Để quả lý hiệu quả trường trung học phổ thông tiếp cận chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục thì nhà quản lý trước tiên phải bám vào các chức năng quản lý, từ đó thực hiện cơng tác quản lý theo chuẩn. Nội dung cần thực hiện gồm có:
1.4.1. Hoạch định kế hoạch hay kế hoạch hóa
Hoạch định kế hoạch là một chức năng cơ bản và mở đầu trong số các chức năng của quản lý. Việc kế hoạch hóa sẽ gắn liền với xác định mục tiêu chiến lược và việc xác định các bước đi cụ thể của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu trong tương lai với chi phí thấp, chất lượng đảm bảo.
Khi thực hiện quản lý cơ sở giáo dục theo chuẩn kiểm định, nhà quản lý cần rất chú ý tới các loại kế hoạch sau:
- Kế hoạch chiến lược: việc xây dựng kế hoạch chiến lược hay điều chính kế hoạch chiến lược cho phù hợp với quy trình quản lý mới phải
được thực hiện trước tiên. Nội dung cơ bản của một kế hoạch chiến lược gồm có xác định sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị cốt lõi; phân tích bối cảnh và thục trạng của nhà trường; mục tiêu và các giải pháp chiến lược; các chương trình hành động chiến lược; tổ chức thực hiện, giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch.
Khi xây dựng kế hoạch chiến lược cần chú ý có một số cơng việc rất khó, trong đó có việc xác định sứ mạng của nhà trường, đó là tuyên bố ngắn gọn nhưng phải rõ ràng, dễ hiểu và tính bao quát cao. Một sứ mạng của một trường vùng cao, biên giới chắc chắn khác với trường ở đồng bằng hay giữa thủ đô. Tuyên bố sứ mạng sẽ quyết định việc phân bổ các nguồn lực của đơn vị và hình thức phát triển và định hướng tương lai của nhà trường.
Việc phân tích bối cảnh cần xem xét ở góc độ vĩ mơ như mơi trường gồm có kinh tế, chính trị, cơng nghệ, xã hội; những biến động lớn của môi trường và mức độ ảnh hưởng đến nhà trường.
Căn cứ vào kế hoạch chiến lược, nhà trường tiến hành điều chỉnh đề án vị trí việc làm cho phù hợp, từ đó quản lý phù hợp hơn.
- Kế hoạch năm học: kế hoạch chiến lược cần được thực hiện cụ thể trong từng năm học, do vậy kế hoạch năm học cần rõ ràng, chi tiết đến từng tuần, từng tháng cụ thể, xác định rõ mục tiêu cần đạt cho từng nội dung công việc và giai đoạn cụ thể. Trong bản kế hoạch cần thể hiện rõ:
Hội đồng tự đánh giá, phân công nhiệm vụ từng thành viên bao gồm Ban chỉ đạo, các thành viên thực hiện, các nhóm thư ký.
Tổ chức phân tích nội hàm các tiêu chí, các chỉ số, từ đó xác định được yêu cầu cần đạt của mỗi chỉ số. Căn cứ vào yêu cầu của mỗi chỉ số, đơn vị tiến hành xây dựng kế hoạch để thực hiện đạt được chất lượng theo yêu cầu của từng chỉ số và yêu cầu về minh chứng trong từng quá trình thực hiện nhằm đạt được yêu cầu đề ra.
hiện. Việc xây dựng kế hoạch này cần giao cho các nhóm thực hiện xây dựng và trao đổi nghiêm túc trước khi được Hiệu trưởng phê duyệt, kế hoạch này là rất quan trọng vì làm căn cứ căn bản để xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát theo từng quá trình thực hiện.
Để nghiên cứu từng tiêu chuẩn với các tiêu chí, chỉ số tương ứng ta cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1:
Gọi tên được đầy đủ các công việc cần làm để tạo minh chứng nhằm đạt được từng chỉ số, tiêu chí.
Gọi tên được sản phẩm cần có của từng cơng việc
Xác định được những yêu cầu cần có của từng sản phẩm. Xác định người (tổ chức) thực hiện các cơng việc đó.
Bước 2:
Tổ chức thảo luận về các công việc cần làm trong cơ quan, tổ chức, xác định ai làm, làm gì, những sản phẩm cần có, yêu cầu của từng sản phẩm. Trong quá trình thảo luận có thể thêm bớt, sửa đổi các nội dung và cuối cùng đi tới đồng thuận về những công việc cần làm và yêu cầu của sản phẩm.
Bước 3:
Viết hướng dẫn quy trình thực hiện từng cơng việc. Điều đó sẽ giúp nhà quản lý xác định được những việc cần làm và làm như thế nào để đạt được các tiêu chí, các tiêu chuẩn.
Bước 4:
Tổ chức hướng dẫn, tập huấn, hỗ trợ để mọi thành viên trong cơ quan, tổ chức thực hiện hết phần việc được giao. Trong quá trình này người lãnh đạo cần chú trọng động viên, khích lệ, giúp đỡ mọi người hồn thành cơng việc đúng hạn. Đến đây nguyên tắc thứ hai được thực hiện: “Làm đúng những gì đã viết”. Quá trình giúp đỡ, hỗ trợ mọi người thực hiện các cơng việc chính là quá trình quản lý chất lượng, mọi người chủ động làm ra các sản phẩm (minh chứng), sẵn sàng phục vụ cho tự đánh giá và kiểm định.
