3.2. Các biện pháp quản lý lưu học sin hở nước ngoài
3.2.3. Xây dựng kế hoạch quản lý lưu học sinh
3.2.3.1. Mục đích, ý nghĩa
Từ năm 2008, sau khi có Quyết định thành lập Cục Đào tạo với nước ngồi với mục đích để quản lý các chương trình học bổng theo đề án NSNN, Hiệp định và các học bổng khác. Phòng Quản lý lưu học sinh cũng được thành lập vào thời điểm đó dựa trên Ban Điều hành Đề án 322 cũng dần dần đi vào hoạt động và có hiệu quả. Xây dựng kế hoạch quản lý lưu học sinh khơng ngồi mục đích nào khác là hồn thiện quy trình quản lý lưu học sinh một cách khoa học, tiết kiệm thời gian và chi phí. Trước tình hình thực tế đó, Phịng Lưu học sinh đã đề xuất xây dựng kế hoạch quản lý lưu học sinh dựa
trên những kinh nghiệm quản lý Đề án 322 trước đây và căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật quản lý học sinh du học ở nước ngoài.
Ngay từ khi mới thành lập, Cục Đào tạo với nước ngoài đã cố gắng xây dựng quy trình quản lý lưu học sinh ngay từ đầu song do số lượng du học sinh quá đông và đội ngũ quản lý lưu học sinh còn mỏng, nên việc xây dựng kế hoạch quản lý lưu học sinh trở nên cấp bách và để giải quyết các bước thực hiện kế hoạch quản lý lưu học sinh không chỉ ở cấp độ Đề án mà còn khai triển rộng cho các học bổng Hiệp định, học bổng của các nước dành cho các nước khác.
3.2.3.2. Nội dung thực hiện
Thứ nhất, dựa vào bảng hỏi (phụ lục 1), kế hoạch quản lý lưu học sinh được thực hiện từ đội ngũ quản lý lưu học sinh Việt Nam ở nước ngoài của Cục Đào tạo với nước ngoài. Nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý lưu học sinh của Phịng Quản lý lưu học sinh nói riêng và cán bộ quản lý kiêm nhiệm liên quan đến quản lý lưu học sinh. Phát triển đội ngũ quản lý LHS từ các Đại sứ quán, để có thể tại mỗi một nước sẽ có một đại diện quản lý LHS. Xây dựng được đội ngũ quản lý LHS tại các nước để đảm bảo việc quản lý số lượng và chất lượng của LHS.
Thứ hai, đẩy mạnh quan hệ hợp tác với các cơ sở giáo dục đào tạo không những đảm bảo chất lượng đào tạo của LHS mà còn đảm bảo quyền lợi cho LHS trong thời gian học tập ở nước ngoài. Thực chất kết quả cho thấy, Cục Đào tạo với nước ngoài cũng đã ký kết thỏa thuận được với các cơ sở giáo dục đào tạo ở các nước như thỏa thuận về cấp học bổng và miễn giảm học phí cho sinh viên Việt Nam, liên kết đào tạo một phần thời gian ở trong nước và một phần thời gian ở nước ngồi cũng như hỗ trợ các khóa học nâng cao trình độ ngoại ngữ. Cũng có cơ sở chấp nhần đồng ý tham gia đào tạo theo hình thức phối hợp với kinh phí phải trả rất thấp và chất lượng đảm bảo, đào tạo tại nước này. Xây dựng được mối quan hệ hợp tác tốt, giúp đội ngũ
quản lý LHS góp phần vào việc tiết kiệm được chi phí đào tạo nhân tài cho đất nước.
Thứ ba, từ năm 2002 – 2007, việc phối hợp với các Hội đồng tuyển sinh nằm ngay tại các trường đại học trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo. Sau khi có kết quả tuyển sinh từ 18 Hội đồng tuyển sinh. Song từ năm 2008 đến nay, thay đổi cơ chế tuyển sinh bằng cách xét tuyển. Phòng Quản lý lưu học sinh sẽ có trách nhiệm thụ lý hồ sơ trúng tuyển và liên hệ với các đối tác NN hoặc Tổ chức quốc tế, các cơ sở đối tác nước ngoài và Tổ chức quốc tế thực hiện xét tuyển lần thứ hai hoặc tiến hành phỏng vấn ứng viên.
