CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.3. Kết quả phân tích cơ chế chia sẻ tri thức và mức độ tiếp nhận tri thức
2.3.1.1. Quy trình lấy mẫu
Bước 1: Lựa chọn phương pháp chọn mẫu: Lựa chọn mẫu dựa trên mục đích nghiên cứu và thời gian nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu:
- Các cơ chế chia sẻ tri thức, các hoạt động có thể tạo ra việc chia sẻ tri thức trong cơng ty.
- Phỏng vấn sâu để tìm ra cơ chế hay những hoạt động nào có thể có hiệu quả nhất trong việc chia sẻ tri thức của cơng ty.
- Chia sẻ tri thức có sự khác biệt giữa các phịng ban, vị trí chức danh hay khơng.
Thời gian nghiên cứu: Do thời gian nghiên cứu cịn hạn chế nên kích thước mẫu sẽ nhỏ và tập trung nghiên cứu khái quát các đối tượng.
Bước 2: 4 cơ chế chia sẻ tri thức được lựa chọn để nghiên cứu: thử nghiệm, giao lưu xã hội, phối hợp tổ chức, đào tạo và kèm cặp.
Bước 3: Xác định quy mô mẫu: Lựa chọn 10 nhân viên, mỗi phòng ban chọn một người xen lẫn cả nhân viên và cấp quản lý trong công ty.
STT Họ và tên Tuổi Chức danh Phòng/ Ban
1 Lê Tuyết Nhung 29
Chuyên viên Thủ tục
Phòng Thủ tục
2 Nguyễn Thị Ngọc Linh 32 Nhân viên
Marketing Online Ban Kinh doanh 2
3 Nguyễn Thị Tuyết Hàn 25 Nhân viên Hành chính dự án Phòng Kinh doanh dự án 4 Hà Quang Phúc 41 Trưởng phòng Pháp chế Phòng Pháp chế tuân thủ
5 Đào Ngọc Mai 24 Chuyên viên
Tuyển dụng
Phịng Hành chính Nhân sự
6 Đoàn Duy Phương 31
Nhân viên Kinh doanh
Phòng Kinh doanh Altara Quy Nhơn 1
7 Nguyễn Thị Thu Hằng 33
Chuyên viên Kế toán tổng hợp
Phịng Tài chính Kế tốn
8 Trần Thị Thuý Diễm 28 Chuyên viên
CSKH (Bàn giao) Phòng CSKH
9 Nguyễn Hồng Ngọc 24
Nhân viên Digital Marketing
Phòng Marketing
10 Nguyễn Tiến Giang 31
Nhân viên Thiết kế
Phòng Marketing
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp 2.3.1.2. Phương pháp phỏng vấn
hiện qua điện thoại và trong quá trình trao đổi trực tiếp.
Bên cạnh phỏng vấn, tác giả còn tổng hợp những ý kiến chung nhất của các nhân viên có một số đặc điểm chung.
2.3.2. Mơ tả cơng việc của nhân viên tham gia phỏng vấn
1. Lê Tuyết Nhung – Chuyên viên Thủ tục
- Tiếp nhận thông tin khách hàng từ Phịng Kinh doanh: hồn tất thủ tục đặt cọc, ký HĐMB, phụ lục khác liên quan.
- Theo dõi số liệu dự án và quản lý hồ sơ khách hàng toàn dự án (file mềm scan up lên PM Realsoft).
- Thực hiện các thủ tục khác liên quan đến căn hộ như: chuyển nhượng căn hộ, thanh lý căn hộ, ký kết Hợp đồng cho thuê và quản lý căn hộ.
- Thực hiện các hoạt động Chăm sóc khách hàng định kỳ theo kế hoạch (Gửi thiệp chúc mừng sinh nhật, gửi thiệp chúc mừng các dịp lễ tết…).
- Phụ trách hòm mail, hotline dự án và thực hiện phản hồi khách hàng. 2. Nguyễn Thị Ngọc Linh – Nhân viên Marketing Online
- Xây dựng và triển khai chiến dịch quảng cáo trên kênh digital: Google (Adwords + GDN), Facebook, Youtube, Zalo.
- Quản trị website, fanpage.
- Lên ý tưởng và nội dung quảng cáo, thực hiện kế hoạch hành động đảm bảo đúng tiến độ.
- Tối ưu về ngân sách, nội dung, hình thức quảng cáo, tỷ lệ chuyển đổi… nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
- Thiết lập và theo dõi các công cụ đo lường nhằm báo cáo về kết quả chiến dịch & insight audience sau mỗi chiến dịch quảng cáo.
- Hỗ trợ research và report về đối thủ và thị trường trên kênh online nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông.
