Mục đích hoạt động của Hồng Hoa JSC là kinh doanh do vậy lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu. Muốn kinh doanh có hiệu quả, lợi nhuận cao thì hàng hóa phỉ đợc tiêu thu tạo điều kiện thu hồi vốn nhanh, đẩy mạnh vịng quay sử dụng vốn. Chính vì thế mà Cơng ty rất coi trọng việc quản lý hàng hóa.
Về quy cách phẩm chất hàng hóa, trớc khi nhập kho hàng hóa phải đợc kiểm tra nghiêm ngặt về chất lợng và quy cách, kiên quyết khơng chấp nhận những loại hàng hóa khơng đạt u cầu. Cơng ty đặc biệt quan tâm tới nhu cầu thị hiếu của khách hàng bởi lẽ Công ty không thể đứng vững trong cạnh tranh nếu hàng hóa của Công ty không đợc thị trờng chấp nhận.
Khi xuất kho giao hàng cho khách hàng, Công ty luôn kiểm tra kỹ lỡng giữa quy cách chất lợng hàng xuất bán cho khách từ kho với chất lợng trên chứng từ nhằm đảm bảo chất lợng cho khách hàng, mặt khác tạo uy tín cho Cơng ty.
Báo Cáo Tài Chính
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
II.3.2. Phơng thức bán hàng ở Công ty Cổ Phần Thơng Mại Cơng Nghệ Hồng Hoa và các hình thức thanh tốn.
Các phơng thức bán hàng ở Cơng ty Cổ Phần Thơng Mại Cơng Nghệ Hồng Hoa:
Công ty cổ phần thơng mại cơng nghệ Hồng Hoa là một
doanh nghiệp thơng mại - dịch vụ cho nên tiêu thụ hàng hóa là mục tiêu chính và quan trọng nhất trong dự án kinh doanh của Cơng ty. Trong doanh nghiệp thơng mại có thực hiện tốt cơng tác tiêu thụ hàng hóa thì doanh nghiệp mới có thu nhập để bù đắp các chi phí đã bỏ ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình để thu đợc lợi nhuận- hình thành kết quả kinh doanh. Điều này quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty. Đặc biệt trong hoạt động kinh doanh thơng mại - dịch vụ việc lựa chọn đúng đắn và hợp lý các phơng thức tiêu thụ, không ngừng đổi mới và hoàn thiện các phơng thức này chẳng những nâng cao đợc doanh số bán hàng mà cịn tránh đợc những rủi ro trong thanh tốn.
Xuất phát từ ý nghĩa trên và đặc điểm kinh doanh của Công ty. Hiện nay Công ty Cổ Phần Thơng Mại Cơng Nghệ Hồng Hoa đang áp dụng phơng thức tiêu thụ sau:
- Phơng thức bán hàng qua kho:
* Bán hàng qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo phơng thức này, thông thờng Công ty bán hàng qua kho theo cách giao hàng trực tiếp tại kho cho đại diện bên mua, cơng ty khơng chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa.
Trờng Đại học Cơng nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Tuy nhiên nếu khách hàng có nhu cầu, Công ty sẽ đảm nhận vận chuyển và đa hàng tới kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó khách hàng quy định trong hợp đồng. Chi phí vận chuyển bốc dỡ sẽ do khách hàng trả.
- Phơng thức bán hàng giao thẳng không qua kho có
tham gia thanh tốn:
Theo phơng thức này, Cơng ty cử cán bộ trực tiếp nhận hàng trực tiếp của bên bán tại cảng, kiểm nghiệm và lập biên bản giao nhận, sau đó Cơng ty giao hàng trực tiếp cho khách hàng.
Về hình thức thanh tốn của áp dụng ở Cơng ty:
+ Thanh tốn nhanh: áp dụng khi hàng hóa đợc xuất giao
cho khách hàng và Cơng ty đợc nhận tiền ngay, có thể bằng tiền mặt, séc...
+ Thanh tốn chậm: cho phép khách hàng thanh toán sau
một thời gian nhất định và kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng.
