Chƣơng I : Lý luận chung về đàm phán thƣơng mại quốc tế
1.3. Chiến lƣợc, chiến thuật và kỹ thuật sử dụng trong đàm phán trực tiếp
1.3.3. Kỹ thuật sử dụng trong đàm phán trực tiếp
Giai đoạn khó khăn và căng thẳng nhất trong đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp chính là giai đoạn người mua và người bán gặp gỡ, tiếp xúc để trực tiếp tiến hành trao đổi, thương lượng các vấn đề. Quá trình giao tiếp sẽ diễn ra dưới dạng các câu hỏi, câu trả lời, các câu truyền đạt thông tin, thuyết phục lẫn nhau,… vì thế nó địi hỏi ở người đàm phán trực tiếp những kỹ năng giao tiếp đàm phán tốt, vận dụng thuần thục các kỹ thuật đàm phán cơ bản. Dưới đây là 1 số kỹ thuật cơ bản trong đàm phán trực tiếp
Kỹ thuật trình bày lập luận
Khi đưa ra 1 đề xuất, 1 phương án nào đó, người đàm phán cần trình bày sao cho đối tác tin tưởng và thừa nhận tính hợp lý trong các lập luận, và các lý lẽ được đưa ra. Để trình bày lập luận một cách hiệu quả, người đàm phán cần đáp ứng 2 điều kiện sau:
Trình bày để đối tác hiểu điều ta muốn nói: người đàm phán cần truyền đạt thông
tin một cách rõ ràng, nội dung dễ hiểu. Khi cần có thể phối hợp với một số phương tiện thông tin bổ trợ như bảng biểu, đồ thị, tài liệu chuẩn bị trước. Sẵn sàng giải thích cho đối tác nếu họ cịn thắc mắc hoặc có điểm nào chưa rõ
Đưa ra các lập luận xác đáng và thuyết phục: khi trình bày một đề xuất hay một
phương án, người đàm phán cần chứng minh được tính hợp lý của đề xuất hay phương án đó bằng những dẫn chứng có giá trị thuyết phục và đáng tin cậy. Ví dụ: “mặt hàng của công ty chúng tôi đã nhiều năm đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc gia,
cũng như đáp ứng các tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm của Mỹ và chúng tôi đang nhận được rất nhiều đặt hàng với số lượng lớn từ các hãng kinh doanh thực phẩm trên thị trường này suốt 3 năm qua”
Kỹ thuật lắng nghe
Trong đàm phán trực tiếp, lắng nghe là một kỹ thuật rất quan trọng, nhưng đây không phải là một kỹ thuật dễ bởi chức năng “nghe” trong đàm phán thương mại quốc tế không chỉ là để hiểu được điều phía bên kia nói gì, mà cịn là để hiểu được nhận thức, suy nghĩ, và cảm xúc của họ. Khi ta tích cực lắng nghe, đơi lúc ta có thể tìm ra những điểm yếu, những chỗ sơ hở trong lập luận của đối tác, tạo điều kiện cho ta phản bác lại một cách thuyết phục. Khi đàm phán với các đối tác là người nước ngồi, do các bên có thể khơng thơng hiểu ngơn ngữ của nhau nên khi đối tác trình bày, các thương nhân thường sao nhãng việc lắng nghe, họ có xu hướng chỉ đợi cho đến khi đối tác nói xong mới tập trung nghe phiên dịch dịch lại. Thực tế cho thấy đây là một sai lầm bởi điều đó dễ làm cho đối tác nước ngồi có cảm giác lời họ nói khơng được tơn trọng, gây ra tâm lý khơng hài lịng, thậm chí bực bội. Chính vì thế, khi đàm phán trực tiếp với các bạn hàng quốc tế, người đàm phán cần chú ý các vấn đề sau:
- Cần tập trung tư tưởng, không sao nhãng trong khi đối tác đang trình bày, tỏ rõ thiện chí lắng nghe tích cực và tơn trọng các ý kiến của đối tác
- Không ngắt lời trong khi đối tác đang nói
- Vừa nghe vừa quan sát cử chỉ của đối tác trong lúc trình bày
- Yêu cầu giải thích những điểm nào chưa hiểu trong các ý kiến mà đối tác đưa ra
Kỹ thuật đặt câu hỏi
Mục đích của việc đặt câu hỏi là tạo cơ hội cho đối tác trình bày quan điểm của họ và cung cấp những thông tin cần thiết cho ta. Nếu biết đặt câu hỏi một cách khéo léo, người đàm phán có thể giành được quyền chủ động cũng như duy trì được quyền chủ động trong thương lượng. Sự khéo léo trong cách đặt câu hỏi thể hiện ở 3 khía cạnh: mục đích hỏi, hình thức câu hỏi và thời điểm hỏi. Dưới đây là những loại câu hỏi thường sử dụng trong đàm phán trực tiếp
Câu hỏi đóng: là loại câu hỏi được sử dụng khi người đàm phán muốn tìm hiểu
thơng tin cụ thể từ đối tác. Câu hỏi đóng cịn được gọi là câu hỏi định hướng (directive question), tính định hướng thể hiện ở chỗ nội dung câu hỏi mang tính cụ thể, yêu cầu câu trả lời chính xác, đi vào vấn đề được hỏi, tránh những câu trả lời lan man, mập mờ
Ví dụ:
- Ơng/bà thường mua mặt hàng này với mức giá bao nhiêu?
