Tổ chức cụng tỏc phõn tớch tài chớnh trong cụng ty là việc thiết lập trỡnh tự cỏc bước cụng việc cần tiến hành trong quỏ trỡnh phõn tớch tài chớnh. Để phõn tớch tài chớnh trong cụng ty thực sự phỏt huy tỏc dụng trong qua trỡnh ra quyết định, phõn tớch tài chớnh được tổ chức khoa học, hợp lý, phự hợp đặc điểm kinh doanh , mục tiờu kinh doanh của cụng ty và sự quan tõm của từng đối tượng . Bởi vậy, để hoàn thiện tổ chức cụng tỏc phõn tớch ta hoàn thiện thờm cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh phõn tớch với việc thực hiện cụng tỏc phõn tớch đỳng cỏc quy trỡnh đó định, và ở cỏc bước tiến hành được thực hiện chu đỏo cẩn thận. Để hoạt động phõn tớch tài chớnh đạt được hiệu quả cao, cần làm tốt ngay từ khõu chuẩn bị. Nú bao gồm một số cụng đoạn như : Xỏc định mục tiờu phõn tớch, thu thập và xử lý thụng tin, lập kế hoạch phõn tớch:
Xỏc định mục tiờu phõn tớch.
Phõn tớch tài chớnh nhằm đỏnh giỏ thực trạng tài chớnh của Cụng ty trong thời gian qua để thấy được điểm mạnh, điểm yếu của hoạt động tài chớnh và đỏnh giỏ khả năng phỏt triển của Cụng ty trong tương lai. Trờn cơ sở đú, lập kế hoạch tài chớnh ngắn hạn và xõy dựng chiến lược phỏt triển cho Cụng ty.
Thu thập và xử lý thụng tin.
Chất lượng phõn tớch tài chớnh của Cụng ty phụ thuộc rất nhiều vào thụng tin sử dụng. Thụng tin dựng để phõn tớch tài chớnh phải chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời và cú tớnh so sỏnh. Nú bao gồm hai nguồn thụng tin chớnh:
- Nguồn thụng tin bờn trong Cụng ty chớnh là cỏc bỏo cỏo tài chớnh, số liệu trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh phải phản ỏnh trung thực, chớnh xỏc tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh
của Cụng ty, đồng thời cần tập hợp số liệu hàng thỏng để theo dừi sự biến động tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh một cỏch kịp thời và cú giải phỏp phự hợp.
- Nguồn thụng tin bờn ngoài Cụng ty như thụng tin về tỡnh hỡnh kinh tế, thị trường sản xuất- kinh doanh thụng tin về cỏc cụng ty cựng ngành. Ngoài ra cần quan tõm tới kế hoạch, chỉ tiờu do Bộ đặt ra cho Cụng ty.
Lập kế hoạch phõn tớch.
Đõy là khõu quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng, thời hạn và tỏc dụng của phõn tớch tài chớnh. Giai đoạn lập kế hoạch được tiến hành chu đỏo, chuẩn xỏc sẽ giỳp cho cỏc giai đoạn sau tiến hành cú kết quả tốt. Sau khi đó xỏc định được mục tiờu phõn tớch và thu thập đầy đủ thụng tin cần thiết. Cụng ty tiến hành lập kế hoạch phõn tớch trờn cỏc khớa cạnh sau:
- Phương phỏp phõn tớch - Nội dung phõn tớch
- Lựa chọn cỏn bộ cú trỡnh độ chuyờn mụn để tiến hành phõn tớch - Phối kết hợp với cỏc bộ phận khỏc trong phõn tớch
- Xỏc định thời gian cho cụng tỏc phõn tớch.