Bước 5:
Tập huấn và Tổ chức thực hiện để cho mỗi người viết báo cáo tự đánh giá cơng việc của mình được phân cơng. Đây là nguyên tắc thứ ba là “Viết lại những gì đã làm theo đúng những gì đã viết”. Hoạt động này sẽ được tiến hành một cách dễ dàng vì ai làm việc gì sẽ viết lại những gì họ đã làm theo hướng dẫn có các minh chứng đã được lưu trữ từ trước đó.
Bước 5 là tự đánh giá hệ thống quản lý chất lượng đã được xây dựng và kết quả của sự vận hành hệ thống đó trong cơ quan, tổ chức (khơng phải đánh giá chất lượng cơ quan, tổ chức).
Bước 6:
Tổ chức tổng hợp báo cáo của các cá nhân thành báo cáo tự đánh giá của cơ quan, tổ chức và đăng ký kiểm định.
Bước 7:
Chuẩn bị đón đồn đánh giá ngồi, thẩm định báo cáo tự đánh giá của nhà trường.
- Kế hoạch tổ chuyên môn: kế hoạch năm học có những nội dụng đã được phân định rõ, trên cơ sở đó từng tổ bộ mơn có kế hoạch triển khai theo đặc thù của bộ môn, xác định mục tiêu cần đạt, các bước thực hiện, yêu cầu minh chứng cho mỗi quá trình thực hiện là gì.
- Kế hoạch cá nhân: Trên cơ sở kế hoạch nhà trường, kế hoạch tổ bộ môn, các cá nhân xây dựng kế hoạch năm học cho riêng mình. Kế hoạch này cần đảm bảo theo các nội dung của bộ môn được quy định trong kế hoạch như nội dung chương trình, phương pháp giảng dạy, các nội dung tích hợp, liên mơn, trải nghiệm, ngoại kháo.... Trong mỗi q trình cần xác định được các minh chứng là gì, yêu cầu cần đạt của cơng việc đề ra là gì.
1.4.2. Công tác tổ chức của đơn vị
Cơng tác tổ chức gồm có 02 nội dung là tổ chức công việc và tổ chức con người.
Tổ chức công việc thực chất là công tác sắp xếp công việc theo một trật tự nhất định, phân chia công việc theo từng phần cụ thể và trách nhiệm thực hiện cho từng bộ phận, từng con người cụ thể. Việc phân công phải rõ ràng, không để một người làm quá nhiều mà người khác không làm hoặc làm rất ít việc, nội dung phân cơng cần bám vào vị trí việc làm tương ứng, phù hợp với đặc thù bộ môn và chức danh trong đơn vị.
Sau khi tổ chức công việc và phân công con người thực hiện cụ thể, người quản lý cần liên kết họ lại theo một mục tiêu thống nhất của nhà trường. Mỗi cá nhân hay bộ phận hồn thành nội dung cơng việc theo một thời gian và yêu cầu chất lượng theo kế hoạch đã được thống nhất trước.
1.4.3. Hoạt động chỉ đạo hay điều hành thực hiên
Hoạt động điều hành của nhà quản lý nhằm tác động đến người thực hiên kế hoạch thêm mệnh lệnh và những khuyến khích về lợi ích, đảm bảo người thực hiện nhiệm vụ theo đúng kế hoạch và đảm bảo tiến độ và chất lượng cơng việc đề ra.
Khi đã có kế hoạch và tổ chức thực hiện, nhà quản lý căn cứ vào tiến độ thực hiện thực tế và thơi điểm cần hoàn thành để ra lệnh, đôn độc thực hiện nhằm đảm bảo mục tiêu đề ra và đảm bảo yêu cầu chung về thời gian thực hiện.
Trong công tác điều hành của nhà quản lý, cần phải có nhật ký nhằm ghi chép lại những tiến độ thực hiện, những phát sinh trong q trình thực hiện từ đó kịp thời điều đỉnh mục tiêu, giải pháp cho phù hợp, đồng thời nhật ký cũng là giải pháp nhắc nhở nhà quản lý phải chú ý đến tiến độ và chất lượng cơng việc của q trình thực hiện.
1.4.4. Hoạt động kiểm tra, đánh giá
Đánh giá là q trình thu thập và xử lý thơng tin một cách có hệ thống nhằm xác định mục tiêu đã và đang đạt được ở mực độ nào hoặc đánh giá là quá trình tu thập và xử lý thơng tin mọt cách có hệ thống để đưa ra các quyết định [12, tr.37].
Hoạt động kiểm tra, đánh giá trong quá trình thực hiện quản lý trường theo chuẩn cần chú ý công tác kiểm tra quá trình thực hiện. Mỗi quá trình thực hiện cần được kiểm tra, đánh giá mức độ hồn thành, chất lượng cơng việc theo mục tiêu. Việc kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện là hình thức hữu hiệu để phòng ngừa những sai hoảng về chất lượng. Từ việc kiểm tra đánh giá này có thể đánh giá được việc thực hiện kế hoạch và yêu cầu điều chỉnh mục tiêu, quy trình thực hiện hay giải pháp bổ sung nhằm đạt được mục tiêu chất lượng cuối cùng.
Hoạt động kiểm tra nội bộ của các cơ sở giáo dục được Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT chỉ đạo thực hiện hành năm theo các chuyên đề được quy định cụ thể. Cơng tác kiểm tra giám sát q trình quản lý theo chuẩn kiểm định phải được coi là nội dung quan trọng trong kế hoạch kiểm tra nội bộ các hoạt động giáo dục của nhà trường. Kế hoạch kiểm tra phải được bám sát với kế hoạch quản lý chất lượng theo chuẩn của nhà trường, từ đó xác định thời điểm, nội dung kiểm tra cho phù hợp và tăng tính pháp lý của các hoạt động kiểm tra, đánh giá.