Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần CK Thăng Long

1.1 .1Khái niệm về doanh thu, chi phívà xác định kết quả kinh doanh

d) Kế tốn chi phívà thu nhập khác:

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần CK Thăng Long

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần CK Thăng Long

Sơ đồ 2.2: Bộ máy quản lý của công ty.

(Nguồn : Phịng tổ chức – hành chính)

[Type text] Page 49

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát

Giám đốc

Phó giám đốc Phó giám đốc

Phòng tổ chức - hành chính Phòng tài chính - kế tốn Phòng kinh tế - kế hoạch Phòng kỹ thuật

công nghệ

Đội máy thi công II

Đội máy thi công III

Đội máy thi công IV Đội máy thi

công I

1.Ban giám đốc công ty: gồm 1 giám đốc và hai phó giám đốc là phó giám đốc

phụ trách kinh doanh, và phó giám đốc phụ trách sản xuất kỹ thuật.

- Giám đốc công ty: giám đốc công ty là người điều hành chung mọi hoạt động của công ty, là người đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất cũng như kết quả sản xuất kinh doanh. Ngồi việc uỷ quyền cho phó giám đốc, giám đốc còn chỉ đạo trực tiếp các phòng kế tốn và tổ chức hành chính.

- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: phó giám đốc có nhiệm vụ triển khai thị trường, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh. Là người hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác kinh doanh, công tác chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của Cơng ty, cùng với giám đốc tìm kiếm việc làm và chỉ đạo sản xuất có hiệu quả, đúng pháp luật, duy trì kỷ luật và các chế độ sinh hoạt khác.

- Phó giám đốc phụ trách sản xuất kỹ thuật : Kiểm tra, nghiệm thu các phương án kỹ thuật mà phòng kỹ thuật nêu ra. Là người quyết định phương án kỹ thuật có được thơng qua hay khơng. Giám sát, nghiệm thu cơng trình trước khi hồn thành giao cho khách hàng. Phụ trách tồn bộ cơng tác kỹ thuật cơng nghệ sản xuất trong cơng ty.

2. Các phịng ban:

Việc tổ chức các phòng ban phụ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh doanh của công ty. Đứng đầu các phòng là trưởng phòng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc và đồng thời có nhiệm vụ trợ giúp ban giám đốc về các mặt mình phụ trách.

- Phịng kỹ thuật cơng nghệ: thực hiện các chức năng tư vấn về kỹ thuật cho chủ doanh nghiệp. Kiểm tra và đánh giá chất lượng, số lượng, nguyên phụ liệu trước khi sản xuất.Thiết lập các quy tắc, quy trình kỹ thuật, quy trình chất lượng sản phẩm, nghiên cứu các ứng dụng cơng nghệ míi đưa vào sản xuất.

- Phịng kinh tế - kế hoạch: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất, cung ứng

đầy đủ kịp thời các loại vật tư phục vụ sản xuất và cân đối các loại vật tư theo kế hoạch đã đề ra. Lập kế hoạch xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa nhá về thiết bị, nhà xưởng và các cơng trình khác của cơng ty… Tham mưu cho Giám đốc, tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất phát triển sản phẩm phù hợp với khả năng của Cơng ty, thích ứng với thị trường.

- Phịng tài chính – kế tốn: Có nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính của doanh nghiệp, ghi chép, cập nhật và phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nguyên vật liệu, tình hình tăng giảm tài sản cố định, biến động vốn bằng tiền mặt… theo dõi tình hình cơng nợ của khách hàng. Tổ chức theo dõi suốt quá trình sản xuất từ khâu mua nguyên vật liệu cho đến khi sản phẩm được hồn thành và chuyển giao cho khách hàng. Hạch tốn kế tốn, xác định kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính của đơn vị. Thực hiện đúng các chế độ chính sách kế tốn do bộ tài chính và nhà nước ban hành.

- Phịng tổ chức - hành chính: Đảm nhiệm công tác cán bộ, tổ chức bộ máy quản lý lao động, theo dõi thi đua, công tác văn thư tiếp khách, bảo vệ tài sản,.. Ngồi ra cịn làm cơng tác tuyển dụng và hợp tác lao động, quản lý theo dõi bổ sung hồ sơ của nhân viên tồn Cơng ty.

- Các đội máy thi công : Là những đội trực tiếp tiến hành xây dựng, hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Là lực lượng đông đảo nhất trong công ty cũng như giúp cho công ty hoàn thành được kế hoạch đề ra ngoài thực tế. Tổ chức thi cơng các cơng trình của Cơng ty theo đúng tiến độ và u cầu kỹ thuật dưíi sự quản lý trực tiếp của đội trưởng, các nhân viên kinh tế kỹ thuật.

