10. Cấu trúc đề tài
2.2. Thực trạng quản lý đào tạo trình độ đại học hình thức vừa làm vừa học
học tại Trƣờng Đại học Y tế công cộng
2.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động đào tạo
Việc quản lý hoạt động đào tạo tại Trƣờng Đại học Y tế công cộng đƣợc giao cho phòng Đào tạo Đại học đảm nhiệm. Phịng Đào tạo Đại học có chức năng và nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau:
1. Quản lý đào tạo đại học các hình thức của nhà trường
- Điều phối việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển sinh đại học các hình thức đƣợc phân cơng theo các văn bản quy phạm pháp luật về tuyển sinh; Điều phối việc xây dựng và cập nhật chƣơng trình đào tạo đại học của tất cả các loại hình đào tạo đƣợc phân công của Trƣờng ĐHYTCC.
- Xây dựng, theo dõi việc thực hiện kế hoạch giảng dạy, học tập và các kế hoạch khác liên quan cho từng năm học cho đào tạo đại học. Điều phối việc xây dựng nội qui, qui chế giảng dạy, học tập trong hoạt động đào tạo đại học theo các văn bản quy phạm pháp luật về GD;
- Phối hợp với phịng Cơng tác chính trị - Quản lí SV để quản lí và theo dõi việc học tập và rèn luyện của SV hệ đại học.Phối hợp với các Khoa/Bộ mơn, Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng, Phịng Cơng tác chính trị và Quản lý SV, Phịng Tài chính Kế tốn tổ chức và giám sát các hoạt động lƣợng giá trong quá trình tổ chức đào tạo trình độ đại học;
- Lập kế hoạch thực hiện giám sát quá trình đào tạo tại thực địa để tổng hợp kinh nghiệm nhằm nâng cao chất lƣợng, hiệu quả đào tạo tại thực địa; Lập kế hoạch, tổ chức và giám sát đào tạo các lớp tại địa phƣơng;
- Đề xuất hình thức thi, tổ chức chấm thi, tổng hợp kết quả thi tốt nghiệp và các dữ liệu cần thiết phục vụ Hội đồng xét tốt nghiệp theo đúng Qui chế đào tạo đại học. Hoàn thiện các thủ tục tốt nghiệp cho SV các hình thức đƣợc phân cơng; Điều phối hoạt động xây dựng lịch giảng đƣờng theo tuần;
2. Hợp tác trong nước và quốc tế
Điều phối các hoạt động liên kết đào tạo trình độ đại học giữa trƣờng Đại học Y tế công cộng và các đơn vị khác. Phối hợp với các phòng, ban và các khoa theo dõi và quản lý các hoạt động đào tạo hợp tác quốc tế trình độ đại học.
3. Quản lý thông tin và Lưu trữ dữ liệu
- Tham gia xây dựng và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của hoạt động đào tạo đại học các loại hình đƣợc phân công;
- Phối hợp với các Khoa/Bộ mơn, Phịng Cơng tác chính trị và Quản lý SV, Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng, các phịng ban khác tổng hợp giờ giảng và qui ra giờ chuẩn của từng GV trong từng học kì, năm học.Phối hợp với các đơn vị liên quan cập nhật thông tin, đƣa các thông tin liên quan đến ĐTĐH lên trang web của trƣờng (các thông báo tuyển sinh, các văn bản liên quan đến đào tạo đại học, lịch học của năm học, lịch học từng học kỳ của các lớp, lịch học tuần, kế hoạch sử dụng giảng đƣờng hàng tuần và những thông tin phù hợp khác).
- Quản lý và lƣu trữ các hồ sơ, cơng văn giấy tờ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phịng; Quản lý và hỗ trợ SV đăng ký tín chỉ và các cơng việc khác liên quan đến học tập
- Phối hợp với phịng Cơng tác chính trị - Quản lí SV để quản lí và theo dõi việc học tập và rèn luyện của SV hệ đại học; Phối hợp với các Khoa/Bộ mơn, Phịng Cơng tác chính trị và Quản lý SV, Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng tổng hợp và thanh toán giờ giảng cho GV cơ hữu và GV thỉnh giảng theo quy định;
- Giám sát kết quả học tập của SV cử nhân (thông báo điểm trên trang web, nhập điểm, in bảng điểm…)
4. Chế độ báo cáo
- Báo cáo định kì, đột xuất về công tác đào tạo đại học theo yêu cầu của cấp trên và phục vụ cho công tác quản lý của Trƣờng;
- Xem xét tính chính xác, hợp lý các văn bản liên quan tới tuyển sinh, hợp đồng đào tạo, các dự trù, quyết toán;
- Tham mƣu cho Ban Giám hiệu về các biện pháp nhằm tăng cƣờng chất lƣợng đào tạo đại học.
5. Nhiệm vụ khác
- Điều phối hoạt động thẩm định chƣơng trình khung đào tạo đại học của các trƣờng đại học trong cả nƣớc theo sự phân công của Bộ GD&ĐT; - Công văn giới thiệu liên hệ địa điểm thực địa; Các cơng việc chuẩn bị
bao gồm kinh phí, biểu mẫu thanh tốn; Liên hệ địa điểm; Kế hoạch giám sát; Bảng biểu đánh giá; Kế hoạch bảo vệ bài tập thực địa;
- Đề xuất và tổ chức triển khai các đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý đào tạo đại học và nâng cao chất lƣợng đào tạo đại học;
- Điều phối hoạt động thƣ ký của Hội đồng Khoa học Đào tạo của nhà trƣờng; - Các hoạt động khác theo kế hoạch của nhà trƣờng.