II.3.3. Trình tự tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty Cổ phần thơng mại cơng nghệ Hồng Hoa.
I.3.3.1. Kế tốn giá vốn hàng bán.
Do tính chất của mặt hàng Cơng ty là ít biến động về giá cả trên thị trờng, hơn nữa hàng hóa đợc xuất bán liên tục cho nên hiện nay Công ty đang áp dụng phơng pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho theo giá đích danh. Tức là lô hàng nào nhập về trớc thì xuất bán trớc theo giá mua thực tế của lơ hàng đó, sau đó phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất kho và hàng cịn lại cuối kỳ. Chính vì áp dụng phơng pháp này nên
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
ngay sau khi hàng đợc xuất bán, kế tốn có thể phản ánh ngay đợc trị giá vốn của hàng xuất kho để bán.
+ Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán trị giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632 “ Giá vốn hàng bán”.
+ Chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán sử dụng để phản ánh sự biến động của hàng hoá tại Cơng ty Cổ phần thơng mại cơng nghệ Hồng Hoa bao gồm:
- Phiếu xuất kho
Mẫu 02- VT
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá Mẫu 08- VT
- Chứng từ kế toán liên quan khác: Phiếu nhập kho hàng bị trả lại...
+ Sổ sách sử dụng:
- Sổ Cái TK 6321 - Sổ Cái TK 6322
+ Trình tự hạch tốn:
Tại phịng kế tốn khi xuất kho hàng hố, kế toán bán hàng căn cứ vào hoá đơn GTGT lập phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 02 liên, các liên đợc sử dụng nh sau:
\ Liên 1: giữ để lu lại quyển.
\ Liên 2: Kế toán bán hàng giữ lại để ghi sổ Nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết hàng hoá.
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Tuỳ theo phơng thức bán hàng mà Công ty hạch toán khác nhau:
Tr
ờng hợp 1 - Bán hàng qua kho cho khách hàng:
- Bán hàng qua kho theo hình thức giao hàng:
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, kế tốn ghi:
Nợ TK 632
Có TK 156
Chẳng hạn căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 27/12/2005 số 831 kế toán phản ánh giá vốn hàng bán nh sau:
Nợ TK 632: 122.043.772
Có TK 156(1): 122.043.772
Mẫu phiếu xuất kho: Số 831 ngày 31/12/2004 ( đợc trình bày ở phần sau)
- Bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng.
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán bán hàng phản ánh số hàng hoá xuất kho chuyển cho bên mua, kế toán phản ánh theo bút tốn sau:
Nợ TK 157
Có TK 156(1)
Khi đợc bên mua kiểm nhận hàng hoá và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán phản ánh:
Nợ TK 632
Có TK 157
Tr
ờng hợp 2 - Cơng ty mua hàng hố không nhập kho,
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 632
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331- chi tiết cho ngời bán.
- Cuối kỳ kế tốn tiến hành tính tốn và phân bổ chi phí thu mua phát sinh trong quá trình mua hàng cho hàng tiêu thụ để xác định trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ (đối với những mặt hàng có dự trữ hàng hố)
Chi phí thu mua đợc phân bổ cho kỳ tiêu thụ đợc xác định nh sau:
Cơng thức tính hệ số phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ = Hệ số phân bổ chi phí mua hàng x
Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong kỳ
Sau đó tính chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ theo công thức sau:
Hệ số phân bổ chi phí mua hàng cho hàng = Chi phí mua hàng đầu + Chi phí mua hàng Phát sinh trong Trị giá hàng mua bán ra trong + Trị giá hàng mua còn lại cuối kỳ
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Thực tế tại Cơng ty, hàng hố mua về và đợc đem bán ln (đây là trờng hợp chủ yếu), các chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ đợc kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 6322
Có TK 111, 112, 331.
II.3.3.2. Kế tốn doanh thu bán hàng.+ TK sử dụng: + TK sử dụng:
Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. - TK 3331 “ Thuế GTGT phải nộp”.
- Các tài khoản liên quan khác: TK 111, 112...
+ Chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán đợc sử dụgn để kế toán doanh thu gồm: - Hoá đơn GTGT Mẫu 01 GTKT- 3LL
- Các chứng từ thanh toán nh:
\ Phiếu thu: dùng trong trờng hợp khách hàng thanh toán tiền mua hàng bằng tiền mặt.
\ Séc chuyển khoản, giấy báo Có của ngân hàng: dùng trong trờng hợp khách hàng trả tiền cho Công ty qua ngân hàng.
+ Sổ sách sử dụng:
Kế toán doanh thu bán hàng tại Cơng ty CPTM Cơng nghệ Hồng Hoa sử dụng các sổ sách chủ yếu sau:
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế - Sổ Nhật ký bán hàng. - Sổ Cái TK 511. - Sổ Chi tiết TK 3331. - Sổ chi tiết TK 131. + Trình tự hạch tốn: Tr
ờng hợp 1 - Bán hàng qua kho cho khách hàng:
- Bán hàng qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Sau khi mua hàng, hàng hố sẽ đợc chuyển về Cơng ty và đợc bảo quản tại kho của Công ty.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hay trên cơ sở hợp đồng kinh tế, tại phòng kế tốn của Cơng ty, kế tốn bán hàng lập phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT gửi lên thủ trởng duyệt, ký và đi lấy hàng hoá giao cho khách hàng.
Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên, các liên đợc sử dụng nh sau:
\ Liên 1: lu lại cuống.
\ Liên 2: giao cho khách hàng. \ Liên 3: dùng để thanh toán
Căn cứ vào hố đơn GTGT, kế tốn bán hàng của Cơng ty phản ánh doanh thu bán hàng theo bút toán sau:
Nợ TK 111, 112, 131- chi tiết cho từng khách hàng. Có TK 511
Có TK 3331
Ví dụ: : Trong tháng 12/2005, Công ty bán hàng cho Chị
Đàm Phơng Giang- Trung tâm điện tử công suất và tin học HĐ số 38675 ngày 27/12/05 Mẫu hoá đơn GTGT số 38675 (đợc
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
trích mẫu ở phần sau).
Giá bán cha có thuế GTGT: 146 840 000 đ Tiền thuế GTGT (10 %): 14 684 000 đ Tổng giá thanh toán: 161 524 000 đ Khách hàng trả ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111 : 161 524 000 Có TK511 : 146 840 000
Có TK3331: 14 684 000
- Bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng:
Chỉ khi nào bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận số hàng Công ty chuyển cho khách hàng thì hàng hóa đ- ợc xác định là tiêu thụ, lúc đó kế tốn phản ánh doanh thu hàng bán theo định khoản:
Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 33311
Tr
ờng hợp 2 - Cơng ty mua hàng hố khơng nhập kho,
mà giao thẳng cho khách hàng có tham gia thanh tốn.
Căn cứ vào hố đơn GTGT, kế tốn ghi: Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511 Có TK 33311
II.3.3.3. Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu + T ài khoản sử dụng:
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu kế tốn tại Cơng ty Cổ phần thơng mại cơng nghệ Hồng Hoa sử dụng các tài khoản sau:
- TK 521 “ Chiết khấu thơng mại” - TK 531 “ Hàng bán bị trả lại” - TK 532 “ Giảm giá hàng bán”
+Sổ sách sử dụng:
- Các loại sổ chi tiết tài khoản: 521, 531, 532.
+Trình tự hạch tốn
Thực tế cơng tác quản lý hàng hố của Công ty Cổ phần th- ơng mại cơng nghệ Hồng Hoa rất đợc coi trọng.
Về quy cách phẩm chất hàng hoá, trớc khi nhập kho hàng hoá phải đợc kiểm tra nghiêm ngặt về chất lợng và quy cách. Khi xuất kho giao hàng cho khách hàng, Công ty luôn kiểm tra kỹ l- ỡng giữa quy cách chất lợng hàng xuất bán cho khách hàng từ kho với chất lợng theo đúng hợp đồng đã ký kết. Chính vì vậy mà các trờng hợp giảm trừ doanh thu ở Công ty xảy ra không thờng xuyên. Cụ thể tại công ty:
- Đối với trờng hợp chiết khấu thơng mại: mặc dù cơng ty có chấp nhận chiết khấu thơng mại cho khách hàng nhng thực tế trong các năm qua khoản giảm trừ này không phát sinh.
