2.1.4 .Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
2.1.4.2. Hệ thống chứng từ, báo cáo
Chứng từ kế toán: Áp dụng theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/3/2006 và thơng tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010.
- Hóa đơn GTGT ( Mẫu 01 – GTKT3/001)
- Hóa đơn bán hàng thông thường ( mẫu 02 – GTTT – 3LL )
- Phiếu nhập kho ( mẫu 02 – VT )
- Phiếu xuất kho gửi đại lý ( 04 HDL – 3LL )
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán ngân hàng
- Các chứng từ thanh toán ( phiếu thu, séc chuyển khoản, giấy báo có của ngân hàng….)
- Các chứng từ kế toán liên quan khác như phiếu nhập kho hàng bán bị
trả lại,…
Hệ thống báo cáo tài chính: Áp dụng chế độ kế tốn hiện hành ở Việt
Nam: Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và sửa đổi theo thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng BTC . Báo cáo tài chính của cơng ty gồm:
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số: B01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số: B02-DN)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mấu số: B03-DN)
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số: B09-DN)
2.1.4.3 Các chính sách kế tốn chung
Cơng ty hiện đang áp dụng chế độ kế tốn cơng ty theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/3/2006, áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thơng tư phịng hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực, quyết định đó.
Các chính sách kế tốn được áp dụng tại Cơng ty như sau:
- Chế độ kế tốn mà cơng ty đang áp dụng đó là Chế độ kế tốn cơng ty theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
- Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho : ghi nhận theo trị giá gốc.
- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định theo nguyên giá
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Theo chuẩn mực kế toán số 14 -Cơng ty tính và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Niên độ kế toán là 1 năm từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch
- Kỳ kế toán: tháng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong Công ty là Việt Nam đồng. - Hình thức sổ kế tốn mà Cơng ty áp dụng : Nhật kí chung.
2.1.4.4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn
Hiện nay Cơng ty đang sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với những quy định mà bộ tài chính đã phịng hành. Hệ thống chứng từ được lập và luân chuyển theo đúng chế độ quy định. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp được sử dụng theo hình thức kế tốn Nhật kí chung đối với phần mềm kế tốn máy và Công ty cũng sử dụng máy vi tính để tính tốn, lập và in bảng biểu kế tốn để góp phần làm giảm khối lượng cơng việc cho kế tốn. Việc ghi chép được tiến hành theo trình tự:
Sơ đồ Trình tự ghi sổ kế tốn áp dụng kế tốn máy
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nhật ký chung Sổ chi tiết
Các chứng từ kế toán Lập chứng từ Cập nhật chứng từ vào máy Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Máy xử lý
Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiều:
Bảng cân đối số phát sinh
2.1.4.5.Phần mềm kế toán sử dụng
Để phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép và phù hợp với yêu cầu quản lý, trong điều kiện ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn ngày càng phổ biến, công ty cổ phần kinh doanh xuất nhập khẩu thủy sản Hải Phòng đã sử dụng phần mềm kế toán Misa và phần mềm này được thiết kế theo ngun tắc của hình thức kế tốn Nhật ký chung. Đây là hình thức ghi sổ kế tốn đơn giản, rất phù hợp với việc vận dụng phần mềm kế toán. Nhờ vậy việc ghi sổ kế toán trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với việc ghi sổ thủ công trước đây.
Giới thiệu khái quát về phần mềm kế tốn mà cơng ty sử dụng: Phần mềm kế toán này được xây dựng thành 3 cấp :
Cấp I: Bao gồm các nhóm thực hiện các chức năng nhất định:
- Cập nhật: cập nhật số liệu hàng ngày, thực hiện các bút tốn ban đầu - Phân tích - Thống kê: tập hợp, thống kê số liệu
- Sổ sách: bao gồm các loại sổ sách,bảng tổng hợp, báo cáo
- Danh mục : Bao gồm các danh mục từ điển như danh mục tài khoản, danh mục khách hàng giúp cho việc hạch toán dễ dàng.
