2.2.2.3 .Tài khoản, chứng từ, sổ sách sử dụng
2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty
2.2.4.1. Nội dung, tài khoản sử dụng, chứng từ, quy trình ghi sổ
Chi phí bán hàng của cơng ty: là tất cả những khoản chi phí phát sinh
trong q trình tiêu thụ sản phẩm bao gồm: Lương và chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vận chuyển hàng đi tiêu thụ; khấu hao TSCĐ phục vụ cho bên bán; chi phí quảng cáo; …..Mọi chi phí bán hàng được tập hợp và phân bổ vào cuối tháng sau đó kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả.
Chi phí quản lý doanh nghiệp của cơng ty: Là các khoản chi phí phát
sinh của các phịng tài vụ cho q trình hoạt động chung của cơng ty, bao gồm: Lương nhân viên quản lý, chi phí đồ dung văn phịng, các dịch vụ mua ngoài, khấu hao tài sản cố đinh phục vụ cho quản lý….Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100 % cho hàng tồn còn lại và cho sản phẩm bán ra vào cuối tháng, sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả.
• TK sử dụng chủ yếu
- TK 641- Chi phí bán hàng
- TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Ngồi ra cịn có một số tài khoản liên quan khác
• Chứng từ sử dụng:
- Phiếu chi
- Bảng thanh tốn lương
- Bảng trích và phân bổ khấu hao…
- Hóa đơn GTGT đầu vào của chi phí hàng hóa, dịch vụ dung cho bán hàng
và QLDN.
• Quy trình ghi sổ:
- Kế tốn tập hợp hóa đơn chứng từ bảng thanh tốn tiền lương, bảng phân
bổ khấu hao, phiếu chi để tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc: Phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, bảng tính bảng phân bổ khấu hao, bảng tiền lương…..kế tốn kiểm tra phân
loại sau đó tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp kế sau đó nhập vào máy phần mềm sẽ tự động ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản.
2.2.4.2.Kế tốn chi phí bán hàng
Trích một số tài liệu phát sinh trong tháng để xác đinh chi phí bán hàng tháng 12 năm 2013
Đơn vị: Công ty cổ phần kinh doanh xuất nhập khẩu thủy sản Hải Phòng
Địa chỉ: Số 5, Đường Ngô Quyền, Máy Chai, Ngô Quyền, Hải Phòng
Mẫu số: 02 – VT
(Ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởngBTC
PHIẾU CHI
Quyển số :50
Ngày 20 tháng 12 năm 2013 Số : PC30/T12 Nợ TK 641 Có TK 111 Tên người nhận tiền : Nguyễn Thị Loan
Địa chỉ : Hải Phòng
Lý do chi : Trả tiền điện nước
Số tiền : 5.995.000 ( Viết Bằng chữ ) : năm triệu chín trăm chín năm nghìn. Kèm theo…02…Chứng từ gốc. Ngày 20 tháng 12 năm 2013 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận - Quy trình kế tốn trên phần mềm kế tốn.
+Loại đối tượng: Nhân viên
+Đối tượng: NV00016 – Nguyễn Thị Loan
+Lý do chi: Chi trả tiền điện nước cho bộ phần bán hàng. +Kèm theo: 02 chứng từ gốc.
+TK Nợ: 641
+Số tiền: 5,995,000
Những thơng tin cịn lại trong bảng phần mềm sẽ tự động cập nhật. Sau đó ấn cất để lưu lại
Phiếu xuất kho bao bì dùng cho việc bán hàng tháng 12/2013
Đơn vị: Công ty cổ phần kinh doanh xuất nhập khẩu thủy sản Hải Phòng
Địa chỉ: Số 5, Đường Ngô Quyền, Máy Chai, Ngơ Quyền, Hải Phịng
Mẫu số: 02 – VT
(Ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởngBTC
PHIẾU XUẤT KHO số: PXCCDC/T12 Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Nợ: 641
Có: 15602 Họ tên người mua hàng: Bùi Hữu Thắng
Lý do xuất kho: Đóng hàng xuất bán
Xuất tại kho chính Đơn vị tính: 1000đ
STT TÊN HÀNG, QUY CÁCH MH ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN GHI CHÚ PHẨM CHẤT (GV) (GV) 1 Bao bì 20 Kg 1,500 11,560 17,340,000 - - - - - - - - - Cộng 1,500 17,340,000
Số tiền bằng chữ: Mười bảy triệu, ba trăm bốn mươi nghìn đồng
Hải Phịng, ngày 02 tháng 12 năm 2013
Giám đốc Kế toán Thủ kho Người nhận Hàng
-Quy trình kế tốn máy: Tại phân hệ Kho, chọn xuất kho, màn hình phiếu xuất kho xuất hiện
+Đối tượng: Chọn NV00040 – Bùi Hữu Thắng +Địa chỉ: Nhân viên bộ phận bán hàng.
+Người nhận Bùi Hữu Thắng +Lý do xuất: xuất bao bì +Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
+Ngày chứng từ: 02/12/2013 – Ngày hạch toán cũng được mặc định là: 02/12/2013
+Số chứng từ:PXCCDC/T12
+Mã hàng:chọn 20 – phần mềm tự động ghi vào phần
• diễn giải: bao bì
• Kho: 153- cơng cụ dụng cụ • ĐVT: kg • TK Có: 153 +TK Nợ: 641. +Số lượng: 1500 +Đơn giá: 11,560 +Thành tiền: Phần mềm tự động tính: 17,340,000 +Mục đích xuất: xuất dùng.
Khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng tháng 12/2013
- Khi cơng ty có 1 tài sản cố định sẽ phải khai báo thông tin ban đầu bằng cách: Vào phân hệ TSCĐ chọn khai báo TSCĐ, chọn thêm phần mềm đưa ra bảng có 4 trang: 1.Thơng tin chung, 2.Thông tin khấu hao, 3.Mô tả chi tiết, 4.Phụ kiện kèm theo như bảng sau:
Ví dụ như Xe chở hàng, tại trang 2.Thơng tin khấu hao ta thấy có phần khai báo về các thông tin như:
+Ngày mua: 08/05/2004, các thông tin về ngày ghi tăng, ngày sử dụng, ngày bắt đầu tính khấu hao thường được mặc định trùng với ngày mua.
+TK nguyên giá: 2113 +TK khấu hao: 2141 +TK chi phí: 641
+Nguyên giá: 500.000.000 - Trị giá tính khấu hao cũng được mặc định là 500.000.000
+Phương pháp khấu hao: được khai báo từ ban đầu là phương pháp đường thẳng +Thời gian sử dụng: 15 năm
Phần mềm tự động tính ra các số liệu về: Tỷ lệ tính khấu hao năm, tỷ lệ tính khấu tháng,giá trị KH năm, giá trị KH tháng, hao mòm lũy kế, giá trị còn lại như trong bảng.
Cuối tháng giá trị khấu tháng sẽ tự động hạch tốn vào chi phí bán hàng trong kỳ.
Để có được bảng tính khấu hao trong tháng, tại phân hệ tài sản cố định, chọn lệnh tính khấu hao, chọn kỳ tính khấu hao: Tháng 12 năm 2013.
Trích mẫu bảng tính khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng
Đơn vị: Công ty cổ phần kinh doanh xuất nhập khẩu thủy sản Hải Phịng. Địa chỉ: Số 5, Đường Ngơ Quyền, Máy Chai, Ngơ Quyền, Hải Phịng.
BẢNG TÍNH KHẤU HAO TSCĐ THÁNG 12 NĂM 2013
Bộ phận bán hàng
Đơn vị tính: đồng
Mã Tên Phịng
ban Ngun giá
Giá Trị tính khấu hao Tỷ lệ khấu hao tháng(%) Giá trị khấu hao tháng … … … … … … … NHAKHO 1 Nhà kho Xưởng đông lạnh 3,000,000,000.00 3,000,000,000.00 0.28 8,333,333.00 XE1 Xe chở hàng Xưởng đông lạnh 500,000,000.00 500,000,000.00 0.56 2,777,778.00 … … … … … … … Cộng 4,250,000,000.00 4,250,000,000.00 0.46 19,691,667.00
Lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí bán hàng
Lương của cán bộ cơng nhân viên trong tồn cơng ty do phịng tổ chức cán bộ lao động tính và chuyển bảng lương sang phịng tài chính kế tốn để hạch tốn và tiến hành chi trả lương.
BẢNG LƯƠNG BỘ PHẬN BÁN HÀNG
Tháng 12 năm 2013
STT Họ và tên Tổng tiền lương và thu nhập được nhận Chức vụ Ngày công Lương cơ bản Phụ cấp
1 Lê Thị Hương NVBH 25.5 3,500,000 400,000 3,900,000 2 Nguyễn Thị Loan NV BH 26 4,000,000 400,000 4,400,000 3 Nguyễn Hữu Đạt NVBH 26 3,550,000 400,000 3,950,000 4 Hoàng Ngọc Uyên NVBH 25.5 3,500,000 400,000 3,900,000 5 Bùi Hữu Thắng NVBH 25 4,200,000 400,000 4,600,000 6 Đỗ Đình Cường NVBH 25.5 3,500,000 400,000 3,900,000 7 Nguyễn Lan Hương NVBH 26 3,550,000 400,000 3,950,000
Cộng 25,800,000 2,800,000 28,600,000
Cuối tháng từ bảng lương do phòng tổ chức cán bộ lao động chuyển sang kế tốn tính tốn các khoản trích theo lương để hạch tốn lương và các khoản trích nộp theo lương.
- Các khoản trích theo lương của cán bộ nhân viên bán hàng tính vào chi phí bán hàng của doanh nghiệp
Kinh phí cơng đồn: 25,800,000 x 0.02 = 516,000 Bảo hiểm xã hội: 25,800,000 x 0.17 = 4,386,000 Bảo hiểm y tế : 25,800,000 x 0.03 = 774,000 Bảo hiểm thất nghiệp : 25,800,000 x 0.01 = 258,000 - Các khoản trích theo lương trừ vào lương của cơng nhân
Để hạch tốn các lương và các khoản trích nộp theo lương tính vào chi phí nhân viên quản lý trên phần mềm kế toán, kế toán vào phần mềm kế tốn chọn phân hệ lương, chọn hạch tốn chi phí lương, chọn kỳ tính lương tháng 12 năm 2013 chọn thực hiện màn hình xuất hiện như sau :
+Diễn giải: hạch tốn chi phí lương tháng 12 năm 2013(phần mềm tự điền) +Ngày chứng từ: chọn 31/12/2013 – mặc định ngày hạch tốn cũng là 31/12/2013.
+ Số chứng từ: HTCPLT12
Sau đó nhập vào bảng các khoản mục chi phí lương đã tính được như trong màn hình.
- Sau khi đã nhập dữ liệu vào phần mềm,Misa sẽ tự động hạch toán vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK641.
TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 12 Năm 2013
Đơn vị tính: Đồng Ngày
tháng ghi Chứng từ Diễn giải
Đã ghi STT dòn Số hiệu Số phát sinh Số hiệu thángNgày Nợ Có
Số trang trước chuyển sang: ….
… … … …. 31/12/2013 PKT22 31/12/2013 Khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng Chi phí bán hàng 1 641 19,691,667 Hao mòn TSCĐHH 2 2141 19,691,667 Cộng: 19,691,667 19,691,667 … … … …
31/12/2013 PKT27 31/12/2013 Chi phí lương và các khản trích theo lương cảu bộ phận bán hàng
Chi phí bán hàng 3 641 34,534,000
Lương nhân viên bán hàng 4 3341 28,600,000
KPCĐ bộ phận bán hàng 5 3382 516,000
BHXH bộ phận bán hàng 6 3383 4,386,000
BHYT bộ phận bán hàng 7 3384 774,000
BHTN bộ phận bán hàng 8 3389 258,000
… … .. … … … … …
Đơn vị: Cty Cổ phần kinh doanh xuất nhập khẩu thủy sản Hải Phòng Mẫu số: S03b – DN
Địa chỉ: Số 5, Đường Ngơ Quyền, Máy Chai, Ngơ Quyền, Hải Phịng. ( Ban hành theo quyết đinh số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tháng 12 Năm 2013
Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng
Đơn vị tính: Đồng
Ngày
tháng Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung
TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng T. sổ STT dịng Nợ Có - Số dư đầu kỳ - Phát sinh trong kỳ 19/12 PC32/T12 19/12 Chi phí tiếp khách hàng 25 18 111 8,930,000 19/12 PX003/NV
L 19/12 Xuất vật liệu cho bộ phận bán hàng 25 29 152 17,340,000 19/12 PC34/T12 19/12 chi phí vận chuyển bốc xếp 25 33 111 42,597,420 20/12 HĐGTGT 20/12 Trả tiền điện nước của bộ phận bán hàng 27 13 111 5,995,000
31/12 PKT22 31/12 Khấu hao TSCĐ 27 18 2141 19,691,667
31/12 PKT27 31/12 Tiền lương nhân viên bán hàng 52 3 334 28,600,000
31/12 PKT27 31/12 Các khoản trích theo lương 52 14 338 5,934,000
31/12 PKT50 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 56 22 911 129,089,458
31/12 - Cộng phát sinh 129,089,458 129,089,458
31/12 - Số dư cuối kỳ
Ngày mở sổ: 01/12/2013
Hải Phòng, ngày 31 tháng 12 năm 2013 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập