CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HĨA
3.2. Giải pháp hồn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa cho Cơng ty
3.2.4. Hoàn thiện thủ tục hải quan
Làm thủ tục hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với Công ty trong các thương vụ làm ăn của mình. Bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bước, vấn đề mang tính chất hành chính có nhiều sự đổi mới mà nhân viên Công ty chưa nắm bắt kịp thời. Nếu gặp bất kỳ sai sót nào về hàng hóa và giấy tờ thì dẫn tới hàng hóa bị lưu kho bãi Công ty sẽ phải trả chi phí lưu kho bãi làm chậm quá trình ln chuyển hàng hóa bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Cần rút ngắn thời gian làm thủ tục, yêu cầu đối tác cung cấp bộ chứng từ hàng hóa một cách nhanh chóng để Cơng ty hồn thành tờ khai hải quan một cách chính xác trước khi hàng về, tránh các rắc rối có thể xảy ra. Để làm thủ tục hải quan một cách thuận lợi và trọn vẹn Công ty cần lưu ý:
- Công ty phải cử cán bộ trực tiếp đi làm thủ tục hải quan, không nên qua đơn vị dịch vụ vì khi phát sinh vướng mắc sẽ rất khó khăn trong việc giải quyết do khơng có người có đủ thẩm quyền. Khi phát sinh vướng mắc, Cơng ty phải cử cán bộ có đủ thẩm quyền để giải quyết những vướng mắc đó, tránh tình trạng kéo dài thời gian làm chậm tiến độ.
- Nâng cao nghiệp vụ hải quan cho cán bộ kinh doanh XNK chun mơn hóa người làm cơng tác kê khai hải quan. Trong kê khai hải quan, cán bộ Công ty phải tiến hành khai báo trung thực chính xác, đầy đủ các khoản mục để tránh những sai sót vì nếu sai sẽ khơng được chấp nhận thậm chí cịn bị phạt. Việc áp mã thuế, tính thuế phải thận trọng, tiến hành nộp thuế đày đủ, đúng thời hạn quy định. Đây có thể là khâu phức tạp nhất của làm thủ tục hải quan vì Cơng ty phải tự mình dựa vào mơ tả hàng hóa mà áp mã hàng cho hàng nhập khẩu. Công việc này tốn rất nhiều thời gian để thực hiện tốt và nhanh chóng cơng việc này Cơng ty nên lập một phần mềm chuyên dụng dùng để tra mã hàng và thuế suất của hàng hóa như phần mềm từ điển. Nó sẽ giúp nhân viên làm thủ tục hải quan nhanh hơn chứ khơng phải dị tìm mã hàng trong quyển biểu mẫu thuế suất nữa.
53
- Lập bộ chứng từ hải quan theo quy định ăn khớp với hợp đồng nhập khẩu hoặc L/C.
- Khi xuất trình hàng cần phải sắp xếp hàng có trật tự thuận tiện tạo điều kiện cho kiểm tra được nhanh chóng chính xác. Chứng từ và hàng hóa sẽ được đối chiếu với nhau nếu có sai lệch Cơng ty phải chịu những tổn thất và chi phí đóng mở kiện hàng mà hàng hóa lại khơng được thơng quan. Vì vậy Cơng ty phải khai báo trung thực chính xác về hàng hóa và có đủ các chứng từ cần thiết tránh tình trạng khi nộp giấy tờ thiếu phải cử người về lấy. Điều đó làm mất thời gian và chi phí khi làm thủ tục hải quan. Hơn nữa hàng hóa của Cơng ty là máy móc thiết bị kiểm tra hàng hóa thường mất nhiều thời gian. Cơng ty có thể đăng ký dịch vụ làm thủ tục hải quan để được kiểm tra nhanh chóng hơn.
- Chấp hành đúng các quy định của hải quan, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn để tạo lòng tin cho cơ quan hải quan và hồn tất hợp đồng. Khi tính thuế phải tính tốn chi tiết áp dụng linh hoạt biểu thuế tránh tình trạng Cơng ty và hải quan có sự chênh lệch.
- Công ty nên tạo tâm lý tốt đối với cán bộ hải quan trong khâu làm thủ tục này nếu có sự bất đồng với cơ quan hải quan nên có thái độ nhã nhặn lịch sự giải thích cho họ hiểu tránh tình trạng gây mâu thuẫn đồng thời sẽ gây ấn tượng không tốt trong hoạt động NK sau này. Cần thiết lập mối quan hệ thân thiết với các nhân viên hải quan để có lợi cho cơng việc sau này.
