3.3. ột số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả nhập khẩu của
3.3.1. xuất đối với doanh nghiệp
Thứ nhất doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư hoạt động chiến lược. Cơng ty chưa có một đội ngũ chuyên về nghiên cứu thị trường, dẫn đến q tải cơng việc cho nhân viên phịng xuất nhập khẩu. Công ty cần chủ động được nguồn hàng, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc thoải mái, khơng có q nhiều áp lực và đảm bảo tiến độ công việc cấp trên giao xuống. Ban lãnh đạo công ty cần thành lập một phòng ban chuyên về lập kế hoạch nhập khẩu hàng hố. Đội ngũ này cần có những kiến thức và kinh nghiệm trong các vấn đề: nghiên cứu thị trường, cơ cấu hàng hoá nhập khẩu của công ty; sử dụng thành thạo các phương pháp, kỹ thuật dự báo; xác định nhu cầu mua hàng theo từng tháng, từng quý, từng năm; lập kế hoạch nhập khẩu hàng hoá theo loại hàng, khoảng thời gian, số lượng dự kiến. Để thực hiện được giải pháp này, cơng ty cần thay đổi chính sách nhập khẩu hàng hố hiện tại. Giải pháp này cho phép nhập khẩu một lượng hàng hoá phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Khi đó cơng ty sẽ tránh tình trạng thiếu hàng hoặc nhập hàng liên tục, dẫn đến quá tải cơng việc cho phịng Xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó giảm chi phí nhập khẩu hàng hố vì mỗi lơ hàng, khơng phân biệt trọng lượng, đều mang một số chi phí nhất định. Nếu khơng dự báo được số lượng hàng nhập thì sẽ dẫn đến tình trạng hàng thiếu khi nào, nhập khi đó, điều này làm cho chi phí nhập hàng tăng thêm. Vì tính tốn được nhu cầu nhập hàng và số lượng hàng tồn kho tối ưu nên sẽ giảm được chi phí lưu kho hàng hố. Ngồi ra khi việc nhập khẩu được lên kế hoạch tốt, các đơn hàng nhập khẩu sẽ được tổ chức thực hiện định kỳ. Tránh tình trạng khi thì đặt hàng, nhận hàng liên tục, khi thì khơng làm gì cả. Để củng cố vị trí của cơng ty đồng thời để tăng doanh số tiêu thụ, việc nghiên cứu khách hàng và thị trường tiêu thụ là một điều hết sức cần thiết. Vì mọi chi phí tạo ra trong quá trình nhập khẩu, nộp thuế đều được tính vào giá bán hàng hố và người tiêu thụ là người phải chịu các chi phí đó. Do đó, địi hỏi cơng ty phải nắm vững những thơng tin chính xác về thị trường tiêu thụ để hàng hố nhập khẩu dễ phù hợp với yêu cầu của khách hàng và phù hợp với khả năng thanh toán của họ. Để tiếp cận tốt với khách hàng và việc tiêu thụ được nhanh chóng, cơng ty nên sử dụng phương pháp và khả năng cung cấp hàng như tổ chức vận chuyển đưa hàng đến nơi có nhu cầu, tăng cường các dịch vụ lắp đặt, sữa chữa, bảo hành sau khi bán hàng. Sử dụng những hội nghị khách hàng, tặng quà, giảm bớt khoảng cách giữa người mua và người bán. Từ đó, cơng ty có thể rút ra các đặc tính về các loại thiết bị máy móc mà người tiêu dùng ưu thích về chủng loại, hình thức, chất lượng... Đối với Công ty Cổ phần Quốc tế Hải Âu, hoạt động nhập khẩu chủ yếu dựa vàocác đơn đặt hàng của các đơn vị
trong ngành. Như vậy, ngoài việc tiếp cận với người tiêu dùng, công ty cần phải khuếch trương thanh thế của mình, có quan hệ và tín nhiệm với các tổ chức đơn vị đặt hàng trong và ngoài ngành nhằm tạo ra bạn hàng quen thuộc, làm ăn lâu dài với cơng ty, qua đó nâng cao giá trị kim ngạch nhập khẩu.
Thứ hai, công ty nên soạn hợp đồng thương mại chặt chẽ. Đa số hợp đồng được ký kết qua mail và fax nên chỉ bao gồm một số điều kiện cơ bản. Khi xảy ra tổn thất thiệt hại, công ty thường đàm phán để được hạ giá hàng hoá chứ đàm phán địi bồi thường khơng mang lại hiệu quả. Trong quá trình giải quyết khiếu nại, người đại diện chưa thể hiện tốt nên kết quả đàm phán thường bất lợi cho công ty. Công ty cần nắm rõ quyền hạn, nghĩa vụ của các bên để chủ động hơn khi thực hiện hợp đồng. Khi có vấn đề phát sinh, có thể tìm được phương án giải quyết. Các bên tôn trọng lẫn nhau và thực hiện hợp đồng nghiêm túc. Các hợp đồng nên được ký kết bằng văn bản, công ty soạn hợp đồng với đầy đủ các điều khoản thật chặt chẽ. Hợp đồng được fax qua đối tác cần có chữ ký xác nhận, tạo bằng chứng pháp lý hợp pháp trong các trường hợp bất lợi phát sinh sau này. Khi đó sẽ hạn chế thiệt hại có thể xảy ra cho công ty do đối tác giao nhầm hàng, thiếu hàng và hàng bị thất lạc. Trong trường hợp có tổn thất xảy ra, mối quan hệ giữa các bên không bị ảnh hưởng nhiều. Bên cạnh việc soạn hợp đồng chặt chẽ, công ty cũng cần đưa ra biện pháp là đa dạng hình thức thanh tốn. Cơng ty nên thay đổi phương thức sử dụng vốn. Sử dụng một phần nguồn vốn kinh doanh ngoại tệ cho việc thanh tốn để hưởng các khoản lợi ích khác.