Cấp II: là sự chi tiết hoá các chức năng của cấp I. Chẳng hạn trong chức
năng cập nhật lại chia ra thành các phân hệ nghiệp vụ khác nhau: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, tài sản cố định, vật tư, chứng từ thuế đầu vào, chứng từ kế tốn. Chức năng phân tích - thống kê lại bao gồm các phân hệ tập hợp và thống kế số liệu theo: doanh thu, chi phí, cơng nợ, vật tư cơng cụ, thành phẩm hàng hố, theo dõi kế hoạch. Trong "sổ sách" thì bao gồm các loại sổ sách từ Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Bảng tổng hợp, các Báo cáo tài chính... Và cuối cùng, trong phần danh mục là các danh mục cần thiết cho việc hạch toán được đơn giản hơn.
Cấp III: cụ thể hoá các mục ở menu cấp II
Hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên sẽ lập chứng từ và tiến hành nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào máy vi tính thơng qua thiết bị
nhập liệu là bàn phím. Sau đó thực hiện các lệnh xử lý. Phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý dữ liệu, sau đó sẽ kết chuyển vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết trên máy. Từ sổ Nhật ký chung máy cũng sẽ tự động vào Sổ Cái các tài khoản; từ Sổ (thẻ) chi tiết vào Bảng tổng hợp chi tiết. Từ Sổ Cái các tài khoản dữ liệu cũng sẽ tự động được chuyển vào Bảng cân đối số phát sinh. Định kỳ, dữ liệu từ Bảng cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính. Hàng tháng, Báo cáo tài chính sẽ được in ra để gửi cho giám đốc và các cổ đơng. Ngồi ra, các báo cáo cũng có thể được in ra theo yêu cầu của người sử dụng khi cần thiết.
2.2.Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần kinh doanh xuất nhập khẩu thủy sản Hải Phòng. 2.2.1. Đặc điểm bán hàng
Với mục tiêu đẩy mạnh khối lượng hàng bán ra, khách hàng đến với công ty được đảm bảo về chất lượng thành phẩm, giá cả phù hợp và có thể lựa chọn hình thức thanh tốn thích hợp. Cơng ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hóa kém phẩm chất, sai tiêu chuẩn…Do vậy công ty luôn chú trọng các mặt sau:
- Về chất lượng hàng hóa, trước khi bán được kiểm tra kỹ lưỡng về chất
lượng, chủng loại, tiêu chuẩn….
- Về giá bán bù đắp đủ chi phí chủ yếu là chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp để đảm bảo có lãi.
- Đối tượng khách hàng chính của cơng ty chủ yếu là khách quen và khách
hàng do phòng kinh doanh khai thác trên thị trường vì vậy ngồi hình thức thanh tốn ngay, cơng ty cịn cho khách hàng thanh tốn sau.
2.2.1.1. Phương thức bán hàng
• Bán trực tiếp
- Thanh tốn ngay: Bằng tiền mặt, bằng tiền gửi ngân hàng
- Thanh toán chậm.
2.2.1.2. Phương thức giao hàng
Giao hàng tại kho hàng hóa của cơng ty. Trường hợp khách hàng u cầu vận chuyển thì cơng ty đáp ứng kịp thời.
2.2.2. Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.2.2. Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất bán.
Giá vốn hàng xuất bán được thể hiện trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa
Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa phản ánh số lượng và giá trị của hàng nhập, xuất, tồn trong kì theo từng chủng loại hàng hóa. Tuy nhiên, giá vốn tại cơng ty được tính theo phương pháp bình qn gia quyền cả kì nên việc lập bảng này được thực hiện vào cuối tháng.
-Sau khi xác định được trị giá vốn thực tế hàng tồn đầu kỳ(được lấy từ giá trị tồn cuối kỳ của bảng nhập xuất tồn kỳ trước) và tổng trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ kế toán sẽ xác định trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ theo công thức: Trị giá vốn thực tế Tổng trị giá vốn thực tế của Trị giá vốn hàng tồn +
hàng xuất đầu kỳ hàng hóa nhập trong kỳ Số lượng hàng
= x hóa xuất bán
bán trong Số lượng Số lượng hàng nhập
tháng hàng tồn đầu + trong tháng
kỳ trong kỳ
- Trên phần mềm kế tốn ở màn hình kho cuối tháng thực hiện lệnh tính giá: Trong màn hình phần kho ta chọn tính giá xuất kho phần mềm sẽ đưa ra bảng tính ra xuất kho cho kỳ này, ấn vào nút thực hiện sẽ tự động tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ (đã được định sẵn từ phần khai báo thông tin ban đầu), sau đó nhận được thơng báo tính giá xuất kho thành công.