- Với những đơn hàng lớn như thế này, các ngài có thể giảm giá đến bao nhiêu phần trăm?
Câu hỏi mở: là những câu hỏi nhằm thăm dị ý kiến của phía đối tác về một vấn đề
nào đó, nội dung câu hỏi thường mang tính khái qt, khơng địi hỏi những câu trả lời cụ thể mà người được hỏi có thể chỉ cần đưa ra ý kiến của mình. Dạng câu hỏi này thường được sử dụng khi người hỏi muốn tìm hiểu về mục đích, mối quan tâm, và lập trường của đối tác
Ví dụ:
- Các ngài nghĩ sao về đề nghị này?
- Các ngài đánh giá thế nào về chất lượng mặt hàng của chúng tơi?
Câu hỏi kích thích suy nghĩ: là loại câu hỏi khiến người được hỏi phải xem xét lại
cách nghĩ của mình, cân nhắc lại các phương án và thử suy nghĩ theo 1 hướng khác. Ví dụ:
- Các ngài có chắc như vậy khơng?
- Chúng ta cịn phải tính đến cả vấn đề lạm phát nữa chứ, phải không?
Câu hỏi hùng biện: là dạng câu hỏi nhằm khẳng định lại các lập luận hoặc các
phương án thoả thuận trước đó Ví dụ:
- Các ngài có thấy rằng rõ ràng các thương vụ trước của chúng ta đều được thanh tốn bằng chuyển tiền và đều đã thành cơng tốt đẹp?
- Như vậy là chúng ta đã nhất trí về điều kiện giao hàng này rồi chứ?
Câu hỏi kích thích ra quyết định: là dạng câu hỏi dùng để kết thúc vấn đề, chúng
Ví dụ:
- Các ngài chấp nhận hay từ bỏ?
- Nếu được giảm giá 10% liệu các ngài có cho chúng tơi hưởng tồn bộ đơn hàng?
Kỹ thuật trả lời câu hỏi
Trong đàm phán trực tiếp, để trả lời tốt cần phải có sự chuẩn bị tốt. Muốn vậy người đàm phán cần có đủ thời gian để suy nghĩ và cân nhắc vấn đề trước khi trả lời. Một biện pháp để tạo thời gian cân nhắc trước khi trả lời là sử dụng phiên dịch. Trong 1 số trường hợp đặc biệt, đối tác có thể sử dụng chiến thuật “hỏi dồn” nhằm gây tâm lý hoang mang dẫn đến những câu trả lời vội vã, mà trong đàm phán đôi khi việc đưa ra 1 câu trả lời cũng có thể coi đó gần như đưa ra một cam kết. Để đối phó với chiến thuật này, người đàm phán cần hết sức bình tĩnh, khơng để bị đối tác dồn ép trả lời, nếu cần có thể nói thẳng với họ là ta cần thêm thời gian suy nghĩ, hoặc xin hỗn trả lời do thiếu tài liệu.
Ngồi ra, trong đàm phán trực tiếp cũng có thể xuất hiện một số câu hỏi lạc đề không cần thiết trả lời hoặc không đáng trả lời, với dạng câu hỏi này, người đàm phán có thể hoặc phớt lờ hoặc từ chối một cách lịch sự. Ngồi ra, có thể xuất hiện một số câu hỏi thăm dị thơng tin, khi đó người đàm phán cần xác định phạm vi nội dung vấn đề cần trả lời. Trong đàm phán cạnh tranh, điều này rất quan trọng bởi nếu để lộ càng nhiều thông tin về bản thân, người đàm phán càng ở thế bất lợi, có nguy cơ để lộ điểm yếu nên dễ để đối phương tận dụng và tấn cơng vào đó. Trong những trường hợp đó, người đàm phán có thể khơng cần trả lời q sát vào câu hỏi, không vội vã đưa ra câu trả lời một cách dễ dàng, thậm chí có thể trả lời vịng vo, lạc đề hoặc trả lời mập mờ
Ví dụ:
- Vấn đề mà các ngài hỏi còn phụ thuộc vào…
- Theo như tơi cịn nhớ thì…
- Điều đó cịn tuỳ vì…
Các câu trả lời mập mờ thực ra không khác gì sự im lặng bởi nó khơng đáp ứng được yêu cầu của câu hỏi, cũng như không mang giá trị truyền đạt thơng tin. Mục đích của việc đưa ra những câu trả lời mập mờ có thể là nhằm giấu giếm thông tin hoặc người được hỏi chưa hiểu đúng vấn đề. Để xử lý các câu trả lời kiểu này, người đàm phán có thể lựa chọn các giải pháp sau:
- Nhắc lại câu trả lời và yêu cầu phía đối tác giải thích 1 số điểm cịn chưa rõ
- Nếu câu trả lời chưa thoả đáng, không trả lời đúng vào vấn đề được hỏi, người đàm phán có thể bỏ qua nhưng tìm 1 thời điểm khác thích hợp hơn để hỏi lại
- Đặt những câu hỏi tiếp theo cho đến khi tìm được câu trả lời vào đúng vấn đề.
Kỹ thuật thuyết phục
Trong đàm phán trực tiếp, thuyết phục được xem là 1 kỹ thuật khó, để thuyết phục được đối tác về những đề xuất được nêu ra, trước hết người đàm phán cần nêu đề xuất một cách cụ thể, dễ hiểu, sau đó là đưa ra những lập luận có cơ sở để đối tác thực sự tin tưởng. Sau đây là một số kỹ thuật cơ bản để thuyết phục hiệu quả:
- Trình bày vấn đề ngắn gọn, rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, những thuật ngữ kỹ thuật, những quy định của luật pháp cần được giải thích cặn kẽ
- Sử dụng những tài liệu tin cậy, dẫn chứng lập luận bằng sự xác nhận của một bên thứ ba, trình bày vấn đề một cách thuần thục, khi nói ln giữ tư thế tự tin để đối tác thấy ta hồn tồn hiểu và tin tưởng vào những gì đang trình bày.
- Khi đối thoại, nhanh chóng xác định cá nhân có quyền ra quyết định quan trọng trong nhóm đàm phán của phía đối tác, dù người hỏi là ai, nhưng khi trả lời, người đàm phán ln hướng về phía người ra quyết định bởi đó mới là người cần được thuyết phục nhiều nhất.
Kỹ thuật nhƣợng bộ và xử lý nhƣợng bộ
Kỹ thuật nhượng bộ: khi đưa ra nhượng bộ, người đàm phán cần quán triệt các
nguyên tắc sau:
Thứ nhất không nhượng bộ quá nhanh mà nhượng bộ dần dần. Việc nhanh chóng
đưa ra nhượng bộ sẽ làm cho đối tác có xu hướng tấn cơng để địi ta đưa ra những nhượng bộ tiếp theo. Ngược lại, việc nhượng bộ dần dần sẽ khiến đối tác tin rằng đó
là sự nhượng bộ đã được cân nhắc kỹ lưỡng làm cho họ cảm thấy lợi ích của mình được tơn trọng
Thứ hai lấy nhượng bộ đổi lấy nhượng bộ. Điều này có nghĩa là ta bằng lịng bỏ lợi
ích về một mặt nào đó để địi lấy lợi ích từ đối phương ở một mặt khác. Nếu chỉ đưa ra nhượng bộ mà khơng địi hỏi lợi ích gì đổi lại sẽ khiến cho phía đối tác cho rằng ta vì sợ áp lực mà phải nhượng bộ, họ sẽ tiếp tục dồn ép đòi ta đưa ra những nhượng bộ tiếp theo
Kỹ thuật xử lý nhượng bộ: khi đối tác đưa ra một nhượng bộ nào đó, cần phải xem
xét 2 vấn đề sau:
Thứ nhất nhượng bộ của đối tác đưa ra có giá trị hay khơng? 1 thủ thuật mà người
bán thường dùng là thổi phòng mức giá chào ban đầu lên thật cao để người mua không dám trả quá rẻ, trong quá trình đàm phán người bán chấp nhận giảm giá xuống mức giá mới thấp hơn nhưng thực chất mức giá mới này vẫn còn cao hơn hoặc bằng với mức giá mà họ sẵn sàng bán. Một nhượng bộ như vậy của người bán về thực chất cũng chỉ là một mẹo nhỏ nhằm đạt được mục tiêu đàm phán của họ mà thơi, cịn giá trị thực sự của nhượng bộ thì gần như bằng khơng
Thứ hai đối tác địi lại gì khi trao nhượng bộ? người đàm phán cần xem xét nhượng
bộ của đối tác trên cơ sở các mục tiêu đàm phán đã đề ra, không nên chỉ dựa trên cơ sở một đổi một bởi nhiều khi những nhượng bộ qua lại giữa hai bên thực chất không tương xứng về giá trị lợi ích cho mỗi bên trong đàm phán.
Tóm lại, hoạt động đàm phán trong thương mại quốc tế là một hoạt động tương đối
phức tạp, nhiều khó khăn hơn so với đàm phán thương mại trong nước. Hơn thế nữa, đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp, hay đàm phán trực tiếp lại càng khó khăn và phức tạp hơn bởi những yếu tố như: đòi hỏi về năng lực và tố chất của người đàm phán, ảnh hưởng sâu sắc của yếu tố văn hoá tới q trình đàm phán, chi phí đàm phán cao hơn so với các hình thức khác( đàm phán qua điện thoại, qua thư tín), q trình đàm phán trải qua nhiều giai đoạn công phu (lên kế hoạch đàm phán, hoạch định chiến lược, dự trù chiến thuật, tiến hành đàm phán thử, xây dựng nhóm đàm phán, tiếp xúc gặp gỡ và tìm hiểu đối tác, phân tích
các đề xuất, trình bày lập luận ngay tại bàn đàm phán, thảo luận nhóm,…). Tuy vậy, mặc dù là hình thức đàm phán phức tạp, khó khăn và cũng tốn kém nhất trong các hình thức đàm phán phổ biến trong thương mại quốc tế, nhưng đàm phán trực tiếp lại giúp các bên giải quyết triệt để các vướng mắc, bế tắc trong thương lượng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, góp phần giúp các bên xây dựng và thắt chặt hơn nữa mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp và tạo điều kiện cho những thoả thuận về những thương vụ lớn sau này giữa các bên. Do tính chất phức tạp và tầm quan trọng như vậy của đàm phán trực tiếp nên phần tiếp theo của khoá luận này sẽ đi sâu phân tích kỹ hơn về những đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp Nhật Bản, thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp giữa thương nhân hai nước những năm gần đây. Trong suốt hơn 10 năm qua, Nhật Bản đã trở thành một trong những bạn hàng lớn nhất của Việt Nam, hoạt động thương mại Việt Nam-Nhật Bản những năm tới đây có xu hướng sẽ còn gia tăng mạnh mẽ hơn nữa do những tiềm năng lớn về mua bán của hai nước vẫn còn chưa được khai thác hết. Hơn nữa việc kinh doanh với người Nhật cũng không phải là điều dễ dàng bởi phong cách đàm phán trực tiếp của người Nhật xưa nay vẫn được các nhà đàm phán quốc tế đánh giá là phức tạp và khó hiểu nhất thế giới. Vì thế chương II của khoá luận này sẽ tập trung đi sâu vào phân tích những đặc trưng trong hoạt động đàm phán của các thương nhân Nhật Bản nhằm tạo cơ sở cho việc so sánh với đặc trưng đàm phán trực tiếp của thương nhân Việt Nam và đưa ra các giải pháp thiết thực và hữu hiệu nhất cho các thương nhân Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán trực tiếp với các bạn hàng Nhật Bản trong thời gian.
CHƢƠNG II.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN TRỰC TIẾP GIỮA DOANH