thương mại tại công ty TNHH Phú An
Để có thể xuất khẩu một lô hàng thì khối lượng công việc mà các nhân
viên phòng xuất nhập khẩu của công ty phải làm là khá lớn. Trước tiên, các nhân viên sẽ phải căn cứ tình hình thực tế để đăng kí đặt chỗ trên tàu để xếp hàng. Việc liên hệ với hãng tàu nhằm mục đích yêu cầu họ gửi bản fax lịch trình tàu chạy, ngày cập cảng( ETD - Estimated time of Delivery, ETA - Estimated time of Arival). Sau khi xác nhận lịch trình tàu chạy phù hợp với yêu cầu của đối tác thì cần thông báo cho đối tác và chờ đợi sự đồng ý của đối tác. Khi đối tác đồng ý thì tiếp tục làm việc với hãng tàu về vấn đề cước phí và giá. Tiếp tục thông báo với đối tác về giá cước vận tải đồng thời tiến hành đàm phán luôn về điều kiện giao hàng.
Sau khi hoàn thành các thủ tục vận tải và kiểm tra hàng hóa thấy đã sẵn sàng thì tiến hành các bước công việc tiếp theo dưới đây :
Bước 1: Chuẩn bị và phát hành bộ chứng từ xuất khẩu: - Bộ tờ khai hải quan. ( mua tại hải quan )
- 4 invoice ( bản chính). - 4 packing list (bản chính). - Hợp đồng (bản sao y).
- L/C ( bản sao y ) nếu có.
Bước 2 : Đăng ký tờ khai hải quan:
- Ðem bộ chứng từ đến đăng ký tờ khai hải quan . - Chờ hải quan phân công kiểm hóa.
- Sau khi kiểm hóa xong thì kiểm hàng niêm phong đóng dấu. - Rút tờ khai và thanh lý.
- Chú ý :Trong lúc đăng ký tờ khai và chờ phân công kiểm hóa, liên hệ với thương vụ cảng để đăng ký hạ container , tìm bốc xếp , bốc dỡ hàng. Nếu bộ chứng từ khách hàng yêu cầu phải có CH (chứng nhận vệ sinh) và inspection certificate( giấy kiểm định hàng hóa ) thì trước khi đăng ký tờ khai phải liên hệ với các đơn vị chức năng để nộp.
- Ðơn.
- Kiểm mẩu.
Nếu bộ chứng từ cần C/O thì phải liên hệ với phòng thương mại và công nghiệp để chuẩn bị hồ sơ làm C/O.
2.1. Chuẩn bị bộ chứng từ a)Tờ khai hải quan a)Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia.
Tờ khai hải quan là chứng từ cơ bản nhất của bộ hồ sơ hải quan. Nó cung cấp những thông tin tổng quát nhất về người nhập khẩu, người xuất khẩu và hàng hóa được làm thủ tục hải quan, đồng thời nó cũng thể hiện một số điều kiện ràng buộc giữa nhà nhập khẩu và xuất khẩu liên quan trực tiếp đến hợp đồng ngoại thương được kí kết giữa các bên.
Theo Quyết định 1257/QĐ-TCHQ ngày 04/12/2001 v/v ban hành mẫu tờ khai hải quan hàng hóa XK, NK, giấy thông báo thuế và quyết định điều chỉnh thuế thì tờ khai hải quan được sử dụng để khai báo hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu của công ty là mẫu tờ khai HQ/2002- XK màu hồng.Mẫu tò khai này gôm 27 tiêu thức và gồm 2 bản,1 bản lưu hải quan và 1 bản lưu tại doanh nghiệp. Khi tiến hành khai báo,các nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục hải quan cần phải có sự tỉ mỉ , chính xác khi khai báo từng tiêu thức. Một số vấn đề cần lưu ý khi khai báo như sau :
Tiêu thức 1: Người xuất khẩu- Mã số
- Ghi tên đầy đủ và địa chỉ của doanh nghiệp , kể cả số điện thoại và fax. Đồng thời ghi mã số của doanh nghiệp xuất khẩu do Cục Hải quan TP Hải Phòng cấp.(do doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục hải quan tại Chi cuc Hải quan Hưng Yên nhưng chi cục này trực thuộc Cục Hải quan TP Hải Phòng )
Tiêu thức 2: Người nhập khẩu - mã số
- Ghi tên đầy đủ và địa chỉ của doanh nghiệp nhập khẩu, kể cả số điện thoại và fax. Và không phải điền vào ô mã số.
