II. QUY TRÌNH THANH TỐN L/C XUẤT NHẬP KHẨU TẠI NHNo ĐÔNG HÀ NỘI.
2.1. Quy trình thanh tốn L/C Nhập khẩu: 1.L/C Nhập khẩu trả ngay:
2.1.1. L/C Nhập khẩu trả ngay:
a) Tiếp nhận, xử lý hồ sơ mở L/C của khách hàng:
1- Phòng TTQT tổ chức tiếp nhận hồ sơ mở L/C do khách hàng xuất trình theo quy định tại Điều 5 Quyết định 447/QĐ-NHNo-QHQT. Hồ sơ gồm: Thư yêu cầu mở L/C theo mẫu; bản sao có xác nhận sao y bản chính về hợp đồng xuất nhập khẩu, giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận dăng ký mã số xuất nhập khẩu (đối với khách hàng giao dịch lần đầu).
2- Thanh tốn viên thuộc phịng TTQT chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung thư yêu cầu mở L/C, tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của chứng từ xuất trình. Nếu nội dung khơng rõ, mâu thuẫn hoặc có sự khác biệt với các điều kiện liên quan trong hợp đồng nhập khẩu cần thông báo cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng sửa chữa, hoàn chỉnh trước khi mở.
3- Xác định mức ký quỹ:
- Đối với khách hàng khơng có quan hệ tín dụng: Thanh tốn viên được phân cơng phụ trách khách hàng căn cứ vào mức độ rủi ro của mặt hàng, uy tín của khách hàng, để đề xuất mức ký quỹ, lập tờ “Trình duyệt mở L/C”, Giấy đề nghị trích quỹ với số tham chiếu phản ánh số của L/C tương ứng và chuyển tồn bộ hồ sơ trình phụ trách phòng và lãnh đạo ký duyệt.
Đối với khách hàng đáp ứng một trong ba điều kiện sau đây sẽ khơng u cầu có Giấy đề nghị vay vốn và Giấy nhận nợ ký sẵn trong hồ sơ xin mở L/C:
+ Khách hàng đã ký quỹ 100%
+ Khách hàng được giám đốc duyệt đưa vào dạng quy hoạch, có chính sách ưu tiên.
+ Là khách hàng lâu năm, khơng có nợ q hạn, thường xun có quan hệ tiền gửi ở mức 1.000.000.000 VNĐ (một tỷ) trở lên, mặt hàng nhập khẩu của L/C là mặt hàng ưu tiên hoặc dễ chuyển đổi thành tiền mặt.
- Đối với khách hàng có quan hệ tín dụng (kể cả khách hàng đề nghị mở L/C thanh tốn bằng vốn vay lẫn vốn tự có):
+ Thanh toán viên chuyển hồ sơ mở L/C kèm phiếu “ Yêu cầu xác định mức ký quỹ ” cho phịng Tín dụng.
+ Phịng tín dụng chịu trách nhiệm xác định mức ký quỹ mở L/C, lập “Phiếu đề nghị mức ký quỹ mở L/C” trình lãnh đạo duyệt. Việc xác định mức ký quỹ phải được thực hiện trong vòng 8 tiếng làm việc và “ Phiếu đề nghị mức ký quỹ mở L/C ” cùng hồ sơ liên quan phải được chuyển cho phòng TTQT trước 14h30 hàng ngày để thực hiện mở L/C
4- Trường hợp khách hàng đề nghị cầm cố, thế chấp tài sản để đảm bảo cho giao dịch mở L/C:
- Đối với khách hàng khơng có quan hệ tín dụng: Giao cho phịng TTQT thực hiện các thủ tục cầm cố, thế chấp theo quy định.
- Đối với khách hàng có quan hệ tín dụng(kể cả khách hàng đề nghị mở L/C thanh tốn vốn vay lẫn vốn tự có): Giao cho phịng tín dụng thực hiện các thủ tục cầm cố, thế chấp làm căn cứ mở L/C, có ký nhận của phịng TTQT. Thời gian cuối cùng để phòng TTQT nhận hồ sơ mở L/C trong ngày là 14h30.
