3.2. Các biện pháp quản lý lưu học sin hở nước ngoài
3.2.4. Tăng cường và nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện hoạt động quản
quản lý lưu học sinh
3.2.4.1. Mục đích, ý nghĩa
Để nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện hoạt động quản lý lưu học sinh có hiệu quả thì việc đảm bảo chất lượng tổ chức là quan trọng nhất. Trong thời gian vừa qua, Cục Đào tạo với nước ngồi đã khơng ngừng chú trọng tới đội ngũ quản lý lưu học sinh trực tiếp và các tổ chức phòng ban khác liên quan về việc cải thiện chất lượng hoạt động quản lý lưu học sinh. Hình thành một thói quen thường xuyên đổi mới trong khâu quản lý lưu học sinh về quy trình tuyển sinh, phối hợp với các cơ sở giáo dục, quyết định cử đi học, quyết định chuyển trả lưu học sinh.
Công tác quản lý sinh viên du học có đặc điểm: lập kế hoạch mang tính liên ngành, tổ chức khơng có cấu trúc chính thức, lỏng lẻo và linh hoạt, lãnh đạo phân tán, khó tập trung, kiểm tra và đánh giá khó triển khai thường xun và tồn diện. Chính vì vậy, cơng tác này địi hỏi cần có đội ngũ cán bộ quản lý có bản lĩnh chính trị, nghiệp vụ chun mơn, ngoại ngữ và đạo đức tốt, có đủ năng lực hoạch định và ban hành các chính sách phù hợp với thực tiễn và đi vào cuộc sống. Đội ngũ cán bộ liên quan và trực tiếp làm công tác này bao gồm lãnh đạo cao cấp chủ chốt ở các bộ, ngành, cơ quan trung ương được giáo trọng trách lãnh đạo, chỉ đạo công tác này, các cán bộ cấp Vụ, chuyên viên trợ giúp các cán bộ lãnh đạo cơ quan xây dựng và triển khai các chính sách, các cán bộ được cử đi làm việc ở các đại sử quán để quản lý trực tiếp các sinh viên đang học ở nước ngoài. Trong thực tế, những cán bộ quản lý giáo dục được đào tạo và bồi dưỡng về quản lý giáo dục trước khi được bổ nhiệm không nhiều. Như vậy, kỹ năng nghiệp vụ của cán bộ quản lý giáo dục được hình thành và phát triển sau so với kỹ năng chuyên môn của họ. Điều này phần nào ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ quản lý lưu học sinh.
3.2.4.2. Nội dung thực hiện
Tập trung nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý lưu học sinh bằng cách. Rà soát lại đội ngũ quản lý lưu học sinh về số lượng cũng như chất lượng. Thực tế, khối lượng công việc quản lý lưu học sinh quá lớn dẫn đến khối lượng công việc nhiều. Hầu hết số lượng chuyên viên tham gia trực tiếp quản lý đều phải tăng thêm thời gian làm việc thêm để giải quyết cơng việc. Những văn bản chính sách, cán bộ chuyên viên hầu hết đều phải tự tìm kiếm và cập nhật thông tin để giải quyết các công việc sự vụ của lưu học sinh. Việc phối hợp với các phòng ban đơi khi cịn chưa chặt chẽ. Chính điều này bắt buộc phải nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý, để công tác quản lý lưu học sinh không bị tồn đọng và tránh sai xót. Tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nói chung và tham gia hội thảo trong và ngoài nước về quản lý con người. Từng bước, khắc phục phân cấp quản lý lưu học sinh cho phòng ban, luân phiên giải quyết công việc sự vụ. Đề xuất lãnh đạo cấp trên, tăng chỉ tiêu công chức phụ trách mảng quản lý lưu học sinh. Những chuyên viên kiêm nhiệm trước đây được bồi dưỡng thêm nghiệp vụ để nếu có điều kiện chuyển sang quản lý lưu học sinh khi phịng ban khác khơng cần chỉ tiêu đến.
Đổi mới nội dung và phương thức quản lý lưu học sinh bằng cách đề xuất được tăng kinh phí sử dụng trong ngân sách để mua tài liệu, áp dụng CNTT vào quá trình quản lý. Khảo sát về nội dung đổi mới phương pháp quản lý thơng qua bảng biểu và có báo cáo kết quả. Từ kết quả khảo sát, áp dụng các nội dung và phương thức quản lý mới cho phù hợp với xu thế mới. Bên cạnh đó, khi đổi mới nội dung và phương thức quản lý phải từ từ và có báo cáo kết quả ngắn hạn, trung hạn để từ đó kịp thời khắc phục những nội dung, phương thức chưa phù hợp và phát huy những nội dung, phương thức mới.