Tiếp theo đú là giai đoạn tiến hành phõn tớch: Sau khi xỏc định mục tiờu phõn tớch và thu thập được đầy đủ cỏc thụng tin cần thiết cho quỏ trỡnh phõn tớch. Theo kế hoạch phõn tớch đó đặt ra, ta đi tiến hành phõn tớch tài chớnh của cụng ty, với việc tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu; xỏc định nguờn nhõn và tớnh toỏn cụ thể mức độ ảnh hưởng của cỏc nhõn tố đến cỏc chỉ tiờu phõn tớch; xỏc định dự đoỏn những nhõn tố kinh tế xó hội khỏc tỏc động đến tỡnh hỡnh kinh doanh của cụng ty; tổng hợp kết quả, rỳt ra kết luận, nhận xột về tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty. Cụng việc cuối cựng và rất quan trọng tiếp theo logic của phõn tớch, đú cụng việc chuẩn đoỏn phõn tớch. Trong suốt qỳa trỡnh phõn tớch, nghiờn cứu với nhiều yếu tố xuất hiện như: về cơ cấu tài chớnh của doanh nghiệp, hiệu quả sử dụng vốn, sự tăng trưởng và phỏt triển của doanh nghiệp…. Việc phõn tớch tài chớnh hữu hiệu là phải phục vụ cho việc theo dừi lập luận của nhà phõn tớch và mục đớch của quỏ trỡnh phõn tớch. Bởi vậy cần cú sự nghiờn cứu thờm về cỏc thụng tin liờn quan đến ngành và mụi trường kinh tế và phải nờu rừ cỏc dữ liệu về tài chớnh, kinh tế hoặc những con số cần dựng khỏc, cỏc cụng cụ và phương phỏp phõn tớch, cỏc giả thiết làm cơ sở cho dự đoỏn, cỏc kết luận về khả năng sinh lời và rủi ro. Việc chuẩn đoỏn tài chớnh cú tầm quan trọng đặc biệt vỡ nú dẫn tới việc ra quyết định tài chớnh. Trờn cơ sở
hoặc sửa đổi cỏc chớnh sỏch ngắn hạn. Với cỏc nhà đầu tư so sỏnh với cỏc dự đoỏn để quyết định mua hoặc bỏn cổ phiếu. Bờn cạnh đú, cỏc quyết định chấp nhận hoặc từ chối cho vay hoặc đi vay, cỏc điều kiện tớn dụng đều phụ thuộc vào cỏc chuẩn đoỏn tài chớnh. Cuối cựng, ý nghĩa phổ biến chuẩn đoỏn tài chớnh chớnh xỏc sẽ giỳp cho việc lựa chọn được những điều kiện tốt nhất khi thuờ mua cỏc nguồn lực phục vụ cho sản xuất, kinh doanh.
Để giảm bớt cỏc khõu cú thể, giảm thời gian phõn tớch tài chớnh, tăng hiệu suất của cụng tỏc tài chớnh, ta cần ỏp dụng cụng cụ tin học vào quỏ trỡnh phõn tớch. Cụng việc này cú thể được sử dụng với nội dung sau:
Lưu trữ cỏc dữ liệu phục vụ cho cụng tỏc phõn tớch Tớnh toỏn và so sỏnh cỏc chỉ tiờu, cỏc chỉ số
Tớnh cỏc cõn đối tài chớnh
Đối chiếu bỏo cỏo tài chớnh với cỏc giả thiết Phõn tớch cỏc độ nhạy tài chớnh
3.1.4. Hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn
Trỡnh tự và cỏc bước tiến hành phõn tớch tài chớnh đi từ việc thu thập thụng tin, xử lý thụng tin và cuối cựng dự đoỏn và đưa ra quyết định. Trong bước thứ nhất, cụng ty cần thu thập cỏc thụng tin cú khả năng lý giải và thuyết minh thực trạng hoạt động tài chớnh của cụng ty. Những thụng tin này bao gồm những thụng tin kế toỏn và thụng tin quản trị khỏc, trong đú thụng tin kế toỏn cú vai trũ đặc biệt quan trọng. Qua việc chỉ ra thực trạng cụng tỏc phõn tớch tài chớnh của Cụng ty tư vấn giỏm sỏt và xõy dựng cụng trỡnh cho thấy để hoàn thiện cụng tỏc phõn tớch tài chớnh trước hết cần hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn.
Hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nhằm cung cấp thụng tin cần thiết, chớnh xỏc, đầy đủ cho phõn tớch tài chớnh. Vỡ kế toỏn là việc quan sỏt, ghi chộp, phõn loại, tổng hợp cỏc hoạt động của cụng ty và trỡnh bày kết quả của chỳng nhằm cung cấp thụng tin hữu ớch cho việc ra cỏc quyết định về tài chớnh và đỏnh giỏ hoạt động của cụng ty. Những thụng tin kế toỏn được phản ỏnh tập trung chủ yếu trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh chớnh là nền tảng, là cơ sở nõng cao chất lượng phõn tớch tài chớnh bởi vỡ chỳng ta chỉ cú được những kết quả phõn tớch tin cậy dựa trờn những thụng tin toàn diện, đầy đủ, cỏc số liệu chớnh xỏc, tỷ mỷ.
Cụng tỏc kế toỏn bao gồm rất nhiều nội dung. Do đú để hoàn thiện cụng tỏc này, cụng ty cần tiến hành đồng bộ trờn tất cả cỏc nội dung của kế toỏn, kiểm toỏn. Cụ thể : Cụng ty tư vấn giỏm sỏt và xõy dựng cụng trỡnh cần hoàn thiện cỏc mặt sau:
Cụng tỏc hạch toỏn ban đầu.
Cụng tỏc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn. Cỏc loại sổ sỏch sử dụng cho kế toỏn.
Cụng tỏc lập cỏc BCTC.
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn và phõn cụng lao động kế toỏn. Trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, trỡnh độ cụng nghệ. Kiểm tra kế toỏn.
Trong xu hướng hội nhập và toàn cầu hoỏ, cụng ty đặc biệt chỳ ý đến cụng tỏc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cụng nghệ cho cụng tỏc kế toỏn, mà cụ thể ở đõy là việc ứng dụng tin học, sử dụng phần mềm kế toỏn trong cụng tỏc quản lý để thỳc đẩy nhanh hơn sự phỏt triển ở nước ta và hội nhập với thế giới. Cụng tỏc kế toỏn thủ cụng sẽ khụng thể đỏp ứng được nhu cầu thụng tin nhanh, cập nhật, chớnh xỏc, toàn diện, tốc độ xử lý thụng tin nhanh, khối lượng thụng tin xử lý lớn. Trờn thực tế, Cụng ty tư vấn giỏm sỏt và xõy dựng cụng trỡnh đó nhận thức rừ vai trũ của tin học hoỏ, Ban giỏm đốc đó đầu tư, trang bị mỏy tớnh cho cỏc phũng ban. Cụng ty đó sử dụng một số phần mềm kế toỏn để giảm bớt sổ sỏch kế toỏn, tăng năng suất lao động. Tuy nhiờn, những phần mềm kế toỏn này cũn nhỏ, chưa đủ tầm quản lý cho một cụng ty lớn. Trong những năm tới, cụng ty dự định trang bị thờm số mỏy cho phũng kế toỏn, mua sử dụng cỏc phần mềm kế toỏn hiện đại hơn nhằm nõng cao đồng bộ nội dung quản lý kế toỏn.
Mặc dự cụng tỏc kiểm toỏn nội bộ của Cụng ty tư vấn giỏm sỏt và xõy dựng cụng trỡnh được tiến hành nghiờm tỳc. Song để cú được những thụng tin tin cậy Cụng ty cần kiểm toỏn một cỏch thường xuyờn, chặt chẽ hơn nữa, nhằm kiểm tra tớnh hợp lý, hợp phỏp của hệ thống chứng từ về việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ phỏt sinh, phỏt hiện sai lầm để sửa từ khõu đầu, cung cấp nguồn thụng tin “sạch” cho phõn tớch tài chớnh và gúp phần lành mạnh hoỏ tài chớnh của cụng ty.