3. Nguyễn Thị Tuyết Hàn – Nhân viên Hành chính dự án
xử lý các lỗi tồn đọng của sản phẩm trước khi bàn giao.
- Kết nối KH và BQL dự án nhằm đảm bảo bàn giao căn hộ cho KH đúng theo quy định tại danh mục hoàn thiện nội thất kèm theo HĐMB của từng căn hộ. - Tiếp nhận và giải đáp thắc mắc của khách hàng liên quan đến việc giao nhà. - Thực hiện công tác chuẩn bị hồ sơ bàn giao: biên bản bàn giao, biên bản làm
việc.
- Hỗ trợ các đơn vị bán hàng của Dự án (Đại lý hoặc Ban kinh doanh trực tiếp) trong công tác trực bán hàng tại dự án, Khách hàng tham quan dự án và căn hộ mẫu
- Quản lý nhà mẫu của dự án đảm bảo nhà mẫu và tài sản luôn đầy đủ, vệ sinh, mỹ quan. Thực hiện kiểm kê tài sản nhà mẫu định kỳ theo kế hoạch của phịng Tài chính kế tốn.
4. Hà Quang Phúc – Trưởng phòng Pháp chế
- Lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho nhân sự phịng pháp chế.
- Kiểm sốt việc soạn thảo và sử dụng các văn bản/hợp đồng/ biểu mẫu phát sinh trong các hoạt động của Công ty theo yêu cầu của Ban lãnh đạo, cấp quản lý trực tiếp, các phòng ban liên quan.
- Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo nội bộ Virex về tài liệu biểu mẫu HĐMB tại các dự án
- Kiểm soát việc soạn thảo và sử dụng các văn bản, tài liệu, hợp đồng & giao dịch trong nước và quốc tế, có liên quan tới hoạt động: Bán & Mơi giới BĐS, Chăm sóc Khách hàng, Quản lý vận hành Khu dân cư
- Kiểm soát việc phát hành bản tin pháp luật lên website của Cơng ty.
- Kiểm sốt việc thực hiện thủ tục đăng ký với các Cơ quan chức năng các hồ sơ về Chương trình khuyến mại, Mẫu Hợp đồng mua bán, Nội quy nhà Chung cư…
5. Đào Ngọc Mai – Chuyên viên Tuyển dụng - Xây dựng thương hiệu tuyển dụng
- Xây dựng lập kế hoạch tuyển dụng định kỳ theo yêu cầu:
+ Nhận đề xuất tuyển dụng từ các phòng ban, đơn vị và yêu cầu tuyển dụng từ Tổng Giám đốc.
+ Xác minh nhu cầu tuyển dụng (số lượng, chất lượng, vị trí cơng việc). + Quản lý ngân sách tuyển dụng.
+ Xây dựng Mô tả công việc. + Tiếp nhận thử việc.
+ Đánh giá thử việc.
6. Đoàn Duy Phương – Nhân viên Kinh doanh
- Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm bất động sản mà công ty triển khai phân phối qua kênh online hoặc offline..
- Tư vấn, giải đáp thắc mắc, thuyết phục khách hàng nhằm kích thích nhu cầu và thúc đẩy khách hàng mua sản phẩm.
- Phối hợp cùng các phịng ban chức năng để chăm sóc các khách hàng sau khi mua sản phẩm.
- Tìm hiểu rõ về sản phẩm bất động sản mà cơng ty triển khai phân phối: vị trí, pháp lý, cơ cấu sản phẩm, giá bán…
- Nghiên cứu, tìm hiểu thơng tin thị trường bất động sản. 7. Nguyễn Thị Thu Hằng – Chuyên viên Kế toán tổng hợp
- Kiểm tra hồ sơ chứng từ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, số dư cuối kỳ với báo cáo chi tiết.
- Hạch tốn thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, cơng nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế, lập quyết toán.
- Lập hồ sơ khai các sắc thuế theo quy định: Hồ sơ khai thuế GTGT; thuế nhà thầu; tạm tính thuế TNDN q; báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Kiểm tra hồ sơ kê khai thuế TNCN; và các loại thuế liên quan khác theo quy định.
nhân viên kinh doanh.
- Lập báo cáo kinh doanh từng tháng, báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.
- Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của Kế toán trưởng.
8. Trần Thị Thuý Diễm – Chuyên viên CSKH (Bàn giao)
- Theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến bàn giao các Dự án: + Cập nhật tiêu chuẩn căn hộ của dự án.
+ Thiết lập và duy trì mối quan hệ với cư dân thông qua việc gọi điện, tiếp xúc trực tiếp hàng ngày.
