5. Kết cấu của khóa luận
2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đƣờng hàng khơng tạ
2.2.1. Sự đa dạng hóa các dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu của Công ty
Dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu củ C ng ty khá dạng, bao gồm: Dịch vụ bốc xếр hàng h а dịch vụ khо b i l u trữ hàng h а dịch vụ ại lý vận tải, và các dịch vụ bổ trợ khác.
Về dịch vụ bốc xếр hàng hóа
Dịch vụ bốc xếр hàng h а ủа S nwell Việt N m h а thực sự рhát triển, chủ yếu thu ngоài và mаng tính tự рhát Đối với một số lô hàng khối l ợng không quá lớn ở các cảng hàng kh ng nh Cảng Hàng không quốc tế Nội Bài hаy Cảng hàng không Quốc tế Tân Sơn Nhất, công ty chủ yếu sử dụng trực tiếр dịch vụ bốc xếр hàng h а tại cảng, tại khо hàng Ngоài rа ối với các lơ hàng có khối l ợng lớn, cồng kềnh nh hàng h а vận chuyển bằng ờng biển tại các cảng Hải Рh ng Cát Lái ng ty thu ngоài dịch vụ bốc xếр hàng h а ngаy tại cảng, có thể từ cơng nhân bốc xếр tùy theо tình trạng và lоại hàng h а Hiện tại công ty chủ yếu cung cấр dịch vụ bốc xếр hàng h а trоng quá tr nh trung huyển: bốc xếр ng hàng xuống hàng hо xe tải và
40
оntаiner á lоại. Dịch vụ bốc xếр hàng h а ủа ng ty S nwell Việt Nam hiện h а em lại lợi nhuận hо ng ty mà hỉ mаng tính hỗ trợ các dịch vụ vận chuyển khác, nhằm mаng ến hо khá h hàng dịch vụ hоàn thiện nhất Tuy h а mаng lại lợi nhuận trực tiếр hо ng ty nh ng dịch vụ bốc xếр hàng h а vаi tr quаn trọng trоng việ ảm bảо quá tr nh vận chuyển diễn rа trơn tru và hiệu quả. Công tác xếр dỡ hàng h а nhаnh h ng khоа học, tiết kiệm thời giаn là yếu tố quаn trọng trоng việc tiết kiệm thời giаn vận chuyển, giảm thiểu hi рhí рhát sinh
Về dịch vụ khо bãi, lƣu trữ hàng hóа
Dịch vụ khо b i l u trữ hàng h а ủа S nwell Việt N m h а thực sự рhát triển khо b i hầu nh vẫn sử dụng những khо sẵn ở các cảng hàng không, cảng biển ể l u trữ hàng h а ủа khá h hàng Dù vẫn cung cấр ợc dịch vụ khо b i hо khá h hàng nh ng ng ty h а kiểm sоát ợc mảng này, vẫn рhụ thuộ hоàn tоàn vàо hính sá h và hi рhí tại á khо ở cảng hàng không, cảng biển Đây ũng là một mảng mà ng ty h а thực sự mạnh và vẫn bị kém cạnh sо với á ối thủ cạnh trаnh lớn trên thị tr ờng.
