2.4. Phân tích thực trạng Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.4.2. Quy trình thực hiện hợp động dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu tạ
cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh
Sơ đồ 2.2. Quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa nk bằng đường biển
Bảng 2.7. Tổng quát quy trình thực hiện:
STT Tên công việc Nhiệm vụ
1 Ký hợp đồng dịch
vụ với khách hàng Tiến hành thỏa thuận dịch vụ với khách hàng
2 Kiểm tra bộ chứng từ
Tiến hành kiểm tra bộ chứng của khách hàng gửi, kiểm tra các thông tin về hàng hóa để thuận tiện cho việc lấy
hàng
3 Lấy lệnh giao hàng Làm các thủ tục lấy lệnh giao hàng để lấy hàng cho khách hàng
4 Khai hải quan điển tử
Khai báo các thơng tin về hàng hóa lên hệ thống Hải quan điện tử ECUS5 – VNACCS
5 Nhận hàng tại cảng Tiến hành các giấy tờ để lấy hàng hóa
6 Giao hàng cho
khách hàng
Tiến hành vận chuyển hàng hóa về đến kho của khách hàng
2.4.2.1. Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
- Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành gửi thông tin lô hàng cho TNHH Toàn cầu Khải Minh qua fax, mail đề nghị ký hợp đồng dịch vụ là TNHH Toàn cầu Khải Minh sẽ thay mặt cơng ty tiến hành, hồn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng, sau khi xem xét thấy lô hàng phù hợp với khả năng, cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh sẽ thỏa thuận về giá và các điều khoản trong hợp đồng sao cho có lợi cho hai bên. Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ giao nhận gửi cho Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành tham khảo và hợp đồng sẽ được ký khi có sự chấp thuận từ hai bên. Với hợp đồng này, cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh có nhiệm vụ thay mặt Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành tiến hành, hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng và phải giao hàng theo đúng qui định như trong hợp đồng dịch vụ đã ký cho Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành Nhận và kiểm tra thông tin về lơ hàng
*Căn cứ xây dựng quy trình
- Shipper (Người xuất khẩu): FUJIAN QUANZHOU ZHONGTAI IMP. AND EXP. CO.,LTD
- Consignee (Người nhập khẩu): Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành
- Forwarder (Công ty giao nhận): Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh
Công ty Forwarder thực hiện các hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Consignee Cơng ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành thông qua hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
- Hợp đồng giao nhận:
Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh kí hợp đồng ủy thác nhập khẩu với cơng ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành nhập khẩu lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam theo đường biển trên chuyến tàu CONSERO 2203S. Các thủ tục giao nhận đường biển đầu Việt Nam, vận tải nội địa đến kho của người mua tại Ha Noi, theo điều kiện EXW + Cảng Hải Phòng
- Khi sử dụng điều khoản EXW trong mua bán hàng hóa, người bán chỉ có trách nhiệm cung cấp hàng từ kho người bán ra cảng, làm các thủ tục xuất khẩu hàng hóa và những giấy tờ liên quan đến hàng hóa. Người mua sẽ có trách nhiệm
chi trả toàn bộ chi phí liên quan đến hàng hóa, vận chuyển hàng hóa, thủ tục về hàng hóa, booking tàu từ nước người bán về đến kho của người mua
- Với điều khoản này, điểm chuyển giao rủi ro và chuyển giao chi phí là khác nhau:
+ Điểm chuyển giao rủi ro: Cảng xếp hàng – Tại đây, người bán phải mang hàng đến cảng, xếp hàng lên tàu. Hàng an toàn trên tàu là người bán cũng hết trách nhiệm. Mọi rủi ro xảy ra sau đó với hàng hóa thuộc về trách nhiệm của người mua.
+ Điểm chuyển giao chi phí: Cảng xếp hàng – Hàng hóa được giao an toàn đến cảng xếp hàng, khi đó trách nhiệm chi phí của người bán mới hết.
* Booking tàu:
- Khi nhận được thơng tin hàng hóa từ Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành thì Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh tiến hành lập hồ sơ để booking tàu.
- Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh liên hệ với hãng tàu CONSERO bên phía cảng XIAMEN Trung Quốc và gửi cho hãng tàu về thông tin hàng hóa, số lượng, kích thước hàng hóa, ngày dự kiến hàng có thể xuất kho
+ Cảng đi: XIAMEN – Trung Quốc + Cảng đến: Hải Phòng – Việt Nam
+ Tên hàng: Standard Response Fire Sprinkler + Khối lượng hàng hóa: 896,1 KGS
+ Kích thước hàng hóa: 2,58 CBM
+ Ngày dự kiến hàng có thể xuất kho: 20/01/2022
Sau khi gửi tồn bộ thơng tin cho hãng tàu. Bên phía hãng tàu sẽ kiểm tra lại thơng tin của hàng hóa và xác nhận. Hãng tàu tìm container để ghép hàng hóa lên sau đó sẽ làm 1 bản thông báo booking đến cho Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh về thông tin container, chuyến tàu và ngày dự kiến xuất phát, ngày dự kiến cập cảng để báo lại cho công ty xuất khẩu làm các giấy tờ liên quan đến hàng hóa và chủ động cho việc xuất khẩu hàng hóa đúng ngày.
Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành gửi thông tin lô hàng cho TNHH Toàn cầu Khải Minh qua fax, mail đề nghị ký hợp đồng dịch vụ là TNHH Toàn cầu Khải Minh sẽ thay mặt công ty tiến hành, hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng, sau khi xem xét thấy lô hàng phù
hợp với khả năng, cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh sẽ thỏa thuận về giá và các điều khoản trong hợp đồng sao cho có lợi cho hai bên.
Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ giao nhận gửi cho Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành tham khảo và hợp đồng sẽ được ký khi có sự chấp thuận từ hai bên. Với hợp đồng này, công ty TNHH Tồn cầu Khải Minh có nhiệm vụ thay mặt Cơng ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành tiến hành, hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng và phải giao hàng theo đúng qui định như trong hợp đồng dịch vụ đã ký cho Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành Nhận và kiểm tra thông tin về lơ hàng
* Căn cứ xây dựng quy trình
- Shipper (Người xuất khẩu): FUJIAN QUANZHOU ZHONGTAI IMP. AND EXP. CO.,LTD
- Consignee (Người nhập khẩu): Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành
- Forwarder (Cơng ty giao nhận): Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh
Công ty Forwarder thực hiện các hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Consignee Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành thông qua hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
- Hợp đồng giao nhận:
Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh kí hợp đồng ủy thác nhập khẩu với công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành nhập khẩu lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam theo đường biển trên chuyến tàu CONSERO 2203S. Các thủ tục giao nhận đường biển đầu Việt Nam, vận tải nội địa đến kho của người mua tại Ha Noi, theo điều kiện EXW + Cảng Hải Phòng.
Khi sử dụng điều khoản EXW trong mua bán hàng hóa, người bán chỉ có trách nhiệm cung cấp hàng từ kho người bán ra cảng, làm các thủ tục xuất khẩu hàng hóa và những giấy tờ liên quan đến hàng hóa. Người mua sẽ có trách nhiệm chi trả tồn bộ chi phí liên quan đến hàng hóa, vận chuyển hàng hóa, thủ tục về hàng hóa, booking tàu từ nước người bán về đến kho của người mua.
Với điều khoản này, điểm chuyển giao rủi ro và chuyển giao chi phí là khác nhau:
+ Điểm chuyển giao rủi ro: Cảng xếp hàng – Tại đây, người bán phải mang hàng đến cảng, xếp hàng lên tàu. Hàng an toàn trên tàu là người bán cũng hết trách nhiệm. Mọi rủi ro xảy ra sau đó với hàng hóa thuộc về trách nhiệm của người mua.
+ Điểm chuyển giao chi phí: Cảng xếp hàng – Hàng hóa được giao an tồn đến cảng xếp hàng, khi đó trách nhiệm chi phí của người bán mới hết.
* Booking tàu:
- Khi nhận được thông tin hàng hóa từ Cơng ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành thì Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh tiến hành lập hồ sơ để booking tàu.