Đối với tiêu thức 3 (người ủy thác) và tiêu thức 4 (đại lí làm thủ tục hải quan) thì không cần ghi vì công ty trực tiếp tiến hành thủ tục xuất khẩu hàng hóa của công ty mình.
Một điểm khác cần lưu ý khi tiến hành khai báo trên tờ khai hải quan đố là ở các tiêu thức khai báo về hàng hóa.
Ở tiêu tức 13 (tên hàng và quy cách phẩm chất) và tiêu thức 15 (lượng), 16 (đơn vị tính) : ghi tên hàng hóa và số lượng, đơn vị tính phải đúng với tên, số lượng và đơn vị tính nêu trong hợp đồng và hóa đơn. Ở cột 13 khai báo hàng xuất khẩu nếu lô hàng bao gồm nhiều loại hàng hóa khác nhau sẽ chỉ ghi tên gọi khái quát chung của lô hàng và sẽ có phụ lục đính kèm liệt kê các mặt hàng này . Trên phụ lục sẽ nêu rõ tên , mã số từng loại, đơn vị tính ,số lượng từng loại…Ngược lại trên tờ khai chính chỉ đề cập đến tổng khối lượng Gross hay Net là bao nhiêu , không nhất thiết phải kê khai đầy đủ như ở tờ phụ lục. Ở tiêu thức 14 ( mã số hàng hóa ) : Doanh nghiệp phải tra cứu mã số phù hợp với mặt hàng xuất khẩu của mình để khai báo . Nếu doanh nghiệp khai báo không chuẩn xác sẽ không được hải quan chấp nhận dẫn đến gây mất thời gian cho doanh nghiệp hoặc ảnh hưởng tới việc tính thuế nhập khẩu đối với lô hàng.
Ở tiêu thức 18 ( trị giá nguyên tệ ) : đề cập đến trị giá nguyên tệ tức công ty phải ghi trị giá nguyên tệ cho lô hàng xuất khẩu. Trên tờ khai chính thì ghi tổng trị giá lô hàng xuất khẩu là bao nhiêu, còn trên phụ lục tờ khai dĩ nhiên công ty phải ghi chi tiết trị giá của mỗi loại hàng hóa là bao nhiêu. Sauk hi liệt kê chi tiết rồi cộng tổng trị giá tát cả cá mặt hàng lại phải đúng bằng tổng trị giá khai báo ở tờ khai chính và đúng với trị giá được nêu trong hợp đồng hay hóa đơn hàng xuất. Một số trường hợp khi kê khai chi tiết, công ty đã không chú ý nên gây ra những sai lệch không đáng nhưng gây ảnh hưởng rất lớn dến việc làm thủ tục xuất khẩu và gây khó khăn trong khi thanh toán. Lý do dẫn đến vấn đề này là khi kê khai chi tiết đã sai lệch một vài số tuy giá trị nhỏ nhưng khi cộng tất cả lại ảnh hưởng đến tổng tri giá,từ đó việc kê khai trên tờ
Dấu ngăn cách hàng ngàn tính theo tiền Việt Nam là dấu chấm , dấu ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân là dấu phẩy. Ngược lại đối với việc thanh toán tiền trong hợp đồng chủ yếu bằng tiền Đô la Mĩ. Vì vậy dấu ngăn cách hàng ngàn được sử dụng là dấu phẩy và dấu ngăn cách thập phân là dấu chấm. Chính vì thói quen sử dụng tiện Việt Nam nên đôi khi nhân viên công ty kê khai không đúng, từ dấu phẩy ngăn cách hàng ngàn tính theo ngoại tệ USD trở thành dấu ngăn cách phần thập phân, điều này làm cho trị giá của mặt hàng đó giảm xuống. Trường hợp ngược lại là từ dấu chấm