Khối lƣợng cơng việc của Phịng Đào tạo Đại học lớn, với 04 cán bộ chuyên trách, do đó địi hỏi mỗi ngƣời trong phịng đều ln phải nỗ lực để hồn thành cơng việc của phịng và cơng việc của trƣờng giao cho. Bên cạnh đó, để hồn thành tốt cơng việc quản lý đào tạo thì phải kể đến việc hỗ trợ tích cực của phần mềm quản lý, hay gọi là phần mềm Computer Communication (CMC). Nói chung, ứng dụng phần mềm CMC trong quản lý đào tạo mang lại rất nhiều thuận lợi cho cán bộ quản lý và SV, tất cả các khâu trong đào tạo từ xây dựng chƣơng trình, xây dựng kế hoạch, xếp thời khóa biểu, sắp xếp giảng đƣờng, xếp lịch giảng dạy, quản lý điểm, xét lên lớp, xét tốt nghiệp, in bảng điểm SV.. đều đƣợc hỗ trợ tích cực, thuận tiện, nhanh chóng và độ chính xác cao. Ngồi những thuận lợi của phần mềm đem lại thì trong quá trình quản lý cũng đã phát sinh một số vấn đề khó khăn nhƣ:
- Một bộ phận dừng làm việc (vì một lý do gì đó) sẽ làm gián đoạn hệ thống, các bộ phận khác sẽ không thể làm đƣợc.
- Sẽ bị lỗi dây truyền nếu các bộ phận trong hệ thống phối hợp thiếu chặt chẽ với nhau.
- Cả hệ thống quản lý đào tạo sẽ ngừng làm việc nếu có vấn đề về nguồn cấp điện... - Quản lý hoạt động đào tạo của nhà trƣờng dựa vào công nghệ thông tin, nhƣng năng lực về cơng nghệ thơng tin của cán bộ quản lý cịn hạn chế, chƣa đáp ứng đƣợc cơng việc nên đơi khi ảnh hƣởng đến tồn bộ quá trình đào tạo.
- Trong những năm qua, liên kết đào tạo Cử nhân Y tế cơng cộng hình thức VLVH với các cơ sở GD tại địa phƣơng bƣớc đầu đã đạt đƣợc kết quả nhất định do cơ sở GD tại địa phƣơng có cùng quan điểm và cách thống nhất với nhà trƣờng dẫn đễn chất lƣợng đào tạo tại các cơ sở liên kết đƣợc nâng cao. Việc mở rộng liên kết đào tạo nhƣ vậy cũng có một số ƣu, nhƣợc điểm sau:
+ Ƣu điểm: Đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời học tại địa phƣơng, ngƣời học vừa kết hợp tham gia cơng tác, vừa học tập nâng cao trình độ, tiết kiệm thời gian, đặc biệt là địa phƣơng thuận lợi cho việc đào tạo nguồn nhân lực tại chỗ; Tận dụng đƣợc cơ sở vật chất tại địa phƣơng, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế, xã hội. + Nhƣợc điểm: Việc tận dụng các cơ sở đào tạo tại địa phƣơng đôi khi không đạt các yêu cầu đào tạo do trang thiết bị học tập chƣa đạt chuẩn, tài liệu sách vở tham khảo trong quá trình học tập và tự học cịn thiếu, SV chủ yếu học giáo trình trên lớp do GV cung cấp; Thiếu các thiết bị thực hành, labo thí nghiệm.
2.2.2. Tổ chức khảo sát thực trạng
2.2.2.1 Mục tiêu khảo sát
Đánh giá công tác quản lý đào tạo trình độ đại học hình thức VLVH tại Trƣờng ĐHYTCC để từ đó đề xuất các biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất lƣợng đào tạo của Trƣờng
2.3.2.2. Địa bàn khảo sát và đối tượng khảo sát
Các cán bộ quản lý, GV và SV đang học tại trƣờng ĐH YTCC, 138 Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội.
2.3.2.4. Nội dung và phương khảo sát
Điều tra bằng phiếu khảo sát theo quy trình dƣới đây:
- Soạn bảng câu hỏi liên quan đến quản lý đào tạo để xin ý kiến những đối tƣợng lựa chọn về các mức độ: rất khơng phù hợp, Khơng phù hợp, Khơng có ý kiến, Phù hợp và Rất phù hợp......
- Mẫu phiếu khảo sát thể hiện ở Phụ lục 1, Phụ lục 2 và Phụ lục 3 của luận văn
- Chúng tôi thực hiện chọn đối tƣợng bằng phƣơng pháp ngẫu nhiên để xin ý kiến gồm: 110 GV, cán bộ quản lý và 200 SV
- Chúng tôi gửi phiếu hỏi tới các đối tƣợng trên và thu phiếu sau khi đƣợc các đối tƣợng trả lời vào phiếu
- Chúng tôi thu đƣợc 104 phiếu GV và cán bộ quản lý, 180 phiếu SV. Chúng tôi đã tổng hợp kết quả trả lời về các mức độ và đối với từng câu hỏi và tính tỉ lệ phần trăm. Từ các kết quả đó chúng tơi nhận định về Quản lý đào tạo trình độ đại học hình thức VLVH tại trƣờng ĐH YTCC nhƣ sau: