5. Kết cấu của đề tài
3.3 Giải pháp hồn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty cổ phần thiết bị Y tế
riêng nhận được sự hỗ trợ từ Nhà nước, giảm đi một phần nào đó gánh nặng về chi phí phát sinh trong tình hình dịch bệnh vừa qua.
Có thể nói, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước những cơ hội rộng mở về mọi mặt, vì vậy các cơng ty cần nắm rõ được tình hình, tận dụng được các lợi thế để có những kế hoạch kinh doanh đúng đắn, giúp cho cơng ty giảm thiểu được chi phí, rủi ro, vươn lên phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới.
3.2.2Thách thức
Doanh nghiệp đã nhanh chóng khai thác thị trường nhập khẩu ngay sau khi cầu trên thị trường dần được phục hồi khi các nước đã triển khai mạnh mẽ tiêm vắc xin và nới lỏng giãn cách. Các FTA thế hệ mới đã qua giai đoạn thực thi ban đầu, các doanh nghiệp đã dần thích nghi, tận dụng cam kết; lộ trình thuế nhập khẩu của các đối tác FTA sẽ tiếp tục được xóa bỏ hoặc cắt giảm, tạo thêm lợi thế cạnh tranh cho các mặt hàng.
Theo thông tin từ bộ cơng thương, Chính phủ Việt Nam đã và đang tổ chức thực hiện gói phục hồi kinh tế tổng thể với quy mỗ 350,000 tỷ đồng. Làn sóng chuyển dịch đầu tư để tái cơ cấu chuỗi cung ứng của các tập đồn nước ngồi với quy mơ sản xuất lớn và mạng lưới khách hàng rộng khắp sẽ là động lực mới cho hoạt động nhập khẩu.
Bên cạnh đó, mặc dù đã mở cửa trở lại nhưng mức độ tiêu dùng, nhu cầu chi tiêu cho các hàng hóa khơng thiết yếu của người dân các nước cũng không được như trước thời gian xảy ra đại dịch Covid. Giá cước vận tải hiện tại cũng đang ở mức, giá năng lượng và các mặt hàng nguyên vật liệu đang gia tăng mạnh mẽ. Xung đột giữa Nga - Ukraine gần đây cũng tác động nhiều đến hoạt động nhập khẩu của Việt Nam.
3.3 Giải pháp hồn thiện quy trình nhập khẩu của Cơng ty cổ phần thiếtbị Y tế - Giáo dục Việt Nhật bị Y tế - Giáo dục Việt Nhật
3.3.1 Củng cố, nâng cao trình độ nghiệp vụ
Thành công của một công ty phần lớn phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng nguồn nhân lực. Với thị trường biến đổi không ngừng, công nghệ ngày càng phát triển thì nguồn nhân lực chất lượng cao là điều tối quan trọng. Với đặc thù nghiệp
vụ có yếu tố nước ngồi địi hỏi trình độ của nhân viên khơng những nắm vững nghiệp vụ chun mơn mà các phịng ban liên quan cần phải nắm vững về ngơn ngữ. Vì nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến việc ký kết hợp đồng, đàm phán, tìm kiếm việc làm cho khách hàng hay sửa chữa từ, vận hành máy móc,… với nguồn nhân lực giỏi, mọi công việc sẽ được thực hiện trôi chảy và thống nhất trong tồn bộ q trình kinh doanh nói chung và quy trình nhập khẩu nói riêng.
Khuyến khích nhân viên đi học thêm về các nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ, pháp luật quốc tế,… Ngoài ra, trong những lần tuyển dụng sau, công ty nên đặt chỉ tiêu tuyển dụng những nhân viên đáp ứng được trình độ ngoại ngữ và nghiệp vụ để được đào tạo thêm chuyên ngành trong thời gian tới.
Tăng cường cơng tác quản lý, các chính sách đãi ngộ khen thưởng rõ ràng để tăng lòng tin của người lao động với doanh nghiệp. Những nhân viên vi phạm phải tiến hành khiển trách, cảnh cáo, nhân viên yếu kém khơng có tinh thần phấn đấu, cố gắng trong cơng việc cần tiến hành thanh lọc. Đối với những nhân viên có năng lực, nhiệt huyết, có trình độ làm việc hiệu quả phải có chế độ khen thưởng, khuyến khích kịp thời. Chế độ đãi ngộ cơng bằng, minh bạch, có nhiều chế độ ưu đãi cho người lao động và để họ được làm việc trong môi trường tốt nhất.
