CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HĨA
2.3. Thực trạng quy trình nhập khẩu tại Cơng ty TNHH Xuất nhập khẩu Thiết bị
2.3.2. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
Để lựa chọn được nhà cung cấp, Công ty lập danh sách các đối tác có triển vọng nhất và lựa chọn đối tác theo hai cách: gọi mời thầu cung cấp và chủ động hỏi hàng hay nghiên cứu các bản chào hàng để đi đến các quyết định lựa chọn.
Với hình thức gọi thầu cung cấp, Cơng ty sẽ lựa chọn đối tác nào đưa ra các điều kiện phù hợp với yêu cầu của Công ty nhất. Cách thức mời thầu: mời hồ sơ, lựa chọn người trúng thầu diễn ra theo đúng trình tự mà luật quy định.
Với cách thứ hai, trước hết Công ty tiến hành hỏi hàng, tức là yêu cầu đối tác nước ngồi cung cấp thơng tin chi tiết về hàng hố, quy cách, phẩm chất, giá cả, số lượng, bao bì, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toán và các điều kiện thương mại khác nhằm mục đích cơ bản là để nhận được báo giá với thông tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận được hỏi hàng của Công ty, bên đối tác sẽ đưa ra chào hàng hay báo giá với nội dung chi tiết như tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao nhận hàng, cùng một số điều kiện khác như bao bì, kí mã hiệu, … Thơng thường Cơng ty nhận được những chào hàng cố định nên thời gian giao dịch được rút ngắn. Những chào hàng này thường đầy đủ các điều khoản, nội dung như một hợp đồng do bên đối tác nước ngoài soạn thảo. Từ đó Cơng ty sẽ phân tích thiệt hại và lợi ích của chào hàng để quyết định xem có nên chấp nhận hay khơng. Hầu hết các chào hàng Công ty đều phải thoả thuận lại, thông thường các điều khoản cần phải thoả thuận lại đó là giá cả, các điều khoản về thanh toán, địa điểm nhận hàng, …
Vì vậy mà các bên phải đàm phán với nhau để đưa ra những thống nhất chung. Thơng thường Cơng ty hay sử dụng hình thức đàm phán gián tiếp như fax, email,
38
chỉ với những trường hợp cần thiết thì Cơng ty mới sử dụng hình thức đàm phán qua điện thoại vì phí tổn điện thoại giữa các nước rất cao, hạn chế về mặt thời gian, … Riêng đối với hình thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp Cơng ty rất hiếm khi sử dụng bởi vì hình thức này quá tốn kém, đồng thời cần phải có cán bộ am hiểu về nghiệp vụ, về máy móc, thiết bị và đặc biệt là đối phương, cán bộ nghiệp vụ cũng phải có tài ứng biến và có thể đưa ra các quyết định ngay tại chỗ khi thấy cần thiết. Đây là bước mà Cơng ty cũng gặp khơng ít khó khăn, nếu nhanh thì q trình giao dịch, đàm phán này cũng phải kéo dài trong thời gian khoảng 1 tháng, ngồi ra có thể kéo dài lâu hơn.
2.3.3. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.3.1. Mở L/C
Vì phương thức thanh tốn chủ yếu của Công ty là phương thức thanh tốn bằng thư tín dụng nên để thanh tốn tiền hàng Cơng ty tiến hành nghiệp vụ mở L/C (Letter of Creadit).
Trong hợp đồng nhập khẩu, Cơng ty và đối tác nước ngồi đã thoả thuận mở L/C tại các ngân hàng nào thì sau khi ký hợp đồng Cơng ty chuẩn bị các giấy tờ cần thiết mang đến ngân hàng đó để làm thủ tục mở L/C. Ngân hàng mà Công ty thường mở L/C là Vietcombank, Ngân hàng Công Thương chi nhánh Hai Bà Trưng.
Sau khi nhận được hợp đồng đã ký kết, cán bộ phịng ban XNK sẽ chuẩn bị cho cơng tác mở L/C. Tuy nhiên, để tránh những sai sót xảy ra cũng như tốn các khoản chi phí khơng cần thiết thì trước khi tiến hành thủ tục mở L/C tại ngân hàng Công ty sẽ làm một bản L/C mẫu và gửi cho bên đối tác để họ tiến hành đối chiếu với hợp đồng, nếu có sai sót gì thì hai bên sẽ cùng thảo luận và sửa chữa lại cho hoàn chỉnh đến khi hai bên đều đồng ý với bản L/C mẫu.
Tiếp đó, cán bộ phịng ban XNK sẽ đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C, căn cứ vào bản L/C mẫu và hợp đồng nhập khẩu mà tiến hành điền vào mẫu đơn những thông tin cần thiết. Khi đã kiểm tra mọi thơng tin trong mẫu đơn đã chính xác, cán bộ phòng ban XNK sẽ chuyển bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng đã ký kết, phương án kinh doanh, đơn xin mở L/C cho phịng tài chính-kế tốn (TC-KT).