Công tác tham mưu cho lãnh đạo cấp trên về việc nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện hoạt động quản lý lưu học sinh để giúp họ nhận thức rõ về việc quan trọng trong việc nâng cao chất lượng cũng như thấy rõ được hoạt
động quản lý lưu học sinh là khó khăn và cần phải được thường xuyên quan tâm. Nâng cao chất lượng không chỉ nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho LHS mà còn giúp cho lãnh đạo các đơn vị trực thuộc hiểu rõ vai trò của một hoạt động quản lý. Quản lý lưu học sinh tốt có nghĩa là việc thực hiện nghĩa vụ với đất nước của lưu học sinh tốt.
3.2.4.3. Cách tiến hành
Bước 1: Rà soát lại đội ngũ quản lý lưu học sinh thông qua Vụ Tổ chức cán bộ của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Văn phòng Cục Đào tạo với nước ngoài. Phân loại cán bộ theo bằng cấp, kinh nghiệm quản lý trên 5 năm và đối tượng cán bộ dưới 5 năm kinh nghiệm.
Bước 2: Xin chỉ tiêu tuyển dụng cán bộ, cơng chức, viên chức mới cho Phịng Quản lý lưu học sinh.
Bước 3: Sau khi có kết quả chỉ tiêu, thông báo tuyển dụng cán bộ vào phòng Quản lý lưu học sinh. Những cán bộ được tuyển dụng sẽ được tham gia lớp bồi dưỡng công chức mới và được bố trí sắp xếp làm việc với các cán bộ có kinh nghiệm quản lý 5 năm để có thể kịp thời nắm bắt cơng việc ngay.
Bước 4: Sau khi phát triển được đội ngũ cán bộ quản lý, tiến hành xây dựng quy chế đổi mới, phương thức hoạt động quản lý lưu học sinh. Quy chế đối mới phải được soạn thảo và thông qua các cấp quản lý xem xét và phê duyệt.
Bước 5: Sau khi được cấp lãnh đạo phê duyệt côn tác đổi mới nội dung và phương thức hoạt động, tiến hành các bước triển khai và áp dụng ở phòng Quản lý lưu học sinh và các phòng ban liên quan.
Bước 6: Tiến hành báo cáo thường niên về việc tăng cường đội ngũ chuyên viên cho công tác quản lý lưu học sinh và việc triển khai nội dung và phương thức hoạt động quản lý lưu học sinh.
Bước 7: Báo cáo tổng kểt năm về hoạt động tăng cường nâng cao đổi mới chất lượng tổ chức thực hiện quản lý lưu học sinh
3.2.4.4. Điều kiện thực hiện
Có sự chỉ đạo, lãnh đạo của Chính phủ, sự hợp tác và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ, ngành. Đặc biệt đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý kiêm nhiệm tại Đại sứ quán Việt Nam ở các nước
Phối hợp với Vụ tổ chức cán bộ - Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Tài chính và các phịng ban khác liên quan trong khâu tăng cường đội ngũ cán bộ quản lý lưu học sinh. Chú trọng đội ngũ phải có chất lượng mà khơng q chú ý với số lượng thực tế yêu cầu. Đối với các đề án đi học bổng NSNN, đối tượng được quản lý hầu hết là những học sinh có trình độ nhận thức tốt, học lực giỏi và có trình độ ngoại ngữ nhất định nên địi hỏi đội ngũ bổ sung được tuyển chọn phải có trình độ lý luận chính trị, bằng cấp phù hợp với chuyên ngành và
có trình độ ngoại ngữ khá.
Hồn thiện quy trình đổi mới nội dung và phương thức hoạt động để phù hợp với hoàn cảnh thực tế, đảm bảo hiệu quả và chi phí trong ngân sách cho phép.
Nâng cao trình độ lý luận, sử dụng máy tính và ngoại ngữ cho cán bộ quản lý. Cán bộ quản lý phải nhiệt tình, tâm huyết, ham học hỏi, có ý chí phấn đấu, sáng tạo trong công việc.
Cơ quan quản lý Cục Đào tạo với nước ngoài tăng cường bổ sung cán bộ thanh tra giám sát trong quá trình triển khai thực hiện đổi mới nội dung và phương thức hoạt động.