Thứ nhất: Những tồn tại trong hoạt động kinh doanh
Cơng ty CPTM Cơng nghệ Hồng Hoa hoạt động trên thị tr- ờng gần sáu năm, là khoảng thời gian không nhiều để một cơng ty có thể thực hiện tốt mọi mặt trong hoạt động kinh doanh của mình. Đặc biệt trong mối quan hệ với khách hàng của Cơng ty cịn tồn động những nhợc điểm sau: phong cách phục vụ khách hàng cha tốt, việc chăm sóc khách hàng cịn cha chu đáo. Vì vậy cơng ty cần phải thực hiện những nhợc điểm này để mang lại lòng tin cho khách hàng và tạo cơ hội để mở rộng thị trờng hơn nữa.
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Thứ hai: Về hệ thống sổ sách, tài khoản:
Tài khoản sử dụng:
Trong phần kế toán giá vốn các chi phí mua hàng của cơng ty khi phát sinh đợc hạch tốn vào TK 6322- Chi phí mua hàng. Nhng theo quy định trong hệ thống tài khoản kế toán, TK 632- “Giá vốn hàng bán” dùng để phản ánh giá vốn của hàng xuất bán khơng phản ánh chi phí mua hàng hố.
Là một doanh nghiệp thơng mại, hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chung là rất phù hợp. Đây là hình thức sổ tiện dụng, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, thuận lợi cho việc áp dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn. Qua nghiên cứu tình hình thực tế về việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng phát sinh tại Công ty là cha đúng với hình thức Nhật ký chung. Cụ thể, các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay của Cơng ty kế tốn phản ánh vào Nhật ký bán hàng và cũng đợc ghi vào sổ Nhật ký chung trong khi Cơng ty có sử dụng cả sổ Nhật ký đặc biệt.
Công tay Cổ phần thơng mại cơng nghệ Hồng Hoa tự in các mẫu sổ kế tốn. Qua tìm hiểu thực tế về một số mẫu biểu sổ sách của Công ty hiện nay đang sử dụng là cha đúng với quy định của Bộ tài chính: mẫu sổ sách cịn thiếu nhiều chỉ tiêu kinh tế.
Thứ ba: Về việc quản lý và hạch toán các khoản phải
thu của khách hàng:
Trong điều kiện hiện nay, thiếu vốn kinh doanh luôn là vấn đề nhức nhối đối với mỗi doanh nghiệp mà nguyên nhân
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
quan trọng là sự chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các chủ thể kinh doanh.
ở Công ty CPTM Cơng nghệ Hồng Hoa hiện nay có 2 dạng khách hàng, thứ nhất là những khách hàng mua lẻ với số lợng ít, những khách hàng này thờng thanh toán ngay sau mỗi lần mua hàng. Dạng khách hàng thứ hai là những khách hàng mua với khối lợng nhiều, những khách hàng này đợc u đãi trong thanh tốn tức là có thể thanh toán nửa tháng một lần hoặc một tháng một lần. Trong hoạt động kinh doanh của công ty dạng khách hàng thứ hai này chiếm một vị trí rất quan trọng nhng cũng là khách hàng luôn chiếm dụng nhiều vốn của công ty, điều này sẽ làm cho công ty bị hạn chế vốn dẫn đến kinh doanh kém hiệu quả. Vì vậy Cơng ty cần có những biện pháp tích cực khuyến khích dạng khách hàng này thanh tốn tiền hàng nhanh cho mình.
Thứ t : Về việc lập dự phịng phải thu khó địi.
Hiện nay Cơng ty có quy định thời hạn thanh toán đối với từng loại khách hàng nhng cũng nh các doanh nghiệp khác, công ty cũng không thể tránh khỏi việc có những khách hàng làm ăn không tốt hoặc bị thị trờng đào thải khơng thể thanh tốn tiền hàng cho Công ty. Tuy nhiên hiện nay cơng ty vẫn cha có biện pháp xử lý nào để xử lý những khoản nợ đó mà cơng ty vẫn giữ ngun cơng nợ của những khách hàng đó trên TK 131 nh vậy là khơng hợp lý.
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Mặc dù hàng hố của Cơng ty đợc mua về và bán ngay hơn nữa hàng hoá đợc nhập theo nhu cầu của hợp đồng đã ký giữa Công ty với khách hàng. Nhng để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh đợc tiến hành bình thờng, cơng ty ln ln có một lợng hàng dự trữ nhất định trong kho. Theo nguyên tắc thận trọng trong nền kinh tế thị trờng các doanh nghiệp cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối mỗi nên độ kế tốn. Tuy nhiên hiện nay cơng ty vẫn cha thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, vì vậy sang niên độ kế tốn sau nếu có cả của mặt hàng cơng ty giảm xuống thì kế tốn cơng ty sẽ hạch toán phần chênh lệch giữa giá trị ghi sổ và giá trị thực tế trên thị trờng vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ. Việc hạch toán nh vậy là cha hợp lý và cha đúng với quy định hiện hành của Nhà nớc về trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
III.2. Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP TM Cơng nghệ Hồng Hoa.