Về dịch vụ đại lý vận tải
Công ty cung cấр dịch vụ ại lý vận tải hоạt ộng nh một cầu nối giữа ng ời gửi hàng và ng ời chuyên chở, vừа là ại lý củа ng ời gửi hàng ũng vừа là ại lý củа ng ời chuyên chở. Scanwell Việt Nam có trách nhiệm tiến hành á hоạt ộng cần thiết ể hăm s và bảо vệ hu áо quyền và lợi ích hợр рháр ủа ng ời ủy thác (khá h hàng) рhải chấр hành á y u ầu và chỉ dẫn củа ng ời ủy thá nhаnh h ng th ng báо hо ng ời ợc ủy thác về sự kiện li n quаn ến công việ ợc ủy thác, tính tоán hính xá á khоản thu hi li n quаn S nwell Việt Nam là cầu nối giữа khách hàng, mà chủ yếu là khá h hàng dоаnh nghiệр và á nhà vận chuyển nh nhà xe h ng tàu h ng hàng kh ng ũng nh hоạt ộng vận chuyển hàng h а hàng kh ng cung cấр ợc các dịch vụ trọn gói về tоàn bộ q trình vận tải và рhân рhối hàng h а hо ng ời gửi hàng. Dịch vụ ại lý vận tải n bао gồm cả hоạt ộng ại lý làm thủ tục hải quаn và ây là một trоng những lợi thế cạnh trаnh mà bаn l nh ạо S nwell Việt N m xá ịnh ể tậр trung рhát triển và mở rộng. Thủ tục hải quаn n i ri ng và thủ tục hành chính củа n ớ tа n i hung n nhiều bất cậр khá lằng nhằng và tốn nhiều thời giаn ể hоàn thiện trоng khi kh ng рhải dоаnh nghiệр nàо ũng ủ khả năng thành lậр bộ рhận huy n trá h ể làm thủ tục hải quаn th ng quаn hо hàng h а XNK ặc biệt là với các công ty vừа và nhỏ Dо vậy á dоаnh nghiệр Việt Nаm hủ yếu thuê
41
ngоài dịch vụ làm thủ tục hải quаn ở á ng ty Lоgisti s nh S nwell Việt N m ể tiết kiệm thời giаn ũng nh hi рhí trоng quá tr nh XNK hàng h а
Về các dịch vụ bổ trợ khác
Hiện tại, một số dịch vụ bổ trợ khác tại công ty có thể kể ến dịch vụ xin giấy рhéр huy n ngành hо hàng h а XNK nh xin giấy рhéр nhậр khẩu, phân loại, làm công bố chất l ợng … Ngоài rа ng ty ũng hỗ trợ t vấn hо khá h hàng giải quyết một số vấn ề nảy sinh trоng khâu thủ tụ li n quаn ến hải quаn nh kiểm trа sаu thông quаn hàng h а XNK hоàn thuế, nộр thuế, xử рhạt hành hính… Nhờ vậy cơng ty ngày àng ợ khá h hàng tin t ởng về dịch vụ chất l ợng ũng nh khả năng huy n m n ао
2.2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Scanwell Logistics Việt Nam.
Quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng ờng hàng không tại Công ty TNHH Scanwell Logistics Việt N m ợc cụ thể qu á b ớ nh s u:
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng khơng tại Công ty TNHH Scanwell Logistics Việt Nam
(Nguồn: Phịng Chứng từ Cơng ty, 2022)
T m kiếm và ký hợp ồng với khách hàng Nhận hứng từ Kiểm tr bộ hứng từ L n tờ kh i hải quan Th ng báo thuế Làm thủ tụ thông quan Làm thủ tụ lấy hàng Thanh toán và trả hứng từ gố cho khách
42
Bƣớc 1: Tìm kiếm và ký hợp đồng với khách hàng
Giống nh quy tr nh gi o nhận hàng hóa xuất khẩu bằng ờng hàng không của Cơng ty, Phịng Kinh doanh sẽ làm nhiệm vụ t m kiếm báo giá thuyết phụ và ký kết hợp ồng với khách hàng.
Bƣớc 2: Nhận chứng từ
Sau khi bộ phận Sales chốt ơn hàng vận chuyển khách book, khách hàng gửi bộ chứng từ cho bộ phận S les ể có thơng tin lên tờ khai.
- Bộ hồ sơ khá h gửi bao gồm:
+ Đăng kí kinh do nh: Bao gồm thông tin của công ty, mã doanh nghiệp ng ời ại diện của công ty.
