2.2. Thực trạng nhập khẩu hoá chất tại Công ty Cổ phần Quốc tế Hả
2.2.1. Quy trình nhập khẩu hố chất tại Cơng ty
Khách hàng của công ty thường là những nhà máy, khu cơng nghiệp trên địa bàn cả nước có nhu cầu sử dụng hố chất trong quy trình sản xuất của mình như: thí nghiệm, đất hiếm, xi mạ, giấy, dệt nhuộm, mỹ phẩm,…và nổi bật nhất là xử lý nước thải. Quy trình nhập khẩu được giám đốc tinh gọn một số bước so với quy trình
nhập khẩu hố chất thơng thường.
Hình 2.2: Quy trình thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hố chất của Cơng ty Cổ phần Quốc tế Hải Âu
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu, 2021 a. Lập kế hoạch nhập khẩu
Giám đốc công ty sẽ lệnh cho nhân viên phòng Bán hàng tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích những số liệu và rút ra kết luận. Dựa trên những kết luận này, phòng Bán hàng sẽ tiến hành lập kế hoạch nhập khẩu, trình Giám đốc cơng ty ký duyệt. Nội dung thông tin cần thu thập gồm tình hình cung - cầu hàng hoá trên thị trường; các nhà cung ứng đang hoạt động trên thị trường và nhu cầu hiện tại; tiềm năng của mặt hàng đó trong tương lai. Từ đó xác định được tình hình cạnh tranh cũng như cơ hội tại thị trường đang nghiên cứu.Ngồi ra cịn có giá cả hàng hố trong kinh doanh, đặc biệt trong bn bán ngoại thương, việc xác định giá cả là việc làm hàng đầu vì nó ảnh hưởng lớn nhất đến sự sống cịn của doanh nghiệp. Ngồi ra, cần nghiên cứu một số yếu tố khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty trên thị trường như: quan hệ chính trị, văn hố, pháp luật, chính sách kinh tế, thuế nhập khẩu...
Để nhập khẩu với các mặt hàng hóa chất nói chung, bước đầu cơng ty cần phải làm là đăng ký hóa chất trước khi nhập khẩu. Việc đăng ký hóa chất thường được
Lập kế hoạch nhập khẩu
Đàm phán và ký kết hợp đồng
Thực hiện hợp đồng
Thực hiện thủ tục thanh toán
thực hiện trước khi tàu về là 1 tuần là tốt nhất, cơng ty khơng phải đóng lệ phí nhập khẩu hóa chất nữa.
b. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Bước đàm phán và ký kết hợp đồng do Phòng Sale & Marketing (hoặc Giám đốc) thực hiện. Hiện nay, hình thức nhập khẩu chính tại Cơng ty cổ phần Quốc tế Hải Âu là nhập khẩu trực tiếp. Nhập trực tiếp có nghĩa là cơng ty giao dịch trực tiếp với nhà xuất khẩu về các thoả thuận liên quan đến hàng hoá, giao nhận và thanh toán bằng thư từ, điện tín hoặc gặp mặt trực tiếp để ký kết hợp đồng. Khi có yêu cầu nhập khẩu từ khách hàng có yêu cầu về loại hàng nào đó, cơng ty sẽ tiến hành nhập khẩu loại hàng hố đó để cung cấp. Việc đàm phán ở cổ phần Quốc tế Hải Âu khá đơn giản nên được thực hiện bởi nhân viên phòng Sale & Marketing. Phương thức đàm phán chủ yếu là qua điện thoại và thư thương mại. Ngồi ra, cơng ty cịn sử dụng fax hoặc email như một phương tiện để chuyển nội dung những bức thư trên một cách thường xuyên, rất ít khi đàm phán trực tiếp. Trừ những lơ hàng lớn, phức tạp, có giá trị lớn thì chính Giám đốc sẽ đứng ra đàm phán trực tiếp.
c. Thực hiện hợp đồng
Bước thực hiện hợp đồng do phòng Xuất nhập khẩu thực hiện. Đầu tiên là nhận chứng từ nhập khẩu. Các chứng từ cần thiết là: Invoice, Packing List, Bill of Lading sẽ được người xuất khẩu gửi trực tiếp qua bưu điện hoặc các đường chuyển phát nhanh đến Công ty cổ phần Quốc tế Hải Âu. Dựa vào các chứng từ đó và hợp đồng ngoại thương, nhân viên phịng Xuất nhập khẩu của cơng ty sẽ tiến hành lập bộ chứng từ và lên tờ khai Hải quan. Trong quá trình lên tờ khai, nhân viên Xuất nhập khẩu phải xem xét kỹ và chỉnh sửa cho phù hợp vì bộ chứng từ rất quan trọng để có thể nhận được hàng. Tiếp theo là chuẩn bị bộ chứng từ tờ khai Hải quan gồm có:
Tờ khai hải quan: 02 bản.