Khi nhận được bộ hồ sơ từ phòng ban XNK gửi qua, trưởng phòng TC-KT tiến hành kiểm tra và xem xét. Nếu đạt thì phịng TC-KT trình Giám Đốc duyệt đơn xin mở L/C. Sau khi nhận được bộ hồ sơ xin mở L/C đã phê duyệt, cán bộ phòng TC-KT tiến hành làm thủ tục mở L/C tại ngân hàng và nhận từ ngân hàng L/C gốc. Sau đó photo ra và chuyển cho phịng ban XNK 01 bản L/C, phòng ban XNK khi nhận được một bản sao L/C đó sẽ xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu của mình để đảm bảo rằng L/C hồn tồn phù hợp với hợp đồng và với yêu cầu
39
ban đầu. Nếu có bất kỳ một sự sai lệch nào, phịng ban sẽ thơng báo ngay cho ngân hàng mở L/C để có điều chỉnh, sửa đổi, …
2.3.3.1. Thuê phương tiện vận tải
Đối với mặt hàng phụ tùng ơ tơ, máy móc, thiết bị, … kể cả trong ngành cũng như ngồi ngành, Cơng ty thường nhập khẩu bằng đường tảu biển và theo giá CIF, do đó nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải thuộc về bên đối tác nước ngoài.
Tuy nhiên cũng có một số trường hợp Công ty nhập khẩu theo giá FOB. Những trường hợp này thường là do nếu nhập khẩu theo giá CIF sẽ cao hơn rất nhiều so với việc nhập khẩu theo giá FOB, do đó Cơng ty đã chấp nhận mua theo giá FOB tức là Cơng ty phải có nghĩa vụ th phương tiện vận tải để chở hàng nhập khẩu.
Việc thuê phương tiện vận tải, lưu cước địi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thơng tin về tình hình thị trường và tinh thơng các điều kiện như CIF, FOB, … Do đó Cơng ty thường ủy thác việc th phương tiện vận tải và lưu cước cho một Công ty chuyên về nghiệp vụ này thông qua hợp đồng uy thác. Một số Cơng ty mà có quan hệ giao dịch đó là: Cơng ty Cổ phần Vận tải và thuê tàu biển Việt Nam (Vitranschart JSC), dịch vụ môi giới thuê tàu và đại lý hàng hải (Vinatrans), …
2.3.3.2. Mua bảo hiểm hàng hóa
Đa phần hàng hố nhập khẩu của Cơng ty là được chuyên chở bằng tàu biển, nên rủi ro là rất cao. Vì vậy phải tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu. Trong các hợp đồng nhập khẩu của Công ty thì hầu hết nghĩa vụ mua bảo hiểm thuộc về nhà cung cấp nước ngoài. Chỉ với một số hợp đồng nhập khẩu Công ty mua theo điều kiện FOB, CFR thì Cơng ty phải liên hệ với Công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho hàng hố mà mình nhập về.
2.3.3.3. Làm thủ tục hải quan
- Hồ sơ hải quan
Khi làm thủ tục hải quan, Công ty phải chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan để gửi hải quan cửa khẩu đọc lập theo theo luật hải quan và các quy định hiện hành của tổng cục hải quan bao gồm:
+ Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: 02 bản chính + Hợp đồng mua bán hàng hóa: 01 bản sao
+ Hóa đơn thương mại: 01 bản chính + Vận đơn: 01 bản sao
40
+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: 01 bản cính
+ Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa: 01 bản chính
Đây là bộ hồ sơ xuất trình cho hải quan, hải quan căn cứ vào đó để kiểm tra và tính thuế nhập khẩu cho hàng hóa nên u cầu nhân viên nhận hàng của Công ty khai báo đầy đủ, chính xác những nội dung ghi trên tờ khai hải quan mẫu. Người khai hải quan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai báo trên tờ khai hải quan.
- Tiến hành làm thủ tục hải quan
Sau khi đã lập bộ hồ sơ hải quan và hàng hóa đã về tới nơi, Cơng ty tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng vừa nhập về, theo đúng những quy định về làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu. Cán bộ giao nhận hàng hóa của Cơng ty thực hiện những bước sau:
+ Nộp bộ hồ sơ hải quan và làm thủ tục khai báo hải quan về lô hàng nhập khẩu.
+ Nhận thơng báo thuế (tạm tính) từ bộ phận thuế hải quan. + Xin kiểm hóa hàng nhập khẩu.
+ Nhận tờ khai hải quan đã hồn thành thủ tục. Sau đó nếu khơng phải tính lại thuế thì tiến hành thanh lý tờ khai hải quan, nếu phải tính lại thuế thì sau khi nhận được biên lai giám định (C/O) gốc nộp cho cơ quan thuế hải quan để thanh lý tờ khai hải quan.
