Nội dung Bên trong tổ chức Bên ngoài tổ chức
Nguồn tuyển mộ
Nguồn nhân lực nội bộ, bao gồm các cán bộ, nhân viên đang làm việc trong tổ chức.
Nguồn tuyển mộ từ bên ngoài tổ chức, đây là những người mới đến xin việc, những người này bao gồm: sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề; những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; những người đang làm việc tại các tổ chức khác. Ưu điểm - Các ứng viên đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ làm việc và tinh thần trách nhiệm
- Tiết kiệm được chi phí đào tạo
- Tổ chức có đủ thơng tin để đánh giá ứng viên
- Nhanh chóng thích nghi với công việc và môi trường làm việc
- Tạo được động lực cho người lao động trong tổ chức làm việc tích cực, sáng tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn.
- Người mới có cách nhìn nhận mới mẻ hơn đới với công việc, đối với tổ chức
- Họ có những sáng kiến làm thay đổi cách làm cũ của tổ chức, tư duy về công việc cũng tiến bộ hơn, sẵn sàng thay đổi, dễ dàng thích nghi đối với xu hướng mới.
Nhược
20
Nội dung Bên trong tổ chức Bên ngoài tổ chức
- Ngại thay đổi, ngại đổi mới đối với sự thay đổi trong chiến lược, sự thích nghi đơi khi cịn chậm, làm việc theo thói quen nhiều hơn.
- Việc chỉ sử dụng nguồn nội bộ có thể khó có sự thay đổi về chất trong lực lượng lao động.
với tinh thần làm việc và sự gắn kết của các thành viên nội bộ, đặc biệt là đối với các vị trí cán bộ quản lý
- Tốn thời gian và chi phí khi hướng dẫn nhân sự mới làm quen với tổ chức, với công việc. - Độ tin cậy về thông tin ứng viên đơi khi cịn chưa cao, hạn chế trong việc nắm bắt dữ liệu ứng viên.
Nguồn: Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm (2012).
b) Tìm kiếm người xin việc
Hoạt động tìm kiếm người xin việc được tiến hành sau khi tổ chức đã xây dựng xong chiến lược và kế hoạch tuyển mộ. Để có thể thu hút được những ứng viên phù hợp với yêu cầu của tổ chức, các tổ chức nên có các phương pháp tìm gây ấn tượng như:
Gây ấn tượng mạnh về tổ chức với các ứng viên: Để gây được ấn tướng với ứng viên, các tổ chức nên truyền đạt những hình ảnh ấn tượng, có lợi và cung cấp các triển vọng, viễn cảnh trong tương lai về sự phát triển của tổ chức. Tổ chức cũng nên đưa ra các yếu tố kích thích để thu hút ứng viên nộp đơn xin việc vào tổ chức, ví dụ như mức lương, các chính sách phúc lợi, đãi ngộ… (Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm, 2012).
Bên cạnh việc tìm kiếm người xin việc bằng cách gây ấn tượng về tổ chức thì tổ chức cũng cần chú ý đến việc lựa chọn đúng nhân viên tuyển dụng để quá trình tìm kiếm người xin việc đạt hiệu quả cao. Nhà tuyển dụng phải có năng lực đạo đức, am hiểu kiến thức, kỹ năng tuyển dụng và có kiến thức và kỹ năng trong các lĩnh vực tâm lý xã hội, các kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng quan sát và ra quyết định, cơng bằng, vơ tư vì mục tiêu tổ chức.
