Packing list là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container).v.v... Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.
Bảng kê chi tiêt là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong lô hàng. Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau.
Hàng xuất có thể gồm nhiều loại, nhiều kích cỡ khác nhau nên công ty phải lập bảng kê chi tiết,danh mục hàng xuất , liệt kê đủ tên hàng, mã hàng, số lượng, xuất xứ, tổng khối lượng xuất đi đối với từng mã hàng. Các chi tiết này phải ăn khớp với các thông tin trên packing list đặc biệt là về số lượng vì khi Hải quan kiểm tra thường chỉ kiểm tra chủ yếu về số lượng, mã hàng.
Trong bản packing list ngoài các yếu tố như trên còn phải nêu rõ về quy cách đóng gói bao bì. Thường hàng xuất được đóng trong thùng carton, vì vậy bản packing list liệt kê chi tiết mỗi thùng bao nhiêu sản phẩm , kích cỡ như thế nào, mã số, tên hàng…
d) Invoice và hợp đồng thương mại
Invoice là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá ; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng.
Invoice và hợp đồng thương mại là các chứng từ đi kèm trong bộ hố sơ hải quan. Hải quan sẽ dùng các chứng từ này làm căn cử để xác nhận các khai
mà doanh nghiệp buộc phải xuất trình nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến hành thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu.
Ngoài các chứng từ nêu trên, doanh nghiệp có thể phải xuất trình them các chứng từ khác theo yêu cầu của cơ quan Hải quan như : Giấy chứng nhận chất lượng…
2.2. Các công việc cần khi làm việc với Hải quan để thực hiện thủ tụcHải quan cho lô hàng xuất Hải quan cho lô hàng xuất