- Đối với trờng hợp giảm giá hàng bán: Công ty không chấp nhận giảm giá cụ thể mà tuỳ vào từng trờng hợp giám đốc Công ty chấp nhận giảm giá cho khách hàng. Chẳng hạn nh khách hàng mua 1 lợng lớn nhng ở xa, chi phí vận chuyển lớn thì Cơng
Trờng Đại học Cơng nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
ty chấp nhận giảm giá cho khách hàng theo 1 tỷ lệ phần trăm nào đó.
- Đối với nghiệp vụ hàng bán bị trả lại: Công ty chỉ chấp nhận hàng bán bị trả lại khi Công ty vi phạm hợp đồng. Công ty luôn cố gắng thực hiện nghiêm chỉnh các điều quy định trong hợp đồng. Vì vậy mà nghiệp vụ hàng bán bị trả lại rất hiếm khi xảy ra. Trong năm 2005 không xảy ra nghiệp vụ nào. Cụ thể khi phát sinh các khoản làm giảm trừ doanh thu, kế toán định khoản:
\ Khi phát sinh khoản chiết khấu thơng mại danh cho ngời mua:
Nợ TK 521 Nợ TK 3331
Có TK 111, 112
Có TK 131- chi tiết cho ngời mua.
\ Khi phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Bút toán 1: phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại.
Nợ TK 531 Nợ TK 3331
Có TK 111, 112
Bút tốn 2: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng bán bị trả lại.
Nợ TK 156 Nợ TK 157
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
\ Khi phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, kế toán phản ánh.
Nợ TK 532 Nợ TK 3331
Có TK 111, 112, 131 (chi tiết cho khách hàng).
II.3.3.4. Tổ chức kế tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty CP TM cơng nghệ Hồng Hoa.
II.3.3.4.1. Tổ chức kế tốn chi phí bán hàng. + Tài khoản sử dụng:
Tài khoản sử dụng trong kế tốn chi phí bán hàng tại Cơng ty: TK 641 “Chi phí bán hàng”
Chi phí bán hàng ở Cơng ty cổ phần thơng mại cơng nghệ Hồng Hoa đợc mở chi tiết theo các tài khoản cấp II sau:
- TK 6411 “Chi phí nhân viên”: phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng bao gồm tiền lơng, tiền cơng, phụ cấp có tính chất tiền lơng và các khoản trích theo lơng nh BHXH, BHYT.
- TK 6413 “Chi phí đồ dùng”: phản ánh chi phí dụng cụ, cơng cụ phục vụ cho q trình tiêu thụ hàng hóa. Ví dụ nh găng tay, áo bảo hộ lao động....
- TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ”: phản ánh chi phí khấu hao nhà cửa, cửa hàng, thiết bị phục vụ bán hàng.
- TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngồi”: phản ánh các khoản chi phí phát sinh trong kỳ nh: tiền điện, nớc, xăng dầu...
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
- TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: dùng để phản ánh các khan chi phí nh: chi tiếp khách, chi quảng cáo...
+ Chứng từ sử dụng:
Chứng từ kế toán đợc sử dụng để kế tốn chi phí bán hàng bao gồm:
- Đối với chi phí nhân viên: căn cứ vào bảng thanh tốn tiên l- ơng.
- Chi phí đồ dùng: căn cứ vào phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT).
- Chi phí khấu hao TSCĐ: căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ ( Bảng phân bổ số 3).
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: căn cứ vào hố đơn GTGT hay hố đơn đặc thù.
- Chi phí băng tiền khác: căn cứ vào phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng...
+ Sổ sách sử dụng:
Cơng ty Cổ phần thơng mại cơng nghệ Hồng hoa sử dụng sổ sách kế tốn sau khi phát sinh các nghiệp vụ chi phí quản lý