+ Kiểm tra phụ lục hợp đồng mua bán nắm được danh mục hoàn thiện nội thất của từng căn hộ.
+ Hướng dẫn khách hàng làm các thủ tục pháp lý bàn giao.
+ Phối hợp với ban quản lý dự án kiểm tra rà soát, nghiệm thu chất lượng và xử lý các lỗi tồn đọng của sản phẩm trước khi bàn giao.
+ Tiếp nhận và giải đáp thắc mắc của khách hàng liên quan đến việc giao nhà. - Thực hiện công tác chuẩn bị hồ sơ bàn giao: biên bản bàn giao, biên bản làm
việc.
- Phối hợp chặt chẽ Ban quản lý tòa nhà, ban quản lý vận hành kịp thời giải quyết các vấn đề còn tồn tại sau khi bàn giao.
9. Nguyễn Hồng Ngọc – Nhân viên Digital Marketing
- Xây dựng các kế hoạch Digital Marketing theo dự án, theo từng giai đoạn. - Code và quản lý tồn bộ webiste/fanpage của cơng ty.
- Quản trị hệ thống fanpage của công ty (fanpage dự án, fanpage công ty…). - Lập kế hoạch và thực hiện tất cả các vấn đề liên quan đến trang web, SEO/SEM,
cơ sở dữ liệu marketing, email, phương tiện truyền thông xã hội và các chiến dịch quảng cáo.
Zalo, Viber…
- Nghiên cứu đối thủ, xây dựng kế hoạch về Digital chạy theo từng giai đoạn. - Có trách nhiệm thu thập kho dữ liệu khách hàng cho công ty, lưu trữ dữ liệu và
sử dụng cho các chiến dịch.
10. Nguyễn Tiến Giang – Nhân viên Thiết kế
- Thiết kế các ấn phẩm truyền thông và quảng cáo (POSM) cho dự án Bất động sản: brochure, leaflet, flyer, poster, các loại banner (phướn, băng rôn, quảng cáo online…), backdrop, standee, quà tặng/bộ nhận diện thương hiệu phục vụ hoạt động kinh doanh bán hàng… Triển khai các Bộ nhận diện thương hiệu cho từng dự án bất động sản (logo, brand guideline…).
- Facebook, giao diện website, Popup Website, Slide banner, Landing Pages & Microsite,…
- Chịu trách nhiệm làm việc với các đơn vị thi công hoặc các nhà cung cấp dịch vụ in ấn để hoàn thành các hạng mục.
- Hỗ trợ chụp ảnh, quay video cho các sự kiện, hoạt động của cơng ty. - Thiết kế các hình ảnh trên website, fanpage, tạp chí…
- Đưa ra ý tưởng, trang trí theo các dự án, sự kiện… của cơng ty.
2.3.3. Nội dung câu hỏi cuộc phỏng vấn
Cuộc phỏng vấn sâu diễn ra như một buổi chia sẻ, tác giả bắt đầu với những câu hỏi đơn giản, thân mật (mục đích) như cơng việc hiện tại của anh/chị như thế nào, anh/chị thường tiếp nhận những kinh nghiệm từ mọi người trong cơng ty bằng hình thức nào?
Cuộc gọi điện thì sẽ đan xen các yếu tố, câu hỏi với những ý chính như sau: • Thời gian làm việc tại cơng ty?
• Anh/chị cảm thấy hình thức chia sẻ nào hiệu quả?
• Anh/chị thường chia sẻ tri thức, kinh nghiệm qua hình thức nào?
• Mức độ tiếp nhận tri thức qua mỗi hình thức theo cảm nhận của anh/chị?
• Anh/Chị đã từng được chia sẻ tri thức qua những hình thức nào?
• Mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên như thế nào? Tình hình chia sẻ tri thức giữa đồng nghiệp, cấp trên, người mới, người cũ trong công ty theo cảm nhận của anh/chị?
2.3.4. Kết quả phỏng vấn
Khi tham gia cuộc phỏng vấn sâu về cơ chế chia sẻ tri thức và mức độ tiếp nhận tri thức của nhân viên tại Công ty, mỗi đối tượng khảo sát đều đưa ra ý kiến riêng của mình.
