CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HĨA
3.2. Giải pháp hồn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa cho Cơng ty
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng
Các đối tác giao dịch đàm phán và ký hợp đồng của Công ty là các đối tác nước ngoài đến từ rất nhiều nước khác nhau mà mỗi nơi lại có đặc trưng riêng trong khi đàm phán ký hợp đồng kinh doanh. Đây chính là điều khá là khó địi hỏi các nhân viên XNK phải có sự chuẩn bị rất tốt về mặt ngôn ngữ, thông tin, năng lực đàm phán, thời gian và cách thức đàm phán.
Hiện tại thì các đối tác làm ăn với Cơng ty chủ yếu là đối tác quen nên cũng dễ dàng hơn nhưng mục tiêu tương lai thị trường Công ty mở rộng liên tục phải tiếp xúc với các đối tác lạ nên có mốt số biện pháp giúp cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng của Công ty tốt hơn như sau:
- Yêu cầu trong quá trình đàm phán
+ Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao được tốc độ đàm phán.
+ Khi cần người phiên dịch, người phiên dịch này cũng phải nắm được nội dung đàm phán để hiểu và dịch được trung thành ý tứ hai bên.
+ Để tránh sơ hở trong đối đáp. Cần phải tránh việc bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau ngay trước mặt đối phương việc này vừa mất lịch sự, vừa khơng có lợi. + Mỗi buổi đám phàn đều được ghi trong sổ theo dõi đàm phán. Cơng việc này
có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn và cho cả việc rút kinh nghiệm ngay cả sau quá trình đàm phán.
51
+ Trước mỗi quá trình đàm phán cần lập phương án đàm phán trong đó nêu rõ mục đích của khách hàng, dự kiến những vấn đề mà khách hàng nêu ra và cách giải quyết vẫn đề đó.
+ Việc ký kết hợp đồng đàm phán cần được tiến hành kịp thời. Khi điều kiện ký kết hợp đồng chưa được thoả thuận xong cũng khơng nên nơn nóng ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp xếp, vì vậy sẽ bất lợi cho ta.
+ Trong đàm phán, sách lược chung là dấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh đối phương, thời gian đàm phán cũng phải được cân nhắc tùy theo cuộc đàm phán.
- Yêu cầu đối với người đàm phán:
+ Người đàm phán phải là người có trình độ: • Giỏi về ngoại ngữ được sử dụng trong đàm phán.
• Hiểu biết về pháp luật, chính sách của nhà nước cũng như luật pháp, tập quán thương mại quốc tế.
• Hiểu biết biết kỹ thuật liên quan đến hàng hóa mua bán. • Nắm được về tình hình sản phẩm, về tài chính.
• Có khả năng thuyết phục đối phương.
+ Trong quá trình đàm phán phải bình tĩnh, tự chủ, có thẩm quyền để quyết định những những điều bất ngờ xảy ra trong đàm phán Công ty khơng nên có những sức ép khơng cần thiết với những người tham gia đàm phán trước khi bước vào các cuộc đàm phán. Phải nắm được ý đồ, sách lược của đối phương. Quan sát đối phương và sử dụng phương pháp "điểm chết" để quyết định.
+ Trong đàm phán sách lược cơ bản nhất vẫn có ý nghĩa chỉ đạo, người đàm phán nên linh hoạt theo thời gian và môi trường đàm phán cụ thể để có một sách lược riêng của mình trong khi đàm phán, cụ thể:
• Tạo ra sự cạnh tranh cần cho đối tượng hiểu họ không phải là khách hàng duy nhất.
• Tấn công từng bước, cần chia nhỏ mục tiêu, nắm lấy tâm lý đối phương, từng bước một thực hiện mục tiêu đã đề ra cho đến khi đạt được toàn bộ mục tiêu. • Gây áp lực.
• Nêu ra yêu cầu cao hơn dự tính trong khi đàm phán để thỏa thuận. • Khơng được bộc lộ tình cảm cho đối phương nắm được.
• Tùy cơ ứng biến.
• Cần theo dõi lời nói, cách phát biểu và thái độ biểu hiện của đối phương để đoán được ý định và điều quan tâm thực sự của đối phương.
52
• Bước vào đàm phán phải có ngay ý kiến rõ ràng về kết quả mà mình muốn đạt được và cũng cần chuẩn bị cách rút lui khi thấy cần hồ hỗn.
• Khơng bao giờ có sự nhượng bộ nên khơng mất bình tĩnh khi đối phương dọa ngừng đàm phán. Thơng thường đó chỉ là những thủ thuật buộc ta phải đi đến nhượng bộ.
Như vậy, trong quá trình đàm phán trước khi ký kết hợp đồng là khó khăn, phức tạp và địi hỏi phải chuẩn bị chu đáo cả về mặt thơng tin, nhân sự, trình độ kiến thức và nghệ thuật đàm phán.