II. Thực trạng về hoạt động nhập khẩu máy vi tính và phụ kiện máy vi tính của
5. Giao dịch, thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Hợp đồng là kết quả của các cuộc đàm phán để giành được những lợi ích từ các bên. Hoạt động nhập khẩu phải thực hiện những vấn đề sao cho không vi phạm điều khoản nào. Điều này địi hỏi phải có nghiệp vụ vững chắc của các nhân viên thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu. FPT có đội ngũ cán bộ thực hiện công việc này khá tốt nên hầu hết khơng có sự việc đáng tiếc xảy ra.
Việc lập hợp đồng được thảo luận một cách chặt chẽ giữa các bộ phận trong cơng ty liên quan tới q trình nhập khẩu hàng hố đặc biệt giữa phòng Kế hoạch Kinh doanh, phòng Tài vụ với ban Giám đốc để xem xết khả năng tài chính hiện thời và lên phương án ký kết hợp đồng với các đối tác.
Việc ký kết hợp đồng thường gồm các điều khoản cụ thể như tên hàng, số lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất, đơn giá tổng giá, thanh toán giao hàng, vận chuyển, bảo hiểm, khiếu nại, tranh chấp, trọng tài. Công ty FPT quản lý số lượng hợp đồng theo thứ tự trong năm, ví dụ hợp đồng thứ 15 ký với hãng Compaq trong năm 1999 được đặt số 9915/FPT-Compaq. Cách đánh số này rất dễ dàng trong việc thanh tốn, phân bổ thuế và chi phí, cơng tác quản lý và thanh tra.
Về mặt hàng, số lượng và đơn giá phòng Kế hoạch Kinh doanh chịu trách nhiệm cung cấp khi lập hợp đồng. Chất lượng được quy định theo tiêu chuẩn xuất nhập khẩu của nhà sản xuất. Điều khoản bảo hành luôn cố định là 3 năm miễn phí.
Khi giao hàng nhà sản xuất cung cấp DHL danh sách số mã (sery) của từng chiếc máy để dễ dàng trong việc tra cứu khi bảo hành.
Đơn giá và tổng giá trong các hợp đồng ngoại thương của FPT thường là EXW (giao hàng tại xưởng người bán), FOB (giao hàng dọc mạn tàu), kể cả những lơ hàng có giá trị nhỏ. Với mỗi lô hàng công ty tự chỉ định người giao nhận và theo dõi lịch trình chuẩn bị hàng, xếp hàng cho đến khi hàng về đến điểm đến.
5.2. Những vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng:
Thực hiện hợp đồng là một quá trình lâu dài đặc biệt là đối với các hợp đồng thanh tốn bằng L/C (thư tín dụng) và/hoặc giao hàng từng phần.
Sau hợp đồng được ký kết, thường là qua fax, bên FPT sẽ tiến hành ký quỹ và mở L/C để thanh toán tại ngân hàng Ngoại thương Việt nam (Vietcombank) hoặc ngân hàng Hàng hải Việt nam (Maritime Bank)-chi nhánh Hà nội và fax bản sao của L/C trả chậm 30 đến 60 ngày, Giao hàng từng phần có cho phép, chuyển tải không cho phép. Thời gian xuất hiện chứng từ giao hàng là 21 ngày sau ngày phát hành vận đơn tại nước người bán.
Các chứng từ u cầu xuất trình khi thanh tốn thường gồm: 1.Hoá đơn thương mại.
2.Vận đơn đường biển hoặc vận đơn đường khơng. 3.Phiếu đóng gói chi tiết.
4.Giấy chứng nhận xuất xứ. 5.Giấy chứng nhận bảo hiểm.
6.Giấy chứng nhận của nhà sản xuất.
Hoá đơn của hãng DHL cho biết một bộ chứng từ gốc hoặc sao đã được gửi cho người mua. Đồng thời căn cứ vào điều kiện giao hàng sẽ thơng báo cho bên chun chở để bố trí lịch tàu và ngày đến kho người giao hàng để nhận hàng. FPT đôn đốc người bán chuẩn bị và giao hàng cho người chuyên chở đúng hạn, nếu họ lỡ tiến độ sản xuất và bị chậm giao hàng, FPT sẽ sửa L/C tạo điều kiện thuận lợi cho đối tác. Chi phí L/C và điện phí sẽ do bên đề nghị sửa chịu. Yêu cầu người bán bộ sao chứng từ xuất hàng để phía FPT chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu; liên lạc với đại lý hãng tàu trong nước để lấy giấy báo nhận hàng sớm nhất và tiến hành mua bảo hiểm nếu lô hàng cần thiết phải bảo hiểm.
