thị trường, kênh phân phối, Cơng ty cần xem xét luật XNK đối xới sản phẩm hải sản của một số nước để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm
phán ký kết đơn đặt hàng, loại sản phẩm nào được hưởng thuế ưu đãi, loại nào khơng được hưởng thuế ưu đãi...
3.3.3 Nâng cao hiệu quả xử lý đơn đặt hàng
Tại Cơng ty XNKTSMT, việc tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng tương đối tốt, Cơng ty luơn chú trọng đến vấn đề tài chính của đối tác để đề ra phương thức thanh tốn thích hợp. Tuy nhiên trong việc áp dụng chính sách về điều kiện giao hàng cịn nhiều hạn chế. Cụ thể như :
Về điều kiện giao hàng: Cơng ty chỉ áp dụng giá CFR và giá FOB. Để cĩ thể ký kết được nhiều đơn đặt hàng hơn thì Cơng ty nên áp dụng linh hoạt các điều kiện giao hàng tuỳ theo các khách hàng ví dụ như: đối với các khách hàng cĩ đặt văn phịng đại diện tại Việt Nam, Cơng ty nên sử dụng điều kiện giao hàng FCA- giao cho người vận chuyển, người vận chuyển này do người mua chỉ định, cĩ thể đênú kho hoặc đến tại một địa điểm nhất định tại Đà Nẵng để nhận hàng, hay khi xuất hàng sang Châu Âu do phải vận chuyể hàng vào Tp.HCM mới đĩng container nên khoảng cách về khơng gian xa, Cơng ty cĩ thể áp dụng điều kiện giao hàng FAS- giao hàng dọc mạng tàu - nĩ cũng như FOB nhưng Cơng ty khơng phải chịu chi phí trong việc bốc hàng lên tàu, gây tốn kém về chi phí bán hàng cho Cơng ty.
Về phương thức thanh tốn : Để thuận tiện nhanh gọn trong vấn đề thanh tốn Cơng ty cũng nên áp dụng thêm các phương thức thanh tốn khác, ví dụ như đối với bạn hàng tin tưởng lẫn nhau thì nên sử dụng phứơng thức thanh tốn D/A (chấp nhận thanh tốn đổi chứng từ). Trong trường hợp này, Cơng ty cĩ trách nhiệm gửi hàng cho khách hàng và gửi tồn bộ chứng từ hàng hĩa cho ngân hàng phục vụ mình, sau đĩ Ngân hàng này bằng các động tác nghiệp vụ sẽ giao cho ngân hàng đại lý ở nước khách hàng thu tiền hàng (khách hàng cĩ tài khoản tại Ngân hàng này). Nếu áp dụng phương thức tín dụng chứng từ thì Cơng ty cần phải chú ý kiểm tra tính chân thực của L/C để tránh trường hợp khách hàng lừa gạt Cơng ty bán hàng.
Svth:
Ngồi ra để đỡ tốn kém thời gian trong việc xử lý những đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên xử lý đơn đặt hàng cần xem xét nĩ cĩ thể trở thành đơn đặt hàng hay khơng hoặc khách hàng chỉ địi hỏi để cĩ bảng báo giá. Cơng ty cĩ thể tham khảo cách nhận biết thư hỏi hàng thực sự như sau:
1. Thư phải bằng tiếng Anh 2. Trong thư hỏi bằng giá cả
3. Trong thư cĩ u cầu giao hàng.
Ngồi cách nhận biết thư hỏi mua hàng, Cơng ty nên tìm hiểu thêm cách phân tích một lá thư nước ngồi để nâng cao hiệu quả xử lý đơn đặt hàng. Hình thức của một lá thư cĩ thể cho phép xác định tầm cỡ của lá thư đĩ. Các yếu tố cần xem xét trong một lá thư bao gồm:
1. Thư đánh máy vi tính hay viết tay, nếu là thư viết tay thì khơng bao giờ hỏi mua hàng thực sự.
2. Thư cĩ tiêu đề doanh nghiệp hay khơng ? các thư của cá nhân hay Cơng ty mà khơng cĩ tiêu đề doanh nghiệp thì khĩ cĩ thể dẫn đến đơn đặt hàng , thường đĩ là thư hỏi xin catalogue.