2.3.3.4. Nhận hàng
Trước 1-2 ngày khi làm thủ tục hải quan, cán bộ của Cơng ty liên hệ phịng điều độ cảng chuyển container sang bãi kiểm hóa, nhân viên điều độ cảng đóng dấu hạ bãi kiểm hóa vào tờ D/O và ghi ngày hạ bãi. Cán bộ Công ty đem theo 1 bản D/O ghi mã số thuế Công ty, 1 bản giấy mượn container đóng tiền tại thương vụ cảng để lấy 2 bản phiếu EIR. Sau khi lấy được tờ khai hải quan, nhân viên xuất nhập khẩu cầm tờ khai và 1 bản D/O đến đối chiếu. Cơng chức đóng dấu vào tờ D/O.
Sau đó đến Hải Quan bãi thanh lý. Hồ sơ gồm: ✓ Tờ khai hải quan đã thông quan
✓ 1 bản D/O đã có dấu đối chiếu và ghi số tờ khai
✓ Số kiện, số ký, số tiền nguyên tệ, số xe lấy hàng cùng với 1 phiếu EIR. Hải quan bãi đã đóng dấu vào phiếu EIR
41
Lấy phiếu EIR đã đóng dấu giao cho lái xe vào lấy container. Sau khi lấy container, nhân viên giao nhận lập phiếu bàn giao container cho lái xe chở về kho Công ty và thông báo ngày hết hạn cược container, nơi trả container.
2.3.3.5. Kiểm tra, giám định
Sau khi làm các thủ tục nhận hàng xong, Công ty sẽ tiến hành kiểm hàng, khi kiểm hàng thấy tổn thất hay hàng giao không đúng về mặt chất lượng và số lượng đã quy định bên trong hợp đồng ngoại thương, Công ty phải lập biên bản giám định hàng hố, trong đó ghi rõ ngày tháng kiểm tra hàng, thiếu hàng hay phẩm chất, chất lượng của hàng khơng đúng, đóng gói, bao bì của hàng không đạt chất lượng, … Khi lập biên bản giám định phải có sự chứng kiến của đại diện nhà cung cấp, sau đó phải yêu cầu họ xác nhận, ký vào biên bản để sau này làm căn cứ khiếu nại, (trong phần lớn các trường hợp đều có sự chứng kiến của các cơ quan kiểm định).
2.3.3.6. Làm thủ tục thanh toán
Nếu hợp đồng quy định thanh tốn bằng L/C thì khi bộ chứng từ gốc từ nước ngồi về đến ngân hàng, Cơng ty cần kiểm tra chứng từ cẩn thận, nếu chứng từ hợp lệ, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hố, Cơng ty khơng thấy có sự thiếu sót thì sẽ tiến hành thanh toán.
Phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty là bằng L/C. Theo quy định, nhà xuất khẩu phải trình bộ chứng từ thanh tốn để nhận được tiền thanh tốn. Thơng thường, Cơng ty tiến hành thanh toán một lần 100% giá trị hợp đồng khi đã hoàn tất nghiệp vụ về kiểm tra chứng từ và khi bộ chứng từ đã hoàn toàn hợp lệ. Tuy nhiên cũng có những hợp đồng mà Cơng ty chỉ thanh tốn 90% trị giá bằng L/C, số cịn lại Cơng ty sẽ thanh toán với nhà xuất khẩu theo phương thức quy định trong hợp đồng (thường là phương thức TT). Cơng ty cịn phải thanh tốn cho ngân hàng những khoản phí như các phí liên quan đến việc thanh tốn bằng L/C mà ngân hàng quy định.
Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình Cơng ty sẽ cố gắng củng cố, thiết lập uy tín của mình với bạn hàng. Khi đã có sự tin tưởng lẫn nhau, Cơng ty có thể u cầu họ tạo điều kiện trong khâu thanh toán như sử dụng L/C không huỷ ngang, trả chậm hoặc D/A. Việc trả chậm tiền hàng sẽ giúp cho Cơng ty có thời gian thu hồi vốn kinh doanh trong nước, giảm được lãi suất tiền vay ngân hàng.
42
2.3.3.7. Bảo hành, khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Khi nhà cung cấp vi phạm những điều quy định đã ký kết trong hợp đồng, phòng kinh doanh thực hiện nhiệm vụ khiếu nại, đòi bồi thường tổn thất do vi phạm hợp đồng gây ra và tính thưởng phạt giao hàng. Ví dụ như theo quy định của Cơng ty, nếu giao hàng chậm thì sẽ phạt bên cung cấp 0.5% giá trị hợp đồng trong 2 tuần đầu tiên, nếu xếp hàng xong trước thời hạn sẽ được hưởng 50% mức phạt mỗi ngày. Mọi phát sinh từ hợp đồng hầu hết đều được Công ty thương lượng với đối tác nước ngoài để tránh xảy ra sự việc khiếu nại lên trọng tài thương mại hay tịa án kinh tế vì như vậy sẽ rất tốn kém và mất nhiều thời gian.
Trên thực tế, trong suốt những năm hoạt động Công ty đã không để xảy ra bất cứ vụ khiếu nại nào, điều này đã giúp Công ty khơng có những căng thẳng trong mối quan hệ làm ăn với các đối tác nước ngoài.