Đối với lơ hàng thanh tốn bằng L/C, trên vận đơn gốc sẽ ghi “theo lệnh của ngân hàng mở” ở mục người nhận hàng, do đó phía FPT sẽ yêu cầu bên đối tác nước ngoài gửi một bộ hồ sơ gốc theo đường DHL và đơn xin ký hậu B/L (vận đơn) gốc gửi tới ngân hàng mở L/C để ký hậu. Trong trường hợp vận đơn gốc gửi qua DHL bị vướng mắc hoặc chậm so với ngày tàu cập cảng hoặc sân bay Nội bài, FPT tiến hành làm công văn xin Ngân hàng mở L/C đứng ra bảo lãnh với đại lý hãng tàu cho phép nhận hàng với vận đơn gốc. Nếu được ngân hàng mở L/C đồng ý, ngân hàng sẽ gửi công văn đến đại lý hãng tàu bảo lãnh cho FPT nhận hàng và đề nghị đại lý hãng tàu giao giấy uỷ quyền ngân hàng và/hoặc lệnh giao hàng cho FPT.
Đối với lơ hàng có giá trị nhỏ, thanh tốn bằng điện chuyển tiền thì trên vận đơn gốc ghi đích danh người nhận hàng là FPT. Khi nhận được vận đơn gốc từ
người bán qua DHL, FPT chỉ việc liên hệ với đại lý hãng tàu để lấy giấy uỷ quyền và/hoặc lệnh giao hàng.
*Nhận hàng tại cảng:
Khi hàng về đến cảng Việt nam, FPT liên hệ với hãng tàu để lấy giấy báo hàng đến (notice of arival) và chuẩn bị bộ chứng từ hồ sơ nhận hàng gồm:
1.Hợp đồng 2.Bản sao L/C 3.B/L
4.Hoá đơn thương mại 5.Giấy chứng nhận xuất xứ 6.Bảng kê chi tiết hàng hoá
Với bộ hồ sơ đầy đủ như trên, cán bộ phụ trách nhập khẩu tiến hành tiếp nhận tại Hải quan trong trường hợp kiểm hoá tại cửa khẩu tức cảng Hải phòng hoặc Sài Gịn. Nhưng do tính chất hàng máy tính là hàng điện tử có giá trị cao, cần tránh va đập để hạn chế vướng mắc có thể phát sinh nên FPT thường làm chuyển tiếp nhận hàng và kiểm hố ngồi cửa khẩu.
Trong truờng hợp nhận hàng tại cửa khẩu, cán bộ của FPT sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan thành phố Hải phịng. Sau khi kiểm hố, kẹp chì tại cửa khẩu, bộ hồ sơ giao nhận hàng sẽ được hoàn tất, thuê xe nhận hàng chuyên chở về Hà nội nhập kho. Quá trình nhận hàng tại cửa khẩu đơn giản hơn quá trình chuyển tiếp nếu hồ sơ thơng suốt. Nhưng nếu có sự sai lệch hay vướng mắc trong hồ sơ nhận hàng, người cán bộ đi nhận hàng rất khó xử lý, phải quay về Hà nội để giải quyết và xuống Hải phịng lần thứ hai và nhận tiếp lơ hàng đó.
*Nhận hàng chuyển tiếp:
Cách thức nhận hàng chuyển tiếp được tiến hành như sau:
1.Xin quyết định kiểm hố ngồi cửa khẩu của cục Hải quan Hà nội và đăng ký kiểm hố tại kho của cơng ty FPT. Thường thì quyết định này có hiệu lực trong 1 năm, sau đó làm cơng văn xin lại.
2.Tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan thành phố Hà nội, vào số tờ khai Hải quan và tính thuế.
3.Mang bộ hồ sơ trong niêm phong xuống Hải quan cảng Hải phòng, phòng chuyển tiếp để tái tiếp nhận đồng thời xin lệnh giao hàng từ đầu hãng tàu, kiểm tra số kẹp chì, số container và kẹp chì Hải quan.
4.Thuê xe nhận hàng tại cửa khẩu và vận chuyển nội địa về Hà nội, đúng địa điểm đăng ký kiểm hoá.
5.Tiến hành kiểm hố và nhập kho, hồn tất hồ sơ nhập khẩu.
Các bước trên được làm trình tự, thời gian từ 2 đến 3 ngày. Công việc này có điểm lợi là hàng hố trong suốt q trình vận chuyển được ngun container, chỉ tiến hành bốc vác một lần tại kho FPT nên tính an tồn cao. Các vấn đề về bộ hồ sơ hàng hố, giấy tờ, tính thuế,...nếu có khúc mắc được giải quyết ngay từ khâu tiếp nhận tại Hà nội, tránh được tình trạng có khi phải từ Hải phịng trở về Hà nội khi gặp khó khăn về các khâu giấy tờ nói trên.