5- Thanh toán viên chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ dư trên tài khoản khách hàng đảm bảo số tiền ký quỹ theo u cầu. Trưởng phịngKế tốn xác nhận số dư trên tài khoản khách hàng theo mẫu “Xác nhận số dư trên tài khoản khách hàng”
6- Tùy theo yêu cầu của khách hàng, tình hình ngoại tệ trên thị trường, khả năng cân đối ngoại tệ của chi nhánh, Phịng TTQT có thể tiến hành thủ tục bán ngoại tệ cho khách hàng để ký quỹ.
7- Sau khi hoàn tất các thủ tục trên thanh tốn viên hồn tất bộ hồ sơ mở L/C trình Phụ trách phịng, lãnh đạo ký duyệt.
Sau khi lãnh đạo duyệt mở L/C, phòng TTQT cẽ theo mạng SWIFT-IN, truyền L/C lên phòng SWIFT sở quản lý, kinh doanh vốn và ngoại tệ để chuyển ra nước ngoài theo quy định. Trước đây, khi mở L/C tất cả các chi nhánh truyền L/C lên sở giao dịch nay truyền lên sở nguồn vốn
Thanh tốn viên chuyển hồ sơ cho phịng Kế tốn để hạch tốn, có ký xác nhận của phịng Kế tốn. Hồ sơ gồm:
+ Trình duyệt mở L/C + Yêu cầu mở L/C
+ Một bản L/C đã phê duyệt + Phiếu báo nợ
+ Giấy đề nghị trích ký quỹ(nếu phát sinh) + Hợp đồng mua bán ngoại tệ(nếu phát sinh)
NH Đông Hà Nội sẽ đăng ký số tham chiếu L/C, chọn ngân hàng thông báo. Nếu khách hàng khơng chỉ định Ngân hàng thơng báo thì ưu tiên chọn ngân hàng thơng báo có quan hệ đại lý với NHNo Việt Nam.
Cán bộ phòng TTQT đưa dữ liệu vào máy để mở L/C, có thể mở L/C bằng điện hoặc bằng thư.
Nếu là mở L/C xác nhận, người mua hoặc người bán phải trả phí xác nhận. Trường hợp ngân hàng thông báo đồng thời là ngân hàng xác nhận phải ghi rõ và chỉ rõ trong L/C ai chịu phí xác nhận. Nếu ngân hàng xác nhận không phải là ngân hàng thông báo, NH Đông Hà Nội sẽ chỉ định một ngân hàng đại lý làm ngân hàng xác nhận nếu khách hàng không chỉ định. Nếu ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ, khách hàng phải ký quỹ một khoản không nhỏ hơn số tiền mà NH Đông Hà Nội phải ký quỹ với ngân hàng xác nhận.
Trong L/C phải chỉ định ngân hàng hoàn trả, ủy quyền cho ngân hàng đòi tiền được địi tiền từ ngân hàng hồn trả khi chứng từ phù hợp. Uỷ quyền hoàn trả sẽ do sở giao dịch cấp mã hoặc bằng thư có đây đủ chữ ký được ủy quyền, trong đó u cầu ngân hàng hồn trả khi nhân được lệnh thanh toán từ ngân hàng địi tiền phải thơng báo cho NH Đông Hà Nội trước khi ghi nợ 2 ngày làm việc.
Đối với các L/C cho phép tự động ghi nợ, trong nội dung của L/C phải quy định rõ “chỉ thị ghi Nợ phải được thông báo cho ngân hàng mở L/C trước 2 ngày làm việc”
c) Tu chỉnh và tra soát.
Sau khi L/C được phát hành, khi có nhu cầu sửa đổi, khách hàng lập và xuất trình thư yêu cầu sửa đổi L/C theo mẫu, kèm theo văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán. Chi nhánh phát hành sửa đổi gửi ngân hàng thơng báo và giao 1 bản gốc cho khách hàng có dấu, khữ ký của lãnh đạo chi nhánh.
d) Xử lý điện, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ.
Sau khi nhận được L/C và sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng của mình, người bán sẽ tiến hành giao hàng, gửi điện đòi tiền và lập, gửi bộ chứng từ thanh toán.
