5. Kết cấu của đề tài
2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Thiết bị Y tế Giáo dục Việt Nhật
2.1.4 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy cơng ty
Nguồn: Phịng hành chính nhân sự 2.1.4.1 Hội đồng quản trị
Quyết định các vấn đề liên quan đến giá cổ phần và trái phiếu được phát hành; Các giải pháp phát triển hoạt động trung và ngắn hạn của công ty như: Chiến lược phát triển hàng năm, mở rộng thị trường, các hoạt động marketing, đổi mới công nghệ; Quyết định phương án đầu tư và các dự án đầu tư trong thẩm quyền; Quyết định việc thành lập các công ty con, chi nhánh hay việc mua lại cổ phần của doanh nghiệp khác.
Khi thực hiện chức năng, quyền và nhiệm vụ của mình, hội đồng quản trị tuân thủ đúng quy định của pháp luật, điều lệ công ty và nghị quyết của đại hội đồng cổ đông. Trong trường hợp nghị quyết do hội đồng quản trị thông qua trái với quy định của pháp luật hoặc điều lệ công ty, gây thiệt hại cho công ty thì các thành viên tán thành thơng qua nghị quyết đó liên đới chịu trách nhiệm cá nhân và phải đền bù
thiệt hại cho công ty; thành viên phản đối thơng qua nghị quyết nói trên được miễn trừ trách nhiệm.
2.1.4.2 Giám đốc
Là người đại diện, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện mọi quyết định đã được biểu quyết thông qua của hội động quản trị về mọi hoạt động của công ty và xây dựng định hướng chiến lược của cơng ty. Ngồi ra, giám sát việc thực hiện các chiến lược để đảm bảo hiệu quả tài chính và chi tiêu hiệu quả cho doanh nghiệp. Đồng thời kết nối để thu hút và giữ chân người lao động, làm hài lòng chủ sử dụng lao động và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài bền vững với các đối tác.
2.1.4.3 Phó Giám Đốc
Là người hỗ trợ, giúp đỡ giám đốc, có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của các phòng ban dưới phạm vi quản lý theo sự phân công của giám đốc. Người trung gian để chuyển nhưng ý kiến của nhân viên và đề ra những biện pháp quản lý và lãnh đạo cho công ty ngày càng phát triển. Ngồi ra cịn đào tạo, đánh giá khen thưởng nhân viên, tham gia phỏng vấn và đào tạo nhân viên mới. Dẫn dắt, phát triển đội ngũ nhân sự đáp ứng yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của họ.
2.1.4.4 Phịng Kế Tốn
Kiểm sốt việc thu chi của cơng ty nhằm theo sát q trình sử dụng vốn của cơng ty sao cho có hiệu quả và thu được nhiều lợi nhuận nhất. Ghi chép, tính tốn, và báo cáo tình hình hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn. Ghi chép lại tồn bộ q trình sử dụng vốn của cơng ty.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kiểm tra kế hoạch thu chi tài chính. Kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn. Phát hiện kịp thời những hiện tượng lãng phí. Ngăn ngừa những vi phạm chế độ, quy định của cơng ty.
Phổ biến chính sách, chế độ quản lý của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết. Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cơng tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan theo chế độ kế toán hiện hành. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho ban lãnh đạo cơng ty.
2.1.4.5 Phịng Marketing
Có nhiệm vụ mở rộng các mối quan hệ, liên kết, liên doanh với các doanh nghiệp trong và ngồi nước để ổn định nguồn hàng, tìm kiếm các thơng tin về thị trường, khách hàng và nhận biết các đối thủ cạnh tranh của cơng ty, để từ đó có thể
đề ra các chiến lược kinh doanh mới và đồng thời cũng hỗ trợ khách hàng trong việc tìm hiểu các thơng tin cần thiết.
2.1.4.6 Phịng Kinh Doanh
Khai thác khách hàng, tìm việc và ký kết hợp đồng kinh tế, phụ trách việc hoàn thiện các thủ tục thanh tốn cơng nợ cũng như các tài liệu cơng nợ, nghiệm thu, bàn giao tài liệu… đồng thời phối hợp với phịng kế tốn trong việc xác định chính xác cơng nợ của khách hàng, có kế hoạch thu nợ và khai thác khách hàng.
2.1.4.7 Phịng Xuất Nhập Khẩu
Có nhiệm vụ nhập hàng từ cơng ty phân phối nước ngồi và xuất hàng cho khách hàng. Ngoài việc nghiên cứu thị trường để hiểu rõ thị trường, các chính sách, pháp luật có liên quan đến hoạt động kinh tế đối ngoại thì phịng xuất nhập khẩu cịn phải hiểu rõ sản phẩm kinh doanh và thị trường nước ngồi. Từ những thơng tin thu thập được từ việc nghiên cứu thị trường, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh. Sau khi đã có phương án kinh doanh cụ thể, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành tiếp cận với các đối tác tiềm năng. Kế tiếp trao đổi các thông tin về giá cả, các điều kiện thương mại, đàm phán các điều khoản mua bán và tiến hành ký kết hợp đồng.
2.1.4.8 Trung tâm dịch vụ sau bán:
Tiếp nhận những ý kiến phản hồi tích cực cũng như tiêu cực của khách hàng, tìm kiếm phương án giải quyết vấn đề ngay tại thời điểm đồng thời chịu trách nhiệm bàn giao, hướng dẫn vận hành máy móc thiết bị; Bảo hành, bảo trì các thiết bị vật tư do cơng ty cung cấp; Sửa chữa, thay thế các thiết bị vật tư lỗi, hỏng.
2.1.4.9 Phịng Hành Chính Nhân Sự
Tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc tồn bộ các cơng tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ cơng chúng. Phịng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền.
2.1.4.10 Bộ phận giao - nhận
Thực hiện các hoạt động xuất, nhập hàng hóa trong kho.
Quản lý số lượng, chất lượng hàng hóa. Đảm bảo rằng các hoạt động hàng hóa của cơng ty ln được ổn định, tránh xảy ra tình trạng nguồn hàng đã cạn nhưng số lượng hàng hóa mới vẫn chưa được nhập vào kho khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng khơng đủ hàng hóa cung cấp cho khách hàng.
Đồng thời đảm bảo hàng hóa được lưu trữ trong tình trạng tốt nhất khơng bị đổ vỡ, ẩm ướt hay các điều kiện khác gây ra biến đổi về sản phẩm.
Giao hàng và thu tiền từ khách hàng: Việc giao hàng tới tay khách hàng cần đảm bảo một số những tiêu chí về độ an tồn, chính xác về số lượng, chất lượng, phân loại hàng hóa….Tiết kiệm, hạn chế chi phí phát sinh và nhanh chóng giao hàng nhất nhưng vẫn phải đảm bảo làm hài lòng người tiêu dùng.