5. Kết cấu của khóa luận
2.3. Thực trạng về dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đƣờng hàng
2.3.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận (yếu tố bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp).
2.3.4.1. Nhân tố khách quan.
M i tr ờng pháp luật:
Liên qu n ến những yêu cầu ối với hàng hóa - vật t ti u hao, hàng cần có phân loại mứ ộ rủi ro A, B, C, D và hàng nếu có mứ ộ rủi ro cao phải xin giấy phép nhập khẩu thì mới có thể nhập khẩu hàng về Việt N m Do sự ảnh h ởng của những quy ịnh với mặt hàng tá ộng ến quá trình giao nhận hàng nhập khẩu cho các khách hàng của công ty. Trong quá trình thực hiện hoạt ộng giao nhận hàng nhập khẩu, Scanwell ũng ung ấp các dịch vụ li n qu n ến phân loại, giấy phép nhập khẩu, công bố,... Trong một số tr ờng hợp khá h hàng h nắm rõ ợ quy tr nh ể nhập khẩu và giao nhận hàng một cách hiệu quả làm ảnh h ởng ến tiến ộ giao nhận. Một số vấn ề mà Scanwell gặp phải khi giao nhận hàng nhập khẩu do ảnh h ởng của
54
m i tr ờng pháp luật nh : sự th y ổi về những ng văn li n qu n ến hàng, sự thay ổi về yêu cầu ể có thể nhập hàng làm cho tiến ộ giao nhận hàng bị chậm.
Thứ hai, sự chi phối của luật lệ li n qu n ến giao nhận bằng ờng hàng không. Sự ổn ịnh của luật lệ hàng khơng chính là yếu tố góp phần duy trì sự ổn ịnh của hoạt ộng giao nhận hàng nhập khẩu. Bao gồm: Luật hàng không dân dụng Việt Nam ban hành năm 1992; Điều lệ vận chuyển hàng hóa quốc tế của hãng hàng không quốc gia Việt N m b n hành năm 1993; Luật th ơng mại năm 2005; Nghị ịnh 30/2013/NĐ-CP về kinh doanh vận chuyển hàng không và hoạt ộng hàng kh ng hung; Th ng t 81/2014/TT-BGTVT quy ịnh về việc vận chuyển hàng không và hoạt ộng hàng không chung;... Bên cạnh những quy ịnh luật lệ hàng khơng quốc gia thì luật lệ quốc tế ũng rất quan trọng bởi hoạt ộng giao nhận không chỉ liên qu n ến ối tá n ớc ngoài mà n n li n qu n ến quá trình vận chuyển quốc tế. Sự ảnh h ởng trong chế ộ chính trị của quố gi h y sự b n hành văn bản luật mới tá ộng ến mức thuế của hàng từ làm ho quá tr nh gi o nhận bị trì hỗn và thực hiện chậm hơn so với yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, trong suốt hơn 14 năm hoạt ộng thì Scanwell nói chung và bộ phận ại lý của cơng ty nói riêng ln coi trọng và tìm hiểu sự th y ổi của luật pháp ể có thể áp ứng yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất và áp ứng về tố ộ, thời gian cho khách hàng.
M i tr ờng chính trị, xã hội
Trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng ờng hàng khơng thì mơi tr ờng chính trị - xã hội ảnh h ởng lớn ến quá trình giao nhận. Tại Việt Nam, tình hình chính trị - xã hội ổn ịnh nhà n ớc luôn tạo iều kiện cho các doanh nghiệp phát triển Cá hính sá h li n qu n ến thú ầy hoạt ộng th ơng mại quốc tế, các chính sách hỗ trợ về mặt kinh tế cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu là yếu tố quan trọng giúp cho hoạt ộng của công ty ngày càng phát triển hơn
Hoạt ộng giao nhận của Scanwell bên cạnh tá ộng củ m i tr ờng chính trị - xã hội Việt Nam thì cịn bị ảnh h ởng bởi chính trị - xã hội ở á n ớc mà công ty phối hợp làm ại lý ể giao nhận hàng. Tại Châu Á á ại lý mà Scanwell th ờng xuyên hợp tá ể giao nhận hàng gồm Trung Quốc, Singapore, Nhật Bản, Hàn Quốc,... Tại Châu Âu, các quố gi nh : Mỹ, Hy Lạp Đứ Anh Pháp … là á ại lý mà công ty th ờng xuyên hợp tác. Có thể thấy, chính trị - xã hội tại các quố gi này t ơng ối ổn ịnh, nền kinh tế phát triển mạnh, xã hội văn minh tiến bộ, những yếu tố này quyết ịnh ến sự thành công hiệu quả áng tin ậy vào dịch vụ mà á ại lý cung cấp ũng
55
nh n giúp ho tiến trình giao nhận tại n ớ ngoài ợc thực hiện nh nh h ng hơn nữa.