*Nhận hàng nhập đường hàng không:
Hàng nhận đường hàng không khi về đến sân bay Nội bài sẽ có giấy báo hàng đến của đại lý hãng vận chuyển, cán bộ nhập khẩu FPT chuẩn bị hồ sơ và tiếp nhận tại Hải quan Hà Nội tương tự đối với hàng chuyển tiếp đã đề cập ở trên. Đồng thời, liên hệ với hãng vận chuyển xin giấy uỷ quyền nhận hàng trong trường hợp không vận đơn theo lệnh. Sau khi tiếp nhận và tính thuế xong, bộ hồ sơ sẽ được Hải quan chuyển sang Trạm hàng hoá Gia lâm hoặc niêm phong giao cho FPT.
Cán bộ đi nhận hàng của FPT sẽ đem theo hồ sơ niêm phong cùng giấy uỷ quyền nhận hàng đến Vietnam airlines để nhận lệnh giao hàng, tái tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan Gia lâm. Nếu hồ sơ chưa thơng suốt, khơng có sự sai sót, hàng sẽ được kiểm hố, nhận hàng đồng thời hoàn tất thủ tục Hải quan.
Các bước tiến hành nhận hàng đều theo trình tự chặt chẽ, yêu cầu cán bộ nhận hàng của FPT phải có sự phối hợp với cán bộ Hải quan. Qua mỗi bước đều có đóng dấu và chữ ký xác nhận của cán bộ thực thi gồm dấu tiếp nhận hồ sơ, dấu tính
thuế, dấu kiểm hố, dấu chứng nhận kiểm hố và dấu đã hồn thành thủ tục Hải quan. Hải quan các khâu sau khơng có quyền sửa chữa các khâu trước, nếu phát hiện sai sót thì cán bộ Hải quan khâu phải cùng giải quyết sửa đổi kịp thời. Mục đích nhằm phân rõ trách nhiệm của các phòng, ban Hải quan và khách đi nhận hàng, tránh được nhiều phiền nhiễu và nhầm lẫn từ phía Hải quan hoặc hành động thơng đồng giữa Hải quan và phía khách đi nhận hàng.
Đối với trường hợp hồ sơ nhận hàng có sai sót hoặc khi kiểm hố thấy có sai sót so với hợp đồng đã ký kết hoặc bộ chứng từ đã thực hiện giữa hai bên bán và bên mua về mặt hàng hoặc số lượng, cán bộ Hải quan sẽ tuỳ từng trường hợp cụ thể giải quyết từ phạt hành chính đến tịch thu một phần hoặc tồn bộ lơ hàng. Trường hợp nghiêm trọng sẽ truy cứu trách nhiệm hình sự.
5.3. Những nghiệp vụ liên quan đến q trình thanh tốn:
*Thanh tốn bằng điện chuyển tiền: Đây là phương thức thanh toán rất phổ
biến được Công ty FPT áp dụng cho các hợp đồng có giá trị nhỏ, chỉ khoảng vài nghìn USD trở xuống.
*Thanh tốn trước: Ít được áp dụng ở cơng ty FPT, chỉ áp dụng khi phải mua
linh kiện lẻ hoặc các chương trình phần mềm đặc biệt của các hãng có quan hệ. Do đặc điểm kinh doanh trong lĩnh vực CNTT là một thị trường khá cạnh tranh, sản phẩm biến đổi rất nhanh, hàm lượng chất xám trong các nước sản phẩm lớn nên vấn đề uy tín vơ cùng quan trọng, vấn đề rủi ro chỉ là hạn hữu.
*Chuyển tiền ngay sau khi nhận được hàng: Đây là biện pháp được sử dụng
chủ yếu ở FPT. Phương thức này được áp dụng chủ yếu ở FPT. Phương thức này được áp dụng chủ yếu đối với các đối tác nước ngoài truyền thống, tạo điều kiện thuận lợi cho FPT vì đơi khi có thể chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Tuy nhiên, hợp đồng thanh toán theo phương thức này thì có giá trị khơng lớn nên khơng là mối bận tâm đối với các bên.
Khi chuyển tiền thanh toán, Ngân hàng Việt nam như Vietnambank hoặc Maritimebank thường tính phí thanh tốn là 0,2% trị giá hối phiếu và mức thu tối thiểu là 10 USD với điện phí thanh tốn từ 20-30 USD cho một lần chuyển.
*Thanh toán bằng L/C:
FPT thường đàm phán để đối tác nước ngoài đồng ý cho thanh tốn lơ hàng bằng hình thức L/C trả chậm 30 ngày hoăc 60 ngày tính từ ngày của vận đơn đường biển hoặc khơng vận. Điều này rất có lợi cho FPT trong vấn đề tín dụng vốn, bán hàng xong mới trả tiền.