3.3.2 Tăng cường nghiên cứu mở rộng thị trường
Công ty là doanh nghiệp thương mại nên cần có quan hệ đối tác với nhiều khách hàng và nhiều thị trường khác nhau trên thế giới. Vì vậy, để tìm được nguồn hàng chất lượng, phù hợp, công ty nên mở rộng quy mô nghiên cứu ra nhiều nước chứ không chỉ tập trung vào các đối tác quen thuộc trong khu vực. Để mở rộng thị trường nhập khẩu công ty cần nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp, đánh giá và đưa ra sự lựa chọn dựa trên khả năng cung ứng sản phẩm, giá cả các mặt hàng, thời gian giao hàng và chi phí vận chuyển.
Ngồi việc tìm hiểu đối tác thơng qua báo chí, mạng internet, cơng ty đã có thể tham gia triển lãm quốc tế cũng như trực tiếp thông qua xác thực tại quốc gia đó nếu ở khu vực gần với nước ta. Bên cạnh việc thiết lập mối quan hệ với các đối tác, doanh nghiệp cũng nên chú trọng mối quan hệ với các tổ chức khác, các cơ quan chính phủ .... để tận dụng sự hỗ trợ của họ. Tuy nhiên trong bối cảnh hiện nay, khi dịch Covid-19 vẫn tiếp tục diễn biến phức tạp, xung đột giữa Nga – Ukraine gây nên tác động kép. Hàng loạt hệ luỵ đã xảy ra như đứt gãy các chuỗi cung ứng, cước vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu tăng phi mã, giá vàng liên tục phá đỉnh, các nguồn cung năng lượng bị gián đoạn, hiệu ứng domino diễn ra trên nhiều lĩnh vực, lan tới cả những lĩnh vực thiết yếu của nền kinh tế các nước.
Sau đó, cơng ty nghiên cứu mặt hàng kinh doanh về các yếu tố liên quan đến mặt hàng đó như giá trị, chức năng, tính chất,... và yêu cầu cụ thể của thị trường đối với sản phẩm đó, mặt hàng đó. Ngồi ra, cơng ty cũng nghiên cứu trường hợp giá của công ty cạnh tranh để đề xuất mức giá phù hợp với thị trường. Cùng với đó, chủ động nắm bắt các hoạt động trong giao dịch mua bán, hình thức sản xuất sản phẩm như nguồn nguyên liệu đầu vào, kỹ năng sản xuất của người lao động, công nghệ sản xuất sử dụng,… và cuối cùng là nghiên cứu vòng đời của sản phẩm để lựa chọn thời điểm mua bán và giải pháp kinh doanh tốt nhất.
3.3.3 Hoàn thiện hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng nhậpkhẩu khẩu
Hoạt động giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng là những khâu quan trọng trong quá trình nhập khẩu. Nếu các công việc này được thực hiện tốt, các bước tiếp theo của quy trình sẽ được hồn thành. Các đối tác mà công ty nhập khẩu thường là các thị trường Trung Quốc, Đài Loan, Đức,… vì vậy để thành cơng trong q trình giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng, ngồi sự thơng thạo ngoại ngữ và kỹ năng chuyên môn của cá nhân đi đàm phán, công ty phải hiểu rõ đặc điểm của thị trường nhập khẩu, cách thức mà đối tác tiến hành kinh doanh, điểm mạnh và điểm yếu của đối tác để khai thác và thỏa hiệp trong quá trình giao dịch và đàm phán.
Ban lãnh đạo cơng ty có thể thành lập một ban chuyên về lập kế hoạch nhập khẩu. Đội ngũ này cần có những kiến thức và kinh nghiệm trong các vấn đề như: - Nghiên cứu thị trường, cơ cấu hàng hóa nhập khẩu của cơng ty
- Sử dụng thành thạo các phương pháp, kỹ thuật dự báo - Xác định nhu cầu mua hàng theo từng tháng, quý, năm
- Lập kế hoạch nhập khẩu hàng hóa theo loại hàng, khoảng thời gian, số lượng dự kiến
Để thực hiện giải pháp này, công ty cần thay đổi chính sách nhập khẩu hàng hóa hiện tại. Từ đó cho phép nhập khẩu một lượng hàng hóa phù hợp với nhu cầu khách hàng, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc nhập hàng liên tục dẫn đến quá tải cơng việc cho phịng xuất nhập khẩu.