Thử nghiệm là hình thức tự mình trải nghiệm, làm việc để thu về tri thức và kinh nghiệm. Đôi khi trong công ty, các công việc phát sinh và gặp trở ngại. Đây đều là những việc chưa từng làm nhưng trong môi trường làm việc, không thể chỉ chờ được hướng dẫn chi tiết hay cấp trên giải quyết công việc thay mà phải bắt tay làm. Khi đi làm thì khác với khi cịn đi học, chưa làm bao giờ thì làm rồi sẽ biết. Hơn nữa cấp trên để nâng cao tri thức của nhân viên sẽ giao một số cơng việc ngồi nghiệp vụ của bản thân. Mức độ tiếp nhận tri thức qua hình thức này được đánh giá là có hiệu quả tốt. Kết quả phỏng vấn sâu 10 nhân viên cho thấy hình thức thử nghiệm có hiệu quả đến mức độ tiếp nhận tri thức của nhân viên. Chị Lê Tuyết Nhung – 29 tuổi, là một chuyên viên thủ tục chia sẻ rằng: “bản thân tự làm,
tự rút ra kinh nghiệm, khi đi làm không thể chỉ chờ người khác cầm tay chỉ việc, việc tiếp thu kinh nghiệm hiệu quả nhất chính là tự trải nghiệm”. Chị Mai và anh
Giang cũng có cùng quan điểm trên. Chị Mai cho biết: “bản thân là một chuyên
viên tuyển dụng, chị tích luỹ kinh nghiệm hầu như là qua hình thức thử nghiệm, mỗi lần gọi điện cho ứng viên chị lại rút ra kinh nghiệm cho bản thân và thực hiện tốt hơn vào lần gọi sau. Gọi cho ứng viên phải khéo, cũng như gọi cho khách hàng vậy, họ cần mình nhưng mình cũng cần họ. Đặc biệt khi trao đổi với ứng viên về thu nhập làm sao deal lương phù hợp với công ty lại không khiến ứng viên cảm thấy khơng hài lịng. Tất cả đều là kinh nghiệm chị tự mình học hỏi được sau mỗi lần phỏng vấn, tiếp xúc với ứng viên.” Theo quan điểm của anh Giang về hình
thức thử nghiệm, anh chia sẻ “Theo anh, hình thức này rất có hiệu quả trong việc
chia sẻ tri thức. Là một nhân viên thiết kế, thì tri thức ngồi được đào tạo thì phần lớn do bản thân trải nghiệm sáng tạo. Quan sát và học hỏi từ đó tự sáng tạo thiết kế của riêng mình kinh nghiệm thu được sẽ nhiều hơn trao đổi giao lưu đơn thuần.”
Từ tổng hợp kết quả phỏng vấn sâu của 10 nhân viên, tác giả thấy rằng, cơ chế hình thức giao lưu xã hội được sử dụng nhiều nhất trong việc chia sẻ tri thức tại cơng ty. Cơng ty tuy khơng có nơi ăn trưa riêng hay phòng riêng để trò chuyện nhưng giao lưu không hề bị cản trở. Mỗi tháng tổ chức hoạt động chúc mừng sinh nhật cho nhân viên tại phòng họp, tổ chức các sự kiện đặc biệt khuyến khích nhân viên tham gia (sự kiện 1/6 cho các nhân viên và các con các cháu của nhân viên,...). Đặc biệt ln có các hoạt động Team building, nghỉ mát nâng cao tinh thần cho nhân viên, nâng cao sức khỏe, gắn kết mọi người. Theo chị Hàn, chị Diễm, chị Nhung chia sẻ “khơng gì nhanh nhất bằng trao đổi giao lưu, mọi người trong phòng giao lưu vài ba câu là nắm được khơng ít thơng tin, tri thức”. Anh Ngọc
cũng có cùng quan điểm “Anh mới vào công ty nhưng chỉ tiếp xúc với mọi người
trong phịng 1,2 buổi đầu là có thể quen với cơng việc, nắm được cách thức làm việc”. Anh Giang và chị Hằng thì cho biết “Sau khi tham gia một số hoạt động, sự kiện của Công ty, anh, chị hiểu rõ hơn về Công ty cũng như ngành nghề bất động sản”. Anh Phúc, anh Phương, chị Hàn và chị Mai cũng đều đồng quan điểm
với mọi người rằng hình thức giao lưu xã hội được sử dụng nhiều nhất trong việc chia sẻ tri thức tại Công ty Cổ phần Virex. Chị Hàn chia sẻ “chị là người hướng
ngoại, thích giao tiếp và chia sẻ những kinh nghiệm của bản thân cho mọi người trong phòng và chị nghĩ rằng giao lưu xã hội có hiệu quả nhất trong việc chia sẻ tri thức”.
Cơ chế tiếp theo được nhắc đến là phối hợp tổ chức là hình thức khác với giao lưu xã hội, trực tiếp liên quan đến công việc, là một phần trong hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp (như các cuộc họp giao ban,...). Cuộc họp
giao ban được tổ chức mỗi thứ 2 đầu tuần nhằm báo cáo công việc trong tuần và