Khi mở L/C Công ty mở L/C khơng huỷ ngang thường cho phép xuất trình chứng từ trong vịng 21 ngày kể từ ngày giao hàng cuối cùng tại ngân hàng của nước người bán tức ngân hàng thông báo. FPT thường mở L/C tại Vietcombank với tiền kí quỹ là 30% và Maritime Bank linh động ở mức 10% trị giá L/C.
Bộ chứng từ gửi hàng FPT yêu cầu xuất trình gồm:
1.Một bộ 2/3 vận đơn đường biển gốc, xếp hàng lên tàu sạch được làm theo lệnh của ngân hàng mở và thông báo cho FPT và một bộ không vận đơn gốc, giao hàng sạch được làm theo lệnh của ngân hàng mở, ghi rõ số chuyến bay và ngày bay,
thơng báo cho FPT
2.Hố đơn thương mại có chữ ký của người có thẩm quyền 3.Hai phiếu đóng gói có chữ ký của người có thẩm quyền
4.Giấy chứng nhận xuất xứ của Phịng Thương mại và Cơng nghiệp nước xuất
5.Một hoá đơn của hãng DHL ghi rõ một bộ hồ sơ gốc gồm B/L, giấy chứng nhận bảo hiểm, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, được gửi thẳng cho FPT
Sau khi bộ chứng từ gửi về đến ngân hàng sẽ được ngân hàng mở kiểm tra. Nếu khơng có sai sót ngân hàng sẽ đề nghị FPT ký chấp nhận thanh tốn thì mọi tiến trình diễn ra bình thường . Nếu FPT khơng đồng ý thì ngân hàng mở L/C từ
chối thanh tốn và điện sang ngân hàng thơng báo đề nghị người bán làm lại bộ chứng từ gửi hàng.
Thủ tục phí khi thanh toán L/C trả chậm là 0,2% trị giá hối phiếu, tối thiểu là 10 USD và điện phí thanh tốn là 30 USD.
5.4. Những nghiệp vụ liên quan đến vận tải:
Thông thường trong giao dịch quốc tế, FPT quy định điều kiện cơ sở giao hàng là EXW thì tồn bộ q trình sẽ được gồm 3 giai đoạn: Vận chuyển nội địa tại nước người bán, vận chuyển nội địa tại nước người mua và quá trình giao nhận.
*Vận chuyển nội địa tại nước người bán:
Trong điều kiện EXW do vận chuyển nội địa tại nước người bán nên xuất hiện thêm hệ thống người giao nhận và hệ thống đại lý của họ cùng tham gia vào q trình vận chuyển. Do đó nhiệm vụ tàu có phức tạp hơn:
1.Công ty FPT với tư cách là người nhận hàng sẽ chỉ định người giao nhận chun chở lơ hàng của mình với các chi tiết như tên người xếp hàng, địa chỉ và người liên lạc, cước chuyên chở, cảng đi, cảng đến, thời hạn giao hàng. Đồng thời ký kết hợp đồng thuê tàu với cước trả sau tại Hà nội. Ở đây, FPT có thể chỉ đạo người giao nhận trong nước hoặc người giao nhận tại nước người bán, tuy nhiên chỉ định người giao nhận tại nước người bán có nhiều bất lợi cho người người nhập khẩu do khoảng cách, thông tin không được đầy đủ.
2.Người giao nhận trong nước thơng báo cho đại lý của mình ở nước người bán thông qua hệ thống người giao nhận. Nếu trong bước 1 ở trên FPT chỉ định thẳng người giao nhận ở nước người bán thì có thể bỏ qua bước 2. Cần chú ý rằng hệ thống người giao nhận độc lập với người chuyên chở là người có tàu, tuy nhiên ranh giới phân định chỉ là tuơng đối.
3.Người giao nhận ở nước người bán liên lạc với người xếp hàng để chuẩn bị thủ tục nhận hàng.
4.Người giao nhận tại nước người bán lưu cước tàu với ngày dự tính khởi hành và cước phí phù hợp, nhận vỏ container đến khi người chuyên chở nhận và
đóng hàng. Tiến hành khai báo Hải quan, kẹp chì, làm thủ tục nhập khẩu và giao container có hàng cho người chuyên chở. Họ tiếp tục theo dõi đến khi tàu chạy thì phát hành vận đơn phụ giao cho người chuyên chở đồng thời thông báo cho người trong nước và/hoặc người nhận hàng các chi tiết về chuyến tàu.
5.Người chuyên chở xếp hàng lên tàu và thông báo cho đại lý của họ ở Việt nam về tên tàu, cước chuyên chở và một bản fax của vận đơn chính.
6.Đại lý trong nước chuyên chở theo dõi ngày tàu về, gửi giấy báo hàng đến cho người giao nhận, tiến hành thu cước phí của người giao nhận trong nước, đồng thời phát giấy uỷ quyền nhận hàng cho người giao nhận hàng.
7.Khi tàu về, người giao nhận trong nước gửi cho người nhận hàng giấy báo