M i tr ờng tự nhiên
M i tr ờng tự nhiên là yếu tố bất khả kháng trong q trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Các mặt hàng mà Scanwell thực hiện ợc nhập khẩu từ cả á n ớc ở Châu Á và Châu Âu, bên cạnh vận chuyển bằng ờng biển thì hoạt ộng giao nhận thực hiện bằng ờng hàng khơng chiếm số. Chính vì thế, tá ộng bởi iều kiện tự nhiên là khó tránh khỏi, q trình vận chuyển từ á n ớc về ến Việt Nam gặp phải những iều kiện bất khả kháng do thời tiết xấu. Các vấn ề xảy r nh : huyến bay bị trễ, chuyến bay phải dời lịch,... ảnh h ởng ến thời gian giao nhận hàng hóa, thời gian thơng quan và giao nhận hàng cho khách hàng bị ảnh h ởng. Bên cạnh những chi phí phát sinh li n qu n ến kho bãi, bảo quản ũng là vấn ề mà Scanwell gặp phải trong quá trình thực hiện hoạt ộng giao nhận hàng cho khách. Có thể thấy rằng, yếu tố m i tr ờng tự nhiên có ảnh h ởng lớn ến q trình giao nhận hàng hóa của Cơng ty.
M i tr ờng công nghệ
Sự phát triển của công nghệ, khoa học - kĩ thuật tá ộng mạnh mẽ ến hoạt ộng giao nhận hàng hóa bằng ờng hàng không của Công ty. Nếu tr ớ ây có sự thiếu thốn máy móc, thiết bị ể bốc xếp, vận chuyển hàng hóa, mọi cơng việc phụ thuộc hoàn toàn vào sức lực củ on ng ời khiến cho tiến ộ giao nhận hàng bị chậm, thời gian cung cấp cho khách hàng chậm. Tuy nhiên, thời ại công nghệ 4 0 nh hiện nay, quá trình giao nhận ợc tiến hành nhanh chóng, hiệu quả nhờ ứng dụng những phát minh hiện ại vào á gi i oạn của quá trình giao nhận. Tại công ty TNHH Scanwell Logistics Việt Nam, các bộ phận phối hợp với nhau hiệu quả, các bộ phận chứng từ, bộ phận Sales, bộ phận hiện tr ờng, bộ phận ại lý ều liên kết với nhau nhanh chóng qua zalo, skype; các vấn ề gặp phải ều ợc giải quyết nhanh chóng, kịp thời. Nếu nh tr ớ ây việc khai báo hải qu n ợc thực hiện theo cách truyền thống là khai trên giấy, vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót và tiến trình xử lý chậm gây ảnh h ởng ến thời gian giao hàng thì ngày nay, sự r ời của phần mềm khai báo hải qu n iện tử tr n E us giúp í h rất nhiều cho q trình giao nhận hàng hóa. Tiến trình lên tờ khai nhanh chóng, tiến trình sửa lỗi h y th ng qu n hàng ũng nh nh hơn và giúp rút ngắn thời gian giao nhận hàng.
Hơn nữa, ứng dụng công nghệ cho hoạt ộng bốc xếp và vận chuyển hàng ũng giúp rút ngắn thời gian, chi phí cho hoạt ộng giao nhận. Với ặc thù riêng biệt của
56
hàng y tế thì sự ầu t ho hệ thống máy m ể dỡ hàng và l n á xe huy n hở là quan trọng. Sự phát triển và xuất hiện các tuyến bay mới, các hãng hàng không mới, hệ thống máy b y ể chở hàng ũng ợc cải tiến làm cho quá trình vận chuyển hàng h ợc thực hiện nh nh h ng hơn
2.3.4.2. Nhân tố chủ quan.
Cơ sở thiết bị, hạ tầng máy móc của doanh nghiệp
Trong suốt hơn 14 năm hoạt ộng, công ty TNHH Scanwell Logistics Việt Nam luôn cố gắng ể mở rộng hoạt ộng, xây dựng hệ thống ơ sở hạ tầng, trang thiết bị ầy ủ và ngày càng hiện ại hơn Nếu nh tr ớ ây văn ph ng làm việc còn nhỏ h ủ các trang thiết bị vật chất, hệ thống máy tính cịn hạn chế th ến nay, ng ty văn ph ng làm việc rộng r i kh ng tr ng á ph ng b n ầy ủ máy tính, trang thiết bị phục vụ. Bộ phận chứng từ có phịng làm việc riêng, tất cả á nhân vi n ều có máy tính riêng và hoạt ộng năng suất ể có thể lên tờ khai hải quan hiệu quả, giải quyết vấn ề trong q trình thơng quan hàng hóa. Bộ phận S les ũng ph ng làm việc riêng với hệ thống máy móc, thiết bị hiện ại phục vụ cho quá trình tiếp cận khách hàng nhanh nhất. Bộ phận hiện tr ờng ợc cung cấp hệ thống xe vận chuyển, thiết bị liên lạ ể giải quyết các lô hàng sớm nhất. Bộ phận ại lý ũng ợc cung cấp hệ thống thiết bị cần thiết ể kiểm tra thông tin về ớc vận chuyển và báo giá cho khách hàng một cách nhanh chóng.