Thứ tư, sau khi kết thúc q trình tuyển sinh, phịng Lưu học sinh phối hợp với phòng Kế hoạch – Tài chính lên kế hoạch tiến hành lo thủ tục cấp phát cho sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài bằng NSNN cũng như toàn bộ LHS thực hiện theo Thông tư liên tịch số 88/2001/TTPT/BTC- BGD&ĐT-BNG ký ngày 06/11/2001 giữa Bộ Tài chính, Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Ngoại giao và Thông tư liên tịch số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT- BNG ban hành ngày 05/12/2007 thay thế cho Thông tư liên tịch số 88 và hiệu lực áp dụng từ ngày 01/2008.
Thứ năm, lập kế hoạch ra Quyết định cử đi học và đây là bước quyết định để LHS có thể yên tâm lên đường đi di học kèm theo những quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Lập kế hoạch ra Quyết định khơng chỉ đảm bào cho LHS mà còn giúp cho đội ngũ quản lý LHS thực hiện những bước cuối cùng trong khâu quản lý sau khi LHS kết thúc khóa học và quay trở về đơn vị công tác.
3.2.3.3. Cách tiến hành
Căn cứ vào các nội dung thực hiện để xây dựng kế hoạch quản lý lưu học sinh cũng như việc áp dụng các điều kiện CNTT hiện tại, việc xây dựng kế hoạch quản lý lưu học sinh cần chuẩn bị tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Phòng Quản lý lưu học sinh đưa ra mốc thời gian giải quyết công việc theo quy trình từ khâu tuyển sinh, trúng tuyển, chế độ cấp phát tài
chính, quyết định cử đi học, quyết định chuyển trả theo đúng quy định và quy chế quản lý lưu học sinh.
Bước 2: Phòng Quản lý lưu học sinh phối hợp với Phòng phát triển giáo dục Quốc tế để lựa chọn các đối tác giáo dục có chất lượng theo danh sách dựa trên các thứ tự ưu tiên như: Chất lượng giảng dạy, cơ sở vật chất và chi phí trong đó bao gồm học phí, bảo hiểm và các chi phí khác. Các chi phí này phải thường xuyên cập nhật theo năm.
Bước 3: Phòng Quản lý lưu học sinh phối hợp với phòng Kế hoạch – Tài chính để thơng báo các quy chế liên quan đến cấp phát cho lưu học sinh để kịp thời thơng báo cho lưu học sinh.
Bước 4: Phịng Quản lý lưu học sinh phối hợp với Văn phịng Cục để trình Cục trưởng ra quyết định cử đi học với lưu học sinh theo quy chế tuyển chọn học sinh du học ở nước ngoài và các quy chế khác.
3.2.3.4 . Điều kiện thực hiện
Phối hợp với các Phòng ban liên quan để thực hiện xây dựng kế hoạch quản lý lưu học sinh. Đặc biệt, xây dựng các được quy chế thực hiện với các phòng ban trong Cục Đào tạo với nước ngồi và các phịng ban của Bộ Tài Chính, Bộ ngoại giao.
Các cán bộ quản lý lưu học sinh trực tiếp phải thường xuyên cập nhật các văn bản liên quan đến chính sách quản lý cho người Việt Nam ở nước ngoài và thường xuyên báo cáo các cấp để kịp thời xử lý cho kịp tiến độ kế hoạch quản lý lưu học sinh.
Cơng tác hồn thiện kế hoạch xây dựng quản lý lưu học sinh không chỉ quan trọng đối với đội ngũ quản lý lưu học sinh trực tiếp mà còn liên quan trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của lưu học sinh. Thực tế cần phải dựa váo các điều kiện thực tế và lộ trình chuẩn để kịp thời cập nhật thơng tin.