3.1.5. Đào tạo nhõn sự cho cụng tỏc phõn tớch tài chớnh
Yếu tố con người vẫn là yếu tố quyết định trong nhiều vấn đề và lĩnh vực trong cuộc sống. Trong chủ trương về đường lối CNH HĐH đất nước của Đảng ta cũng lấy yếu tố con người là trung tõm, là then chốt cho sự phỏt triển. Chất lượng cụng tỏc phõn tớch phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đú yếu tố nhõn sự cú vai trũ rất quan trọng. Giả sử rằng tất cả cỏc bước yếu tố khỏc đều tốt nhưng cụng việc phõn tớch được giao cho một cỏn bộ yếu về chuyờn mụn nghiệp vụ, thiếu đầu úc quan sỏt, thiếu việc đỏnh giỏ
đỏng tin cậy, phiến diện và mang tớnh chủ quan. Thụng thường trong cỏc cụng ty Việt Nam hiện nay, cụng tỏc phõn tớch tài chớnh được giao cho cỏn bộ phũng tài chớnh kế toỏn thực hiện mà chuyờn mụn chớnh của họ là kế toỏn chứ khụng phải là tài chớnh. “Cụng ty tư vấn giỏm sỏt và xõy dựng cụng trỡnh cũng khụng ngoại lệ cho nờn kết quả phõn tớch tài chớnh chưa cao.
Giải quyết vấn đề này, để hoàn thiện cụng tỏc phõn tớch tài chớnh, cỏc cỏn bộ phõn tớch ở đõy yờu cầu phải là những cỏn bộ cú chuyờn mụn, trỡnh độ cao về tài chớnh, được đào tạo chớnh quy, am hiểu sõu rộng về đặc điểm kinh doanh của cụng ty, vị thế của cụng ty, nắm vững những quy định, chớnh sỏch quản lý tài chớnh, chớnh sỏch thuế của nhà nước cũng như tỡnh hỡnh kinh tế trong nước và quốc tế, những định hướng kinh doanh của cụng ty trong thời gian tới.
Đào tạo cỏn bộ cho cụng tỏc phõn tớch tài chớnh là một cụng việc khú, lõu dài, cần cú những cỏn bộ trẻ, năng động kế tiếp cho những người đi trước. Do vậy, cụng ty cần cú sự đầu tư thớch đỏng về thời gian và tiền của cho nguồn nhõn lực phục vụ cho cụng tỏc này. Cụng ty cú thể tổ chức cỏc khoỏ học ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ chuyờn mụn cho cỏc cỏn bộ quản lý tài chớnh. Tuyển thờm cỏc cỏn bộ trẻ cú nghiệp vụ cao chuyờn về tài chớnh làm dồi dào thờm cho nguồn nhõn sự. Mặc dự cụng việc này mang tớnh đầu tư lõu dài, xong chắc chắn sẽ nõng cao hiệu qủa, chất lượng cụng tỏc phõn tớch tài chớnh của cụng ty trong tương lai.
3.1.6. Thực hiện cụng tỏc phõn tớch tài chớnh một cỏch thường xuyờn
Để hoàn thiện cụng tỏc phõn tớch tài chớnh tài cụng ty Cụng ty tư vấn giỏm sỏt và xõy dựng cụng trỡnh gúp phần nõng cao hiệu qủa hoạt động tài chớnh, Cụng ty cần chỳ trọng tới cụng tỏc phõn tớch tài chớnh, cụ thể hơn cụng tỏc phõn tớch tài chớnh cần được tiến hành thường xuyờn.
Tại Cụng ty tư vấn giỏm sỏt và xõy dựng cụng trỡnh, cụng tỏc phõn tớch tài chớnh đó được tiến hành thụng qua thuyết minh Bỏo cỏo tài chớnh và nội dung phõn tớch đó được đề cập ở chương 2. Kết quả phõn tớch chủ yếu được sử dụng cho mục đớch bỏo cỏo, tổng kết chưa phục vụ cho việc đỏnh giỏ thực trạng tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty từ đú ra cỏc quyết định tài chớnh phự hợp trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh sau. Như vậy, Ban lónh đạo Cụng ty và cỏc bộ phận phõn tớch cần nhận thức được vai trũ và ý nghĩa của cụng tỏc phõn tớch tài chớnh để nú trở thành cụng việc cú vị trớ, cú quy trỡnh thực hiện chặt chẽ như cỏc cụng tỏc kế toỏn bắt buộc thực hiện của Cụng ty. Thường Cụng ty tiến hành phõn tớch vào cuối mỗi niờn độ kế toỏn nhằm mục đớch bỏo cỏo thỡ bõy giờ Cụng ty cú thể tiến hành thường xuyờn hơn. theo
quý,hoặc theo thỏng. Tuy nhiờn, việc thay đổi trong tư duy khụng phải là việc cú thể thay trong một sớm một chiều, do vậy Cụng ty cần hết sức lưu tõm.