c) Đánh giá q trình tuyển mộ
21
cơng tác tuyển mộ để phát hiện kịp thời những điểm cịn hạn chế và từ đó đưa ra những giải pháp để hồn thiện cơng tác tuyển mộ ngày càng tốt hơn. Tùy vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh mà mỗi một tổ chức sẽ có những cách thức tuyển mộ khác nhau, nên việc đánh giá quá trình tuyển mộ cũng sẽ khác nhau, nhưng nhìn chung đều có thể đánh giá dựa trên một số yếu tố sau: Tỷ lệ sàng lọc ứng viên đã hợp lý chưa, các quảng cáo tuyển mộ có hiệu quả trong việc thu hút ứng viên hay không, các tiêu chuẩn đặt ra để lựa chọn hay loại bỏ ứng viên đã hợp lý chưa, chi phí đầu tư cho tuyển mộ, số lượng hồ sơ thu về, thời gian cho mỗi đợt tuyển mộ,…
1.3.3. Tuyển chọn nhân sự
Quá trình tuyển chọn hay việc đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp với tính chất cơng việc đang cần tuyển là một quá trình gồm nhiều bước, mỗi bước trong q trình có thể giống như một hàng rào chắn nhằm sàng lọc và loại bỏ những ứng viên chưa hoặc không phù hợp với tính chất cơng việc đang cần tuyển. Số bước của q trình này khơng hạn chế, khơng cố định mà việc mỗi tổ chức có những bước những cách thức tuyển chọn ra sao sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của cơng việc, tính chất hay yêu cầu đối với lao động cần tuyển.
Mỗi một tổ chức thường sẽ tự xây dựng cho mình một quy trình tuyển chọn riêng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, với văn hóa tổ chức, với mức độ phức tạp của cơng việc và nó phụ thuộc cả vào chất lượng cũng như số lượng hồ sơ ứng viên ứng tuyển. Mục đích chung của q trình tuyển chọn là thu thập được đầy đủ thông tin ứng viên và từ đó nhằm đưa ra những quyết định tuyển chọn đúng đắn nhất cho tổ chức. Quy trình tuyển chọn ở mỗi tổ chức có thể giản đơn hay phức tạp nhưng nhìn chung đều dựa theo các bước chính như sau:
a) Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Khi một thông báo tuyển dụng được đăng tải, chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ nhận được rất nhiều hồ sơ xin việc gửi về. Tuy nhiên, không phải hồ sơ nào cũng phù hợp với vị trí cơng việc nên các nhà tuyển chọn cần xem xét hồ sơ xin
22
việc của ứng viên, từ đó loại bỏ ứng viên có hồ sơ khơng phù hợp. Việc lọc và loại bỏ các hồ sơ không phù hợp sẽ giúp các nhà tuyển dụng tiết kiệm được thời gian phỏng vấn (Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm, 2012).
Những lý do chính để loại bỏ các ứng viên ở bước đầu thường là do các ứng viên chưa đáp ứng được các yêu cầu về trình độ học vấn, kinh nghiệm, mức độ lành nghề, sức khỏe,… Các nhân viên tuyển dụng cần phải thống nhất ý kiến trước khi quyết định loại bỏ ứng viên. Mọi hồ sơ xin việc sẽ được phân loại và lưu vào dữ liệu nguồn ứng viên để thuận tiện cho việc sử dụng sau này.
b) Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ được tiến hành sau khi sàng lọc hồ sơ. Mục đích của bước này là thiết lập mối quan hệ giữa người nộp đơn và người sử dụng lao động, xác định trình độ và khả năng của ứng viên và xem họ có phù hợp với cơng việc của tổ chức không. Nếu nhà tuyển dụng thấy rằng ứng viên khơng đủ điều kiện hoặc khả năng cho vị trí cần tuyển, ứng viên sẽ bị loại. Hội đồng tuyển dụng cũng cần có sự đồng thuận cao về cách đánh giá ứng viên trước cuộc phỏng vấn sơ bộ đầu tiên Phỏng vấn sơ bộ có thể thực hiện qua điện thoại hoặc tổ chức một gặp mặt trực tiếp giữa ứng viên và người sử dụng lao động.
c) Kiểm tra, trắc nghiệm
Tổ chức thực hiện kiểm tra dưới hình thức trắc nghiệm hoặc thi viết để kiểm tra, đánh giá đúng năng lực thực tế của ứng viên, từ đó có thể tìm ra được người có trình độ phù hợp với yêu cầu của tổ chức. Hình thức kiểm tra thi viết thường được các tổ chức sử dụng để đánh giá tay nghề của ứng viên, sẽ giúp tổ chức đánh giá được các kỹ năng nghiệp vụ, khả năng tư duy, mức độ lành nghề, khả năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện của ứng viên.
