1.10.1. Hình thức kế tốn Nhật kí – Sổ cái
- Đặc điểm của hình thức kế tốn nhật kí – sổ cái là sử dụng Sổ Nhật kí – Sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo hệ thống.
- Hệ thống sổ kế tốn sử dugnj trong hình thức này là Sổ Nhật kí – Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết
- Trong hình thức này, đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh thường sử dụng : Sổ Nhật kí – Sổ cái, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh tốn với người mua…
1.10.2. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
-Đặc điểm của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ là các hoạt động kinh tế
tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp số liệu, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái các tài khoản.
-Trong hình thức này, việc ghi sổ theo thứ tự thời gian tách rời việc ghi sổ
theo hệ thống trên hai loại sổ kế tốn : sổ đăng kí Chứng từ ghi sổ và Sổ cái các tài khoản. Hệ thống sổ bao gồm : sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản, sổ kế toán chi tiết
- Kế toán bán hàng thường sử dụng các sổ: sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 632, TK 641, TK 641, TK 642, … TK 911… ; sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua…
1.10.3. Hình thức kế tốn nhật kí chung
-Đặc điểm của hình thức nhật kí chung là sử dụng Sổ Nhật kí chung để ghi
chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó sử dụng số liệu ở nhật kí chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan
dùng, Sổ Nhật kí chung, Sổ cái các tài khoản và các sổ kế toán chi tiết.
-Kế toán bán hàng thường sử dụng các sổ như : sổ Nhật kí bán hàng, sổ
Nhật kí chung, Sổ cái các TK 632, TK 641, TK 641, TK 642, … TK 911…, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua…
1.10.4. Hình thức kế tốn Nhật kí - Chứng từ
- Đặc điểm của hình thức Nhật kí - Chứng từ là các hoạt động kinh tế được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ Nhật kí – Chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật kí – Chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản.
- Hệ thống sổ kế toán bao gồm : Sổ Nhật kí – Chứng từ, sổ cái các tài khoản, sổ kế toán chi tiết, ngồi ra cịn sử dụng các bảng phân bổ, bảng kê để tính tốn, tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa số liệu phục vụ việc ghi sổ Nhật kí – chứng từ.
- Kế tốn bán hàng thường sử dụng các sổ : Sổ Nhật kí chứng từ, Sổ cái TK 632, TK 641, TK 641, TK 642, … TK 911…, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua…, bảng kê Nhập – xuất – tồn
1.11. Tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện ứng dụng máy vi tính.
Đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, việc sử dụng phần mềm là vô cùng quan trọng . Phần mềm kế toán đối với phần hành này có những tiện ích sau:
- Giúp cho cơng tác hạch tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
thuận tiện, nhanh chóng, thơng tin được xử lí kịp thời.
- Phần mềm có thể tính giá vốn chính xác một cách tương đối, hơn nữa giải
quyết được một khối lượng phép tính lớn
- Giá vốn hàng bán, doanh thu cũng như các thông tin để xác định kết quả
kinh doanh được lưu trữ đầy đủ và an tồn vì người sử dụng có thể cài đặt mật khẩu cho những thơng tin kế tốn cần sử dụng.
Để thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính nhất thiết phải có sự mã hóa, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thơng tin.
Mã hóa là hình thức để thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối tượng cần quản lý. Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách dễ dàng các đối tượng khi gọi mã.
Việc xác định đối tượng cần mã hóa là hồn tồn tùy thuộc vào u cầu quản trị doanh nghiệp. Thông thường các đối tượng sau cần được mã hóa trong kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng: khách hàng, hàng hóa, chứng từ, tài khoản… Việc mã hóa này được thực hiện thơng qua các danh mục.
Xác định danh mục.
• Danh mục tài khoản :
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống. Hầu hết các thông tin kế tốn đều được phản ánh thơng qua các tài khoản. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến tồn bộ khả năng xử lý, khai thác thơng tin tiếp theo, đặc biệt trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.
Danh mục chứng từ.
Việc tổ chức, theo dõi, quản lý, cập nhật, luân chuyển, xử lý các loại chứng từ trên hệ thống máy tính cần phải được thực hiện và tuân thủ chặt chẽ quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được doanh nghiệp quy định.
Để quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc, in ra các bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ.
• Danh mục khách hàng.
Danh mục này được dùng để theo dõi chi tiết bán sản phẩm, hàng hóa và các khoản phải thu của từng khách hàng. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Tùy quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mã hóa cho phù hợp và hiệu quả. Ngoài ra, mỗi khách hàng cịn được mơ tả chi tiết thơng qua các thuộc tính khác như: địa chỉ, tài khoản, hạn thanh tốn…
• Danh mục hàng hóa.
Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa được thực hiện thơng qua danh mục hàng hóa. Mỗi hàng hóa mang nhãn hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mơ tả khác như: tên hàng hóa, đơn vị tính, tài khoản kho…
Tổ chức hệ thống sổ kế tốn.
Mỗi hình thức kế tốn có hệ thống sổ kế tốn và trình tự hệ thống hóa thơng tin kế tốn khác nhau. Trên cơ sở hệ thống sổ kế tốn tổng hợp, trình tự hệ thống hóa thơng tin tương ứng với hình thức kế tốn đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của doanh nghiệp về quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà chương trình phần mềm kế tốn sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hóa thơng tin kế toán tự động trên máy theo đúng u cầu. Kế tốn khơng phải lập các sổ kế toán, các báo cáo mà chỉ lọc và in ra theo yêu cầu sử dụng.
Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng.
Quản trị người dùng là một vấn đề quan trọng khi tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính, giúp cho doanh nghiệp về tính bảo mật dữ liệu. Do đó, cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện phân quyền nhập liệu cũng như quyền in sổ sách, báo cáo kế toán cho các nhân viên kế tốn, quyền khai thác thơng tin của giám đốc điều hành, các nhân viên khác trong doanh nghiệp một cách rõ ràng để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót và đảm bảo sự bảo mật về số liệu. Các phần mềm kế tốn hiện nay nhìn chung tốc độ cao, đa dạng và chuẩn xác. Việc ứng dụng phần mềm sẽ tạo được sự tin cậy nhất định và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh.
Tuy nhiên, việc thực hiện tổ chức kế toán trên máy phải đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc đã được xây dựng về tài chính kế tốn, đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, quy mơ và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, cần phải đảm bảo sự đồng bộ giữa cơ sở vật chất kỹ thuật với trình độ của cán bộ kế tốn, đảm bảo tính tự động hóa, tính an tồn đồng thời tiết kiệm và có hiệu quả
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN HẢI PHỊNG
2.1. Khái qt về cơng ty cổ phần kinh doanh xuất nhập khẩu thủy sản Hải Phịng.Phịng. Phịng.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty
- Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần kinh doanh xuất nhập khẩu thủy sản Hải Phòng
- Trụ sở: Số 103 Đường Ngô Quyền, Phường Máy Chai, Quận Ngơ Quyền Thành Phố Hải Phịng.
- Số điện thoại: 0313.836.724 Pax: 0313.827754 - Vốn điều lệ : 10.000.000.000
- Mã số thuế: 0200871124
- Các thủ tục pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 02 tháng 02 năm 2009, lần 2 ngày 23 tháng 06 năm 2010 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hải Phịng cấp.
Cơng ty cổ phần kinh doanh xuất nhập khẩu thuỷ sản Hải Phịng hình thành trên cơ sở cổ phần hố xí nghiệp dịch vụ và khai thác thuỷ sản Hải Phòng thuộc cơng ty chế biến thuỷ sản Hải Phịng theo quyết định số 193/QĐ- UBND ngày 29 tháng 01 năm 2009 của UBND thành phố Hải Phịng.
Xí nghiệp dịch vụ và khai thác thuỷ sản Hải Phịng, tiền thân là cơng ty kinh doanh và dịch vụ thuỷ sản Hải Phịng.
Cơng ty kinh doanh và dịch vụ thuỷ sản Hải Phòng được thành lập ngày 08/08/1985 theo quyết định số 770/QĐ - TCCQ của UBND thành phố Hải Phòng, với chức năng ngành nghề: Thu mua chế biến các mặt hàng thuỷ sản; cung ứng dịch vụ, vật tư phục vụ nhân dân trong thành phố Hải Phịng.
Cơng ty được thành lập theo nghị định số 338/NĐ - CP của chính phủ, quyết định số 550/QĐ-TCQĐ ngày 06 tháng 08 năm 2001 của UBND thành phố Hải Phịng.
Ngày 28 tháng 08 năm 2006 Cơng ty được đổi tên thành Xí nghiệp dịch vụ và khai thác thuỷ sản thuộc cơng ty chế biến thuỷ sản xuất khẩu Hải Phịng.
Căn cứ Quyết định số 193/QĐ- UBND ngày 29 tháng 01 năm 2009 của UBND thành phố Hải Phịng “Về việc chuyển Xí nghiệp dịch vụ và khai thác Thuỷ sản Hải Phịng thuộc cơng ty Chế biến Thuỷ sản xuất khẩu Hải Phòng thành công ty cổ phần kinh doanh xuất nhập khẩu thuỷ sản Hải Phòng.”
2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh
Doanh nghiệp chuyên khai thác và kinh doanh các mặt hàng thuỷ sản công ty đã thực hiện tốt những nhiệm vụ sau: Buôn bán thuỷ sản, khai thác, xử lý và cung cấp nước.
Các sản phẩm thủy hải sản mà doanh nghiệp cung cấp chủ yếu là mực, cá, tôm, sứa với khoảng 19 loại mặt hàng như: mực ống đông lạnh nguyên con, sứa trắng ướp muối, cá nục đông lạnh nguyên con, cá kìm đơng lạnh ngun con, cá mịi đơng lạnh ngun con,…