Phụ lục tờ khai hải quan: 02 bản. Bảng kê chi tiết (packing list): 01 bản. Hoá đơn thương mại (invoice): 01 bản. Tờ khai trị giá tính thuế: 02 bản.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hố (C/O): 01 bản (nếu có). Hợp đồng mua bán hàng hoá: 01 bản.
Giấy phép nhập khẩu (nếu có). Vận tải đơn (B/L): 01 bản.
Giấy giới thiệu: 01 bản. Lệnh giao hàng: 01 bản.
Công văn nợ chứng từ gốc (nếu có).
Sau đó nhân nhân viên sẽ tiến hành đăng ký tờ khai Hải quan.Tại cảng, nhân viên giao nhận ở phòng Xuất nhập khẩu của công ty tuân thủ theo quy định của cảng để làm thủ tục Hải quan. Nhân viên giao nhận sẽ xuất trình bộ chứng từ khai Hải quan cho công chức tiếp nhận hồ sơ, công chức Hải quan nhập mã số thuế nhập khẩu của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai của doanh nghiệp trên hệ thống máy tính và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.Trong trường hợp doanh nghiệp được phép mở tờ khai thì tiến hành kiểm tra sơ bộ hồ sơ Hải quan. Nếu hồ sơ hợp lệ thì cơng chức hải quan sẽ nhập thông tin tờ khai vào hệ thống mạng máy tính.Trong trường hợp khơng đủ khả năng mở tờ khai hoặc không thoả mãn các quy định về thuế (doanh nghiệp không được ân hạn thuế hoặc chưa có bảo lãnh số tiền thuế phải nộp) thì cơng chức hải quan sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không được phép mở tờ khai. Sau khi nhập thông tin mà doanh nghiệp cung cấp (trên bộ chứng từ hải quan), thơng tin này được máy tính tự động xử lý và đưa ra lệnh hình thức, mức độ kiểm tra. Cơng chức hải quan tiếp nhận hồ sơ, căn cứ vào đó đưa ra đề xuất mức độ tra. Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra gồm một số tiêu chí cụ thể gồm có 3 mức độ khác nhau là 1, 2, 3 tương ứng với các mức xanh, vàng, đỏ:
Mức 1: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá (luồng Xanh).
Mức 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá (luồng vàng). Mức 3: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hoá (luồng đỏ).
Sau khi hồn tất bước đăng kí tờ khai hải quan sẽ đến bước tiến hành kiểm hố, tính thuế. Trước bước này, trong lúc chờ phận kiểm, đối với hàng lưu kho, nhân viên giao nhận mang D/O đến giám sát kho và yêu cầu công nhân kho cảng tìm vị trí hàng. Sau khi có số tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi trên màn hình xem hàng của mình được miễn kiểm hay kiểm hoá. Nếu kiểm hoá thì xem ai là người kiểm và ai là người tính thuế. Sau khi đã biết tên cơng chức Hải quan điểm hố, nhớ phải ghi số tờ khai, tên công chức Hải quan điểm hoá vào D/O và đối chiếu tại Hải quan kho, Hải quan kho sẽ ghi vị trí hàng để nhân viên thuận tiện trong việc kiểm hoá. Bước này gọi là Đối chiếu lệnh. Đối chiếu là xem hàng đã Lệnh được hiểu đơn giản vào kho hay chưa. Trong q trình kiểm hố, cơng chức Hải quan có thể kiểm tra xác suất hoặc tồn bộ lơ hàng tuỳ theo mức ra quyết định của cấp trên. Kết quả kiểm tra sẽ được xác nhận vào tờ khai và được nhập vào máy
tính nếu tính nhầm thuế. Cơng chức Hải quan bộ phận tính thuế sẽ kiểm tra lại việc áp mã cùng với mức thuế đã được nhân viên phịng Xuất nhập khẩu của cơng ty tính sẵn trên tờ khai hàng hố nhập khẩu. Lúc này, cơng chức Hải quan sẽ kiểm tra lại việc áp mã và số tiền thuế xem đã đúng hay chưa. Nếu áp mã sai thì cơng chức Hải quan sẽ điều chỉnh. Nếu đã áp đúng mã số hàng hố và số tiền thì cơng chức Hải quan sẽ cập nhật thông tin vào máy. Tiếp theo, cơng chức Hải quan tính thuế sẽ đóng dấu, ký tên xác nhận đã kiểm tra thuế. Sau đó, bộ tờ khai lại được luân chuyển đến chi cục phó để chi cục phó kiểm tra lại xem có đồng ý với ý kiến của đội phó hay khơng và đưa ra mức chỉnh sửa cuối cùng.