Khi giao kết hợp đồng, công ty cũng phải lưu ý đến các điều khoản trong hợp đồng. Đa số hợp đồng được ký kết qua mail và fax nên chỉ bao gồm một số điều kiện cơ bản. Khi tổn thất xảy ra bởi đều là các đối tác quen thuộc nên công ty thường đàm phán để được hạ giá hàng hóa chứ đàm phán bồi thường chưa mang lại hiệu quả. Công ty cần nắm rõ quyền hạn và nghĩa vụ của các bên để chủ hơn khi thực hiện hợp đồng, khi có vấn đề phát sinh các bên vẫn có thể tơn trọng lẫn nhau
tìm phương án giải quyết. Các hợp đồng nên được ký kết bằng văn bản, các điều khoản trong hợp đồng từ nội dung tới hình thức nên được chau chuốt, chặt chẽ hơn. Hợp đồng được fax qua đối tác cần có chữ ký xác nhận, tạo bằng chứng pháp lý hợp pháp trong các trường hợp bất lợi phát sinh.
Ngoài ra, để tránh trường hợp tiêu cực khi lựa chọn đối tác cũng như ký kết hợp đồng, công ty phải rà soát, kiểm tra lại các hợp đồng nhập khẩu, rà soát các mối quan hệ, thành lập bộ phận kiểm tra, giám sát hoạt động độc lập trong cơng ty, có quyền kiểm tra tất cả các phòng ban, bộ phận trong cơng ty ... từ đó phát hiện những tiêu cực để từ đó có biện pháp xử lý tùy theo mức độ vi phạm.
3.3.4 Nâng cao khả năng thuê tàu vận chuyển và mua bảo hiểm
Chi phí vận tải biển được cấu thành bởi nhiều chi phí thành phần khác nhau, và được chia ra làm các loại chi phí: chi phí vận tải, phí bốc dỡ, phí lưu kho bãi, cảng phí và phí hải quan, phí đóng gói, trong đó phí vận tải chiếm tỷ lệ cao nhất khoảng 58% tổng chi phí, phí bốc dỡ chiếm 21%, phí lưu kho bãi chiếm 10%, phí đóng gói chiếm 8%, cảng phí và phí hải quan chiếm 3%. Theo Điều 70 Bộ luật Hàng hải Việt Nam, tiền cước vận chuyển do người thuê vận chuyển trả và dùng tàu biển để vận chuyển hàng hóa từ cảng nhận hàng đến cảng trả hàng theo hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển do các bên thỏa thuận. Ngồi ra, cịn các loại phụ cước thường gặp trong vận tải biển là các khoản cước tính thêm vào cước biển trong biểu giá của hãng tàu hay của cơng hội nhằm bù đắp cho hãng tàu những chi phí phát sinh thêm hay doanh thu giảm đi do những nguyên nhân cụ thể nào đó (như giá nhiên liệu thay đổi, chiến tranh…)
Trong thời gian tới, khi công ty ngày càng phát triển và có nhiều kinh nghiệm trong việc thuê tàu và mua bảo hiểm, công ty cần ký kết các hợp đồng theo các điều kiện giao hàng khác như CFR để giảm chi phí, rút kinh nghiệm kinh doanh, tạo điều kiện thiết thực của các bộ chuyên môn, cũng bởi khi nhập khẩu theo điều kiện CIF thì chi phí khá cao. Để làm được điều đó, cơng ty cần thường xun cử cán bộ chun mơn đi học tập, tích lũy kiến thức và đi thực tế tại các công ty lớn hơn về kinh nghiệm trong hai lĩnh vực này, đặc biệt là mua bảo hiểm và ngoài nghĩa vụ mua bảo hiểm trong nước, công ty cũng nên mua bảo hiểm ở nước ngoài cho những hợp đồng quan trọng và có giá trị.
3.3.5 Nâng cao khả năng làm thủ tục hải quan
Việc thông quan rất phức tạp và mất nhiều thời gian, do đó cơng ty nên cử một số cán bộ giỏi về lĩnh vực này để đảm nhiệm các thủ tục hải quan ở từng bộ phận. Nhân viên phòng xuất nhập khẩu cần thường xuyên liên hệ với đại lý để nắm rõ về lịch trình, thời gian hàng về. Thường xuyên cử cán bộ nhân viên đi học để tiếp thu
những chính sách mới và thủ tục Hải quan từ đó dần hạn chế và loại bỏ việc phải thuê dịch vụ Hải quan của bên thứ ba. Nhân viên kế tốn cũng cần nắm vững quy trình và tiến độ của xin quyết định hoàn thuế để dự trù khoảng thời gian chậm trễ ở cơ quan hải quan, từ đó đưa ra thời gian hợp lý để lấy được quyết định hoàn thuế đúng hạn. Đồng thời kiểm tra tài khoản đóng thuế sẽ tránh được nhầm lẫn giữa tài khoản tạm thu và truy thu.