ngăn cách số lẻ tính theo tiền USD trở thành dấu ngăn cách ngàn. Như vậy chỉ cần một sai sót tưởng chừng như rất nhỏ lại ảnh hưởng rất nhiều đến vấn đề khai báo Hải quan cũng như ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Ở phần B của tờ khai là phần dành cho kiểm tra của Hải quan. Theo đó trong các tiêu thức này có nêu rõ mức độ kiểm tra , địa điểm ,thời gian kiểm tra… tùy theo lô hàng mà công ty đăng kí cho phù hợp. Vì vậy nhân viên làm thủ tục Hải quan phải chú ý tới tiêu thức này để tránh tình trạng nhầm lẫn địa điểm kiểm tra hay không biết nhân viên Hải quan kiểm hóa là ai. Khi đăng kí Hải quan kiểm hóa tại cửa khẩu, công ty phải mang đầy đủ các loại chứng từ được nêu trên để ra cảng ( hoặc cửa khẩu, sân bay) tùy theo lô hàng xuất khẩu trong tờ khai hải quan để làm thủ tục xuất hàng
Ở tiêu thức 26 : xác nhận của Hải quan về việc công ty đã làm thủ tục Hải quan. Cơ quan Hải quan đóng dấu , kí tên xác nhận lô hàng đã làm thủ tục Hải quan và bản tờ khai chủ hàng sẽ được quyền cho chủ hàng để kết hợp vào bộ chứng từ đăng kí Hải quan kiểm hóa hàng xuất tại cửa khẩu.
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu theo mẫu ban hành năm 2002 có ít tiêu thức hơn và đơn giản hơn các mẫu tờ khai ban hành trước đó. Tuy nhiên việc khai báo phải luôn được đặc biệt chú ý. Chỉ cần sai một chi tiết nhỏ hoặc có dấu vết tẩy xóa thì coi như tờ khai không hợp lệ, khi đó công ty phải lập một bộ tờ
khai mới, phải đánh máy lại từ đầu, quan trọng hơn nữa là công ty bị chậm trễ trong việc làm thủ tục xuất hàng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Đây là vấn đề hết sức quan trọng mà công ty cần phải chú ý để tránh sai phạm.
Tờ khai hoàn thành khi đã được Hải quan đóng dấu tiếp nhận, kí xác nhận thông qua 5 chữ kí và 3 con dấu. Cụ thể như sau :
- Ba con dấu bao gồm:
+ Một con dấu của công ty xác nhận nội dung khai báo trong tờ khai là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai báo này (tiêu thức 20).
+ Một con dấu xác nhận đã làm thủ tục Hải quan + Một con dấu xác nhận thực xuất
- Năm chữ kí bao gồm :
+ Chữ kí của cán bộ đăng kí tờ khai
+ Chữ kí của người khai hải quan xác nhận nội dung khai báo và cam đoan chịu trách nhiệm về nội dung khai báo trước pháp luật.
+ Chữ kí của cán bộ kiểm hóa
+ Chữ kí xác nhận đã làm thủ tục Hải quan + Chữ kí xác nhận thực xuất
Đồng thời trên tờ khai ,nhân viên hải quan sẽ ghi số hiệu của tờ khai là số thứ tự được ghi trong sổ đăng kí tờ khai,ghi rõ số tờ khai và ngày tháng năm đăng kí tờ khai.
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng kí tờ khai hàng xuất khẩu thì công ty tiếp tục chờ Hải quan phân công kiểm hóa và tiến hành kiểm hóa.