Khâu cuối cùng trong bước thực hiện hợp đồng là thơng quan hàng hố. Sau khi các thủ tục trên hoàn thành, nhân viên giao nhận đến quầy thu tiền lệ phí Hải quan, cung cấp cho công chức Hải quan tên công ty, mã số thuế và số tờ khai. Sau khi đóng phí Hải quan sẽ được cấp 2 biên lai, 1 bản màu đỏ (bản lưu người khai Hải quan) do doanh nghiệp giữ lại, 1 bản màu tím (bảo sốt) nộp cho công chức Hải quan để nhận lại tờ khai. Nhân viên giao nhận của cơng ty có thể chờ đọc đến tên cơng ty của mình rồi nhận lại hồ sơ hoặc đến rổ trả tờ khai tìm lại tờ khai của mình. Nhân viên giao nhận phải ký tên và ghi rõ tên công ty vào sổ theo dõi hàng nhập khẩu ở cảng.
d. Thực hiện thủ tục thanh toán
Nhân viên Phịng Kế tốn sẽ đảm nhiệm bước này. Tuỳ vào phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận trong bản hợp đồng mà thực hiện thủ tục thanh tốn. Cơng ty thường chọn phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện - trả sau ( TT trả sau ), do giữa các bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong kinh doanh và một phần do uy tín của cơng ty. Thơng thường, sau khi nhận hàng, sau khoảng một tuần, công ty sẽ cử nhân viên phịng Kế tốn đến ngân hàng để làm thủ tục thanh toán. Khi thực hiện thủ tục trả tiền bằng điện – trả sau, nhân viên Kế tốn phải có:
02 Lệnh chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng. Hồ sơ pháp lý.
Hợp đồng nhập khẩu.
Hoá đơn thương mại và các chứng từ gửi hàng khác như B/L, C/O... Giấy phép nhập khẩu.
Tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu.
Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển tiền cho ngân hàng của người xuất khẩu. Khi ngân hàng của người xuất khẩu thơng báo và ghi có tài khoản của người xuất khẩu thì thủ tục thanh tốn hồn tất.
e. Thanh lý hợp đồng
Bước thanh lý hợp đồng do người chịu trách nhiệm ký hợp đồng ( nhân viên phòng Sale& Marketing hoặc Giám đốc) thực hiện. Đối với thanh lý hợp đồng đúng hạn, sau khi nhận hàng, nếu tình trạng lơ hàng hồn tồn bình thường như trong hợp đồng ngoại thương thì hợp đồng sẽ kết thúc sau khi thanh tốn đầy đủ cho lơ hàng. Còn đối với thanh lý hợp đồng trước hạn: Hợp đồng được thanh lý trước hạn xảy ra khi: Hai bên tham gia ký kết hợp đồng cố gắng hồn thành nghĩa vụ của mình trước thời hạn hợp đồng quy định hoặc do một trong hai bên huỷ hợp đồng. Tất nhiên, bên huỷ hợp đồng sẽ chịu mức bồi thường cho đối tác mà hai bên đã thoả thuận trong bản hợp đồng ngoại thương.Tuy nhiên, trong một số trường hợp như: thiếu hàng, hàng không đúng phẩm chất, hàng bị đổ vỡ...người đã ký hợp đồng sẽ tiến hành thoả thuận, đàm phán với người xuất khẩu để được giảm giá, trả hàng hoặc bồi thường tổn thất...Sau khi hai bên tiến thoả thuận xong và tiến hành thủ tục bồi thường thì hợp đồng được thanh lý.
2.2.2. Kim ngạch, tốc độ tăng trưởng nhập khẩu hoá chất của Công ty
Trong những năm qua, cơng ty đã có nhiều nỗ lực trong việc đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu. Nhận thấy ngành hoá chất ngày một quan trọng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, công ty đã tiến hành mở rộng quy mô thị trường và đạt được những thành tự nhất định.
Bảng 2.4: Tổng kim ngạch nhập khẩu của Công ty giai đoạn 2019-2020
Năm Số lượng hoá
chất nhập khẩu (Tấn) Kim ngạch nhập khẩu (tỷ VNĐ) 2019 5 7 2020 6,5 8,5 2021 8 11 Nguồn: Phịng kế tốn, 2021
Nhịp độ tăng trưởng kim ngạch nhập khẩu bình quân hàng năm giai đoạn 2019-2021 ở mức cao, đạt 19%/năm. Quy mô bán hàng tăng hơn 7 tỷ đồng năm 2019 lên hơn 11 tỷ đồng năm 2021, tăng hơn 1,5 lần. Điều này cho thấy mặt hàng nhập khẩu ngày càng phong phú và đa dạng. Tăng trưởng nhập khẩu cao và tương đối ổn định trong nhiều năm đã góp phần ổn định kinh tế vĩ mô, cơ cấu bộ máy công ty được củng cố, sắp xếp lại một số phòng ban, phòng kinh doanh từ 10-7 phòng, phòng chuyển doanh từ 5-4 phòng, thành lập thêm cái ban kinh doanh dịch vụ mới.