Thứ ba là cần đa dạng các hình thức thanh tốn. Để giải quyết nhược điểm: hình thức thanh tốn kém đa dạng, tận dụng hiệu quả nguồn vốn, rút ngắn thời gian đàm phán hợp đồng, khẳng định tiềm lực tài chính của cơng ty.Kế tốn chun về thanh toán quốc tế cần nắm được những ưu và nhược điểm của các phương thức thanh tốn. Từ đó, bộ phận kế tốn có thể tư vấn các phương thức thanh tốn mà cơng ty nên sử dụng. Nâng cao kiến thức chuyên về quản lý tài chính cho nhân viên nhằm thay đổi một cách tích cực về cách nhìn nhận nguồn vốn, cách tiếp cận và sử dụng chúng nguồn vốn. Nhờ đó cơng ty sẽ hưởng được các khoản chiết khấu do lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp. Khi đa dạng hoá phương thức thanh tốn, cơng ty có thể xây dựng niềm tin về tài chính đối với đối tác. Đa dạng hố phương thức thanh toán cũng là một cách để rút ngắn thời gian đàm phán hợp đồng khi đàm phán điều khoản thanh toán.
Thứ tư, cơng ty cần thơng quan và nhận hàng hố nhanh chóng. Để giải quyết hai nhược điểm:
chậm,phải làm nhiều thủ tục khi khai Hải quan, mất nhiều thời gian. Đôi khi hàng về nhưng
chưa kịp đóng thuế thì cũng khơng lấy được hàng, mà hàng để ở cảng quá 7 ngày sẽ bị thu thêm tiền kho bãi.
- Đôi khi có sự khơng đồng nhất trong công việc giữa các phòng ban, làm mất nhiều thời gian. Nhân viên xuất nhập khẩu cần thường xuyên liên hệ với đại lý để nắm rõ lịch trình, thời gian hàng về.
Trong quá trình lập tờ khai Hải quan cần kiểm tra kỹ lưỡng hợp đồng, tránh gây mất nhiều thời gian. Nhân viên kế tốn phải nắm vững quy trình và tiến độ của xin quyết định hoàn thuế để dự trù khoảng thời gian chậm trễ ở cơ quan thuế, từ đó đưa ra thời gian hợp lý để lấy được quyết định hoàn thuế đúng hạn định. Kiểm tra tài khoản đóng thuế sẽ tránh được nhầm lẫn giữa tài khoản tạm thu và truy thu. Tìm kiếm thêm các đối tác trong việc vận chuyển hàng hoá, tránh được sự ép giá của khâu vận chuyển. Cơng ty nhờ đó sẽ tiết kiệm thời gian kiểm tra chứng từ, chuẩn bị bộ tờ khai Hải quan nhanh hơn, tiết kiệm chi phí và cơng việc đạt hiệu quả hơn. Hàng hố khơng phải lưu kho bãi lâu.
Thứ năm đó là điều chỉnh phương thức khiếu nại. Để giải quyết nhược điểm trong quá trình giải quyết khiếu nại, người đại diện chưa thể hiện tốt nên kết quả đàm phán thường bất lợi cho công ty. Công ty cần xây dựng các điều khoản hợp đồng một cách chặt chẽ. Cơng ty cần có những nhân viên xử lý khiếu nại tốt, hiểu rõ luật thương mại, ngoại ngữ tốt và có khả năng đàm phán tốt. Thuê luật sư riêng cho cơng ty hoặc tìm đến các văn phịng luật để có được sự hỗ trợ khi gặp trục trặc với những lơ hàng có giá trị lớn. Từ đó cơng ty sẽ giảm thiểu tổn thất cho cơng ty. Các bên có thái độ nghiêm túc để thực hiện hợp đồng đúng tiến độ.