3.2.5. Hồn thiện hoạt động thanh tốn
Hiện tại Công ty đang sử dụng phương pháp thanh tốn chính là L/C chiếm khoảng 90% đây cũng là một hạn chế trong hoạt động thanh tốn. Cơng ty cần cố gắng đàm phán để có thể chọn các điều kiện thanh tốn có lợi hơn cho Cơng ty như phương pháp điện chuyển tiền hoặc nhờ thu. Để làm được điều này địi hỏi Cơng ty phải có mối quan hệ tốt với khách hàng, tạo được uy tín trên trường quốc tế, tạo được sự tin tưởng tuyệt đối với các nhà xuất khẩu. Một hình thức để tạo uy tín cho cả thị trường trong nước và trên trường quốc tế mà Cơng ty có thể sử dụng đó là ứng dụng eBusiness (kinh doanh trực tuyến) và thương mại điện tử. Với việc sử dụng thương mại điện tử và thêm một số chức năng cơ bản của kinh doanh trực tuyến vào website của Cơng ty, Cơng ty có thể thu lợi từ xu hướng này. Đối với các phương án thanh toán hiện tại cũng cần phải được hoàn thiện hơn:
- Đối với phương thức L/C: Cố gắng rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục thanh tốn xuống cịn 10 ngày. Giảm thời gian ký hợp đồng tín dụng với ngân hàng bằng cách sử dụng cùng loại hợp đồng tín dụng như hợp đồng nhập khẩu
54
tương tự trước đó. Rút ngắn thời gian kiểm tra bộ chứng từ bằng cách nâng cao trình độ kinh nghiệm của nhân viên nhờ sự tư vấn của ngân hàng về việc kiểm tra chứng từ.
- Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thanh tốn bằng cách tạo điều kiện cho các nhân viên học tập thêm về các khóa học nghiệp vụ thanh tốn ở các trung tâm hoặc có thể mời các giảng viên cuả các trường đại học về giảng hoặc cũng có thể nhờ sự tư vấn của ngân hàng.
- Nâng cao chất lượng nghiệp vụ mở L/C:
+ Điền đầy đủ chính xác các thơng tin: số tài khoản, số hợp đồng tín dụng, số hóa đơn thương mại.
+ Lập chính xác các nội dung của L/C để tránh vị từ chối L/C hoặc bị yêu cầu tu chỉnh L/C.
+ Xuất trình cho ngân hàng đủ các loại chứng từ liên quan như hợp đồng thương mại, hợp đồng tín dụng.
+ Các chứng từ còn lại như hối phiếu, vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hay giấy chứng nhận xuất xứ phải đầy đủ thơng tin và chính xác rõ ràng.
Một phương án nữa đó là mối quan hệ tốt của Cơng ty và nhân viên kế tốn của Cơng ty với ngân hàng và các nhân viên của ngân hàng nó sẽ giúp việc thanh toán nhanh hơn được ưu tiên hơn. Đặc biệt khi tạo được sự tin tưởng Cơng ty có thể bỏ quan được bước ký quỹ, ký cược sẽ rút được thời gian thanh tốn giúp cho q trình nhập khẩu cũng nhanh lên.
Ngoài ra để tránh được các rủi ro trong thanh toán như:
- Rủi ro do người xuất khẩu khơng cung cấp hàng hóa thì Cơng ty cần có các biện pháp để hạn chế rủi ro này như sau:
+ Tìm hiểu bạn hàng kỹ lưỡng.
+ Tham khảo ý kiến ngân hàng về quá trình kinh doanh của người xuất khẩu. + Quy định trong hợp đồng các điều khoản Penalty, trong đó quy định phạt bên
nào khơng thực hiện nghĩa vụ của mình một cách đầy đủ.
+ Yêu cầu cả hai bên cùng ký quỹ tại một ngân hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng.
+ Yêu cầu những công cụ của ngân hàng như: Standby L/C, Bank Guarantee, Performance Bond…để đảm bảo quyền lợi của nhà nhập khẩu
- Rủi ro thanh toán dựa trên chứng từ giả, chứng từ không trung thực, mâu thuẫn giữa hàng hóa và chứng từ. Biện pháp là:
55
+ Yêu cầu về nội dung và hình thức chứng từ phải thật chặt chẽ, không yêu cầu chung chung.