Các trắc nghiệm nhân sự giúp tổ chức kiểm tra, đánh giá kiến thức hoặc thu thập thông tin mang lại những kết quả khách quan về các đặc trưng tâm lý của các ứng viên. Nhờ vào đó, giúp cho các nhà tuyển dụng nắm được các tố chất tâm lý, những khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết được một cách
23
chính xác và đầy đủ
Các loại trắc nghiệm nhân sự gồm: Trắc nghiệm về thành tích
Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng Trắc nghiệm về tính cách và sở thích Trắc nghiệm về tính trung thực
d) Phỏng vấn tuyển chọn
“Phỏng vấn tuyển chọn là q trình đánh giá ứng viên theo nhiều khía cạnh,
phương diện. Cuộc phỏng vấn không chỉ phục vụ như một yếu tố dự đoán về sự phù hợp, mà còn là một tác động đến quyết định kết quả của cả hai bên và hành vi tiếp theo. Phỏng vấn là cơ hội để nhà tuyển dụng tìm hiểu, đánh giá các thơng tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ xin việc. Đây cũng là quá trình trao đổi trực tiếp giữa nhà tuyển dụng và ứng viên giúp các nhà tuyển dụng thu thập thông tin khác của ứng viên để đi đến quyết định xem ứng viên có phù hợp với cơng việc mà tổ chức đang tuyển hay khơng. Trong q trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ giới thiệu với ứng viên về các thông tin của tổ chức, giúp ứng hiểu rõ về tổ chức hơn, thiết lập quan hệ bạn bè và tăng khả năng giao tiếp. Ở vòng này, nhà tuyển dụng và ứng viên cũng sẽ trao đổi và thương lượng về mức lương cũng như các chế độ của công ty để đi đến quyết định có chấp nhận ứng viên vào tổ chức làm việc hay không và ứng viên có quyết định làm việc cùng tổ chức hay không.”
d) Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên
Người lao động dù có trình độ, kỹ năng đáp ứng đủ các yêu cầu của công việc nhưng sức khỏe và thể lực lại khơng đảm bảo thì khó có thể thực hiện và hồn thành cơng việc được giao. Do vậy, quá trình này giúp tổ chức đánh giá được thể lực của các ứng viên nhằm lựa chọn được người đáp ứng được yêu cầu về sức khỏe để có thể làm việc lâu dài cùng tổ chức. Các tiêu chuẩn về thể lực sẽ do tổ chức quy định.
e) Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
24
kĩ năng và thái độ của ứng viên, xem ứng viên có thực sự phù hợp với phịng ban của mình khơng để tránh sự bất đồng trong q trình làm việc sau này. Đồng thời, qua quá trình này, người lãnh đạo trực tiếp có thể sắp xếp ứng viên vào các vị trí, các chương trình đào tạo định hướng phù hợp cho ứng viên (Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm, 2012).
f) Thẩm tra các thơng tin thu được trong q trình tuyển chọn
Thẩm tra thông tin tuyển dụng là một cách tốt để giảm bớt các vấn đề phát sinh. Đó là một cách phòng ngừa rủi ro, trách nhiệm pháp lý và thảm họa cho công ty khi tuyển dụng nhân viên mới. Thẩm tra thông tin được sử dụng để xác minh thông tin được cung cấp bởi các ứng viên. Những kiểm tra này có thể địi hỏi phải liên hệ người giới thiệu; xác minh việc làm trong quá khứ; xác nhận rằng bằng cấp, giấy phép cần thiết hoặc các thông tin được sở hữu.
g) Tham quan cơng việc
Người xin việc ln có những mong muốn, kỳ vọng nhất định về sự hài lịng trong cơng việc. Nếu tổ chức cung cấp thiếu các thơng tin hoặc thơng tin khơng chính xác về công việc sẽ gây ra sự thất vọng, bất lợi cho những nhân viên mới đến làm việc ở tổ chức. Do vậy, các tổ chức nên cho phép người xin việc thăm quan công việc hoặc nghe giải thích chi tiết về các cơng việc mà họ phải làm sau khi trúng tuyển vào tổ chức, từ đó tạo điều kiện cho phép người tìm việc đưa ra quyết định cuối cùng về cơng việc. Thăm quan công việc giúp cho người xin việc hiểu biết đầy đủ về công việc như: các công việc cần phải làm, mức thu nhập, các điều kiện làm việc, các thiết bị làm việc... để khi người xin việc trúng tuyển và vào làm việc trong tổ chức, họ sẽ không bị ngạc nhiên khi gặp phải những điều bất ngờ, không như mong muốn và suy nghĩ của họ (Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm, 2012).
h) Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi thực hiện đầy đủ các bước tuyển chọn trên đây và các thông tin tuyển dụng đã đảm bảo theo đúng với các yêu cầu tuyển chọn đề ra, hội đồng tuyển dụng sẽ đề xuất tuyển dụng đối với các ứng viên đã tham gia ứng tuyển và
25
đạt yêu cầu. Hội đồng tuyển dụng sẽ thông báo trúng tuyển cho ứng viên bằng cách gọi điện hoặc gửi thư mời nhận việc. Sau khi đã có quyết định, người lao động và người sử dụng lao động sẽ tiến hành kí kết hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể (Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm, 2012).
1.3.4. Đánh giá quá trình tuyển dụng
Giai đoạn cuối cùng của quy trình tuyển dụng là đánh giá kết quả tuyển dụng. Nhà tuyển dụng sẽ so sánh các mục tiêu tuyển dụng của mình với kết quả tuyển dụng đã đạt được. Làm như vậy, các nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được hiệu quả của q trình tuyển dụng từ đó đúc kết ra kinh nghiệm để có thể tuyển dụng hiệu quả hơn trong tương lai.
Các chỉ tiêu thường được dùng để đánh giá hiệu quả của quá trình tuyển dụng bao gồm:
- Các chỉ tiêu định lượng:
+ Chi phí cho từng kênh tuyển mộ. + Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng. + Tỷ lệ trúng tuyển.
+ Tỷ lệ nhận việc. - Các chỉ tiêu định tính:
+ Sự gắn kết của nhân viên mới với doanh nghiệp. + Thái độ làm việc của nhân viên mới.
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân lực tại doanh nghiệp
1.4.1 Các yếu tố bên trong tổ chức
- Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp:
Trong thực tế khi tiến hành mọi hoạt động của doanh nghiệp nói chung và đối với cơng tác tuyển dụng nói riêng thì nhà quản trị đều phải căn cứ vào mục tiêu phát triển, chiến lược của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có một sứ mạng, một mục tiêu riêng và tất cả các hoạt động đều được tiến hành để theo đuổi mục tiêu đó. Để theo đuổi mục đích và chiến lược đó các bộ phận lại căn cứ vào đó để bố trí cơng việc, bố trí nhân sự sao cho phù hợp. Do vậy, công tác tuyển dụng nhân sự cũng phụ thuộc vào từng bộ phận đó, từng loại mục tiêu mà
26
đưa ra kế hoạch và thực hiện kế hoạch tuyển dụng cho đúng.
- Uy tín và hình ảnh của tổ chức
Có thể thấy đây là một trong những yếu tố tiên quyết, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tìm kiếm, thu hút nguồn ứng viên đến ứng tuyển, từ đó cũng gây tác động đến chất lượng công tác tuyển dụng của cơng ty. Việc nâng cao hình ảnh, tạo dựng uy tín cơng ty và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng sẽ giúp cho công tác tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm được chi phí tuyển dụng và vẫn đáp ứng được cầu về nhân lực cho công ty. Những yếu tố này giúp công ty thu hút được rất nhiều sự quan tâm từ ứng viên. Có thể thấy rằng, những tổ chức hay doanh nghiệp lớn, có tên tuổi, vị thế và hình ảnh thương hiệu tốt trên thị trường lao động hiện nay như Tập đoàn VinGroup, Ngân hàng Vietcombank, FPT, Viettel,… khi đăng tin tuyển dụng sẽ thu hút được lượng lớn sự quan tâm của ứng viên và đơn xin ứng tuyển ngay cả những ứng viên có nhiều kinh nghiệm trong nghề. Từ đó giúp cơng ty có được một tập hợp ứng viên chất