2.1. Giới thiệu về cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung phụ thuộc rất lớn vào tính hợp lý trong việc tổ chức bộ máy quản lý. Một trong những nhân tố quan trong để một cơ cấu tổ chức hoạt động hiệu quả là việc sắp xếp bố trí
cơng nhân viên trong cơ cấu tổ chức phù hợp với năng lực và sở trường của họ. Bộ máy quản lý điều hành của Công ty gồm có :
- Giám đốc.
- Các phịng ban.
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Tồn cầu Khải Minh
Nguồn: Phịng hành chính – Công ty KMG 2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban, bộ phận
* Giám đốc
- Là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
- Đề ra chính sách chất lượng, phương hướng, mục tiêu và kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Là những người trực tiếp điều hành công việc cho các trưởng phịng, định hướng phát triển cơng ty ở tầm vĩ mơ.
- Tìm kiếm đại lý mới từ các nước, phát triển mạnng lưới giao dịch rộng khắp.
* Phòng OPS
- Làm thủ tục hải quan.
- Đóng hàng vào cont. * Phịng Kế Tốn
- Chức năng chính là giúp ban lãnh đạo Cơng ty về mặt tài chính, quản lý thơng tin.
- Tổ chức thực hiện việc ghi chép xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Viết hóa đơn tài chính, theo dõi thu chi, hạch tóan…Báo cáo trực tiếp cho Kế toán trưởng.
- Quản lý lao động tiền lương, lập quy chế lương, xây dựng quỹ lương, tính lương cho nhân viên, lập bảng thanh tốn tiền lương.
* Phịng Kỹ Thuật
- Theo dõi, kiểm tra và thực hiện bảo trì máy móc định kỳ. Thực hiện kiểm tra giám định tình trạng hư hỏng và sửa chữa các loại máy móc.
- Mua sắm trang thiết bị phụ tùng phục vụ cho việc sửa chữa.
* Phòng Kinh doanh
- Tiếp nhận đơn đặt hàng, giao dịch và báo giá cho khách hàng, theo dõi lượng hàng hóa bán ra.
- Phải lập kế hoạch hàng cần mua, cần sản xuất để có chiến lược dự trữ hoặc sản xuất cho phù hợp.
- Phải lập kế hoạch hoạt động của kỳ tới, chăm sóc khách hàng hiện có.
- Tạo mối quan hệ tốt với các đối tác (hãng xe, hải quan, khách hàng, …)
* Phòng Logistics
- Giao dịch với hãng tàu, các dịch vụ vận chuyển, container.
- Nhận và hòan tất bộ chứng từ khai hải quan, bộ chứng từ thanh tóan qua ngân hàng.
- Có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp đầy đủ chứng từ, giấy tờ, chi phí để hịan tất cơng việc.
- Hoạt động giao nhận có tầm quan trọng trong chiến lựơc phát triển phịng xuất và nhập vì nó có tầm quan trọng đến việc quyết định đến chất lượng dịch vụ Cơng ty Everich vì nó được xem là dịch vụ đầu cuối hay dịch vụ hậu cần.
- Điều hành họat động liên quan đến khai hải quan tại cảng và tại sân bay, thực hịên công tác hổ trợ với hải quan kiểm tra hàng tại các cửa khẩu
- Điều hành họat động của đội xe tải sao cho hiệu quả và giao hàng đúng giờ.
* Phịng Sales
- Tìm kiếm khách hàng cho Công ty.
- Bán dịch vụ với giá cước rẻ nhất, đem lại lợi nhuận cho Công ty. * Phòng Chứng từ
- Lên tờ khai cho phòng Logistics để làm thủ tục hải quan.
- Cung cấp các chứng từ cho các bộ phận khi các bộ phận cần.
- Lấy chứng từ từ các đại lý. * Phịng Hành chính nhân sự
- Theo dõi số lượng lao động trong Công ty, đánh giá đúng năng lực cán bộ Công nhân viên để tham mưu cho Ban Giám đốc để có sự phân Cơng lao động phù hợp.
- Theo dõi việc tăng lương, khen thưởng và giải quyết các chế độ trợ cấp, bảo hiểm cho cán bộ Công nhân viên trong Cơng ty.
* Phịng chăm sóc khách hàng
- Giải thích các thắc mắc của khách hàng.
- Thăm hỏi khách hàng vào những ngày đặc biệt.
- Cung cấp cho khách hàng những thông tin mà khách hàng cần.