+ Chứng từ phải do các cơ quan đáng tin cậy cấp.
+ Vận đơn do hãng tàu đích danh lập, khi xếp hàng hóa phải có sự giám sát của đại diện của Cơng ty để có thể kịp thời đối chiếu sự thật giả của vận đơn và lịch trình tàu (đối với lơ hàng có giá trị lớn).
+ Đề nghị nhà xuất khẩu gửi thẳng 1/3 bộ vận đơn gốc (bản chính) thẳng đến nhà NK.
+ Hóa đơn thương mại địi hỏi phải có sự xác nhận của đại diện của Cơng ty hoặc phịng thương mại hoặc hóa đơn lãnh sự.
+ Giấy chứng nhận chất lượng nếu có phải do cơ quan có uy tín của nước xuất khẩu hoặc quốc tế cấp hoặc có sự giám sát kiểm tra và xác nhận vào giấy đại diện phía nhà nhập khẩu đối với một số mặt hàng mới nhập.
+ Giấy chứng nhận về số lượng cũng phải có sự giám sát của đại diện phía Cơng ty hoặc đại diện thương mại Việt Nam.
Hiện tại các đối tác làm ăn của Công ty chủ yếu là bạn hàng hữu hảo nên các rủi ro về thanh tốn khơng nhiều nhưng tương lai đối tác làm ăn của Công ty sẽ được mở rộng thì các giải pháp trên là điều mà Cơng ty cần phải thực hiện để tránh rủi ro.
3.3. Một số kiến nghị
3.3.1. Đối với nhà nước
Để thành cơng trong kinh doanh, ngồi nỗ lực và hướng đi đúng đắn của mình thì Cơng ty cịn phải phụ thuộc rất nhiều vào những chủ trương, chính sách của Nhà nước. Thơng qua các chế độ, chính sách, pháp luật, kế hoạch Nhà nước tạo ra hành lang pháp lý, môi trường kinh doanh hồn hảo bình đẳng cho nền kinh tế hoạt động hiệu quả. Các chế độ chính sách được đặt ra một cách khoa học phù hợp với thực tế sẽ thúc đẩy nền kinh tế phát triển tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động tốt và ngược lại, nếu không nó sẽ kìm hãm sự phát triển của các chủ thể trong nền kinh tế.
Thủ tục hải quan nước ta còn quá phức tạp và rườm rà mà một số thủ tục cịn thừa mà thậm chí là khơng chặt chẽ. Để lấy được hàng về từ kho của hải quan Công ty phải trải qua khá nhiều khâu và giai đoạn nên để rút ngắn bớt thời gian đưa hàng hóa vào nước thì các cơ quan hải quan cần xem xét lại các thủ tục và bố trí lại các cơng đoạn hồn thành thủ tục một cách nhanh chóng mà khơng phải qua q nhiều cửa. Các văn bản pháp quy của các cơ quan nhà nước liên quan đến ngành Hải quan
56
phải có hiệu lực ngay sau khi ban hành chứ không phải đợi văn bản hướng dẫn của cấp trên. Hệ thống mạng thông tin của hải quan cần phải được cập nhật thường xuyên và nhanh chóng. Hải quan cần cải tiến tờ khai hàng hố xuất nhập khẩu theo hướng tạo điều kiện thuận tiện cho việc khai báo và kiểm tra tính chính xác của việc khai báo của Công ty.
Nâng cấp cải thiện hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ cho quy trình nhập khẩu: Nhà nước cần đầu tư xây dựng và phát triển hiện đại hệ thống cầu đường, cảng biển, kho bãi, cầu cảng tạo điều kiện thuận lợi cho hàng hóa khi vận chuyển vào nước.
Trong q trình thực hiện nhập khẩu có những khâu cần sự tham gia của nhiều chủ thể, dẫn đến tình trạng trách nhiệm chồng chéo lên nhau. Nhập khẩu hàng hóa là một hoạt động chịu sự quản lý của rất nhiều cơ quan nhà nước trong mỗi khâu thực hiện, do vậy nhà nước cần nhanh chóng đẩy mạnh việc cải các thủ tục hành chính, phân định quyền hạn trách nhiệm đối với các cơ quan quản lý nhà nước.