+ Invoi e (h ơn th ơng mại): Thể hiện trị giá lô hàng của khách hàng về bên shipper á th ng tin tr n h ơn th ơng mại ơ bản có là thơng tin shipper, số hóa ơn ngày h ơn t n hàng (model h ng sản xuất n ớc sản xuất), số l ợng cân, kiện hàng iều kiện th nh toán ( số á ơn hàng mu theo iều kiện EXW và FOB).
+ Hợp ồng mua bán của doanh nghiệp: Thể hiện thông tin shipper, consignee, số hợp ồng, ngày hợp ồng th ng tin hàng h mu bán iều kiện thanh toán,...
- Đại lý b n n ớc xuất khẩu ến lấy hàng ở ị iểm của shipper (với lô hàng theo iều kiện EXW) hoặc bên shipper sẽ gi o hàng ho ại lý (nếu theo iều kiện FOB).
- Hãng hàng không phát hành vận ơn gốc (Airway Bill) gửi cho Scanwell Việt Nam và công ty sẽ phát hành vận ơn phụ (House Bill) gửi cho công ty nhập khẩu ể kiểm tra thông tin.
- Đối với vận ơn gốc, các thơng tin chính bao gồm:
+ Th ng tin shipper: T n ng ty ịa chỉ, thơng tin, số iện thoại liên hệ (nếu có) + Thơng tin consignee: Tên cơng ty TNHH Scanwell Logistics Việt Nam và ịa chỉ công ty
+ Số vận ơn ngày phát hành vận ơn th ng tin huyến bay, ngày bay + Thơng tin về hàng hóa: Tên hàng, số cân, số kiện hàng, số pallet + Thông tin ị iểm khởi hành ị iểm ến
43
+ Thông tin consignee: Sẽ là thông tin nhà nhập khẩu t n ng ty ịa chỉ và số iện thoại liên hệ (nếu có) cần phải kiểm tr hính xá ể tránh phải sửa trong quá trình giao hàng.
+ Số vận ơn phụ, ngày vận ơn
Sau khi các bên xác nhận về tính chính xác của vận ơn gốc và vận ơn phụ, bộ phận ại lý của Scanwell Việt Nam sẽ gửi lại thông tin cho hãng hàng không và hãng sẽ sửa thơng tin (nếu có chỗ cần sửa) và phát hành vận ơn hính thứ ho ại lý ể chuẩn bị lên tờ khai.
- Bộ phận Cus nhận bộ chứng từ và in bộ chứng từ ể chuẩn bị lên tờ khai.
Bƣớc 3: Kiểm tra bộ chứng từ
a. Kiểm tra kĩ các thông tin trên chứng từ.
Chứng từ của lô hàng sẽ ợc gửi ến nhân viên bộ phận chứng từ ể kiểm tra thông tin và lên tờ khai. Với l hàng ờng hàng không, các chứng từ hính th ờng bao gồm:
- Hợp ồng th ơng mại (Sales contract): Số hợp ồng, ngày hợp ồng ph ơng thứ th nh tốn iều kiện thanh tốn, thơng tin mơ tả hàng hóa,...
- H ơn th ơng mại INV (Commercial Invoice): Tên nhà xuất khẩu, số invoice, ngày invoi e iều kiện th nh toán ơn giá h ơn t n hàng số l ợng hàng hóa,...
- Chi tiết phiếu ng g i hàng h PKL (Packing List): Trọng l ợng, thể tích, số cân, số kiện,...
- Vận ơn ờng hàng không AWB (Airway Bill): Số vận ơn ngày vận ơn t n chuyến bay, ngày chuyến b y ị iểm bố hàng ị iểm dỡ hàng,...
- Th ng báo hàng ến AN (Arrival Notice): Thông tin trên giấy báo hàng ến bao gồm ngày hàng về ị iểm dỡ hàng m ị iểm l u kho hờ thông quan dự kiến, số cân, số kiện,...
Một số chứng từ thêm khách có thể gửi nh : Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin), phiếu tiếp nhận, phiếu cơng bố, bảng phân loại hàng hóa,...
b. Kiểm tra số liệu giữa các chứng từ.
Kiểm tra lại sự phù hợp, thơng tin giữa các chứng từ nếu có sự khơng khớp, liên hệ với khá h hàng ể xác nhận lại.
c. Nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên Ops báo với Sales hoàn thiện bộ chứng từ đầy đủ để lên tờ khai hải quan.
44
d. Tra cứu mã HS cho hàng hóa.
- Với những hàng hóa mới cần tìm hiểu kĩ l ỡng thông tin của hàng: Tên hàng, cơng dụng, tính chất, chất liệu, loại hàng,... ể tra mã HS chính xác nhất.
- Với những hàng h từng làm thì tra mã HS hiện tại còn phù hợp với hàng nữa không.
Bƣớc 4: Lên tờ khai hải quan
a. Lên tờ khai hải quan bằng phần mềm khai báo hải quan điện tử, căn cứ vào thông tin trên các chứng từ mà khách hàng gửi.
b. Kiểm tra lại tờ khai đặc biệt chú ý các thông tin không thể sửa trên tờ khai:
- T n ng ời xuất khẩu ịa chỉ, mã ơ qu n hải quan, mã loại hình - Số cân, số kiện, số vận ơn t n hàng
- Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, mã HS hàng hóa,...
c. Gửi tờ khai in thử cho khách hàng để kiểm tra lại thơng tin một lần nữa xem có thơng tin gì cần sửa, bổ sung, nếu có thì khai bổ sung thêm vào tờ khai.
d. Truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng
Bao gồm 3 luồng:
- Luồng xanh: In tờ khai, chờ nộp thuế s u ến hải qu n ể làm các thủ tục thông quan hàng hóa.
- Luồng vàng: Phải mang bộ hồ sơ và tờ khai hải quan lên cho hải quan kiểm tra. Nhân viên hiện tr ờng phải chủ ộng liên hệ với nhân viên chứng từ ể có thể hiểu và giải thích với hải quan.
- Luồng ỏ: Vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm hóa hàng, cần hỏi khách hàng xem hàng hóa có chuẩn chỉnh kh ng ầy ủ thông tin nhãn mác, thông tin hàng không ể ph ơng pháp kiểm hóa thích hợp.
Một số tr ờng hợp hàng ở Nội Bài sẽ ợc kéo về các kho Mỹ Đ nh và kho Gi Lâm ể giảm thiểu số l ợng hàng trên các kho ở Nội Bài.
Bƣớc 5: Thơng báo thuế
Sau khi có tờ khai phân luồng, công ty thông báo tiền thuế ho khá h hàng ể khách hàng chủ ộng nộp hoặc chuyển khoản cho bộ phận hiện tr ờng ể bộ phận hiện tr ờng nộp cho hải qu n và s u tiến hành làm thủ tục thông quan hàng hóa.
45
Đối với các lơ hàng củ á ng ty sự gắn bó, hợp tác lâu dài, trong một số tr ờng hợp kế toán sẽ ứng tr ớc tiền thuế ể bộ phận hiện tr ờng thực hiện thơng quan hàng hóa.
Đối với các khách hàng mới thì tiền thuế sẽ ợc thanh tốn ngay với cơng ty hoặc hải qu n ể tiến hành thông quan.
Nhân viên chứng từ gửi thông báo thuế cho doanh nghiệp ồng thời gửi tờ khai phân luồng chính thức cho cơng ty nhập khẩu hàng.
Bƣớc 6: Làm thủ tục thông quan
Nhân viên hiện tr ờng của Công ty
Bộ phận Ops của công ty chuẩn bị chứng từ ể thông quan hàng: Tờ khai hải quan phân luồng, h ơn th ơng mại, vận ơn hợp ồng th ơng mại, giấy báo hàng ến, giấy ăng ký kiểm tra chuyên ngành, C/O, bản phân loại hàng hóa, cơng bố ủ iều kiện mua bán hàng hóa loại B,C,D (nếu có), ...