2.2.2.3.Tài khoản, chứng từ, sổ sách sử dụng
Tài khoản sử dụng
TK 632 – Giá vốn hàng bán : Là giá thực tế của hàng xuất bán trong kỳ. Được mở chi tiết theo từng mặt hàng sản phẩm :
TK63201 : Giá vốn hàng bán sản phẩm cá nục đỏ đuôi
Tk63202 : Giá vốn hàng bán sản phẩm mực ống đông lạnh nguyên con. TK63203 : Giá vốn hàng bán sản phẩm sứa trắng ướp muối.
…
TK63217 : Giá vốn hàng bán sản phẩm cá nục đông lạnh nguyên con. TK63218 :Giá vốn hàng bán sản phẩm đầu cá hồi.
TK63219 : Giá vốn hàng bán sản phẩm cá đối đông lạnh nguyên con. Tài khoản liên quan :TK156,TK111, TK131….
Chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho mẫu 02- VT Ban hành theo quyết định 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ Trưởng BTC. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên
Liên 1 : Lưu tại phịng kế tốn. Liên 2 : Giao cho thủ kho
Sổ sách kế toán : Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 632, Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp xuất nhập tồn…
2.2.2.4. Trích dẫn
Khi xuất hàng, ví dụ ngày 02/12 xuất kho 1000kg mực ống đơng lạnh nguyên con bán cho bà Nguyễn Thị Oanh theo hóa đơn số 0003536 thì trên phiếu xuất kho chỉ theo dõi số lượng hàng xuất, đơn giá xuất đến cuối tháng mới ghi nhận.
Đơn vị: Công ty cổ phần kinh doanh xuất nhập khẩu thủy sản Hải Phòng
Địa chỉ: Số 5, Đường Ngô Quyền, Máy Chai, Ngơ Quyền, Hải Phịng
MST:0200871124
Mẫu số: 02 – VT
(Ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởngBTC
PHIẾU XUẤT KHO số: PX003/T12 Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Nợ: 63202
Có: 15602 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Thị Oanh
Lý do xuất kho: Xuất bán hàng
Xuất tại kho chính Đơn vị tính: 1000đ
STT TÊN HÀNG, QUY CÁCH MH ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN CHÚGHI
PHẨM CHẤT (GV) (GV) 1 Mực ống đông lạnh nguyên con 2 Kg 1,000.00 15,769 15,769,000 - - - - - - - - - Cộng 1,000 15,769,000
Số tiền bằng chữ: Mười lăm triệu bảy trăm năm mươi lăm nghìn đồng
Hải Phịng, ngày 02 tháng 12 năm 2013
Giám đốc Kế toán Thủ kho Người nhận hàng
- đơn giá bình quân cả kỳ: (được ghi nhận vào cuối tháng) + Mực ống đông lạnh nguyên con= 15,769
- Trị giá vốn của hàng xuất bán
- Trên phần mềm kế toán thực hiện các bước như sau:
+Vào mục kho chọn xuất kho màn hình sẽ xuất hiện giao diện như sau:
+Ô đối tượng : chọn 03 phần mềm cho ra thông tin về đối tượng như tên : Nguyễn Thị Oanh, địa chỉ : Hải Phòng (như đã khai báo ban đầu.)
+ Ô lý do xuất : Xuất bán +Ô kèm theo : 01 chứng từ gốc
+Mã hàng : chọn 02 phần mềm tự động nhập dữ liệu sang phần diễn giải là : Mực ống đông lạnh nguyên con , phần TK Nợ : 63202, ĐVT=kg (như đã khai báo ban đầu)
+Kho : chọn kho 156 +TK Có : chọn TK 15602 +Số lượng : 1000 + Đơn giá : 15,769 +Thành tiền : phần mềm sẽ tự động tính. +Mục đích xuất : xuất bán
-Phần mềm sẽ tự động kết xuất ra sổ NKC, sổ chi tiết các tài khoản giá vốn như Tk63201,TK63202…, sổ cái TK 632.
TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 12 Năm 2013
Đơn vị tính: Đồng Ngày
tháng ghi Chứng từ Diễn giải
Đã ghi STT dòn Số hiệu Số phát sinh Số hiệu thángNgày Nợ Có
Số trang trước chuyển sang: 331,342,000
02/12/2013 PC01/T12 02/12/2013 Chi nộp tiền vào tài khoản
Tiền gửi ngân hàng VNĐ 1 112 390,000,000
Tiền mặt VNĐ 2 111 390,000,000
Cộng: 390,000,000 390,000,000 02/12/2013 PX03/T12 02/12/2013 Xuất bán mực ống ĐLNC cho Nguyễn Thị Oanh
Giá vốn hàng bán mực ống 3 63202 15,769,000 Giá mua hàng mực ống 4 15602 15,769,000 Tiền mặt VNĐ 5 111 17,850,000 Doanh thu bán hàng mực ống 6 63202 17,000,000 Thuế GTGT đầu ra 7 3331 850,000 Cộng: 33,619,000 33,619,000 02/12/2013 PX04/T12 02/12/2013 Xuất bán cá kìm ĐLNC cho Nguyễn Văn Phương
Giá vốn hàng bán cá kìm 8 63206 8,428,000
Giá mua hàng cá kìm 9 15606 8,428,000
Tiền mặt VNĐ 10 111 9,345,000
Thuế GTGT đầu ra 12 3331 445,000 Cộng: 17,773,000 17,773,000 02/12/2013 PXKNVL 02/12/2013 Xuất bao bì cho bộ phận bán hàng
Chi phí bán hàng 13 641 1,347,500
Công cụ dụng cụ 14 153 1,347,500
Cộng: 1,347,500
Cộng chuyển sang trang sau: 774,067,500
Địa chỉ: Số 5, Đường Ngô Quyền, Máy Chai, Ngơ Quyền, Hải Phịng.
SỔ CHI TIẾT
Tháng 12 Năm 2013
Tài khoản 63202 : Giá vốn hàng bán sản phẩm mực ống
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối
ứng Số phát sinh
Số hiệu Ngày Nợ Có
- Số dư đầu kỳ - Phát sinh trong kỳ
PX002/T12 01/12/2013 Bùi Văn Thiều Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 6,387,000 PX003/T12 02/12/2013 Nguyễn Thị Oanh Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 15,769,000 PX008/T12 02/12/2013 Bùi Trung Khánh Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 5.632.000 PX012/T12 03/12/2013 Nguyễn Văn Dũng Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 4,384,800 PX014/T12 04/12/2013 Huỳnh Long Phi Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 62,640,000 PX015/T12 04/12/2013 DNTN Đức Thành Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 85,979,007 PX016/T12 04/12/2013 Nguyễn Văn Thanh Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 9,396,000 PX017/T12 04/12/2013 Nguyễn Văn Dũng Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 2,923,200 PX078/T12 04/12/2013 Tạ Ngọc Chiến Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 14,790,000 PX080/T12 05/12/2013 Vũ Văn Cường Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 2,923,200 PX091/T12 07/12/2013 Trần Trung Chánh Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 9,396,000 PX092/T12 07/12/2013 Nguyễn Thị Oanh Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 14,790,000 PX095/T12 09/12/2013 Đoàn Thị Thanh Tân Mực ống đơng lạnh ngun con 15602 7,830,000 PX099/T12 11/12/2013 Đồn Thị Thanh Tân Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 7,830,000 PX101/T12 11/12/2013 Lê Bá Sơn Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 36,975,000
PX102/T12 11/12/2013 Cty CP Hải sản Vân Xuân Mực ống đơng lạnh ngun con 15602 36,975,000 PX104/T12 11/12/2013 Đồn Thị Thanh Tân Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 2,923,200 PX106/T12 11/12/2013 Lê Thị Hoa Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 59,160,000 PX107/T12 11/12/2013 DNTN Hồng Văn Thắng Mực ống đơng lạnh nguyên con 15602 118,320,000 PX108/T12 11/12/2013 DNTN Hoàng Văn Thắng Mực ống đông lạnh nguyên con 15602 94,656,000