Cần thống nhất hệ thống văn bản pháp luật thương mại theo tính chất quốc tế để các doanh nghiệp trong nước không bị thua thiệt trong thương thảo và ký kết hợp đồng với nước ngồi, khơng bị bỡ ngỡ khi hợp đồng yêu cầu chiếu theo luật quốc tế, nước thứ ba hay chính nước xuất khẩu. Đây là yêu cầu bức thiết trong quá trình hội nhập. Nội dung cụ thể chi tiết rõ ràng với các văn bản hướng dẫn thực hiện kèm theo cụ thể tránh mâu thuẫn trong ký kết hợp đồng. Trên cơ sở có lợi cho hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp đảm bảo an ninh và chính trị cho đất nước.
Nhà nước cần hình thành thêm các nguồn cung cấp thông tin chuyên ngành giới thiệu về thị trường, giá cả hàng hóa trên thế giới, cập nhật thông tin một các thường xuyên hơn đảm bảo đáp ứng được nhu cầu về thông tin cho nền kinh tế trong nước nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng.
Hiện nay, chính sách quản lý ngoại tệ và chính sách kiểm sốt tỷ giá của Chính phủ cũng ảnh hưởng rất nhiều tới hoạt động nhập khẩu của Công ty, khiến cho Cơng ty gặp nhiều khó khăn trong việc huy động ngoại tệ phục vụ cho nghiệp vụ thanh tốn các hợp đồng nhập khẩu. Chính phủ nên có chính sách thơng thống hơn trong việc quản lý ngoại tệ, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp Nhà nước hoặc nếu khơng Chính phủ nên xem xét lại thủ tục xin mua ngoại tệ từ ngân hàng phục vụ cho hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp sao cho các thủ tục này trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn...
Để bảo hộ nền sản xuất trong nước và tăng nguồn thu cho ngân sách. Chính phủ đã nâng cao mức thuế đánh vào các hàng hoá nhập khẩu, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Đối với Cơng ty nói riềng thì Chính phủ nên có sự ưu đãi và giảm mức thuế nhập khẩu đối với các hàng hố
57
nhập khẩu của Cơng ty vì hàng hố nhập khẩu của cơng ty chủ yếu là những hàng hóa mà trong nước chưa sản xuất được.
3.3.2. Đối với cơ quan hải quan
Hiện nay phải lành mạnh hóa cơng tác hải quan, có một đội ngũ chuyên gia có đạo đức, giỏi về nghiệp vụ chuyên môn, quy định về chủng loại hàng hóa nhập khẩu, giá tính thuế, mã số thuế, … Từ đó khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong hoạt động hải quan tại cửa khẩu, rút ngắn thời gian kiểm hóa tờ khai tạo điều kiện cho doanh ngiệp tham gia hoạt động nhập khẩu.
Cơ quan hải quan nên lập một trang web riêng của mình trên đó ghi các thơng tin mới nhất về các văn bản, chính sách có liên quan đến thủ tục hải quan. Thông qua trang web này, các doanh nghiệp có thể thực tiếp tham khảo, thu thập thơng tin đồng thời góp ý kiến của mình về những vướng mắc trong khi làm thủ tục hải quan.
Hiện nay, nhiều cán bộ công chức hải quan còn làm việc quan liêu cửa quyền, gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ nhập khẩu. Vì vậy, đề nghị các cơ quan chức năng có biện pháp chấn chỉnh và làm trong sạch đội ngũ các bộ công chức trong ngành.
Để có thể nhanh chóng hồn tất thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu, rút ngắn thời gian kiểm hoá, đề nghị cơ quan hải quan cung cấp thêm và hiện đại hoá các trang thiết bị làm việc hiện đại cho nhân viên như máy soi, máy vi tính, các phần mền về mã số thuế và cách tính thuế, … Cơ quan hải quan cần có nhiều người am hiểu chun mơn về máy móc, thiết bị, vật tư, phụ tùng để giảm bớt các thủ tục gây mất thời gian cho các doanh nghiệp.
3.3.3. Đối với Công ty
- Công tác tổ chức quản lý
Hiện nay, công tác tổ chức quản lý của Công ty là quản lý trực tiếp, mọi hoạt động đều nằm dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Các phòng chức năng phụ trách từng khu vực và quản lý theo sự phân công lãnh đạo của Công ty. Bộ máy hoạt động của Công ty như thế là tương đối hợp lý. Tuy nhiên cũng nên có một vài thay đổi để thích ứng với điều kiện hiện nay. Cụ thể là:
Công ty nên thành lập phịng Marketing có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường để trợ giúp Ban giám đốc trong chiến lược Marketing. Công ty cần chấn chỉnh lại công