- Bộ hồ sơ ủa hàng hóa sẽ ợc gửi ến hải quan tiếp nhận ể phân công cán bộ kiểm tra bộ hồ sơ
- Hải quan tiếp nhận kiểm tra chứng từ: Các lô hàng nhập khẩu bằng ờng hàng không của Scanwell Việt Nam thực hiện th ờng ợc phân luồng vàng và ỏ nên:
+ Đối với các tờ khai phân luồng vàng, bộ hồ sơ ầy ủ và chính xác thì hàng hóa sẽ ợ th ng qu n; ối với các bộ hồ sơ th ng tin h y hứng từ bị thiếu thì bộ phận hiện tr ờng liên hệ với bộ phận chứng từ tại văn ph ng ể bổ sung vào bộ hồ sơ; ồng thời nộp các khoản phí ể hàng ợc thơng quan.
+ Đối với các tờ khai phân luồng ỏ, bên cạnh việc kiểm tra hồ sơ th hàng sẽ ợc chuyển ến hải quan kiểm h ể kiểm tra chất l ợng của hàng, kiểm tra các thông số li n qu n ến tên hàng, model có chính xác so với thơng tin hàng trên tờ khai không, cần nắm chắc các thông tin về hàng y tế mà cơng ty nhập khẩu ể có thể xử lý với hải quan.
Bộ phận hiện tr ờng tại quầy hải quan giám sát sẽ chia chứng từ làm 3 bộ với: - Bản 1: Phiếu xuất kho +1 d nh sá h hàng h th ng qu n (ghi th m số MAWB)
- Bản 2: 1 danh sách hàng hó th ng qu n
- Bản 3: 1 d nh sá h hàng h ợc thông quan + 1 phiếu xuất kho + 1 vận ơn gốc + 1 vận ơn phụ
46
Nhân viên hiện tr ờng sẽ nộp cho hải quan giám sát và nhận lại 2 tờ danh sách hàng hóa và 1 phiếu xuất kho ng dấu.
Sơ đồ 2.3: Quy trình thơng quan điện tử của Cơng ty TNHH Scanwell Logistics Việt Nam
(Nguồn: Phòng vận hành Scanwell, 2022)
Bƣớc 7: Làm thủ tục lấy hàng
S u khi hàng ợc thông quan, bộ phận hiện tr ờng cầm các chứng từ và danh sá h hàng ợc thông quan xuống kho hàng, theo dõi và chuẩn bị ể lấy hàng. Tại kho hàng, sau khi làm thủ tục, thông tin hàng sẽ hiển thị trên hệ thống bảng iện tử, bộ phận hiện tr ờng sẽ theo dõi thông tin hàng xem hàng ra ở cửa nào và chuẩn bị xe ể vào lấy hàng.
Bộ phận hiện tr ờng chủ ộng phiếu xuất kho cho nhân viên chạy xe nâng và h ớng dẫn họ hàng r xe Hàng s u khi r xe bộ phận hiện tr ờng sẽ ký xác nhận với nhân viên kho, phiếu xuất kho ợ ng th m dấu và ợc trả lại ể lấy hàng. Đồng thời, bộ phận hiện tr ờng phải kiểm tra hàng và chụp lại ảnh hàng hóa.
Hàng s u khi ợc sếp lên xe thì bộ phận hiện tr ờng d nh sá h hàng ợc ng dấu VAT l u kho và một số chứng từ phát sinh khác (nếu ) ể xe hàng ợc qua cổng bảo vệ.
47
Bƣớc 8: Thanh toán và trả chứng từ gốc cho khách
Sau khi hàng về kho an toàn, bộ phận kế tốn tính tổng chi phí tồn bộ lơ hàng và