5. Kết cấu của khóa luận
3.2.2. Giải pháp trong việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ
Hiện nay, việc sai sót trong bộ chứng từ thủ tục HQ gây cho qui trình chậm hơn dự kiến vì cơng ty phải mất thời gian khoảng một ngày làm việ ể chỉnh sửa, ký và ng dấu lại chứng từ. Khi HQ phát hiện sự sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về ể chỉnh sửa lại. Giải pháp ặt ra là làm thế nào ể phát hiện ợc sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục hải quan.
Vì vậy, cơng ty cần bố trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu. Cần phải chun mơn hóa ở bộ phận chuẩn bị và kiểm tra chứng từ. Phòng chứng từ nên bố trí tăng ờng th m ội ngũ nhân vi n ể mỗi ng ời sẽ ảm nhiệm riêng cho từng mảng công việc cụ thể. Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ tr ởng phòng nên dành thời gi n ể kiểm tra lại sự ồng bộ của chứng từ. Nhân viên chứng từ iền ầy ủ và chính xác các tiêu thức trên tờ khai hàng hóa NK. Và khi làm việc ln phải cẩn thận, tập trung o ộ khi rà soát chứng từ NK. Kiểm tr ối chiếu kỹ l ỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thơng tin về hàng hố giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệ h sự sai lệch bắt ầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với khách hàng ể khách hàng liên lạc với ng ời XK ể tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệ h và yêu cầu sử ổi chứng từ ho ăn khớp với nhau. Trong quá tr nh l u huyển chứng từ công ty cần phải kiểm tra theo dõi ể tránh tr ờng hợp có thể bị thất lạc chứng từ
Từ thể, phát hiện ợc sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục HQ, kịp thời hiệu chỉnh tr ớc khi HQ phát hiện. Giảm thời gian và chi phí khi thực hiện cơng việc. Đặc biệt là tạo ợc lòng tin và sự yên tâm cho KH khi sử dụng dịch vụ của Công ty.