1.4. Nội dung quản lý lưu học sin hở nước ngoài
1.4.5. Xây dựng hệ thống thông tin về lưu học sinh
Trong quản lý nói chung và quản lý nói riêng, cơng nghệ thơng tin ngày càng đóng vai trì quan trọng, là một nhân tố nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Hệ thống mạng thông tin là huyết mạch quan trọng đảm bảo lưu chuyển thông tin và các quyết định quản lý của người làm cơng tác quản lý đến sinh viên. Vì vậy, đố với công tác tổ chức thực hiện việc quản lý sinh viên du học. Công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực ưu tiên cần phải được chấn chỉnh và đặc biệt coi trọng. Công nghệ thông tin giúp người làm công tác quản lý sinh viên và bản thân sinh viên dễ dàng tạo mối liên hệ mật thiết với nhau, thậm chí là trực tuyến góp phần tăng cường hiệu quả nhà quản lý cũng như tạo thuận lợi cho sinh viên. Ngồi ra thơng tin cịn có vai trị quan trọng trong đời sống tinh thần của sinh viên vì nhờ có cơng nghệ thơng tin họ có thể liên lạc được với gia đình, bạn bè.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác quản lý lưu học sinh có vai trị rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý như: Rút ngắn thời gian xử lý thông tin trong nước và nước ngồi đặc biệt là cơng tác cấp kinh phí; Cập nhật thơng tin liên tục trong quá trình nộp hồ sơ sự tuyển (đăng ký online); Rút ngắn thời gian vào sổ sách chứng từ tài chính; Tăng độ chính xác cho cơng tác quản lý tài chính và giảm giấy tờ do đã ứng dụng công
nghệ thông tin hỗ trợ các công việc hằng ngày; Tăng cường sự giám sát tình hình thực hiện cơng tác thu chi tài chính; nắm bắt được tình hình học tập, sinh hoạt của sinh viên đang học tại nước ngoài.
Rà sốt lại cơng tác ứng dụng cơng nghệ thông tin hiện nay trong quá trình quản lý như; phần mềm quản lý tuyển sinh (đăng ký online); phần mềm quản lý chi tiêu nội tệ, phần mềm theo dõi cấp phát kinh phí cho sinh viên tại nước ngoài, phần mềm quản lý sinh viên đang học tập tại nước ngoài, website, hệ thống quản lý hành chính điện tử, trao đổi thư điện tử…
Xây dựng quy trình cơng khai các thủ tục hành chính của Cục Đào tạo với nước ngoài theo cơ chế một cửa tại Cục ĐTVNN và trên website của Cục. Như vậy, những người quan tâm đến du học sẽ dễ dàng tìm hiểu trực tiếp hoặc qua mạng các thủ tục và quy trình xử lý hồ sơ tại Cục ĐTVNN, thậm chí một số khâu văn bản có thể xử lý qua mạng.
Xây dựng lại hệ thống phần mềm quản lý sinh viên với nhiều tiện ích hơn, phần mềm quản lý chi nội tệ, phần mềm cấp phát kinh phí cho các sinh viên tại nước ngoài.
Tăng cường bồi dưỡng nhận thúc cho các cán bộ quản lý và chuyên viên làm công tác quản lý sinh viên thấy được vai trò quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý.
1.5. Các yếu tố tác động đến công tác quản lý lưu học sinh ở nước ngồi Có 2 yếu tố tác động đến cơng tác quản lý lưu học sinh ở nước ngoài.