2.2.1 .5Bộ phận kiểm tốn nội bộ
2.2.4.3 Lập và gửi hố đơn cho khách hàng
Do cĩ sự cách trở về khơng gian và thời gian nên quá trình giao hố đơn cho khách hàng khơng cùng lúc với việc tiếp nhận hàng hố của khách. Hố đơn do Ban Xuất lập thành 03 liên: 01 liên để tại Ban Xuất, 01 liên chuyển cho khách hàng, 01 liên kèm theo bộ chứng từ chuyển lên phịng kế tốn làm chứng từ gốc nhập vào máy. Đơn vị tính trong hố đơn là một đồng tiền cụ thể, trước đây Cơng ty thường sử dụng các đồng tiền dollar HongKong (HKD), Yên Nhật (JPY) , bảng Anh ( GBP) .... nhưng do tình hình thị trường ngoại hối ngày càng bất ổn, giá trị các đồng tiền trên khơng ổn định nên cơng ty khơng thể ký kết các hợp đồng thanh tốn bằng các loại tiền tệ đơ nữa. Chính vì vậy mà trong những năm gần đây trong hầu hết các hợp đồng XK tại cơng ty chỉ sử dụng đồng tiền dollar Mỹ ( USD ) để làm đồng tiền thanh tốn . Sở dĩ Cơng ty sử dụng đồng USD làm đồng tiền thanh tốn cũng như tính tốn vì nĩ la ìđồng tiền được sử dụng thơng dụng nhất và cĩ giá trị ổn định nhất hiện nay trên thị trường tiền tệ thế giới.
Svth:
2.2.4.4 Chuẩn bị bộ chứng từ xuất trình với Ngân hàng để thanh tốn L/C
Khi L/C đã được Cơng ty chấp nhận, Cơng ty sẽ tiến hành giao hàng cho khách và lập bộ chứng từ thanh tốn theo
phương thức tín dụng chứng từ. Cán bộ nghiệp vụ của Cơng y thường cĩ trong tay:
- Đơn đặt hàng của khách
- Bản thư tín dụng gốc, các bản tu chỉnh L/C. Vì Cơng ty gởi hàng trực tiếp cho người vận chuyển khơng qua trung gian, Cơng ty sẽ lấy 03 bộ Bill of lading “clean and on board”, ”Packing list”, ” Weight note” từ người vận chuyển
- Hố đơn thương mại(Commerical invoice) do cán bộ cơng nhân viên của Ban Xuất lập theo những nội dung đã in sẵn trên hố đơn
- Các chứng từ về chất lượng hàng hố cĩ thể do người mua cấp hoặc do các tổ chức kiểm nghiệm trong nước cấp. - Giấy chứng nhận xuất xư ï(cerificate of orgin) tại phịng thương mại và cơng nghiệp Việt nam chi nhánh tại Đà Nẵng cấp
Bộ chứng từ này sẽ được chuyển lên phịng kế tốn và cho các Ngân hàng thanh tốn của Cơng ty.
Nĩi về phương thức thanh tốn thì trong những năm qua cơng ty áp dụng các phương thức thanh tốn phổ biến nhất là phương thức tín dụng chứng từ (chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số lượng hợp đồng) và phương thức chuyển tiền . Hiện nay, thời gian thanh tốn trong hầu hết các hợp đồng XK tại cơng ty chủ yếu là hình thức thanh tốn trả trước Đối với hình thức này khách hàng thường trả trước cho cơng ty 20% tiền hàng và sau đĩ sẽ thanh tốn ngay sau khi cơng ty hồn thành nghĩa vụ giao hàng . Hình thức trả trước rất đảm bảo chắc chắn cho Cơng ty trong khâu thanh tốn nhưng cĩ hạn chế là khơng mở rộng được thị trường , khơng khuyến khích được khách hàng mua hàng của cơng ty .
Nhìn chung trong cả quá trình tiêu thụ thì cả hai phịng : Ban Xuất, phịng Tài Chính - Kế Hoạch - Đầu Tư hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên giữa hai phịng chưa phối hợp chặt chẽ với nhau trong khâu lưu chuyển chứng từ dẫn đến cơng tác kế tốn thanh tốn chưa thật sự hiệu quả.