Chi nhánh sau khi nhận được bộ chứng từ, thanh toán viên ký nhận, kiểm tra tất cả các chứng từ trước khi giao cho khách hàng. Cần kiểm tra , đối chiếu chứng từ với hồ sơ L/C, sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C liên quan (nếu có). Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau và ghi ý kiến của mình lên phiếu kiểm tra chứng từ rồi thơng báo cho khách hàng sau khi báo cáo với lãnh đạo.
Nếu kiểm tra thấy chứng từ khơng có sai sót hoặc có sai sót nhưng sau khi thơng báo với khách hàng, khách hàng chấp nhận sai sót đó, thanh tốn viên lập điện thông báo chấp nhận chứng từ, thực hiện trả tiền và địi phí sai sót.
Trường hợp sai sót khơng được khách hàng chấp nhận, thanh toán viên lập điện từ chối và địi hồn trả tiền(nếu đã trả tiền), đồng thời nếu sau 10 ngay thơng báo cho người nước ngồi và 5 ngày tiếp theo thông báo cho khách hàng mà nếu khơng nhận được chỉ thị của các bên thì sẽ chủ động hồn trả nguyên trạng bộ chứng từ nước ngồi. Chỉ từ chối thanh tốn khi ký hậu vận đơn và bảo lãnh nhận hàng.
Trường hợp khách hàng chấp nhận thanh tốn một phần, thơng báo cho ngân hàng nước ngoài biết và chờ chỉ thị của họ để xử lý.
e) Bảo lãnh nhận hàng:
Khi khách hàng đề nghị ngân hàng phát hành bảo lãnh / ký hậu vận đơn để nhận hàng:
- Nếu khách hàng thanh tốn bằng vốn tự có: Phịng TTQT u cầu khách hàng nộp đủ 100% trị giá phải thanh toán bộ chứng từ.
- Nếu khách hàng đề nghị thanh toán bằng tiền vay: Thanh toán viên được phân cơng phụ trách đơn vị có trách nhiệm thơng báo cho cán bộ tín dụng phụ trách đơn vị và tiến hành các thủ tục cần thiết để ký hậu vận đơn/ phát hành bảo lãnh nhận hàng.
- Thanh tốn viên hồn tất hồ sơ trình phụ trách phịng và lãnh đạo ký duyệt.
f) Thanh toán L/C :
- Cán bộ phụ trách mua bán ngoại tệ phục vụ doanh nghiệp của phòng TTQT căn cứ vào giá trị thanh toán của L/C và số dư tài khoản USD của Chi nhánh NHNo Đông Hà Nội tại sở quản lý, KD vốn và ngoại tệ, sẽ tiến hành mua ngoại tệ nếu cần thiết và phải đảm bảo trên tài khoản của Chi nhánh NHNo Đông Hà Nội tại sở quản lý, KD vốn và ngoại tệ có đủ số dư khi chuyển điện thanh toán L/C (điện MT202) lên sở.
- Trường hợp khách hàng thanh tốn bằng vốn tự có: phịng TTQT thực hiện các thủ tục thanh tốn L/C như quy định của NHNo.
- Trường hợp khách hàng thanh tốn L/C có sử dụng vốn vay:
+ Phịng TTQT có trách nhiệm thơng báo cho phịng Tín dụng ngày dự định thanh toán khi nhận được bộ chứng từ.
+ Đến ngày thanh tốn: Phịng Tín dụng có trách nhiệm chuyển 01 bản Giấy nhận nợ của khách hàng cho phòng TTQT trước 14h30 hàng ngày để phòng TTQT thực hiện thủ tục thanh toán L/C.
- Thanh tốn viên hồn tất hồ sơ thanh tốn L/C , trình phụ trách phịng và lãnh đạo ký duyệt.
- Sau khi lãnh đạo ký duyệt, phòng TTQT thực hiện thanh toán L/C theo quy định.
- Thanh tốn viên chuyển hồ sơ cho phịng Kế toán hạch toán, bao gồm: + Điện chuyển tiền đã được phê duyệt
+ Phiếu báo Nợ
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu phát sinh)