Bên cạnh hoạt ộng giao nhận của cơng ty cịn có sự hợp tác với bên vận chuyển ể hàng về kho n n ng ty ũng lựa chọn và ánh giá những ối tá ể có thể chọn ra bên vận chuyển có chất l ợng máy móc hiện ại, an tồn và thời gi n áp ứng nh nh h ng Cá ại lý vận chuyển cần có hệ thống xe hỗ trợ hiện ại nh xe bốc hàng, cẩu hàng gom hàng … ảm bảo an tồn và chi phí tối u mà vẫn áp ứng ợc yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, trên thực tế tình trạng giao nhận hàng tại cơng ty vẫn xảy ra những thiệt hại, rủi ro cho hàng hóa của khách hàng, phàn nàn về thời gian làm hàng trong một số tr ờng hợp còn hạn chế. Hơn hết, Scanwell Việt N m ũng xây dựng và ầu t ho ph ơng tiện vận chuyển riêng của mình tuy nhiên quá trình giao nhận vẫn gặp những vấn ề phát sinh.
Cá ại lý quốc tế
Hệ thống ại lý quốc tế của Scanwell Việt Nam trải khắp nhiều ất n ớc ở cả khu vực Châu Á và Châu Âu, có thể kể tên ra một số ại lý mà cơng ty gắn bó lâu dài nh : Trung Quốc, Nhật Bản, Australia Đức, Anh, Mỹ,...
57
Bảng 2.7: Danh sách một số đại lý lớn của công ty TNHH Scanwell Logistics Việt Nam tại một số nước trong khu vực và trên thế giới
Nƣớc Đại lý lớn
Trung Quốc AIF Global Logistics., Ltd JW Logistics JSC.,
Unitex Int’l Forw rding (Gz) Ltd Nhật Bản H& Friends GTL (Japan) Co., Ltd
SMJ Co., Ltd
Hy Lạp Ship SA (G.C. Lymberpa S.A.) Skani International Transport Đức Geis Air + Sea GmbH
Quick Cargo Service GmbH TCI International Logistics GmbH Mỹ Air City Inc.,
Clear Freight Inc., MSL Express Inc.,
Singapore Freight Links Express Pte Ltd Sea-Net Cargo Express (S) Pte Ltd
(Nguồn: Phòng Kinh doanh Scanwell Việt Nam, 2022) Đến thời iểm hiện tại ng ty thiết lập ợc hệ thống ại lý tại hơn 50 n ớc trên thế giới áp ứng ợc việc chuyên chở hàng hóa từ á n ớc về Việt Nam. Tuyến vận chuyển hàng kh ng mà ng ty ng hoạt ộng sơi nổi và có sự cạnh tranh về mức giá hính là Trung Quốc, Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản, Australia, Mỹ, Anh,... Ở mỗi n ớ ng ty ều thiết lập quan hệ thân thiết với từ 2 ến 3 ại lý lớn ể có thể lựa chọn và t m ại lý có mức giá phù hợp nhất. Với những tuyến vận tải chủ chốt, công ty thực hiện khá nhiều l hàng và dành ợc sự tin t ởng của khách hàng về dịch vụ tốt.
Tuy nhiên, tại một số n ớc ch từng hợp tác, với những l hàng ầu tiên, công ty th ờng gặp vấn ề trong việ xá ịnh giá chính xác khi mà sự bất ngờ th y ổi giá vận chuyển củ ại lý làm ảnh h ởng ến lợi nhuận nhận ợc củ ng ty Tr ờng
58
hợp khác, thời gian phản hồi thông tin củ á ại lý mới cho các lơ hàng cịn khá chậm làm ảnh h ởng ến việc báo giá và chốt giá với khách hàng.