III.2.1. u cầu của việc hồn thiện kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Sau quá trình thực tập tại Cơng ty CP TM Cơng nghệ Hồng Hoa, kết hợp với những kiến thức đã học đợc ở trờng, dới góc độ là một sinh viên em mạnh dạn đề xuất một số giải pháp với mong muốn đợc góp một phần nhỏ cơng sức của mình vào việc hồn thiện cơng tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Để từ đó làm cho kế tốn khơng ngừng nâng cao tầm
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
quan trọng của mình trong quản lý kinh doanh và thực sự trở thành cơng cụ quản lý kinh tế có hiệu lực nhất. Để hoàn thiện một cách khả thi trớc hết phải đáp ứng những yêu cầu sau:
* Hoàn thiện phải tuân thủ hệ thống kế toán, chế độ kế toán của Nhà nớc.
Kế tốn khơng chỉ là cơng cụ quản lý kinh tế của Nhà nớc. Mỗi quốc gia đều có một cơ chế tài chính nhất định và xây dựng một chế độ kế tốn thơng nhất phù hợp với cơ chế tài chính. Các doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt nhng phải tôn trọng cơ chế, chế độ nhằm đảm bảo sự thống nhất trong quá trình kiểm tra giám sát.
* Hoàn thiện phải trên cơ sở phù hợp với đặc điểm cua doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.
Hệ thống kế toán đợc ban hành dù là rất cặn kẽ song vẫn là một bản thiết kế tổng thể. Các doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng hệ thống kế tốn song khơng phỉa áp dụng một cứng nhắc mà có thể linh hoạt trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của Doanh nghiệp nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
* Hoàn thiện phải trên cơ sở đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thơng tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời phù hợp với yêu cầu quan lý.
Thông tin là một trong các yếu tố giúp Doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời và phù hợp cho quản trị Công ty.
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
* Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí.
Vì mục đích của doanh nghiệp là kinh doanh nên không thể tách rời hoạt động của cơng ty với mục đích của hạch tốn kinh tế.
III.2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CPTM Cơng Nghệ Hồng Hoa.
Xuất phát từ thực tế công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng cùng với nhứng tồn tại trong công tác này, em xin đề ra một số giải phát nhằm hồn thiện cơng tác trên. Em rất mong rằng những giải phát trình bày sau đây của em sẽ đóng góp, phát huy tác dụng dù rất nhỏ vào sự phát triển của Công ty.
Thứ nhất: Về hoạt động kinh doanh của Công ty
Cơng ty CPTM Cơng nghệ Hồng Hoa là một cơng ty đã có bề dày kinh nghiệm trên lĩnh vực cung cấp các thiết bị cơng nghệ tự động hóa cho các nhà máy cơng nghiệp. Tuy nhiên trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt nh hiện nay Công ty cần nâng cao uy tín của mình để tạo lịng tin ở khách hàng. Theo em, Công ty nên thờng xuyên mở những lớp đào tạo cho đội ngũ nhân viên bán hàng của mình đào tạo đội ngũ cơng nhân kỹ thuật nhằm nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng, nên có những khoản u đãi khách hàng để tạo cho khách hàng sự thoải mái, yên tâm khi mua hàng và hài lòng với phong cách phục vụ khách hàng chu đáo của Cơng ty. Việc chăm sót tốt khách hàng là một tác động không nhỏ để nâng
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
cao uy tín của cơng ty, nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng thị phần của Công ty.
Thứ hai: Về tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán
đang áp dụng tại Cơng ty.
Trong phần kế tốn giá vốn hàng bán, kế tốn sử dụng TK 6322- Chi phí mua hàng thay vì sử dụng TK 1562. Việc hạch tốn nh vậy khơng đúng với nội dung tài khoản kế toán gây lên sự nhầm lẫn giữa giá vốn hàng xuất bán trong kỳ với chi phí mua hàng. Kế tốn cần phải hạch tốn lại khi phát sinh chi phí mua hàng theo định khoản sau:
Nợ TK 1562
Có TK 111, 112...
Cuối kỳ, kế tốn tiến hành kết chuyển chi phí thu mua theo định khoản:
Nợ TK 632
Có TK 1562
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng:
+ Trờng hợp khách hàng thanh toán ngay: kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung không phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng (Nhật ký đặc biệt).
+ Trờng hợp khách hàng thanh toán chậm: kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng. Nghiệp vụ kinh tế nào đã phản ánh vào các sổ Nhật ký đặc biệt thì khơng đợc phản ánh vào sổ Nhật ký chung. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ thuộc khối lợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
ký đặc biệt (Nhật ký bán hàng), lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái.