- Công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh liên hệ với hãng tàu CONSERO bên phía cảng XIAMEN Trung Quốc và gửi cho hãng tàu về thơng tin hàng hóa, số lượng, kích thước hàng hóa, ngày dự kiến hàng có thể xuất kho
+ Cảng đi: XIAMEN – Trung Quốc + Cảng đến: Hải Phòng – Việt Nam
+ Tên hàng: Standard Response Fire Sprinkler + Khối lượng hàng hóa: 896,1 KGS
+ Kích thước hàng hóa: 2,58 CBM
+ Ngày dự kiến hàng có thể xuất kho: 20/01/2022
Sau khi gửi toàn bộ thơng tin cho hãng tàu. Bên phía hãng tàu sẽ kiểm tra lại thơng tin của hàng hóa và xác nhận. Hãng tàu tìm container để ghép hàng hóa lên sau đó sẽ làm 1 bản thông báo booking đến cho Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh về thông tin container, chuyến tàu và ngày dự kiến xuất phát, ngày dự kiến cập cảng để báo lại cho công ty xuất khẩu làm các giấy tờ liên quan đến hàng hóa và chủ động cho việc xuất khẩu hàng hóa đúng ngày.
2.4.3.2. Kiểm tra bộ chứng từ của khách hàng
Sau khi hai bên đã thỏa thuận các điều khoản, thống nhất về giá và ký hợp đồng giao nhận, bên Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành sẽ gửi cho nhân viên chứng từ một bộ chứng từ cơ bản bao gồm: Sales Contract, Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading, Certificate of Origin (C/O), Arrival Notice.
Lúc này, nhân viên chứng từ của Cơng ty TNHH Tồn cầu Khải Minh sẽ rà soát kiểm tra xem các thơng tin giữa các loại chứng từ nêu trên có trùng khớp với
nhau hay khơng, đảm bảo mọi thông tin cần thiết đều đầy đủ và chính xác. Nếu phát hiện thiếu sót hoặc có sự bất nhất khơng trùng khớp giữa các thông tin của chứng từ, thì nhân viên chứng từ cần lập tức liên hệ lại với Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành để điều chỉnh hoặc bổ sung kịp thời.
Bảng 2.8. Các tiêu chuẩn để khẳng định từng loại chứng từ tiếp nhận từ khách hàng là hợp lệ
Chứng từ Nguồn cung cấp Người phê duyệt
Bill of Landing
(B/L)
Công ty forwarder bên xuất khẩu Công ty forwarder bên xuất khẩu
Commercial
Invoice Công ty xuất khẩu Công ty xuất khẩu
Certificate of
Origi (C/O) Cơng ty có thẩm quyền Cơng ty có thẩm quyền
Sales
Contract Công ty xuất khẩu Công ty xuất khẩu, Cơng ty nhập khẩu
Hình 2.1. Thơng báo hàng đến (Arrival Notice)
Hình 2.2. Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
Nguồn: Phịng chứng từ - Cơng ty KMG
Thông tin hợp đồng:
- Số hợp đồng: SVN10310PI211217
- Người mua: Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành
- Người đại diện: Nguyễn Hữu Phúc
- Tên mặt hàng: Standard Response Fire Sprinkler
- Nguồn gốc: China
- Số lượng hàng hóa: 896,1 KGS
- Điều kiện thanh toán: EXW
- Cảng bốc hàng: XIAMEN, CHINA
- Cảng dỡ hàng: Hải Phòng, Việt Nam
- Qui cách đóng gói: Đóng trong túi nhỏ và để trong thùng carton. Đạt yêu cầu xuất khẩu
- Số lượng: 11896 chiếc
- Phương thức thanh toán: đặt cọc trước 30% giá trị đơn hàng, 70% cịn lại thanh tốn trước khi giao hàng
- Thời hạn vận chuyển: 30-35 ngày làm việc sau khi thanh tốn
Hình 2.3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
So sánh các thơng tin của hóa đơn thương mại với hợp đồng mua bán xem có trùng với nhau khơng. Nếu có sai thì phải báo bên nhà xuất khẩu để sửa chữa kịp thời để không ảnh hưởng đến việc nhận hàng hóa.
Các thơng tin cần đối chiếu:
- Người nhập khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại)
- Người xuất khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại)
- Số hợp đồng
- Ngày phát hành (phải sau hoặc ít nhất trùng ngày với ngày kí hợp đồng) - Tổng giá trị hàng hóa
Bảng 2.9. Thơng tin HĐTM và HĐMB
Chứng từ
Thơng tin
Hóa đơn thương mại Hợp đồng mua bán
Người nhập khẩu
Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành - Địa chỉ: Liền kề ov14.02, Khu đô thị Viglacera Xuân Phương, Đường Xuân Phương, Phường Xuân Phương, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Người đại diện: Nguyễn Hữu Phúc
- Email:
phucnh@phucthanhco.com - SĐT: + 84 94 357 6662 / +84 96 752 4114
Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành - Địa chỉ: Liền kề ov14.02, Khu đô thị Viglacera Xuân Phương, Đường Xuân Phương, Phường Xuân Phương, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Người đại diện: Nguyễn Hữu Phúc
- Email:
phucnh@phucthanhco.com - SĐT: + 84 94 357 6662 / +84 96 752 4114
Người xuất FUJIAN QUANZHOU
ZHONGTAI IMP. AND EXP.
