Chƣơng I : Lý luận chung về đàm phán thƣơng mại quốc tế
3.1. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của hoạt động đàm phán trực tiếp
3.1.1. Thực hiện mục tiêu đàm phán đã đề ra
Sau khi đàm phán trực tiếp kết thúc, người đàm phán thường tự đặt cho mình những câu hỏi như: mục tiêu dự định ban đầu có bị thay đổi trong q trình đàm phán hay khơng? mục tiêu dự định đạt được ở mức độ nào? đạt được mục tiêu tối đa hay tối thiểu hay nằm giữa khoảng tối đa và tối thiểu? Thông thường, mục tiêu đạt được càng nhiều trong điều kiện các yếu tố khác khơng thay đổi thì đàm phán càng hiệu quả và càng thành công. Tuy vậy, việc đạt được mục tiêu là vấn đề không dễ dàng cho nên nó địi hỏi người tham gia đàm phán phải biết cách thuyết phục và chủ động điều chỉnh mục tiêu khi không thể đạt được ở mức độ hợp lý. Trong đàm phán trực tiếp với doanh nghiệp Nhật Bản, việc thực hiện được mục tiêu đàm phán đề ra là chỉ tiêu vô cùng quan trọng và không thể bỏ qua bởi các nhà kinh doanh Nhật Bản vốn nổi tiếng là những người biết cách thuyết phục và có những chiến thuật thuyết phục rất linh hoạt, lại rất giỏi lợi dụng điểm yếu của đối phương nhằm buộc đối phương đưa ra nhượng bộ trước. Những nhà đàm phán Việt Nam ít kinh nghiệm giao tiếp kinh doanh với người Nhật sẽ càng dễ “mắc bẫy” hơn, hậu quả là phải giảm bớt một số mục tiêu ban đầu và đưa ra nhượng bộ. Vì thế, khi đàm phán trực tiếp với các đối tác Nhật Bản, các doanh nghiệp Việt Nam cần hết sức thận trọng và tỉnh táo giữ vững mục tiêu đề ra, nhận biết rõ ràng đâu là lợi ích tối thiểu phải đạt được, đâu là lợi ích có thể từ bỏ để đưa ra nhượng bộ,… như vậy mới có thể đảm bảo hiệu quả trong đàm phán trực tiếp với các đối tác người Nhật
3.1.2. Hợp đồng đƣợc ký kết chặt chẽ
Kết quả của đàm phán thương mại quốc tế thể hiện ở các hợp đồng thương mại quốc tế, nói cách khác hợp đồng chính là sản phẩm của đàm phán. Đó là những cam kết có thể được lập bằng văn bản trong đó quy định quyền lợi và nghĩa vụ (rights and obligations) của các bên trong 1 giao dịch mua bán quốc tế. Vì thế một cuộc thương lượng thành công tối thiểu phải dẫn đến việc ký kết hợp đồng mua bán giữa hai bên. Tuy vậy hợp đồng đó phải được ký kết một cách chặt chẽ, tính chặt chẽ của hợp đồng thể hiện ở 4 khía cạnh sau:
Hợp đồng được làm bằng văn bản, có đầy đủ thơng tin về chủ thể, ngày tháng và địa điểm ký kết hợp đồng
Các hợp đồng mua bán với Nhật cần được lập thành văn bản bởi nó khơng chỉ là bản ghi lại các thoả thuận đã đạt được giữa các bên trong quá trình đàm phán mà cịn là sự chính thức hố và thừa nhận mối quan hệ mua bán của đôi bên. Tuy vậy, do người Nhật rất nghiêm chỉnh trong việc thực hiện cam kết nên với những thương vụ nhỏ, giá trị khơng lớn lắm thì việc lập hợp đồng thành văn bản cũng không thực sự cần thiết, trừ khi luật điều chỉnh hợp đồng bắt buộc hợp đồng phải được làm thành văn bản. Nếu các bên lập hợp đồng thành văn bản thì trong hợp đồng cần phải ghi đầy đủ các thông tin về chủ thể của hợp đồng như: địa chỉ công ty, số điện thoại, số fax, số tài khoản, tên và chức vụ của người đại diện có thẩm quyền ký kết hợp đồng hoặc tên và chức vụ của người được uỷ quyền ký kết hợp đồng và giấy uỷ quyền. Ngoài ra, hợp đồng cần ghi rõ ngày tháng và địa điểm ký kết nhằm làm căn cứ xác định thời hạn phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng ( Ví dụ: hợp đồng quy định “hàng hố được giao trong vịng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng” hoặc “hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày được ký kết”), và giúp các bên xác định nguồn luật điều chỉnh hợp đồng trong trường hợp có quy định “luật điều chỉnh hợp đồng này là luật của nơi ký kết hợp đồng”.
Nếu các bên chọn luật Việt Nam làm luật điều chỉnh hợp đồng thì nguồn luật trực tiếp nhất điều chỉnh hợp đồng chính là Luật Thương Mại năm 2005, còn những nội dung liên quan đến hợp đồng không được Luật Thương Mại năm 2005 quy định sẽ được chiểu theo Bộ Luật Dân Sự năm 2005. Ví dụ, Luật Thương Mại 2005 khơng có quy định về các điều khoản chủ yếu của hợp đồng, chấp nhận chào hàng, sửa đổi, bổ sung chào hàng, thời điểm cấu thành hợp đồng, mà những nội dung này được quy định cụ thể trong Bộ Luật Dân Sự 2005. Còn nếu các bên chọn nguồn luật khác như: điều ước quốc tế, luật nước ngoài, tập quán quốc tế làm luật áp dụng cho hợp đồng thì doanh nghiệp Việt Nam nhất thiết phải tìm hiểu kỹ về nội dung của những nguồn luật đó, đánh giá và xem xét xem nguồn luật đó bảo vệ cho người bán nhiều hơn hay người mua nhiều hơn, có trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam hay khơng. Việc này có ý nghĩa hết sức quan trọng bởi nó có ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của doanh nghiệp Việt Nam trong hoạt động mua bán quốc tế và tính hợp pháp của hành vi thương mại được thực hiện theo luật pháp Việt Nam.
Nội dung các điều khoản chặt chẽ, rõ ràng
Tiêu chuẩn này đảm bảo cho hợp đồng được rõ ràng và chính xác, qua đó làm căn cứ xác định cụ thể quyền và nghĩa vụ của người bán và người mua. Ví dụ, điều khoản giá cả quy định như sau sẽ bị coi là thiếu chặt chẽ và không rõ ràng
Đơn giá:35USD/MT FOB Hải Phòng Tổng giá: 200.000 USD
Quy định như vậy là không rõ ràng bởi “FOB Hải Phịng” khơng rõ là giá FOB theo Incoterms 2000 hay Incoterms 1990 hay theo “Định nghĩa ngoại thương của Mỹ sửa đổi năm 1941”. Các tập quán thương mại khác nhau có cách giải thích rất khác nhau về cùng một vấn đề, trong đó theo FOB ngoại thương của Mỹ, trách nhiệm của người bán sẽ rộng hơn so với theo FOB Incoterms 2000.
Nói chung các thương nhân Nhật Bản khơng thích soạn thảo hợp đồng với những điều khoản quá tỉ mỉ và cụ thể bởi nó chứng tỏ các bên thiếu sự tin tưởng lẫn nhau. Vì thế các hợp đồng do phía Nhật soạn thảo thường rất mập mờ về nội dung, những điều khoản thường chỉ được soạn thảo chung chung nên khơng đảm bảo được tính
chặt chẽ, rõ ràng cho hợp đồng. Để bảo vệ quyền lợi của mình, tránh việc các bên hiểu sai hoặc có cách hiểu khác nhau về cùng một vấn đề do quy định trong hợp đồng thiếu chính xác và rõ ràng, các doanh nghiệp Việt Nam nên giành quyền soạn thảo hợp đồng về mình và đảm bảo cho nội dung các điều khoản trong hợp đồng đáp ứng được yêu cầu tối thiểu là đầy đủ thông tin cần thiết liên quan đến điều khoản ấy. Tuy vậy, cần giải thích rõ ràng với phía bạn hàng Nhật Bản ngay từ khâu đàm phán rằng việc soạn thảo các điều khoản như vậy thực chất chỉ là để đảm bảo cho các quyền và nghĩa vụ giữa các bên có cơ sở xác định rõ ràng, đảm bảo quyền lợi cho cả người bán lẫn người mua, chứ khơng phải có ý ta khơng tin tưởng họ.
Ngơn ngữ của hợp đồng phải được dùng chính xác, khơng mập mờ dẫn đến những cách hiểu khác nhau
Nếu hợp đồng được lập bằng một ngơn ngữ thì nên sử dụng tiếng Anh để đảm bảo tính thống nhất về cách hiểu. Cịn nếu hợp đồng được lập bằng nhiều ngơn ngữ khác nhau (Ví dụ: tiếng Nhật và tiếng Việt) thì doanh nghiệp Việt Nam cần kiểm tra tính chuẩn xác trong cách dùng từ, tính chặt chẽ trong câu cú từ vựng và con số nhằm tránh tình trạng mỗi bên đọc theo một thứ tiếng và hiểu một kiểu dẫn đến những sai sót trong q trình thực hiện hợp đồng và những tranh chấp khơng đáng có.
3.1.3. Tiêu chuẩn tối ƣu hố chi phí đàm phán
Về cơ bản, các chi phí đàm phán thường được chia làm 3 loại:
- Chi phí nhượng bộ để đạt được thoả thuận: là sự chênh lệch giữa lợi ích dự tính và lợi ích thực tế thu được trong đàm phán. Loại chi phí này có thể lượng hố được bằng những con số cụ thể
- Chi phí đầu tư cho đàm phán bao gồm: chi phí chuẩn bị cho đàm phán (điều tra thị trường, bạn hàng, lập kế hoạch đàm phán), chi phí trong giai đoạn đàm phán trực tiếp (đi lại, ăn ở, đón tiếp bạn hàng, chiêu đãi, tặng quà, chi phí cho đàm phán viên, thuê cố vấn,…)
- Chi phí cơ hội bị bỏ lỡ do đầu tư vào đàm phán với đối tác mà bỏ lỡ cơ hội kiếm lời từ những thương vụ với những đối tác khác. Loại chi phí này rất khó lượng hố nên hay bị doanh nghiệp bỏ qua khi đánh giá hiệu quả đàm phán.
Khi tính tốn chi phí đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản, doanh nghiệp Việt Nam cần xem xét các chi phí đó trong mối quan hệ với những lợi ích đạt được, với cùng một lợi ích đạt được, chi phí cho đàm phán càng ít thì càng có hiệu quả. Tuy vậy, do quá trình đàm phán trực tiếp với doanh nghiệp Nhật Bản được xem là khó khăn và mất khá nhiều thời gian nên chi phí cho q trình này sẽ cao hơn so với khi đàm phán với các doanh nghiệp Mỹ, Tây Âu. Điều này chủ yếu là do người Nhật rất coi trọng các lễ nghi, thủ tục trong đàm phán, lại có lối ăn nói ý tứ, trình bày giải thích rườm rà,rất chú ý xem xét cụ thể vấn đề đến từng chi tiết nhỏ, lại rất kiên trì theo đuổi mục tiêu đàm phán và thường ra quyết định dựa trên thống nhất ý kiến của tập thể nên quá trình đàm phán diễn ra lâu và tốn nhiều chi phí hơn. Vì vậy, khi đàm phán với các đối tác Nhật Bản, các doanh nghiệp Việt Nam thường phải bỏ thêm các chi phí cho q cáp, chiêu đãi, đón tiếp,… khá lớn. Mặt khác, do thời gian đàm phán lâu nên các chi phí cơ hội cũng lớn hơn. Tuy vậy, xét trong mối quan hệ với những lợi ích về lâu dài có thể đạt được từ việc xây dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp với phía Nhật thơng qua đàm phán thì những chi phí trên đều là những chi phí hợp lý.
3.1.4. Xây dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp
Đàm phán trực tiếp thực chất cũng là một loại hoạt động giao tiếp trực diện giữa con người với nhau nên sự thành công của đàm phán không chỉ thể hiện ở những lợi ích kinh tế thu được trước mắt mà cịn ở việc tạo dựng được mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp giữa các bên. Đây là tiêu chuẩn khó lượng hố được ngay thành các con số cụ thể trong hiện tại và tương lai gần bởi nó là một loại lợi ích về lâu dài của doanh nghiệp. Đôi khi trong đàm phán, việc bớt đi chút ít lợi ích trước mắt hoặc bỏ ra nhiều chi phí hơn cho quá trình đàm phán ban đầu nhưng lại xây dựng được mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp với đối tác Nhật Bản sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam thu được những lợi ích lâu dài về sau, đủ để bù đắp những chi phí ban đầu đó (Ví dụ:được phía Nhật ưu tiên đặt hàng kể cả khi tình hình thị trường có nhiều nhà cung cấp cạnh tranh khác).
Người Nhật coi đàm phán trực tiếp như 1 q trình vun đắp lịng tin và tạo cơ sở xây dựng, củng cố mối quan hệ bạn hàng hướng tới những lợi ích về lâu dài nên họ sẵn sàng bỏ rất nhiều chi phí để tìm hiểu sâu về đối tác, tổ chức tiếp đón, tặng quà, chiêu đãi, gặp gỡ tiếp xúc trực tiếp để gây dựng lịng tin và thiện chí hợp tác. Khi hợp đồng được ký kết thì cũng là lúc mối quan hệ bạn hàng giữa các bên được hình thành và củng cố. Vì thế, để hợp tác kinh doanh có hiệu quả với người Nhật, các doanh nghiệp Việt Nam cần đặc biệt chú trọng tới tiêu chuẩn xây dựng quan hệ bạn hàng tốt đẹp với đối tác Nhật Bản, trọng chữ tín trong làm ăn, nghiêm túc thực hiện các cam kết, tuyệt đối tránh lối làm ăn kiểu “chụp giật”, cơ hội, dễ gây mất lịng tin ở phía bạn hàng Nhật Bản.
3.2. Một số giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản. đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản.
Trên cơ sở những phân tích về những đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của doanh nghiệp Nhật Bản và doanh nghiệp Việt Nam, cùng với những so sánh về phong cách đàm phán trực tiếp của thương nhân hai nước và nhận định về tình hình thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp Việt-Nhật những năm gần đây, sau khi đối chiếu với những chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản dưới góc độ của các doanh nghiệp Việt Nam, phần tiếp theo của khoá luận này xin đề xuất một số giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại, cũng như vượt qua được những khó khăn thách thức để nâng cao hơn nữa hiệu quả đàm phán trực tiếp với các bạn hàng Nhật Bản hiện nay và tron những năm tới đây. Các giải pháp được đưa ra sẽ đi sâu giải quyết những hạn chế và khó khăn trong từng giai đoạn cụ thể của quá trình đàm phán (chuẩn bị đàm phán, đàm phán trực tiếp, hậu đàm phán) nhằm giúp cho các doanh nghiệp Việt Nam nâng cao được vị thế của mình trong quá trình thương lượng và tạo điều kiện để tiến trình thương lượng diễn ra thuận lợi nhất cho phía Việt Nam.
3.2.1. Nhóm giải pháp trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán.
Giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn vơ cùng quan trọng, có thể quyết định tới 80% khả năng thành công của cuộc thương lượng. Do vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cần
tổ chức thật tốt các khâu công việc trong giai đoạn này. Qua những phân tích ở chương II cho thấy, các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn nhiều hạn chế và yếu kém hơn so với các đối tác Nhật Bản ở công đoạn chuẩn bị này. Dưới đây là một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế của doanh nghiệp Việt Nam trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán với các bạn hàng Nhật Bản.
Một là: tăng cƣờng hoạt động nghiên cứu bạn hàng
Những năm gần đây, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam có tham gia hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp đều cho biết có tiến hành điều tra về đối tác trước khi bước vào giao dịch đàm phán, tuy vậy, các thông tin được điều tra và được các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm về phía bạn hàng Nhật Bản vẫn cịn khá giới hạn, đơi khi thiếu chính xác chứ chưa được cụ thể và bao quát nhiều khía cạnh như những thông tin mà các doanh nghiệp Nhật Bản thu thập được về bạn hàng của họ. Chủ yếu ta mới chỉ quan tâm tới uy tín cơng ty, tình hình tài chính, nhu cầu của cơng ty đó và hình thức tổ chức của họ chứ chưa quan tâm tới những mảng thông tin khác như năng lực kinh doanh, tư cách pháp lý của công ty bạn hàng, các sản phẩm và dịch vụ của công ty, phạm vi thị trường hoạt động của họ, thậm chí cả những bạn hàng hiện tại của họ, ảnh hưởng của cơng ty đó tới xã hội, văn hố kinh doanh của công ty, thị phần sản phẩm của họ hiện nay và định hướng phát triển trong tương lai. Vì thế, để hiểu rõ về bạn hàng, các doanh nghiệp Việt Nam cần tăng cường hơn nữa hoạt động nghiên cứu bạn hàng Nhật Bản bằng cách thu thập thật nhiều thông tin về bạn hàng từ nhiều lĩnh vực, khía cạnh khác nhau như nói trên. Ngồi ra, doanh nghiệp Việt Nam cũng cần tìm hiểu xem nhu cầu và ý định cụ thể của đối tác