Để giảm bớt công việc ghi chép, hiện nay Công ty sử dụng máy vi tính để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế với mẫu sổ tự in nhng mẫu Sổ Cái, Sổ Nhật ký chung tự in của Công ty là cha đúng với mẫu sổ theo quy định hiện hành. Nhà nớc quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phơng pháp ghi chép đối với Sổ Cái, Sổ Nhật ký chung, quy định mang tính hớng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cụ thể mẫu sổ Nhật ký chung và Sổ Cái nh sau:
Sổ Nhật Ký Chung Năm.................... Ngà y, thán g ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ Cái SH TK Số phát sinh S ố Ngà y, thán g Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày ......... tháng............ năm...........
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Ngời ghi sổ Kế toán tr ởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Sổ Cái
Năm..................
Tên tài khoản.................... Số hiệu:.................
Ngà y, thán g ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh S ố Ngà y, thán g Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày ......... tháng............ năm...........
Ngời ghi sổ Kế toán tr ởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt thì nhu cầu sản xuất và tiêu dùng xã hội ngày càng đợc mở rộng vì vậy vai trị và phạm vi của cơng tác kế tốn ngày càng đợc nâng cao, do đó địi hỏi việc tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp phải khoa học, hợp lý và khơng ngừng đợc hồn thiện, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Với việc tổ chức khoa học và hợp lý cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết qủa bán hàng sẽ cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo và giúp cho bộ máy kế toán hoạt động thông suốt từ khâu hạch toán ban đầu cho đến khâu xác định kết quả hoạt động của Công ty.
Hiện nay kỳ hạch tốn của Cơng ty CPTM Cơng Nghệ Hoàng Hoa là một năm nên mọi cơng việc kế tốn sẽ đợc xử lý vào cuối năm cha kể đến các thủ tục khác nh lập Báo cáo Tài chính, tính và nộp các khoản thuế cho Nhà Nớc... cần làm vào cuối năm. Theo em kỳ hạch toán nh vậy cha hợp lý hơn nữa là một doanh nghiệp thơng mại với hoạt động chủ yếu là bán hàng mà hàng hố của cơng ty ln đợc bán ra liên tục. Vì vậy thay vì kỳ hạch tốn là năm Cơng ty nên hạch tốn theo tháng (có thể là hạch tốn theo quý), hàng ngày khi các nghiệp vụ phát sinh kế toán phản ánh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK liên quan. Cuối tháng cộng phát sinh, số chuyển sang trang sau sẽ là số phát sinh của tháng trớc, cứ thế tổng cộng số phát sinh theo tháng và đến tháng 12 thì số tổng cộng sẽ là số phát sinh của cả năm và là số liệu cuối cùng để tính tốn và xác định kết quả bán hàng trong kỳ. Nh vậy, trên Sổ Cái TK 511, 632, 641, 642
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
sẽ khơng có số d đầu kỳ đồng thời cơng việc hạch tốn sẽ đợc trang trải đều không dồn đọng vào cuối năm, tránh xảy ra sai sót do số lợng nghiệp vụ quá nhiều. Với việc lựa chọn này cùng với việc áp dụng mẫu Sổ Cái trên việc hạch tốn của Cơng ty sẽ thích hợp hơn hiện nay.
Thứ Ba : Về việc quản lý và hạch toán các khoản phải thu của khách hàng.
Mặc dù Cơng ty có những quy định về thời hạn thanh tốn đối với từng loại khách hàng, tuy nhiên để thu hồi vốn đợc nhanh nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình cơng ty cũng nên áp dụng một số biện pháp nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền mua hàng một cách nhanh chóng. Một biện pháp rất đơn giản đã có từ lâu đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh gay gắt nh hiện nay tác dụng của nó khơng hề suy giảm đó là “tỷ lệ chiết khấu bán hàng theo
phơng pháp luỹ tiến”, tức là Công ty đa ra hạn mức thanh
toán cho khách hàng: nếu khách hàng thanh toán trớc 15 năm ngày kể từ ngày mua hàng thì khách hàng sẽ đợc hởng chiết khấu bán hàng là 1%, trớc 1 tuần thì hởng 2%... thời hạn thanh toán tiền hàng càng ngắn càng đợc hởng chiết khấu lớn. Đây là biện pháp rất đơn giản, dễ thực hiện song nó lại có một tác động khơng nhỏ đến tâm lý khách hàng, khuyến khích họ tăng nhanh vịng quay vốn của Công ty.
Thứ t : Đối với việc lập dự phịng phải thu khó địi.
Đối với việc hạch tốn các khoản phải thu khó địi, cơng ty vẫn giữ ngun trên TK 131 mà khơng lập dự phịng nh vậy là
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
không hợp lý. Theo quy định hiện nay, đối với những khoản nợ đợc xác định là khơng chắc chắn thu đợc, cuối kỳ kế tốn năm kế tốn phải tính tốn và lập dự phịng đối với những khoản nợ này, cụ thể nh sau:
Khi xác định đợc những khoản nợ phải thu khó địi, kế tốn sẽ trích lập dự phịng theo bút tốn sau:
Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 - dự phịng phải thu khó địi
+ Năm sau nếu số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập nhỏ hơn số d của khoản dự phịng đã trích lập ở cuối niên độ