nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) hay không. Nếu có thì nhân viên công ty phải liên hệ với phòng thương mại và công nghiệp để chuẩn bị hồ sơ làm C/O. C/O ( viết tắt của Certificate of Origin ) Là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa do cơ quan có thẩm quyền hay đại diện có thẩm quyền tại nước xuất khẩu cấp để chứng nhận xuất xứ của sản phẩm nước đó theo các quy tắc xuất xứ ,chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
C/O được cấp cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu cụ thể: tức là C/O chỉ được cấp cho hàng hoá tham gia vào lưu thông quốc tế và đã được đặc định xuất khẩu tới nước nhập khẩu, khi đã có các thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, thông tin về đóng gói hàng hoá, số lượng, trọng lượng, trị giá, nơi xếp hàng, nơi dỡ hàng, thậm chí thông tin về phương tiện vận tải. Xét theo thông lệ quốc tế, C/O có thể được cấp trước hoặc sau ngày giao hàng (ngày xếp hàng lên tàu) nhưng việc cấp trước này vẫn phải phản ánh được lô hàng xuất khẩu cụ thể. Trường hợp cấp trước thường xảy ra khi lô hàng đang trong quá trình làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hoặc đã làm thủ tục hải quan, chờ xuất khẩu.
Đối với công ty TNHH Phú An, các đối tác chủ yếu thường là ở các nước như Trung Quốc, Philipines… nên các C/O mà doanh nghiệp thường phải xin cho các lô hàng xuất khẩu của mình là C/O form D và E.
Trong trường hợp doanh nghiệp muốn xin cấp C/O cho lô hàng xuất khẩu của mình thì doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ để nộp cho đơn vị cấp C/O bao gồm các chứng từ sau :
1. Đơn xin cấp C/O: Điền đầy đủ các ô trên đơn và có dấu, chữ ký của người có thẩm quyền của DN
2. Mẫu C/O : Người xuất khẩu chỉ được đề nghị cấp một loại Mẫu C/O cho mỗi lô hàng xuất khẩu.
- C/O đã được khai gồm có 1 bản gốc và ít nhất 2 bản sao C/O để Tổ chức cấp C/O và Người xuất khẩu mỗi bên lưu một bản.
DN phải đánh máy đầy đủ các ô trên Form bằng tiếng Anh, bản chính và bản sao C/O phải có dấu đỏ và chữ ký người có thẩm quyền ký của DN. 3. Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): 1 bản gốc do DN phát hành.
4. Tờ khai Hải quan hàng xuất khẩu: đã hoàn thành thủ tục hải quan (1 bản sao có dấu đỏ, chữ ký người có thẩm quyền ký của DN, và dấu “Sao y bản chính”), trừ các trường hợp hàng xuất khẩu không phải khai báo tờ khai hải quan xuất khẩu theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp có lý do chính đáng, Người xuất khẩu có thể nộp sau chứng từ này.
Nếu xét thấy cần thiết, Tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu Người xuất khẩu cung cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như: 5. Packing List: 1 bản gốc của DN
6. Bill of Lading (Vận đơn): 1 bản sao có dấu đỏ, chữ ký người có thẩm quyền ký của DN và dấu “Sao y bản chính”
7 Tờ khai Hải quan hàng nhập (1 bản sao): nếu DN nhập các nguyên, phụ liệu từ nước ngoài; hoặc Hoá đơn gía trị gia tăng mua bán
nguyên phụ liệu trong nước: nếu DN mua các nguyên vật liệu trong nước
8. Bảng giải trình Quy trình sản xuất: Đối với DN lần đầu xin C/O hay mặt hàng lần đầu xin C/O phải được DN giải trình các bước sản xuất thành sản phẩm cuối cùng.
9. Các giấy tờ khác: như Giấy phép xuất khẩu; Hợp đồng mua bán; Mẫu nguyên, phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu; hoặc các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm.
Nhìn chung, thủ tục xin cấp C/O không quá phức tạp nhưng nếu doanh nghiệp thiếu hiểu biết hoặc ít kinh nghiệm thì đây lại trở thành một khâu rắc rối. Có trường hợp nhân viên công ty phải chạy đi chạy lại nhiều lần vì chuẩn bị không đầy đủ chứng từ, hoặc do doanh nghiệp khai báo không đúng nên việc xin cấp C/O trở nên rất mất thời gian. Bên cạnh đó, công ty cũng thường xuyên gặp phải những khó khăn từ đơn vị cấp C/O. Điển hình là ví dụ về lần xin cấp C/O cho lô hàng xuất khẩu của công ty cho đối tác bên Trung Quốc tháng 6/2010. Do nhân viên chịu trách nhiệm xin C/O ít kinh nghiệm nên hồ sơ xin cấp C/O còn nhiều thiếu sót. Khi đem nộp thì bộ hồ sơ này bị trả lại để về bổ sung thêm, nhưng lần thứ hai doanh nghiệp đem nộp hồ sơ này vẫn không được chấp nhận với lí do chứng từ chưa hợp lệ. Và phải đến lần thứ ba doanh nghiệp mới hoàn thành việc xin cấp C/O cho lô hàng của mình. Phải thừa nhận rằng thâm niên hoạt động của công ty chưa lâu và kinh nghiệm của các nhân viên công ty không nhiều nên việc tiến hành các thủ tục của công ty gặp nhiều khó khăn,tuy nhiên bên cạnh đó cũng phải nói rằng nếu như nhân viên tiếp nhận hồ sơ xin cấp C/O của doanh nghiệp chỉ ra hết những sai sót trong bộ hồ sơ và yêu cầu doanh nghiệp về khai bổ sung ngay lần đầu doanh nghiệp tới nộp thì có thể việc cấp C/O cho lô hàng này cũng không bị trì hoãn lâu như thế và công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng không bị ảnh hưởng nhiều.
Trước áp lực khối lượng công việc ngày càng gia tăng như hiện nay, doanh nghiệp cần phải có biện pháp nâng cao nghiệp vujcho các nhân viên của công ty, đặc biệt là các nhân viên phòng xuất nhập khẩu, đảm bảo các công việc đều được tiến hành thuận lợi, giảm được các áp lực về thời gian và tổn thất về chi phí mà công ty có thể gặp phải khi thực hiện thủ tục hải quan.