[Type text] Page 51

- Ngoài ra còn có tổ bảo vệ, tổ y tế, tổ vệ sinh môi trường

2.1.3 Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần CK Thăng Long

Phịng kế tốn có chức năng phản ánh tíi giám đốc một cách liên tục và tồn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty.Những thơng tin mà kế toán cung cấp được sử dụng để ra các quyết định quản lý.Tại cơng ty, chức năng chính của phịng kế tốn là ghi chép, phản ánh vào sổ sách mọi nghiệp vụ phát sinh giúp tính tốn chi phí, lợi nhuận.Khơng chỉ là ghi chép, và trình bày số liệu, dựa vào số liệu đó kế tốn có thể tiến hành phân tích sơ bộ giúp thực hiện quản trị nội bộ.Có thể nói phịng kế tốn là trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo cơng ty trong việc đưa ra các quyết định.

Bộ phận tài chính kế tốn của cơng ty gồm 5 người: Kế tốn tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán kho, thủ quỹ và thủ kho.

 Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm về tài chính của cơng ty và

làm cơng việc kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp phụ trách chung và có quyền yêu cầu, giám sát và giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kế tốn và kiểm tra cơng việc của họ, giám sát sử dụng vốn của phịng kinh doanh, phân tích, đánh giá, thuyết minh báo cáo tài chính. Kế tốn tổng hợp chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.

 Kế tốn kho: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng

loại vật tư trong quá trình thi cơng, báo cáo tồn kho vật tư theo niên độ kế toán.  Kế tốn thanh tốn: Có nhiệm vụ theo dõi quản lí tình hình chi tiền mặt bảo

đảm đáp ứng kịp thời, chính xác phục vụ tất cả mọi hoạt động của cơng ty. Tập hợp và kiểm sốt chứng từ trước khi thu chi, thanh tốn, cung cấp các thơng tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý.

 Thủ kho: Có nhiệm vụ nhập, xuất vật tư cho các cơng trình. Cuối kỳ, thủ

chủng loại vật tư đã có sẵn trong kho để tiện cho việc xuất kho vật tư đi cơng trình một cách kịp thời và hiệu quả.

 Thủ quỹ: Là người chuyên thu tiền, chi tiền khi có các nghiệp vụ liên quan

đến tiền mặt phát sinh, hàng ngày lập sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ tồn quỹ với kế toán thanh toán.

 Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty.

2.1.3.1 Hình thức kế tốn áp dụng tại Cơng ty cổ phần CK Thăng Long

Hình thức kế tốn được Cơng ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung sử dụng phần mềm kế tốn Foxman 2008.F. Nhờ đó mà cơng tác ghi chép trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Đây là hình thức ghi sổ kế toán tiên tiến và rất phù hợp với cơng tác hiện đại hóa, chun mơn hóa cơng tác kế tốn theo trình độ phát triển tin học và đang được áp dụng khá phổ biến vì nó tiên tiến và phù hợp với việc sử dụng công tác kế tốn trên máy vi tính.

Theo hình thức này thì hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cũng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để kế tốn nhập số liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn, máy vi tính sẽ tự động đưa

[Type text] Page 53

Kế toán trưởng

Thủ kho Thủ quỹ

Kế toán kho Kế toán thanh

toán

số liệu vào các sổ kế tốn có liên quan như Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ, thẻ chi tiết liên quan.

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực thơng tin đã được nhập trong kỳ.

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính.

Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày.

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra.

Các chính sách kế tốn được áp dụng tại Cơng ty như sau:

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

+ Báo cáo tài chính

+ Báo cáo kế tốn quản trị SỔ KẾ TỐN:

+ Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết

- Kế tốn áp dụng tại cơng ty tuân thủ theo Luật kế toán và các Chuẩn mực kế toán Việt Nam.

- Chế độ kế tốn mà cơng ty đang áp dụng: theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006.

- Hình thức kế tốn: Nhật ký chung.

- Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo trị giá gốc.

- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định là theo nguyên giá.

- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng.

- Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ).

 Áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành ở Việt Nam, báo cáo tài chính của Cơng ty bao gồm:

- Bảng Cân đối kế tốn - Mẫu số B01-DNN

- Bảng Cân đối số phát sinh các tài khoản - Mẫu số F01-DNN - Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp - Mẫu số B03-DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DNN Tất cả các báo cáo này do các nhân viên trong Phịng tài chính – kế toán hỗ trợ cho kế toán tổng hợp lập. Sau khi lập xong sẽ được Kế toán trưởng rà soát và xem xét đã lập đúng theo quy định và chuẩn mực quy định hay không. Tất cả các báo cáo này đều được lập theo đúng quy định về cách thức, biểu mẫu, thời gian, số lượng.

[Type text] Page 55

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp vè sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Biểu số 2.2:Giao diện ban đầu phần mềm kế toán Foxman sử dụng tại cơng ty