Chƣơng I : Lý luận chung về đàm phán thƣơng mại quốc tế
3.2.2.Nhóm giải pháp trong giai đoạn đàm phán trực tiếp
3.2. Một số giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả
3.2.2.Nhóm giải pháp trong giai đoạn đàm phán trực tiếp
Trong giai đoạn đàm phán trực tiếp, doanh nghiệp Việt Nam cịn gặp nhiều khó khăn và hạn chế ở khâu trao đổi thông tin, thuyết phục và nhượng bộ. Vì thế, dưới đây xin đề xuất một số biện pháp nhằm khắc phục những khó khăn hạn chế đó
Một là: Đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi một cách nhất quán
Khó khăn rất lớn đối với các nhà đàm phán Việt Nam khi tiến hành thương lượng trực tiếp với các bạn hàng Nhật là nắm bắt kịp thời và chính xác các thơng tin phía Nhật trình bày cũng như phát hiện những mối quan tâm và lợi ích thực sự mà họ theo đuổi. Điều này là do phía Nhật thường ít khi nói thẳng mà hay nói ám chỉ, nói bóng gió, trình bày dài dịng và đơi khi ngôn ngữ cũng không truyền tải hết được dụng ý thật sự của họ. Vì thế, bên cạnh việc sử dụng các phiên dịch giỏi, các nhà đàm phán Việt Nam cần hết sức chú ý theo dõi thái độ và cử chỉ của bạn hàng Nhật trong lúc họ trình bày, cũng nên thẳng thắn đặt câu hỏi để khai thác thêm thông tin
nếu cảm thấy vẫn chưa hiểu hết ý đối tác hoặc khơng chắc chắn cách hiểu của mình có đúng hay khơng. Doanh nghiệp Việt Nam nên mạnh dạn đặt câu hỏi cho đối tác Nhật một cách thẳng thắn, cùng với cử chỉ mềm mỏng, thái độ cởi mở để đối tác Nhật thấy được thiện chí của ta. Ngồi ra, cũng khơng nên quên ghi chép cẩn thận các thông tin thu lượm được từ những câu trả lời của đối tác, thường xuyên rà soát các câu trả lời sau với những câu trả lời trước đó để kiểm tra tính thống nhất trong lập luận, hoặc phát hiện những sơ hở của đối tác ngay từ những thông tin trong các câu trả lời củ họ, từ đó tạo cơ hội cho ta vặn lại và tiến lên giành thế chủ động trên bàn đàm phán.
Người Nhật nổi tiếng là những người rất “khát thơng tin”, vì thế mà họ thường hỏi rất dai, có khi hỏi đi hỏi lại một vấn đề, hoặc nhiều người cùng hỏi một câu làm cho phía Việt Nam cảm thấy lúng túng, đơi khi khó chịu. Để đối phó với kiểu đặt câu hỏi này của phía Nhật, các doanh nghiệp Việt Nam nên thống nhất ngay từ đầu trong tất cả các câu trả lời của mìh, tránh tình trạng trước sau không như một. Trường hợp phía Nhật cảm thấy câu trả lời của ta chưa thỏa mãn được họ thì nên thẳng thắn đề nghị họ giải thích lại câu hỏi. Cịn nếu họ hỏi nhiều lần với dụng ý giành thế chủ động, đẩy ta vào thế bị động thì nhà đàm phán Việt Nam cần bình tĩnh trả lời, nếu thấy câu hỏi khơng đáng trả lời thì có thể im lặng, hoặc chuyển chủ đề, hoặc cáo lỗi vì chưa có đủ tài liệu. Nếu họ hỏi nhiều lần cùng một vấn đề, thì nhà đàm phán Việt Nam khơng nên vì thế mà tỏ ra bực tức bởi thái độ đó chỉ có ảnh hưởng xấu tới kết quả đàm phán mà thôi, thay vào đó ta nên nhiệt tình trả lời tất cả câu hỏi, nhưng càng với những lần hỏi về sau, câu trả lời càng được trình bày ngắn gọn hơn và chỉ tóm tắt lại nội dung của câu trả lời đã trình bày trước đó. Cách làm này sẽ giúp tránh cho doanh nghiệp Việt Nam bị rơi vào tình trạng lúng túng, trình bày trước sau khơng thống nhất, dễ tạo điều kiện cho phía Nhật nắm được sơ hở và lợi dụng nó để buộc ta đưa ra nhượng bộ trước.
Hai là: áp dụng nemawashi
Nemawashi trong tiếng Nhật nghĩa là “chăm cây từ gốc” (preparing the roots). Thuật ngữ này có ý là việc quá trình đàm phán trực tiếp có thành cơng được hay
không phụ thuộc rất nhiều vào việc các bên đã chuẩn bị những gì cho nó. Hoạt động “chăm gốc” rất phong phú và đa dạng, nó diễn ra ngay từ khâu giới thiệu, tiếp xúc, gặp gỡ ban đầu và cịn kéo dài tới cả khâu trao dổi thơng tin trực tiếp trên bàn đàm phán. Mục đích của nemawashi là tạo dựng 1 cơ sở vững chắc về lịng tin, thiện chí hợp tác và thậm chí là cả tinh thần sẵn sàng đặt quan hệ mua bán lâu dài giữa các bên. Khi gốc đã vững thì cây sẽ mọc rất nhanh và cao, tức là khi các bên đã có được sự tin tưởng tích cực lẫn nhau thì những xung đột trong quá trình đàm phán sẽ khơng xảy ra, giai đoạn thuyết phục, nhượng bộ và đi đến thoả thuận sẽ diễn ra thuận lợi. Bên cạnh đó, các nhà đàm phán Việt Nam cũng cần chú ý rằng thuyết phục được đối tác Nhật Bản thay đổi quan điểm, điều chỉnh lại lập trường ngay trên bàn đàm phán dường như là không thể nếu ta chỉ sử dụng các chiến thuật thuyết phục như đưa ra lập luận logic, khoa học, thậm chí đánh vào tâm lý của đối tác như: đưa kèm một lời hứa, đánh đổi một lợi ích khác, thậm chí dùng lời lẽ đe doạ, khuyên bảo, cảnh báo,… tựu chung lại là các chiến thuật thuyết phục trực tiếp trên bàn đàm phán đều khơng có tác dụng gì với người Nhật. Các doanh nghiệp Việt Nam khơng nên cố tìm cách thuyết phục phía Nhật bằng những chiến thuật như trên mà nên sử dụng nemawashi. Biết cách áp dụng nemawashi một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam vượt qua giai đoạn thuyết phục một cách thuận lợi và thành công bởi khi đã cảm thấy thực sự tin tưởng được đối tác và nhận thấy được lợi ích lâu dài từ việc ký kết hợp đồng, người Nhật sẵn sàng làm việc theo xu hướng hợp tác và chấp nhận đề nghị của ta.
Để vun đắp lòng tin với đối tác Nhật Bản, các doanh nghiệp Việt Nam trước hết cần cung cấp đầy đủ thơng tin về mình cho phía Nhật bằng cách phát hành các ấn phẩm giới thiệu về công ty, các catalogue giới thiệu sản phẩm, công nghệ đang sử dụng, các mẫu hàng và chỉ tiêu chất lượng về hàng hố của cơng ty, vị thế của cơng ty trên thị trường và các thành tích cơng ty đã đạt được trong thời gian qua. Những thông tin này sẽ khiến bạn hàng Nhật thêm tin tưởng vào tiềm lực kinh doanh của ta, nếu nhận thấy bạn hàng có tiềm lực tốt, các doanh nghiệp Nhật Bản sẽ tin tưởng và quan tâm tới việc đặt quan hệ mua bán lâu dài.
Ngoài ra, để xây dựng niềm tin, các doanh nghiệp Việt Nam cũng nên chú trọng tới các hoạt động tiếp xúc trực tiếp giữa các bên trong giai đoạn “làm quen”. Để nâng cao uy tín và độ tin cậy của mình, các doanh nghiệp Việt Nam có thể nhờ một tổ chức trung gian có uy tín cao và được bạn hàng Nhật Bản tin tưởng làm người giới thiệu cho mình trước mỗi giao dịch kinh doanh. Những tổ chức trung gian này có thể là các cơ quan chính phủ như đại diện bộ Thương Mại, phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam, Đại Sứ Quán, đại diện của JETRO tại Việt Nam, các ngân hàng thương mại,…
Để duy trì lịng tin được lâu dài, các doanh nghiệp Việt Nam cũng cần hết sức quan tâm tới chất lượng và mẫu mã sản phẩm, tăng cường đầu tư hơn nữa cho việc xây dựng và phát triển thương hiệu mạnh cho hàng hố của mình. Do người Nhật thường có tâm lý thích mua hàng hiệu, sản phẩm có chất lượng ổn định, được khẳng định qua uy tín của doanh nghiệp trong nhiều năm, bao bì sản phẩm bắt mắt và không gây hại cho mơi trường, vì thế đây sẽ là cách tốt nhất để duy trì chỗ đứng cho hàng hố Việt Nam tại thị trường Nhật Bản và duy trì quan hệ mua bán tốt đẹp với các thương nhân Nhật Bản về lâu dài.
Ba là: chỉ nhƣợng bộ dần dần, không nhƣợng bộ quá nhanh
Để đạt được thoả thuận, đôi khi các nhà đàm phán Việt Nam cũng cần phải nhượng bộ. Tuy vậy, thời điểm nào phù hợp để đưa ra nhượng bộ cũng rất quan trọng và đôi khi cịn có tính quyết định ngang với giá trị của chính nhượng bộ ấy. Thơng thường người Nhật chỉ chịu nhượng bộ vào phút chót, vì vậy các doanh nghiệp Việt Nam cũng không nên nhượng bộ quá sớm và quá nhanh. Một nguyên tắc khi nhượng bộ trước đối tác Nhật Bản là không nên đưa ra chào hàng với điều kiện quá cao rồi sau đó nhanh chóng chấp nhận hạ thấp chúng bởi việc làm này dễ khiến cho phía Nhật sinh nghi ngờ về độ tin cậy của ta. Các doanh nghiệp Việt Nam cần cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra nhượng bộ nào đó, khi đưa ra nhượng bộ, ta nên trình bày bắt đầu từ việc giải thích về hồn cảnh, ngun nhân và mục đích dẫn đến nhượng bộ để phía Nhật hiểu và thông cảm cho ta, cũng như nhận thấy thiện chí hợp tác của ta, sauđó mới chính thức đưa ra nhượng bộ và đề nghị kèm theo một nhượng bộ khác
từ phía Nhật. Cách làm này tuy có hơi dài dịng, mất thời gian nhưng lại rất hiệu quả khi đàm phán với các đối tác Nhật Bản bởi nó thể hiện được thiện chí và sự tin tưởng lẫn nhau giữa các bên.