3. Tiêu đề cĩ telex hoặc fax, email, số tham chiếu tài khỏan hay khơng? Nếu thiếu các mục này thì khĩ cĩ thể là thư hỏi mua hàng thực sự.
Bên cạnh đĩ, để tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra cũng như đối chiếu các đơn đặt hàng khi cần thiết, Cơng ty nên lưu đơn đặt hàng theo thứ tự ABC của tên nước. Cơng việc này giao cho 1 nhân viên của bộ phận Marketing phụ trách. Danh mục này cĩ được lưu trên máy tính nên truy cập nhanh, giảm bớt thời gian tìm kiếm.
3.3.4 Hồn thiện cơng tác phối hộ giữa các phịng ban, bảo quản và lưu chuyển chứng từ.
Mặc dù hiện nay tại Cơng ty Ban Nhập, Ban Xuất, phịng Tài chính- Kế hoạch - Đầu tư đều họat động tốt. Tuy nhiên giữa các phịng chưa cĩ sự phối hợp chặt chẽ. Để đạt được mục tiêu đề ra là nâng cao hiệu quả họat động tiêu
thụ thì cần phải tăng cường sự hợp tác, hỗ trợ giữa các bộ phận để tìm được thị trường tốt, XK được nhiều mặt hàng với chi phí tiết kiệm nhằm tăng doanh số và hiệu quả. Phối hộ giữa Ban Xuất và phong Tài chính- Kế hoạch -Đầu tư trong việc mở L/Cơng ty và thanh tốn cơng nợ. Nâng cao hơn nữa chất lượng kinh doanh, vừa mở rộng kinh doanh theo chiều rộng lẫn chiều sâu, thực hành tiết kiệm, đẩy nhanh vịng quay vốn và tăng hiệu quả họat động của đơn vị. Thường xuyên kiểm tra việc lưu chuyển chứng từ giữa các bộ phận cĩ liên quan, theo dõi chặt chẽ nội dung các hợp đồng, thanh lý hợp đồng, tích cực cơng tác thu hồi nợ, giảm thiểu rủi ro.
Một hệ thống KSNB được xem là hữu hiệu phải tổ chức tốt từ khâu lập chứng từ cho đến khâu cuối cùng là bảo quản và lưu trữ chứng từ. Do đĩ sau khi thực hiện việc thanh tốn, Cơng ty cần tổ chức việc lưu trữ chứng từ theo hướng sau:
+ Phân loại bộ chứng từ theo nhĩm hàng XK, theo từng nhà nhập khẩu. Việc phân loại này nên được quản lý trên máy vi tính để thuận lợi cho việc tra cứu và sắp xếp.
+ Tiến hành đánh số các bộ chứng từ theo số hợp đồng kinh doanh, theo thời hạn ký kết hợp đồng. Nhân viên nào lập chứng từ gì sẽ đánh số chứng từ đĩ, sau đĩ lưu trữ cho riêng mình. Đồng thời các chứng từ này sẽ được tập hợp và lưu trữ theo từng hoạt động hợp đồng XK.
+ Nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng và phát triển từ thấp cho đến cao, quan điểm của người nhập khẩu hiện nay là phải đảm bảo 5R: Right product ( đúng sản phẩm), Right quanlity (đúng số lượng), Right price (đúng giá cả), Right time (đúng thời gian), Right source (đúng nguồn). Do vậy để đảy mạnh họat động XK Cơng ty nên tổ chức họat động tiêu thụ từ khâu tiếp nhận đến khâu giao hàng cho khách hàng, và từ đĩ cĩ thể nâng cao doanh số, gĩp phần tăng lợi nhuận của Cơng ty.
3.3.5 Quảng cáo và hồn thiện trang Web cho Cơng ty
Svth: