Trong đánh giá nhu cầu và thu thập dữ liệu, thường là quy trình thu thập dữ
liệu được chú chú ý đến nhiều hơn. Các vấn đề chỉnh sửa, lưu trữ, và phân tích, các nội dung mang tính hành chính thực hiện sau các cơng việc “thực tế” đã hồn
thành, có xu hướng bị xem là tẻ nhạt. Tuy nhiên, chỉnh sửa và nhập dữ liệu, lưu
trữ, phân tích, và quan trọng hơn cả là sử dụng nó chính xác, đều là những yếu tố rất quyết định tới sự thành cơng của chu trình tổng thể này.
59
Có dữ liệu được thu thập và lưu trữ nhưng khơng sử dụng thì thực hiện khảo sát là điều vơ bổ và điều đó cũng có nghĩa là cả quá trình thu thập và là sự lãng phí nguồn lực. Quản lý dữ liệu, nhất là việc thu thập dữ liệu, thường được tiến hành bởi nhiều tổ chức tại nhiều địa điểm khác nhau, đòi hỏi có sự tổ chức và tính kỷ luật.
Với những thu thập dữ liệu chỉ xảy ra một lần, như khảo sát ban đầu hay đánh giá nhu cầu, các nội dung như quản lý thông tin thường là trực tiếp hơn. Điều này là do có một giai đoạn bắt đầu, giai đoạn giữa và giai đoạn kết thúc (là giai đoạn phân tích và chia sẻ dữ liệu).
Với việc thu thập dữ liệu diễn tiến, nhất là nếu giai đoạn này tiếp tục trong thời gian dài và liên quan đến nhiều đơn vị, hoặc được thực hiện trên diện rộng, quản lý và điều kiển dữ liệu thướng phức tạp hơn nhiều. Bên cạnh việc nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý thông tin hiệu quả, phần này cũng đưa ra những gợi ý làm thế nào để thực hiện tốt công việc này, và đặt ra câu hỏi mà bạn sẽ cần xem xét khi chỉnh sửa, phân tích và sử dụng dữ liệu.
6.1 Chỉnh sửa và lưu trữ dữ liệu
6.1.1 Nhập dữ liệu
Thông tin thu thập trong các cuộc khảo sát hay thu thập dữ liệu tiếp diễn
được biết đến như dữ liệu thơ. Nhìn chung, nếu bạn khơng thực hiện bốn bước sau thì khảo sát sẽ khơng có ý nghĩa và giá trị gì nhiều:
IMAS Hướng dẫn thực hành tốt nhất 2 — Thu thập Dữ liệu và Đánh giá Nhu cầu
♦ Mã hoá;
♦ Chuẩn bị bảng dữ liệu; và
♦ Làm cho dữ liệu có ý nghĩa (xem Phần 6.2).
Kiểm tra chất lượng dữ liệu thô
Thường thì sẽ có một số dữ liệu bị bỏ sót trong nhiều mẫu thu thập: có thể là do câu hỏi đã chưa bào giờ được hỏi, hay người được phỏng vấn đã bị bối rối hay từ
chối trả lời. Hầu hết công việc kiểm tra nên diễn ra trên thực địa, khi vấn đề còn
mới mẻ trong tâm trí của nhân viên hiện trường, và một nhiệm vụ của giám sát viên nên là kiểm tra các mẫu thu thập của nhân viên hiện trường và làm rõ bất kỹ một vấn đề nào lớn tương tự như thế này.
Tuy nhiên, kiểm tra cịn có nhiều nội dung hơn như vậy. Một buổi tập huấn lại nên được tổ chức cho đội khảo sát trong đó họ có cơ hội làm sang tỏ vấn đề liên
quan đến từ ngữ trong câu hỏi, hay những khó khăn trong câu trả lời. Tương tự
như vậy, trong một khảo sát lớn hơn, việc có một hệ thống hồ sơ trong đó một biểu
đồ được lưu trữ mô tả các mẫu thu thập thơng tin hồn thành, chúng được kiểm tra và chỉnh sửa khi nào, và sau đó được lập hồ sơ theo khu vực nghiên cứu.
Mã hoá
Khi thiết kế mẫu, điều quan trong là cần mã hoá cho mỗi câu hỏi, đặt mã cho nó bằng một con số hay một chữ cái (chẳng hạn như xem mẫu khảo sát KAP trong Phụ
lục 4). Điều này sẽ làm cho nhiệm vụ phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.
Một bản câu hỏi được thiết kế tốt là điều cốt yếu ngay cả khi bạn sử dụng máy tính hay khơng để đối chiếu dữ liệu. Các ô được xác định rõ, với các con số bên cạnh sẽ làm cho việc chọn ra các thơng tin mã hố và các giá trị khơng có thực được dễ dàng hơn.
Việc cân nhắc làm thế nào để mã hoá các câu hỏi mở cũng rất cần thiết, nên
được tốt nhất thực hiện bằng tay, sử dụng một bảng đếm. Trong quy trình này, bạn
làm việc thơng qua câu hỏi mở cho mỗi mẫu, ghi vào danh sách mỗi loại câu trả lời mới (nghĩa là những câu trả lời tương tự) khi điều xảy ra. Đếm xem có bao nhiêu lần mỗi câu trả lời bị lặp lại, và khi hồn thành thì tạo cho mỗi câu trả lời một mã. Thêm vào đó, bạn cần mã hố dữ liệu bị bỏ qua, thường thì là một mã gọi là “không áp dụng được” hay “không biết”. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chuẩn bị bảng dữ liệu
Trong giai đoạn đầu của thiết kế dữ liệu, cùng lúc với việc soạn thảo bản câu hỏi khảo sát, hãy lập ra một danh sách các biến số để xem xét và chuẩn bị xây dựng các bảng dữ liệu. Dây là kế hoạch lập bảng dữ liệu, và là khung để xây dựng tất cả
các phân tích dữ liệu.
Lấy ra mội câu hỏi nghiên cứu một lần và quyết định tất cả các bảng áp dụng
được với câu hỏi. Ví dụ, nếu một biến số trong bản câu hỏi là công việc của người
được hỏi, các biến số khác mà bạn muốn phân tích bên cạnh yếu tố này là giới tính
và độ tuổi. Vì thế, bạn sẽ cần lập ra một bảng với các công việc trên một trục và độ
tuổi ở trục kia, và rồi thêm một bảng thứ hai với công việc trên một trục và giới tính
ở trục cịn lại. Đối chiếu các câu trả lời khi bạn nghiên cứu các mẫu câu hỏi để lấy kết quả (xem ví dụ dưới đây).
6. Quản lý thông tin Nghề nghiệp Độ tuổi 0-12 12-18 18-40 40 + Nông dân 0 6 22 29 Chăn gia súc 8 13 12 0 Buôn bán 0 0 2 3 Công chức 0 0 3 3 Học sinh 7 0 0 0 Nghề nghiệp Giới Nam Nữ Nông dân 16 35 Chăn gia súc 33 0 Buôn bán 0 5 Công chức 1 2 Học sinh 5 2
Quá trình này dẫn đến sự hình thành cơ sở dữ liệu cho thông tin thu thập
được. Điều này có thể được thực hiện thủ cơng hay bằng máy tính, và các buớc và
quy trình của cả hai cách này đều tương tự nhau. Bạn sẽ lựa chọn cách tiến hành
như thế nào, sử dụng hệ thống mà bạn quen thuộc và cảm thấy thoải mái hơn. 61 Quy trình nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu phải được suy nghĩ kỹ do nó là một
sự kết nối chính của chuỗi các hoạt động. Việc lập cơ sở dữ liệu là thiết yếu. Bất kỳ hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu nào cũng phải được thiết kế với những nhu
cầu cụ thể của người sử dụng.
6.1.2 Sử dụng máy tính
Sử dụng máy tính để nhập và phân tích dữ liệu có rất nhiều lợi thế, đặc biệt là là làm giảm những lỗi chủ quan do con người người mắc phải, đồng thời đẩy
nhanh tốc độ xử lý dữ liệu. Điều này hay xảy ra với dữ liệu định lượng. Tuy nhiên,
điều này địi hỏi người có kiến thức về chương trình cơ sở dữ liệu, và hạn chế vai
trò của đội trong việc đối chiếu dữ liệu. Nhiều tổ chức có các kỹ thuật viên máy tính có thể được giao nhiệm vụ xây dựng hệ thống dữ liệu phù hợp và đơn giản
trên các phần mềm thị trường đã có sẵn (như Excel™, Access™, Epi-Info và BASE). Với các chương trình có phạm vi nhỏ hơn, chỉnh sửa và lưu trữ dữ liệu có thể
được thực hiện trong phịng làm việc và có thể chỉ địi hỏi một người nhập dữ liệu
bán thời gian. Với các chương trình hành động bom mìn lớn hơn, thu thập dữ liệu
đóng vai trị chính với Trung tâm hành động bom mìn (MAC) và ở nơi nào có
những trung tâm như vậy tồn tại, chúng thường được trang bị nguồn lực đầy đủ. Các Trung tâm hành động bom mìn đang ngày càng sử dụng cơ sở dữ liệu IMSMA (Hệ thống quản lý thông tin hành động bom mìn). Hệ thống này được thiết kế dành riêng cho hành động bom mìn. Hệ thống IMSMA được cung cấp miễn phí cho tất cả các trung tâm hành động bom mìn. Tuy nhiên, có thể phải mất một khoản thời gian và chi phí tương đối để đào tạo kỹ thuật viên làm thế nào để
nhập, xử lý và sử dụng dữ liệu.
