5. Kết cấu của đề tài
2.2 Thực trạng kinh doanh và nhập khẩu của Công ty cổ phần Thiết bị Y tế
2.3.2 Mơ tả quy trình nhập khẩu
1. Nghiên cứu thị trường
Cần kiểm tra chính xác loại hàng hóa nhập khẩu của cơng ty cần những loại giấy phép gì. Qua đó hồn thành thủ tục, giấy tờ trước khi hàng về cảng để tránh tình trạng chậm trễ dẫn đến hàng bị ứ đọng tại cảng không thể phân phối đi.
Hoạt động nghiên cứu thị trường góp phần giúp doanh nghiệp giảm được rủi ro trong kinh doanh, sản xuất và hỗ trợ việc đưa quyết định phát triển doanh nghiệp theo đúng hướng. Việc nghiên cứu này giúp cho cơng ty có một hệ thống thơng tin đầy đủ, chính xác và kịp thời làm căn cứ cho những quyết định đúng đắn, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Thông tin được thu thập từ việc nghiên cứu thị tường
cũng là cơ sở để công ty triển khai những kế hoạch cụ thể nhằm đạt được hiệu quả tối ưu.
Ngoài việc khai thác được thời cơ “vàng”, cơng ty cịn có thể giảm thiểu rủi ro, tránh biến cố, khắc phục được các biến động của thị trường để không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình.
Nghiên cứu thị trường nhập khẩu đối với công ty là một công việc khá được quan tâm. Nghiên cứu thị trường quốc tế nhằm hiểu biết thái độ khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp để từ đó các nhà lãnh đạo của công ty biết cách đưa ra các chiến lược kinh doanh và kế hoạch quảng cáo, tiếp thị sản phẩm nhằm làm hài lòng người tiêu dùng.
Còn đối với những mặt hàng công ty nhập khẩu lần đầu, công ty sẽ cử nhân viên đến tận nơi sản xuất để tìm hiểu về mặt hàng đó. Mặc dù việc này sẽ mất nhiều thời gian và chi phí nhưng sẽ đảm bảo được các sản phẩm khi đến tay khách hàng là sản phẩm đã lựa chọn cẩn thận và có chất lượng tốt nhất, hạn chế tối đa những lỗi khơng đáng có xảy ra sau khi giao hàng.
2. Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng
Phương thức giao dịch được công ty thường xuyên sử dụng là giao dịch trực tiếp bằng cách thông qua các phương tiện điện thoại, fax hoặc trực tiếp gặp gỡ đối tác trong trường hợp có khả năng cung cấp mới hay trường hợp ký kết hợp đồng lớn. Phương thức này cho phép cơng ty có thể đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau một cách nhanh chóng, ít tốn kém và vẫn đảm bảo tính an tồn cao. Riêng đối với hình thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp công ty rất hiếm khi sử dụng bởi hình thức này q tốn kém đặc biệt là phía cơng ty xuất khẩu lẫn cán bộ bên phía cơng ty nhập khẩu đều cần phải có am hiểu về ngơn ngữ, nghiệp vụ, máy móc, thiết bị lẫn tài ứng biến để có thể đưa ra các quyết định ngay tại chỗ khi thấy cần thiết. Thường chỉ những lỗ hàng lớn, phức tạp, có giá trị lớn thì chính Giám đốc sẽ đứng ra đàm phán trực tiếp.
Thông thường dựa vào sự phân tích nhu cầu tiêu thụ trong nước, xu thế biến đổi của thị trường công ty sẽ gửi thư chào mua. Trong một thư chào mua thì nội dung cần có là tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian, những điều kiện mong muốn để làm cơ sở cho việc quy định giá. Việc thực hiện giao dịch như vậy vừa thuận tiện vừa có thể giúp cơng ty tiết kiệm được một khoản chi phí lớn.
Sau khi thống nhất các yêu cầu nhằm thỏa mãn lợi ích của mỗi bên, công ty và công ty đối tác sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Một số nội dung cần thiết của hợp đồng như: Hàng hóa (tên gọi, quy cách chất lượng, số lượng, bao bì, nhãn mác), Giá (Đơn giá, tổng giá áp dụng cho từng điều kiện cụ thể), Phương thức thanh toán
(Thơng thường phương thức thanh tốn được sử dụng là L/C), Thời hạn và địa điểm giao hàng, điều kiện giao hàng. Ngồi ra, cịn có một số điều khoản về giải quyết tranh chấp và một số phụ lục kèm theo khi cần thiết.
3. Lựa chọn phương tiện vận tải
Việc thuê phương tiện vận tải của công ty căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng, cơng ty thường nhập khẩu hàng hóa theo giá CIF và giá FOB. Tuy nhiên đối với mặt hàng máy móc, thiết bị cơng ty thường nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF, do đó nghĩa vụ thuê tàu thuộc về bên đối tác. Tuy nhiên cũng có một số ít trường hợp công ty nhập khẩu theo giá FOB. Những trường hợp này thường là do nếu nhập khẩu theo giá CIF sẽ cao hơn rất nhiều so với việc nhập khẩu theo giá FOB, do công ty đã chấp nhận mua theo giá FOB tức là cơng ty phải có nghĩa vụ thuê tàu để chở hàng nhập khẩu.
Công ty sẽ nhận được các chứng từ bản gốc: hóa đơn thương mại, chi tiết đóng gói, vận đơn được nhà xuất khẩu gửi đến công ty qua đường bưu điện. Dựa vào các chứng từ và hợp đồng đã ký kết, nhân viên chứng từ sẽ lập bộ chứng từ và tiến hành làm tờ khai Hải quan. Việc thuê tàu được cơng ty tiến hành khá nhanh chóng bởi cơng ty có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiêm trong việc xuất nhập hàng hóa đồng thời cơng ty đã có quan hệ với các đơn vị vận chuyển lâu năm, q trình nhập khẩu hàng hóa của cơng ty diễn ra thường xuyên và liên tục.
4. Mua bảo hiểm hàng hóa và thanh tốn 4.1 Mua bảo hiểm
Hầu hết máy móc thiết bị nhập khẩu của cơng ty được vận chuyển bằng đường biển và theo điều kiện giao hàng CIF, do đó việc mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu này thuộc về bên kia. Chỉ với những hợp đồng nhập khẩu mà công ty mua theo giá FOB hoặc CFR, công ty phải liên hệ với các cơng ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho hàng hóa mà mình nhập khẩu. Sau đó, cơng ty gửi một "yêu cầu bảo hiểm" đến công ty bảo hiểm (theo mẫu của họ) để yêu cầu bảo hiểm cho máy móc và thiết bị mà công ty nhập khẩu trong lơ hàng. Cơng ty bảo hiểm theo đó sẽ cấp đơn bảo hiểm dựa trên giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi.
Tùy từng trường hợp, công ty cử nhân viên xuất nhập khẩu để hoàn thành việc mua bảo hiểm. Cụ thể đối với hàng đóng trong container, cơng ty thường mua bảo hiểm theo điều kiện C. Đối với hàng rời như linh kiện sắt thép… Công ty mua theo điều kiện B kèm theo một điều kiện bổ sung như chống trộm cắp hoặc khơng giao hàng. Riêng các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc cơng ty sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện A. Cơng ty sẽ lựa chọn loại hình bảo hiểm phù hợp nhất cho từng mặt hàng để có được sự an tồn, tránh rủi ro có thể xảy ra mà vẫn tiết kiệm được chi phí.
4.2 Thanh tốn
Phương thức thanh tốn chính được cơng ty sử dụng là chuyển tiền bằng điện - trả sau (thanh toán trả sau). Do giữa các bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong kinh doanh và một phần do uy tín của cơng ty gây dựng lên trong suốt thời gian hoạt động. Thông thường, sau khi nhận hàng khoảng một tuần, công ty sẽ cử nhân viên phịng Kế tốn đến ngân hàng để làm thủ tục thanh toán. Khi thực hiện thủ tục trả tiền bằng điện - trả sau, nhân viên Kế tốn phải có:
- 02 lệnh chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng - Hồ sơ pháp lý
- Hợp đồng nhập khẩu
- Hóa đơn thương mại và các chứng từ gửi hàng khác như B/L, C/O,.. - Giấy phép nhập khẩu
- Tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu
Ngồi ra phương thức thanh tốn chủ khác là bằng thư tín dụng L/C. Theo quy định, người xuất khẩu phải trình bộ chứng từ thanh tốn cho ngân hàng để nhận được tiền thanh tốn. Sau khi cơng ty ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu do ngân hàng gửi đến, ngân hàng sẽ ký hậu vận đơn, cơng ty sẽ tiến hành thanh tốn 0% hoặc 90% giá trị hợp đồng cho nhà xuất khẩu tùy thuộc vào tỷ lệ ký quỹ mở L/C là 10% hay 20%.
5. Nộp phí và hồn thành thủ tục hải quan
Đây là khâu quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa nếu có sai sót thì sẽ làm mất nhiều thời gian. Ở giai đoạn này công ty sẽ giao cho bên công ty giao nhận vận chuyển đảm bảo thực hiện
Lên tờ khai hải quan
Căn cứ vào các chứng từ mà nhân viên giao nhận vận chuyển tiến hành lên tờ khai hàng nhập với mẫu tờ khai do hải quan quy định:
- Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu (2 bản chính) có màu xanh nhạt, in chữ “NK” chìm, được mua ở chi cục hải quan và được lưu giữ tại công ty giao nhận để phục vụ cho việc lên tờ khai
- Tờ khai giá trị hàng nhập khẩu (2 bản chính) dành cho hàng hóa thuộc diện phải khai tờ khai theo trị giá GATT/WTO
Lập bộ chứng từ hải quan
Nhân viên bên công ty giao nhận chuyển bị bộ chứng từ để khai báo hải quan bao gồm:
- Giấy giới thiệu của Công ty cổ phần Thiết bị Y tế - Giáo dục Việt Nhật: Cơng ty có trách nhiệm phải gửi giấy giới thiệu cho công ty giao nhận vận chuyển để làm thủ tục hải quan
- Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan: 1 bản
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản lưu hải quan và 1 bản lưu người khai hải quan)
- Phụ lục tờ khai hải quan: 2 bản - Bảng kê chi tiết (packing list): 1 bản - Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản - Tờ khai trị giá tính thuế: 2 bản
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): 1 bản (nếu có) - Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao y
- Hợp đồng thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao - Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao y
- Giấy gửi đường biển(seaway bill): 2 bản (1 bản lưu hải quan, 1 bản lưu người khai hải quan)
Lệ phí hải quan
Sau khi thủ tục hoàn thành, nhân viên giao nhận đến quầy thu tiền lệ phí Hải quan, cung cấp cho nhân viên Hải quan tên công ty, mã số thuế và số tờ khai. Sau khi đóng phí Hải quan sẽ được cấp 2 biên lai, 1 bản màu đỏ (bản lưu người khai Hải quan) do doanh nghiệp giữ lại, 1 bản màu tím (bảo sốt) nộp cho nhân viên Hải quan để nhận lại tờ khai. Thủ tục hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai hải quan được ký và đóng dấu xác nhận. Kể từ thời điểm này hàng được phép lưu hành trong nước. Các khoản lệ phí Hải quan có thể bao gồm:
- Lệ phí lưu kho hải quan: Phải nộp trước khi đến nhận hàng hóa khỏi kho - Lệ phí làm thủ tục hải quan tại các địa điểm khác nhau (ngồi địa điểm được quy định chính thức để kiểm tra hải quan) theo yêu cầu của chủ hàng: Phải nộp trước khi cán bộ kiểm tra ký xác nhận “đã làm thủ tục Hải quan”
- Lệ phí hàng hóa: Nộp ngay khi đến làm thủ tục lô hàng
- Lệ phí hàng hóa u cầu hải quan xác nhận lại chứng từ: Nộp trước khi được nhận lại các chứng từ đã xác nhận lại của hải quan
6. Nhập hàng và kiểm tra hàng
Hàng hóa nhập khẩu sau khi được thơng quan sẽ được bên công ty giao nhận vận chuyển đến kho của công ty nhập khẩu. Công ty sẽ cử nhân viên kiểm tra lô hàng nhập khẩu về những điều kiện như: tên sản phẩm, số lượng, chất lượng,… Sau khi kiểm tra xong nhân viên công ty sẽ được bên giao nhận gửi lại cho 1 biên bản giao hàng, trong biên bản có ghi rõ: Tên, địa chỉ người giao hàng và nhận hàng, tên hàng, số lượng, phương tiện vận tải,.. sau khi hồn tất thủ tục nhập hàng Cơng ty cổ phần Thiết bị Y tế - Giáo dục Việt Nhật sẽ thanh tốn đầy đủ chi phí vận chuyển hàng hóa với cơng ty giao nhận vận chuyển hàng hóa.
Kiểm tra hàng hóa
Kiểm tra, giám định hàng hóa nhập khẩu là cơng đoạn rất cần thiết và quan trọng. Hàng hóa sau một chặng đường dài vận chuyển có thể gặp rủi ro, rủi ro trong quá trình vận chuyển hoặc những hư hỏng nhất định hoặc có thể do đối tác nước ngoài giao nhầm hàng, nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất. Do đó khi hàng hóa cập cảng Công ty sẽ cử kỹ sư xuống cảng và cùng cơ quan giám định tiến hành kiểm tra, giám định hàng hóa nhập khẩu để hạn chế rủi ro, thiệt hại về sau. Công ty thường xuyên kiểm tra, giám định hoa trước khi nhận hàng. Các công ty thực hiện việc giám định và giám định hàng hóa đó là cơng ty giám định Vinacontrol hoặc công ty giám định nước ngồi SGS.
Thơng thường cơng ty nhận được thông báo nhận hàng với các thông tin về tên tàu, tên hàng, dự kiến thời gian hàng đến cảng… Ngồi ra cịn kèm theo hóa đơn, bao bì, phiếu ghi số lượng bao bì và nội dung từng kiện hàng, vận đơn ... Khi nhận được chứng từ này, công ty đối chiếu với hợp đồng nhập khẩu và các chứng từ khác. Nếu có sai lệch, cơng ty sẽ chuẩn bị tốt phương án kiểm tra hàng hóa khi cơng ty chuyển đến. Tuy nhiên, do hàng hóa là máy móc nên cơng ty chỉ có thể kiểm tra hư hỏng bên ngồi có thể nhìn thấy tại cảng, cịn những hư hỏng về chất lượng bên trong của máy móc thì mới biết được. Vì vậy, để đảm bảo quyền khiếu nại, công ty thường làm đơn kháng hàng. Sau khi kiểm tra, giám định máy móc, cơ quan giám định sẽ cấp cho công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (về chất lượng, số lượng, trọng lượng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá trị do hư hỏng,..)