Trong lĩnh vực nhập khẩu hố chất, có rất nhiều cơng ty với số tuổi tương đương Công ty Cổ phần Quốc tế Hải Âu nhưng đã gặt hái được nhiều thành cơng và có chỗ đứng vững trãi trong lĩnh vực này. Điển hình như Cơng ty Cổ phần Thịnh Phát, điều này được thể hiện qua những con số biết nói về tổng kim ngạch nhập khẩu của cơng ty đó.
Bảng 2.5: Tổng kinh ngạch nhập khẩu của Công ty Cổ phần Thịnh Phát giai đoạn 2019-2020
Năm Số lượng hoá
chất nhập khẩu (Tấn) Kim ngạch nhập khẩu (tỷ VNĐ) 2019 11 13 2020 15 16 2021 21 23
Bảng 2.6: Biểu đồ so sánh kim ngạch nhập khẩu hố chất của Cơng ty Cổ phần Quốc tế Hải Âu và Công ty Cổ phần Thịnh Phát giai đoạn 2019-2021
Công ty Cổ phần Thịnh Phát được thành lập từ năm 2003 cùng ngành nhập khẩu hố chất, trước cơng ty Cổ phần Quốc Tế Hải Âu 2 năm. Tuy nhiên nhìn vào biểu đồ so sánh kim ngạch nhập khẩu của hai cơng ty giai đoạn 2019-2021, ta có thể nhận thấy rõ sự chênh lệch. Cơng ty Cổ phần Thịnh Phát có kim ngạch nhập khẩu hố chất cao hơn hẳn so với Công ty Cổ phần Quốc tế Hải Âu. Cụ thể kim ngạch nhập khẩu của Công ty Cổ phần Thịnh Phát qua các năm 2019 là 13 tỷ đồng, 2020 là 16 tỷ đồng và 2021 là 23 tỷ đồng. Các con số thể hiện gần như gấp đôi Công ty
Cổ phần Quốc tế Hải Âu dù chỉ thành lập trước 2 năm. Điều này cho thấy mức độ cạnh tranh trong ngành nhập khẩu hoá chất là vô cùng gay gắt và địi hỏi doanh nghiệp phải khơng ngừng cải tiến và tìm tịi những bước đi mới trong kinh doanh.
Tuy nhiên cũng không thể phủ nhận những cố gắng của Công ty trong thời gian vừa qua đã duy trì kim ngạch nhập khẩu ở mức ổn định và tăng dần qua các năm. Đầu tiên đó là do nỗ lực của tồn bộ lực lượng cán bộ cơng nhân của Công Ty đã tích cực tìm kiếm thị trường, tìm kiếm nguồn hàng nhập khẩu thay đổi kiểu dáng, mẫu mã, nâng cao chất lượng, từng bước phù hợp với nhu cầu của khách hàng, nghiên cứu thị trường để tìm ra thị trường thích hợp, xuất khẩu mặt hàng gì, xuất khẩu đi đâu và xuất khẩu cho ai. Tiếp theo là sự năng động và sáng tạo của đội ngũ lãnh đạo, biết củng cố lại bộ máy, có chế độ thưởng, phạt rõ ràng đế khuyến khích người lao động, để họ tìm kiếm khách hàng, khả năng nhạy cảm, dự đoán và biết chớp cơ hội trong kinh doanh. Đặc biệt của hàng hóa chất cơng nghiệp của nước ta phong phú, đa dạng, có nhiều mẫu mã khác nhau với chất lượng khác nhau. Ngoài ra, hiện nay thơng tin nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời qua mạng Internet, qua hội chợ triển lãm, qua việc tham quan tìm hiểu trực tiếp của khách hàng. Thêm vào đó cơng ty được cấp trên đặc biệt quan tâm và khuyến khích phát triển về nhiều mặt như được vay vốn với tỷ lệ lãi xuất thấp. Hiện nay công ty đang đẩy mạnh phát triển nhằm khẳng định vị trí của mình nhằm kịp thời hội nhập với xu thế phát triển kinh tế mới của thời đại chuẩn bị kĩ càng tất cả những tiềm năng cho thời kì hội nhập kinh tế thế giới.
2.2.3. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty
Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty chủ yếu là hố chất cơng nghiệp với 374 sản phẩm. Ngoài ra, dung mơi cơng nghiệp gồm 52 sản phẩm, hố chất dệt