Ngồi ra cơng ty có thể đa dạng hố về mặt hàng nhập khẩu trong thời gian tới. Ngay trong lĩnh vực hoạt động, không một doanh nghiệp nào lại chỉ chuyên kinh doanh một số mặt hàng nhất định, như vậy sẽ rất mạo hiểm. Công ty cổ phần Quốc tế Hải Âu luôn cố gắng tìm những mặt hàng mới, lợi nhuận cao để kinh doanh. Do đó, cơng ty cần đa dạng hoá mặt hàng và dịch vụ kinh doanh trên cơ sở các mặt hàng và dịch vụ hiện có. Việc đa dạng hoá mặt hàng và dịch vụ kinh doanh vừa tạo điều kiện thoả mãn nhu cầu đa dạng của khách hàng, vừa tránh được rủi ro cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc nhập một mặt hàng mới khơng phải là đơn giản, nó vừa địi hỏi thời cơ nhanh chóng, vừa địi hỏi thận trọng sáng suốt, do vậy thu nhập mặt hàng mới phải chú ý đến các điều kiện như: đặc điểm của hàng hoá, chủng loại, đặc điểm kỹ thuật, những doanh nghiệp nào đang kinh doanh mặt hàng này,thị trường tiêu thụ mặt hàng này…Những việc làm trên là rất khó, địi hỏi
người cán bộ kinh doanh phải có kinh nghiệm, khả năng giao dịch, nắm bắt, thu thập, phân tích và xử lý thơng tin...Khi đa dạng hoá được các mặt hàng nhập khẩu thì khả năng cung cấp, đáp ứng nhu cầu nền kinh tế lớn, nó sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh của công ty so với các doanh nghiệp nhập khẩu khác trên thị trường. Từ đó có thể giải quyết được những khó khăn đang tồn tại như: vốn, cơ sở hạ tầng, khách hàng tiêu thụ...là điều kiện thuận lợi để công ty phát triển trong thời gian tới. Bên cạnh đó là tổ chức quản lý hoạt động nhập khẩu chặt chẽ hơn. Trong cơ chế thị trường, cơng ty thực hiện chính sách giao việc theo từng bộ phận. Do đó, giúp cho nhân viên có ý thức hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. Hiện tại, ngồi lượng các thành viên của cơng ty có khả năng làm việc chất lượng cao đem lại lợi nhuận sau khi hạch toán đầy đủ và làm nghĩa vụ đối với Nhà nước, công ty cần tăng cường kỹ năng và trách nhiệm quản lý kinh doanh qua một số chế độ thưởng phạt rõ ràng để các thành viên trong cơng ty có động cơ làm việc và nhận thức được điều đó. Trong cơ chế chuyển đổi từ nền kinh tế chỉ huy bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, Nhà nước đang có những cố gắng nhằm phát huy những chức năng điều tiết của mình. Vì vậy, các chủ trương, chính sách của Nhà nước về quan hệ với nước ngồi thường xun có những thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế. Do đó, người cán bộ làm công tác nhập khẩu phải nắm bắt được các tập quán thương mại về thị trường mà mình đang hoạt động. Điều này địi hỏi họ phải ln có thơng tin, tài liệu phục vụ cho nghiên cứu. Để phục vụ tốt việc này, công ty phải luôn bổ sung các nguồn sách báo, tài liệu có liên
quan đến hoạt động kinh doanh của mình. Ngồi ra, cơng ty nên cho các cán bộ kinh doanh tham gia các lớp học ngắn hạn về vấn đề mới như: thị trường tài chính, chứng khốn, marketing, luật thuế và ngân sách Nhà nước...Việc tổ chức cho nhân viên đi học có thể tốn kém về chi phí nhưng sẽ mang lại hiệu quả lâu dài, không chỉ tăng khả năng hiểu biết về kinh tế xã hội nói chung và hiểu biết về nghiệp vụ kinh doanh nói riêng mà cịn tạo ra tâm lý tốt trong công tác của nhân viên trong công ty. Đối với nghiệp vụ nhập khẩu: cần chặt chẽ hơn nữa trong việc xác định các điều khoản hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng là văn bản pháp lý của mỗi bên. Nhập khẩu là hoạt động mua bán với nước ngồi. Do đó, việc giao dịch, ký kết hợp đồng là rất quan trọng. Bất kỳ một sai sót nhỏ nào trong một điều khoản nào đó rất có thể mang lại hậu quả xấu, thậm chí là làm ăn thua lỗ. Tuy nhiên, nếu khéo léo thương lượng và có các điều kiện khác thì khi ký được hợp đồng, cơng ty sẽ làm ăn có hiệu quả. Về hợp đồng nhập khẩu: cần làm rõ căn cứ hợp đồng dựa trên pháp luật Việt Nam cũng như kết quả giao dịch theo sự thoả thuận của hai bên, tên hàng cần ghi đầy đủ chính xác, vận chuyển cho phép chuyển tải hay khơng chuyển tải, về phương thức giao nhận cần nêu rõ chứng kiến của các bên đảm bảo sự khách quan cho tổn
thất ( nếu có ). Khi nhận và kiểm tra việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu là một bước quan trọng trong công tác nhập khẩu. Khi nhận được các chứng từ nhận hàng nên kiểm tra chi tiết, cần đối chiếu yêu cầu của chứng từ mua hàng. Khi dỡ hàng, người cán bộ tiếp nhận cần quản lý chặt chẽ để hạn chế mất mát, đỗ vỡ. Những điều nêu trên rất cần thiết để giải quyết khó khăn trong ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty hiện nay.