2.2.1 .5Bộ phận kiểm tốn nội bộ
3.2 THỰC HIỆN KIỂM TỐN
3.2.3.1 Xem xét cơ sở của việc lập kế hoạch tiêu thụ và
và đánh giá hoạt động Marketing của Cơng ty :
Lập kế hoạch là cơng việc cĩ ý nghĩa hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch thế nào để cĩ thể đánh giá được một cách chính xác khả năng thực hiện của Cơng ty là điều rất khĩ. Do vậy, thực hiện tốt cơng tác lập kế hoạch cần phải cĩ độ ngũ nhân viên cĩ trình độ, cĩ kinh nghiệm. Ởí Cơng ty hiện nay việc lập kế hoạch tiêu thụ căn cứ vào tình hình tiêu thụ của năm trước và trên cơ sở dự đốn nhu cầu thị trường năm nay. Tuy nhiên, việc dự đốn này khơng dự vào kết quả của bộ phận Marketing cung cấp mà chỉ mang tính chất định tính. Mặt khác, lập kế hoạch để đánh giá tình hình thực hiện là một thủ tục kiểm sốt được đề ra đối với các hoạt động ở Cơng ty, nếu cơng tác lập kế hoạch khơng khoa học thì thủ tục kiểm sốt sẽ trở nên kém hiệu quả. Vì thế, các thủ tục kiểm sốt việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ sẽ khơng cĩ hiệu quả nếu chỉ căn cứ vào kết quả thực hiện kế hoạch mà khơng xem xét các yếu tố khác. Một cách tổng quát đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ trong 3 năm
sẽ cĩ cái nhìn chính xác tình hình thực hiện so với kế hoạch tại Cơng ty :
Svth:
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ
ĐVT: nghìn đồng
Doanh thu
Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Kế hoạch 1,200,000,000,0 00 1,300,000,000,0 00 1,400,000,000,0 00 1,600,000,000,0 00 Thực hiện 1,319,702,078,5 48 1,211,399,470,6 00 1,286,980,883,3 51 1,304,357,453,2 18 % hồn thành KH 109.98% 93.18% 91.93% 81.52%
Qua bảng phân tích trên ta thấy trong 3 năm 2001, 2002, 2003 đã khơng hồn thành kế hoạch đề ra, chỉ cĩ năm 2001 kế hoạch tiêu thụ mới hồn thành. Điều này chứng tỏ vấn đề lập kế hoạch chưa được thực sự cĩ hiệu quả, đã cĩ sự bất hợp lý, thiếu khoa học trong cơng tác lập kế hoạch. Phỏng vấn ơng Quang- phịng Tài Chính- Kế Hoạch- Đầu Tư cho biết : việc lập kế hoạch căn cứ vào kết quả hoạt động tiêu thụ năm trước, năng lực sản xuất của đơn vị, quan hệ với khách hàng, với thị trường, định hướng phát triển của Cơng ty mà khơng căn cứ vào sự điều tra, nghiên cứu thơng tin về nhu cầu kháh hàng, nhu cầu thị trường một cách chu đáo. Chính điều này dẫn đến tình trạng kế hoạch khơng phù hợp với thực tế. Bên cạnh đĩ việc thực hiện kế hoạch phụ thuộc vào nổ lực bán hàng của nhân viên và một số chính sách Marketing, quảng cáo, khuyến mãi, quà tặng...Với đặc thù sản xuất kinh doanh theo đơn đặt hàng thì vấn đề hồn thành kế hoạch tiêu thụ phụ thuộc vào khả năng tìm kiếm thị trường, chiến lược xâm nhập thị trường mà Cơng ty đã đề ra cĩ thể ký kết được nhiều đơn đặt hàng, gĩp phần nâng cao sản lượng bán. Bởi vì khi đơn đặt hàng được chấp nhận thì đã thỗ thuận xong về giá cả,
phương thức thanh tốn, quy cách hàng hố..., vấn đề cịn lại là triển khai sản xuất sao cho đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng và tiến độ giao hàng. Vì vậy cơ sở quan trọng cần được chú ý khi lập kế hoạch là dựa trên kết quả đánh giá từ các cuộc nghiên cứu thị trường do bộ phận Marketing cung cấp. Nhưng hiện nay bộ phận Marketing của Cơng ty chưa được tổ chức riêng biệt và hoạt động của nĩ chưa được chú trọng nên khi đánh giá thường bỏ qua nguyên nhân quan trọng này.
Cơng ty chưa cĩ văn phịng đại diện ở nước ngồi, cùng với việc chưa hình thành một bộ phận Marketing riêng biệt, nên cơng tác nghiên cứu thị trường ở Cơng ty gặp rất nhiều khĩ khăn và mang tính tự phát. Cơng ty chưa chú trọng vấn đề chào hàng hay quảng cáo sản phẩm mà chỉ thụ động chờ đơn đặt hàng của khách hàng gởi tới. Chi phí quảng cáo chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí bán hàng, do đĩ thị phần của Cơng ty ở nước ngồi cịn rất nhỏ. Hiện nay Cơng ty tập hợp chi phí bán hàng theo tháng bao gồm các khoản sau:
- Chi phí vận chuyển
- Chi phí quảng cáo
- Chi phí xuất hàng mẫu
- Chi phí làm giấy tờ hải quan
- Chi phí lưu kho và bốc xếp
Hầu như Cơng ty chỉ quan hệ làm ăn với khách hàn co mối quan hệ từ trước, Cơng ty thường tiến hành đặt hàng sản xuất sau khi đã chấp nhận đơn đặt hàng, chứ rất ít khi sản xuất xong rồi mới chào hàng. Thế nhưng cơng tác quảng cáo và Marketing khơng được chú trọng làm cho thị phần va ìdoanh số khơng được mở rộng. Nĩi chung những bạn hàng từ trước đến nay của Cơng ty đều cĩ thái độ nghiêm túc và mong muốn duy trì quan hệ lâu dài nên thủ tục thực hiện cho mỗi thương vụ đơn giản và ít tốn kém. Đây là điều kiện thuận lợi cho Cơng ty để đảm bảo tái sản xuất nhưng lại phụ thuộc quá nhiều vào bạn hàng này. Từ năm 1999, Cơng ty đã thâm nhập vào thị trường Bắc Mỹ, khối EU... Đây là
Svth: