Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ ,nhân viên công ty sẽ mang bộ hồ sơ này tới Chi cục Hải quan Hưng Yên để đăng kí tờ khai. Công chức hải quan tiếp nhận tờ khai sẽ kiểm tra, đối chiếu những yếu tố liên quan đến lô hàng xuất khẩu mà chủ hàng đã kê khai Hải quan bao gồm:
- Căn cứ vào hợp đồng để kiểm tra tên người mua, tên người bán, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán.
- Căn cứ vào packing list để kiểm tra tên hàng, quy cách đóng gói, số lượng, trọng lượng.
- Kiểm tra xuất xứ, phương tiện vận tải…
Nếu có sai sót hay tẩy xóa thì Hải quan yêu cầu công ty lập bộ tờ khai mới. Điều này làm mất rất nhiều thời gian cho cả hai phía công ty cũng như Hải quan. Nếu như bộ chứng từ hợp lệ thì công chức Hải quan đóng dấu tiếp nhận sau đó chuyển qua đội Hải quan kiểm tra để chủ hàng đăng kí kiểm hóa(nếu lô hàng thuộc đối tượng kiểm tra thực tế) , đồng thời đội Hải quan kiểm tra sẽ phân công công chức Hải quan xuống để kiểm tra giám sát lô hàng xuất khẩu.
b) Kiểm tra thực tế hàng hóa
Khi có quyết định kiểm tra thực tế hàng hóa của cơ quan Hải quan, công ty chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng tại địa điểm kiểm tra. Tỉ lệ kiểm tra thực
tế hàng hóa của công ty thường là 10%. Địa điểm kiểm tra hàng hóa có thể bao gồm:
1. Tại cảng
Đây là thủ tục cuối cùng để xuất hàng. Ở khâu này công ty phải chuẩn bị đủ hàng và kịp lúc để công chức Hải quan kiểm tra trong thời gian làm việc. Tuy nhiên đôi khi việc chuẩn bị hàng lại bị trễ nải, nhân viên Hải quan đã có mặt để làm thủ tục kiểm hóa nhưng hàng hóa lại không thấy có tại cảng, do vậy nhân viên Hải quan phải làm thủ tục kiểm hàng cho những chủ hàng khác. Khi hàng của công ty mang ra được tới cảng thì có thể đã hết giờ làm việc trong ngày đẫn đến công ty phải chờ đợi để đến lượt kiểm hóa vào ban đêm.
Do khâu tổ chức chuẩn bị hàng ở công ty không đảm bảo, hoạt động không hiệu quả, nhiều lúc thành phẩm đã có nhưng đóng hàng vào vào thùng carton không kịp do bố trí nhân viên và thời gian làm việc không phù hợp. Thời gian làm thủ tục kê khai Hải quan không ăn khớp với thời gian làm hàng. Thông thường thời gian làm thủ tục Hải quan của công ty là 2 ngày nên trong lúc này tại công ty việc chuẩn bị hàng hóa phải coi như đã hoàn thành.Có như vậy thì khi kiểm hóa tại cảng hàng hóa mới sẵn sàng để được kiểm tra và đống vào container xuất, đảm bảo kiểm tra kịp lúc trong giờ làm việc. Nếu việc trễ nải xảy ra thì có thể sẽ có nhiều vấn đề xảy ra như sau : - Hàng đến sau thì phải chấp nhận kiểm tra sau đúng theo quy tắc , nhưng trong trường hợp gặp phải công chức Hải quan khó tính hoặc hàng kiểm tra vào lúc gần hết giờ làm việc thì rất dễ rơi vào tình huống bị gây khó dễ. Mặt khác, nếu hàng đến muộn và để lỡ lượt kiểm tra thì việc yêu cầu công chức Hải quan kiểm hóa lại lần nữa cũng sẽ gặp phải nhiều khó khăn.
cho nhân viên bốc xếp cũng sẽ cao hơn. Đồng thời trước khi bốc hàng vào container phải trình tờ khai cho Hải quan kiểm tra lại số kiện, tên hàng xem có đúng như khai báo hay không. Sau đó cùng với sự giám sát của nhân viên Hải quan, chủ hàng cho xếp hàng vào container. Sauk hi xếp xong Hải quan sẽ bấm chì có số của Hải quan và bấm seal của hãng tàu lên container xuất.Kế tiếp nhân viên giám sát sẽ ghi nhận thực xuất trên tờ khai, ghi rõ số lượng kiện, tên hàng, số kg và đóng dấu kí tên trên tờ khai. Như vậy thủ tục Hải quan cho lô hàng xuất coi như đã hoàn thành và hàng được phép xuất ra nước ngoài.
Hàng hóa xuất khẩu của công ty không khi nào bị trễ tàu nhưng việc trễ nải mang hàng hóa ra cảng để kiểm hóa thì rất thường xuyên. Chính vì thế mà chi phí làm thủ tục hải quan để xuất một lô hàng rất cao, kéo theo tổng chi phí kinh doanh của công ty tăng lên làm lợi nhuận trong năm giảm xuống đáng kể.
Trong quá trình kiểm tra, công chức hải quan căn cứ trên packing list , mẫu hang đã duyệt để kiểm tra lô hàng. Nhiều trường hợp công chức hải quan đang kiểm hóa giữa chừng thì phát hiện một vài chi tiết nhỏ không ăn khớp với hàng thực xuất chẳng hạn như : mã số, tên hàng không đúng với thực tế. Hàn thực xuất là áo đầm nhưng kê khai là váy hoặc mã số trên hàng thực xuất không đúng với khai báo. Chỉ càn một sai sot nhỏ,cho dù những khai báo khác của công ty hoàn toàn chính xác thì công chức hải quan kiểm hóa cũng cios thể gây khó dễ, phiền hà cho công ty. Điều đó đòi hỏi các nhân viên phòng xuất nhập khẩu phải thật tỉ mỉ và chính xác trong khâu khai báo và đánh máy,tránh tình trạng sai sót do lỗi đánh máy khi kê khai cho lô hàng xuất, đánh máy xong không kiểm tra lại hoặc bố trí công việc không phù hợp đến khi dồn nhiều việc vào một lúc mà công việc nào cũng gấp nên làm việc không có hiệu quả.