Hệ thống được thiết kế bao gồm các thông tin kinh tế-xã hội về ảnh hưởng của bom mìn. Mặc dù có nhiều phiên bản gần đây về hệ thống bao gồm thông tin cụ
thể về GDNCBM, hầu hết thông tin mà hệ thống IMSMA lưu trữ được dành cho
việc sử dụng bởi các chun gia làm cơng tác rà phá bom mìn hay những người lập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
IMAS Hướng dẫn thực hành tốt nhất 2 — Thu thập Dữ liệu và Đánh giá Nhu cầu
Trong trường hợp bạn không thể tiếp cận được với IMSMA, một phần mềm hữu ích khác để lưu trữ và phân tích thơng tin GDNCBM và thơng tin về nạn nhân bom mìn là Epi Info. Epi Info là công cụ được thiết kế ban đầu cho chương trình phân tích thực địa nhằm hỗ trợ dịch tế học và các nghiên cứu y tế công cộng khác
để tiến hành các điều tra về dịch bệnh. Các chun viên y tế cơng cộng sử dụng nó
để tạo ra các bản câu hỏi (mẫu) cho điều tra, nghiên cứu và khảo sát tình hình dịch
bệnh, nhập, quản lý và phân tích dữ liệu cả về mặt thống kê và địa lý.
Epi Info cũng hữu ích trong việc đánh giá kiến thức, thái độ, hành vi và nhằm
đo lường khái niệm lý thuyết liên quan đến các can thiệp hành vi. Nó có khả năng
ứng dụng cho một loạt các bản câu hỏi mang tính thơng tin như đánh giá nhu cầu cộng đồng, và đánh giá chương trình. Epi Info có sự thích ứng với IMSMA và cho phép xuất và nhập các hồ sơ dữ liệu dễ dàng. Đây là phần mềm dành cho cơng cộng, có nghĩa là ai cũng có thể tiếp cận được bằng cách tải chương trình miễn phí về từ trên mạng Internet (www.cdc.gov/epiinfo). Epi Info được dạy như một phần của Dịch tế học thực địa cho khố tập hn về Hành động bom mìn, được tổ chức hàng năm bởi Trung tâm Kiểm soát Dịch bệnh Hoa Kỳ (CDC Hoa Kỳ) và UNICEF. Dù bạn có sử dụng cơ sở dữ liệu nào đi nữa, nếu thực hiện một đánh giá nhu cầu hay một quy trình thu thập dữ liệu tiếp diễn, điều quan trọng là cân nhắc
thông tin thu thập được có định dạng tương ứng với cơ sở dữ liệu có sẵn hay khơng. Nếu xem xét yêu cầu cần chia sẻ thông tin càng rộng rãi càng tốt, điều
quan trọng là bất kỳ thông tin nào bạn thu thập đều có định dạng tương thích với cơ sở dữ liệu có sẵn nhằm cho phép sự trao đổi thông tin tối đa.
62
Tuy nhiên, trong khi các chương trình phân tích thống kê máy tính là phương tiện tiện ích để trình bày các dữ liệu định lượng như đã nói trên, phương pháp nghiên cứu định lượng (và suy ra cả các chương trình phần mềm), khơng có nhiều lợi ích khi chúng ta tìm hiểu yếu tố tại sao người dân lại chọn hành vi nguy hiểm.
Đây là lợi thế của các khảo sát định tính, và địi hỏi khả năng của con người để làm
cho các dữ liệu trở nên có ý nghĩa.
6.2 Làm cho dữ liệu có nghĩa
Phân tích dữ liệu, hay làm cho kết quả có nghĩa, là điều cốt yếu. Phân tích dữ
liệu chính xác, xác định các xu hướng và quyết định các tình hình hiên thực chính xác là trọng tâm để bạn có được kết luận mang tính đại diện và đưa ra kiến nghị để
đáp ứng nhu cầu của các cộng đồng bị ảnh hưởng.
Tốt nhất, nếu thời gian và nguồn lực cho phép, một đánh giá nhu cầu
GDNCBM hay thực hành thu thập dữ liệu nên tìm cách phân tích dữ liệu với cộng
đồng nơi đã diễn ra sự thu thập thông tin. Điều này sẽ cung cấp các ý kiến và sự rõ
ràng thêm cho các kết luận chung. Một chu trình thu thập dữ liệu GDNCBM trong
đó phân tích thơng tin theo hướng này sẽ chắc chắn hiểu hơn về việc bom mìn ảnh
hưởng đến cộng đồng như thế nào, và các hoạt động bom mìn đang xố bỏ các tác
động đấy như thế nào.
Phân tích kết quả, nhất là dữ liệu định lượng đòi hỏi xử lý tốn học, có thể ban
đầu mang lại cảm giác quan ngại. Điều này đặc biệt hay xảy ra nếu phần mềm mà bạn khơng có nhiều hiểu biết được đem ra sử dụng. Tuy nhiêm cần nhớ rằng, điều quan trọng hơn là sử dụng công cụ thống kê thủ công nếu cần thiết và thực hiện đúng hơn là sử dụng các công cụ sành điệu hơn. Người ta có khả năng khơng quan
tâm nhiều đến cơng cụ nào sử dụng để có được các thông tin, miễn là thông tin xử lý được chính xác, sử dụng được và dễ tiếp cận.
6. Quản lý thơng tin
Hầu hết các phân tích dữ liệu định lượng cho hoạt động GDNCBM sẽ là những mô tả trực diện của cộng đồng mục tiêu. Điều này địi hỏi xác định và trình bày các biến số về kinh tế-xã hội và các vấn đề bom mìn, bao gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
♦ Kiến thức của cộng đồng về bom mìn, hành vi an tồn khi gặp bom mìn; ♦ Số lượng nạn nhân; và
♦ Hành vi và thái độ mang tính chất nguy hiểm.
Điều quan trọng hơn là kinh nghiệm, sự tin tưởng và khả năng thực hiện các
xử lý thống kê đơn giản một cách chính xác. Tính tốn các bảng dữ liệu một chiều, biến đổi phần trăm, và xem xét mối quan hệ giữa các biến số là những kỹ năng
thông thường nhất mà bạn cần sử dụng.
Máy tính rất hữu ích khi trình bày dữ liệu và làm cho nó dễ sử dụng hơn. Phần mềm dữ liệu lựa chọn để ghi dữ liệu sẽ quyết định loại hình xử lý có thể được thực hiện, nhưng có khả năng là trù khi bạn thu thập dữ liệu quá lớn và phức tạp, thì các phần mềm tiêu chuẩn như Excel hay tương tự là đủ để phục vụ nhu cầu của
bạn. Biểu đồ, và các bảng biểu thống kế là các lựa chọn chung cho việc so sánh các trường số liệu khác nhau (biến số).
Nhưng cho dù bạn chọn cách tiếp cận nào đi nữa, điều quan trọng là bạn cần làm nổi bật các yếu tố kinh tế xã hội như hành vi, sự tiếp cận và chất lượng chung của cuộc sống. Những yếu tố này thường không được chú ý hay báo cáo bởi những người thực hiện các phát kiến bom mìn. Những người làm về rà phá bom mìn chẳng hạn, thường tập trung vào sự ô nhiễm bom mìn như địa điểm, bản chất và mức độ của vấn đề. Nhưng các yếu tố kinh tế xã hội lại là điều thiết yếu cho hoạch
định ưu tiên và đảm bảo các phát kiến hành động bom mìn, dù là về GDNCBM, rà
phá hay hỗ trợ nạn nhân, được tập trung vào nhu cầu thực sự của cộng đồng… và không dựa trên những giả định không đúng sự thật.
63
6.3 Sử dụng và chia sẻ dữ liệu
Có một cơ sở dữ liệu được lưu trữ tốt và dễ tiếp cận làm một vấn đề, phân tích nó và chia sẻ các câu trả lời lại là một vấn đề khác. Các mẫu trình bày khác nhau thích ứng cho những người sử dụng khác nhau. Ví dụ, kết quả có thể được chia sẻ một cách thân mật với đối tác, bao gồm cả cộng đồng bịảnh hưởng. Chúng ta đã thấy các ví dụ về việc làm thế nào để chia sẻ thông tin bằng cách sử dụng các biểu
đồ và các kỹ thuật khác nhằm kích thích thảo luận trong phần 5. Mặt khác, khi trình bày báo cáo cho nhà tài trợ, các đơn vị hay cơ quan chính phủ, một quy trình trình bày trang trọng hơn sẽ có thể cần được chuẩn bị, cả bằng văn bản và lời nói. Báo cáo cuối cùng sẽ dưạ vào mục đích của đánh giá hay thu thập dữ liệu và các câu hỏi được chờ đợi có câu trả lời, và báo cáo dành cho ai. Tốt nhất là các điều