Nguồn vốn ầu t
Trong hơn 14 năm hoạt ộng, nguồn vốn ầu t qu á năm ủa công ty luôn tăng nguồn vốn ầu t ủ á năm s u lu n o hơn so với á năm tr ớc; khả năng thanh toán nợ phải trả củ ng ty t ơng ối tốt; khả năng thu hồi nợ tốt C ng ty ầu t xây dựng từ việc cải thiện ơ sở vật chất, không gian làm việ ến việc mở rộng hoạt ộng kinh doanh, cung cấp dịch vụ với chất l ợng tốt hơn và giá cả cạnh tranh hơn
Tr nh ộ bộ máy tổ chức, sự tham gia vào quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng ờng hàng không tại công ty
Bộ máy tổ chức hiện tại củ ng ty ợc phân chia thành 5 bộ phận: Bộ phận chứng từ, bộ phận hiện tr ờng, bộ phận Sales, bộ phận kế toán giúp cho các công việc ợc triển kh i rõ ràng hơn Cụ thể, bộ phận chứng từ với 8 thành viên mỗi ngày lên 45 ến 50 tờ khai và truyền cho các lô hàng. Các nhân viên bộ phận chứng từ của công ty ều tr nh ộ ại học, có chun mơn sâu và hiểu biết về nghiệp vụ với các công việc cụ thể: Liên hệ với khá h hàng ể tr o ổi thơng tin hàng hóa trên tờ khai, trên bộ hồ sơ hứng từ, giấy ăng ký kinh do nh ể chuẩn bị làm thủ tục hải quan; kiểm tra chứng từ, lên tờ khai và truyền tờ khai; chuyển thông tin cho bộ phận Ops ể thực hiện thơng quan hàng hóa, lấy hàng và gi o hàng ho khá h hàng Đối với phịng vận hành có bộ phận Ops là bộ phận trực tiếp thực hiện việc mở tờ khai tại cửa khẩu, các lơ hàng luồng ỏ u cầu cần kiểm hóa hàng; giao nhận hàng úng thời hạn và hàng ến úng ịa iểm theo yêu cầu của khách hàng; làm việc với á ơ qu n hữu quan, các bộ, ban ngành ể xin cấp phép huy n ngành ăng kí kiểm tra chất l ợng cho từng lô hàng theo yêu cầu của khách hàng. Hiện nay, bộ phận Ops với 8 nhân viên chủ chốt, có kinh nghiệm và có sự quen biết với á ơ qu n hải quan luôn cố gắng ể hàng h ợc th ng qu n nh nh h ng ể vận chuyển về kho của khách. Bên cạnh Ph ng kế toán với 3 nhân viên có trách nhiệm xuất h ơn ớc quốc tế, tổng hợp các chi phí của lơ hàng, tính lãi lơ hàng, tiến hành lên công nợ, nhắc khách hàng thanh tốn lơ hàng; phân bổ nguồn thu chi phù hợp; th nh toán ho ại lý n ớ ngồi; tính l ơng th ởng cho nhân viên.
Phòng kinh doanh với bộ phận Sales không thể thiếu trong hệ thống tổ chứ ể làm nên sự lớn mạnh củ ng ty nh hiện nay. Tại Scanwell hiện chia ra thành 3 team
59
Sales với lự l ợng mỗi te m là 3 ến 6 ng ời, với tập khách hàng mới lu n ợc cập nhập hàng tháng. Nhiệm vụ: tìm kiếm thơng tin khá h hàng t vấn ể làm các dịch vụ: phân loại, công bố, giấy phép nhập khẩu, vận chuyển quốc tế, hải quan; liên hệ ại lý ể lấy giá ầu ớ àm phán ể có giá tối u nhất; mở rộng theo dõi và hăm s khá h hàng ể mở rộng và nâng cao chất l ợng dịch vụ cho khách hàng.
Qu ây thể thấy rằng các bộ phận trong cơng ty có sự phối hợp với nhau chặt chẽ và gắn b ể hồn thành lơ hàng nhanh nhất và chất l ợng nhất. Bộ phận Sales luôn theo sát các bộ phận thực hiện ể có thơng tin báo lại cho khách hàng tình hình, bộ phận chứng từ ln theo sát q trình hàng về, thơng quan của lơ hàng cùng với Ops tại hiện tr ờng ể giải quyết những vấn ề khúc mắc với tờ khai hải quan của lô hàng. Với gần 60.000 tờ khai hải qu n ợc Scanwell thực hiện có thể thấy ợc mứ ộ phối hợp của các bộ phận là chặt chẽ. Tuy nhiên, một số lô hàng vẫn xảy ra những sai sót và dẫn ến việc chi ngồi cho lơ hàng, thời gian lấy hàng và giao hàng cho khách bị trì hỗn, gây ảnh h ởng ến uy tín, chất l ợng dịch vụ mà m nh ảm bảo với khách hàng ngay từ ầu.
2.4. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH Scanwell Logistics Việt Nam.