3.1.7. Sử dụng linh hoạt cỏc phương phỏp phõn tớch tài chớnh
Một trong những tồn tại của Cụng ty tư vấn giỏm sỏt và xõy dựng cụng trỡnh trong cụng tỏc phõn tớch tài chớnh là việc sử dụng phương phỏp phõn tớch cứng nhắc, đơn điệu thiếu linh hoạt giữa phương phỏp tỷ lệ và phương phỏp so sỏnh làm giảm hiệu quả hoạt động phõn tớch tài chớnh.
Để khắc phục tồn tại này cỏn bộ phõn tớch cần nhạy bộn, linh hoạt trong việc sử dụng và kết hợp hai phương phỏp này. Cỏn bộ phõn tớch khi sử dụng phương phỏp so sỏnh khụng chỉ so sỏnh số đầu kỳ với số cuối kỡ mà cần kết hợp với phương phỏp tỷ lệ để tớnh cỏc tỷ lệ tài chớnh cũng như tỷ trọng cỏc khoản mục, kết cấu nguồn vốn, kết cấu tài sản, để từ đú cú sự đỏnh giỏ tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty một cỏch chớnh xỏc.Từ đú ban lónh đạo Cụng ty đưa ra cỏc quyết định tài chớnh phự hợp, nõng cao hiệu quả hoạt động tài chớnh. Do vậy, cỏn bộ phõn tớch cú năng lực chuyờn mụn, cú đầu úc nhạy bộn sẽ quyết định nhiều tới hiệu quả phõn tớch tài chớnh.
3.2. Kiến nghị
Khi tiến hành hoạt động phõn tớch tài chớnh của Cụng ty tư vấn giỏm sỏt và xõy dựng cụng trỡnh cho thấy cũn gặp rất nhiều khú khăn do nhiều nguyờn nhõn. Trong đú một số nguyờn cú thể khắc phục được, cũn một số nguyờn nhõn nằm ngoài tầm xử lý của Cụng ty như thụng tin của cỏc cụng ty cựng ngành...
Mặt khỏc kết quả phõn tớch tài chớnh cho thấy tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty cũn một số điểm yếu cần khắc phục. Vỡ vậy, để hoạt động phõn tớch tài chớnh được tiến hành thuận lợi và để cải thiện tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty được tốt hơn em xin đưa ra một số kiến nghị sau:
3.2.1.Đối với cụng ty
- Lập kế hoạch tài chớnh: Kế hoạch tài chớnh là một chiến lược cực kỳ quan trọng, nú quyết định trực tiếp tới kết quả hoạt động sản xuất-kinh doanh của Cụng ty. Vỡ vậy, khi lập kế hoạch tài chớnh khụng chỉ dựa vào cỏc kế hoạch, mà cũn phải căn cứ vào thực tế hoạt động của Cụng ty trong thời gian trước cũng như khả năng thực hiện trong thời gian tới. Muốn vậy, nhà quản lý cần phải dựa vào kết quả phõn tớch tài chớnh tại Cụng ty để nắm bắt được tỡnh hỡnh.
Kế hoạch tài chớnh của Cụng ty hiện nay mới chỉ là những dự tớnh ngắn hạn (cho năm tiếp theo) cho một số chỉ tiờu như doanh thu, lợi nhuận, thu nhập bỡnh quõn.
lõu dài trờn nhiều lĩnh vực. Đồng thời, Cụng ty cũng cần xỏc định cỏc kế hoạch cụ thể,