Cơng ty cần có kiến nghị với Tổng cục Hải quan về việc thống nhất thủ tục Hải quan, thống nhất các giấy chứng tử cần xuất trình và tìm cách giảm bớt các cơng đoạn, giấy tờ khơng cần thiết.
3.3.6 Nâng cao khả năng tiếp cận thị trường
Trong việc tiếp cận thị trường, công ty cần chú ý nghiên cứu thông tin về nhu cầu thị trường, đối thủ cạnh tranh, thủ tục, luật pháp. Tiếp cận thị trường trong nước và quốc tế,... Tiếp cận thị trường phải từ nhiều kênh thông tin khác nhau, mở rộng kênh thu thập thơng tin bằng nhiều phương thức tiếp nhận, sau đó tổ chức thu thập, phân loại và xử lý nguồn thông tin sao cho chính xác và nhanh chóng thì nguồn thơng tin nhận được phải bao gồm cả thơng tin về thị trường trong và ngồi nước. Hiện nay cơng ty có thể tìm hiểu thơng qua quảng cáo của các đối tác nước ngồi hoặc cách nhanh hơn là tìm hiểu qua mạng internet trong thời đại cơng nghệ đang tiến tới 5.0. Ngồi ra, việc sử dụng thơng tin qua sách báo hay tạp chí cũng được cơng ty áp dụng. Các thơng tin sẽ được chúng tơi tìm hiểu và thống kê nhanh chóng để đưa ra phương án thị trường nhập khẩu tối ưu nhất. Cơng ty có thể lên kế hoạch tiếp cận khách hàng bằng nhiều hình thức khác nhau như: gọi điện thoại riêng tư vấn, hình thức trực tuyến hoặc tổ chức sự kiện gặp mặt…
Cơng ty cần có những khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao nhận thức của đội ngũ chăm sóc khách hàng về dịch vụ cũng như các kiến thức chun mơn nghiệp vụ để có thể cung cấp và tư vấn khách hàng sử dụng dịch vụ nào có hiệu quả nhất. Ln có các hoạt động trợ giúp khách hàng như: thơng tin đầy đủ về các gói sản phẩm, giá cước, hướng dẫn sử dụng dịch vụ,.. để khách hàng tiện nắm bắt. Thường xuyên tư vấn miễn phí cho khách hàng các quy định của pháp luật về ngành hàng mà khách hàng nhập khẩu, về giá cả thị trường nước ngồi. Từ đó khách hàng có thể đưa ra các giải pháp tối ưu về hàng hóa cũng như cách thức được nhanh chóng thuận lợi nhất giúp cơng ty có thêm được lịng tin của người tiêu dùng.
Tóm lại, việc nghiên cứu thị trường và mơi trường kinh doanh là nhu cầu cần thiết của cơng ty để tìm ra những chiến lược kinh doanh đúng đắn, trong đó có chiến lược nhập khẩu máy móc thiết bị phù hợp nhất. Cơng ty cần đầu tư thêm về tài chính để bộ phận nghiên cứu thị trường có thể hồn thành nhiệm vụ.
3.3.7 Chú trọng phương thức khiếu nại
Việc khiếu nại sau giao dịch hàng hóa của cơng ty vẫn chưa được chú trọng, người đại diện chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc khiếu nại, chưa thể hiện tốt được kết quả đàm phán dễ dẫn đến bất lợi cho cơng ty. Từ đó cơng ty cần xây dựng các điều khoản hợp đồng một cách chặt chẽ, xây dựng phịng ban có những nhân viên có khả năng xử lý khiếu nại tốt, hiểu rõ luật thương mại và có khả năng ngoại ngữ cũng như đàm phán tốt. Ngồi ra cơng ty có thể th luật sư riêng cho cơng ty hoặc tìm đến các văn phịng luật để có được sự hỗ trợ khi gặp trục trặc với những lô hàng giá trị lớn.
Công ty cần lưu giữ các giấy tờ, hợp đồng liên quan đến văn bản khiếu nại bởi tất cả những chứng từ này đều phải dẫn chiếu đến số hiệu của hợp đồng và số hiệu của chứng từ vận tải có liên quan. Khi hiểu rõ, nắm bắt được pháp luật một cách tỉ mỉ chính xác khơng những giúp cơng ty giảm thiểu tối đa được những tổn thất khơng đáng có mà cịn gây dựng được uy tín trên thị trường, giảm được sự chèn ép của các công ty xuất khẩu lớn. Hợp đồng theo đó cũng sẽ được thực hiện nghiêm túc và đúng tiến độ.