2.2.1 .5Bộ phận kiểm tốn nội bộ
2.2.3 Các thủ tục kiểm sốt đối với hoạt động tiêu thụ.
thụ.
Một doanh nghiệp khơng thể đi vào hoạt động hiệu quả nếu khơng cĩ sự kiểm ra, kiểm sốt thường xun. Với quy mơ lớn, Cơng ty Seaprodex Da Nang xem các thủ tục kiểm sốt là cơ sở cho việc kiểm tra, hạn chế sai sốt và gian lận. Các thủ tục kiểm sốt được ban hành thành một quy chế cụ thể do Ban Giám Đốc Cơng ty ký duyệt và địi hỏi các phịng ban liên quan phải triển khai thực hiện đúng những nội dung đĩ. Yêu cầu chủ yếu của những quy chế là việc lập và luân chuyển phải đúng, trách nhiệm và thời hạn viết phiếu, thời hạn chuyển sổ, chữ ký.. Riêng đối với hoạt động tiêu thụ bao gồm các quy chế và thủ tục sau:
- Để thực hiện được một nghiệp vụ bán hàng thì cần phải cĩ sự phê chuẩn của Ban giám Đốc, trưởng phịng Ban Xuất hoặc Ban Nhập. Nếu Giám Đốc đi vắng, trong giới hạn uỷ quyền của mình, Phĩ Giám Đốc sẽ ký duyệt và chịu trách nhiệm về chữ ký của mình. Hầu như sự uỷ nhiệm cho người cĩ thẩm quyền phê chuẩn tại đơn vị rất rạch rịi, khơng cĩ sự lẫn lộn, chồng chéo quyền hành lẫn nhau.
- Giá bán khơng phải nhất quán cho từng mặt hàng mà tuỳ theo đơn đặt hàng và sự thỗ thuận trong qúa trình đàm phán với khách hàng. Hạn mức tín dụng để cấp cho mỗi khách hàng là 60 ngày.
- Các hố đơn được viết sau khi hàng xuất bán. Vấn đề lập và luân chuyển chứng từ được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên cơng tác kiểm tra, đối chiếu chưa được thực hiện bởi một người độc lập. Các nhân viên kế tốn tự đối chiếu với nhau, Cơng ty chưa thực sự chú ý đến vấn đề này. Hàng ngày chỉ đối chiếu sổ phụ Ngân hàng của doanh nghiệp và giấy báo của ngân hàng mà khơng cĩ sự kiểm tra đối chiếu của kế tốn tiền mặt và kế tốn thanh tốn. Việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện cuối tháng giữa kế tốn tổng hợp và kế tốn chi tiết, khơng cĩ kiểm tra theo dõi của một nhân viên độc lập. Mặc dù vậy vấn đề gian
Svth:
lận và sai sĩt trong khâu tiêu thụ khĩ cĩ thể xảy ra bởi Cơng ty cĩ một cơ cấu tổ chức và thủ tục kiểm sốt hợp lý. Hố đơn được lập một nơi, người phản ánh nghiệp vụ một nơi; giấy xác nhận nợ cho từng khách hàng được lập thường xuyên liên tục mỗi tháng; tách biệt giữa người đi thanht tốn ở Ngân hàng và kế tốn Ngân hàng. Dù cho thủ tục kiểm sốt rất chu đáo nhưng khơng thể kiểm sốt hồn tồn được các sai phạm, đặt biệt với Cơng ty lớn như Cơng ty XNKTSMT. Chính vì vậy việc xây dựng và tổ chức một bộ phận kiểm tốn nội bộ nhằm tạo ra sự độc lập giữa kiểm tra và thực hiện là rất cần thiết, nhất là trong khâu tiêu thụ vì đây là khâu cĩ tính quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Cĩ thể tĩm lược các thủ tục chính kiểm sốt hoạt động tiêu thụ tại Cơng ty qua lược đồ sau: (trang sau:)
Các ký hiệu qui định:
Bước thực hiện Dịng minh hoạ, giải thích
Bước kiểm tra Chứng từ
Đối chiếu cuối quý
Điểm nối
Vị trí cần đối chiếu
Lưu tại vị trí kiểm sốt Dịng di chuyển