FUJIAN QUANZHOU
khẩu CO.,LTD
- Địa chỉ: XIHUA, CHONGWU TOWN, HUIAN COUNTY, QUANZHOU,FUJIAN, CHIN
- SĐT: +86-059586979691
CO.,LTD
- Địa chỉ: XIHUA, CHONGWU TOWN, HUIAN COUNTY, QUANZHOU,FUJIAN, CHIN - SĐT: +86-059586979691 Số hợp đồng SVN10310PI211217 SVN10310PI211217 Ngày phát hành 19/01/2022 17/12/2021 Tổng giá trị hàng hóa 13,874.08 USD 13,874.08 USD
Phiếu đóng gói hàng hóa cần đối chiếu với hợp đồng mua bán về nội dung: mô tả hàng hóa,số lượng hàng hóa phải trùng với thơng tin ở trên hợp đồng.
Hình 2.4. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Bảng 2.10. So sánh thơng tin với hợp đồng mua bán
Chứng từ
Thông tin
Phiếu đóng gói hàng hóa Hợp đồng mua bán
Mơ tả hàng hóa Mã hàng hóa: FRD-008 Upright 68oC, FRD-006 Pendent 68oC, FRD-012 Upright 68oC, FRD- 010 Pendent 68oC, FRD-004 Upright 68oC, FRD-005 Pendent 68oC Mã hàng hóa: FRD-008 Upright 68oC, FRD-006 Pendent 68oC, FRD-012 Upright 68oC, FRD- 010 Pendent 68oC, FRD-004 Upright 68oC, FRD-005 Pendent 68oC
Số lượng 11896 chiếc 11896 chiếc
Vận đơn đường biển (Bill of Landing – B/L)
- Khi nhận được vận đơn, phải kiểm tra các nội dung như sau: Tên tàu, số container, số seal, cảng đi, cảng đến trên vận tải phải đúng với thông báo hàng đến của hãng tàu; số lượng, khối lượng, trọng lượng trên vận tải đơn phải trùng với hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa và thơng báo hàng đến.
Hình 2.5. Vận đơn đường biển
Nguồn: Phịng chứng từ - Cơng ty KMG
So sánh thông tin với thông báo hàng đến về thông tin tàu, số container, số seal, cảng đi cảng đến phải trùng với thông báo hàng đến.
Bảng 2.11. So sánh thông tin với thông báo hàng đến
Chứng từ
Thông tin
Vận đơn đường biển Thông báo hàng đến
Tên tàu/Chuyến CONSERO/2203S CONSERO/2203S
Số container TWCU8081567 TWCU8081567
Số seal SJJB316074 SJJB316074
Cảng đi XIAMEN, CHINA XIAMEN, CHINA
Cảng đến Cảng Hải Phịng Cảng Nam Hải Đình Vũ
Nguồn: Phịng chứng từ - Công ty KMG
Đối chiếu với hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa và thơng báo hàng đến về số lượng, khối lượng, trọng lượng.
Chứng từ
Thông tin
Vận đơn đường biển
Hóa đơn thương mại/ bảng kê chi tiết hàng
hóa/ thơng báo hàng đến
Số lượng 2 Pallet 2 Pallet
Khối lượng 2.580 CBM 2.580 CBM
Trọng lượng 896.1 KGS 896.1 KGS
Nguồn: Phịng chứng từ - Cơng ty KMG
2.4.3.3. Đăng ký kiểm định chất lượng nhà nước
Công ty FUJIAN QUANZHOU ZHONGTAI IMP. AND EXP. CO.,LTD có nhiệm vụ làm C/O để hỗ trợ giảm miễn thuế cho Công ty TNHH Đầu tư phát triển và xây dựng Phúc Thành và cho thủ tục nhập khẩu mặt hàng thiết bị báo cháy.
Do mặt hàng này cần chất lượng để đảm bảo hàng hóa khơng qua sử dụng