Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty Cổ phần Chứng

2 .Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

5. Kết cấu của đề tài

2.3 Thực trạng tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty Cổ phần Chứng

2.3.2 Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty Cổ phần Chứng

Chứng khoán VPS

Để đạt hiệu quả cao nhất trong công tác tuyển dụng, Công ty Cổ phần chứng khoán VPS đã xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng riêng. Bộ

0 100 200 300 400 500 600 2018 2019 2020

39

phận nhân sự của công ty chịu trách nhiệm về việc xác định nhu cầu nhân lực và đào tạo của cơng ty. Giữ vai trị quyết định trong việc đảm bảo và xây dựng phát triển nguồn nhân lực của cơng ty dựa vào tình hình thực tế. Khi công ty xuất hiện nhu cầu tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ lên kế hoạch, tìm kiếm ứng viên và hồn thiện q trình bổ sung nhân sự với chất lượng và có kinh nghiệm phù hợp cho các bộ phận. Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực của Cơng ty cổ phần Chứng khốn VPS được thể hiện ở sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng của Cơng ty Cổ phần chứng khốn VPS (Nguồn phịng Hành chính nhân sự)

Xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty

Lập kế hoạch tuyển dụng

Xác định nguồn tuyển dụng

Xác định thời gian và nơi tuyển dụng

Thực hiện tuyển dụng

Hội nhập nhân viên vào môi trường làm việc

40

Bước 1: Xác định nhu cầu

Xác định nhu cầu là bước đầu tiên của quá trình tuyển dụng, xác định nhu cầu là việc người làm tuyển dụng xem xét về mức độ cần thiết bổ sung nhân sự của các phòng ban chức năng. quyết định đến việc tuyển dụng có hiệu quả hay khơng hiệu quả, có thể bổ sung nhân sự theo đúng nhu cầu thực tế hay vẫn bị thiếu hụt sau quá trình tuyển dụng. Xác định nhu cầu được thực hiện qua hai hình thức trực tiếp và gián tiếp.

Xác định nhu cầu trực tiếp: Phòng nhân sự và bộ phận tuyển dụng phân tích, xem xét báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo của các bộ phận chức năng theo tháng, theo quý và xác định mức độ cần thiết bổ sung nhân sự vào các vị trí của từng phịng ban. Sau đó lập bản đề xuất trình lên ban giám đốc và trưởng bộ phận, phòng ban để tuyển dụng bổ sung nhân sự.

Xác định nhu cầu gián tiếp: Phòng nhân sự và bộ phận tuyển dụng tiếp nhận yêu cầu, đơn đề nghị tuyển dụng từ các phòng ban chức năng hoặc tiếp nhận chỉ thị tuyển dụng từ ban giám đốc. Lập tổ kiểm tra đánh giá nhu cầu thực tế của phòng ban đó dựa trên báo cáo làm việc và tình hình làm việc thực tế. Sau đó lập bản đề xuất tuyển dụng trình lên ban giám đốc để bắt đầu thực hiện quy trình tuyển dụng.

Trong 3 năm vừa qua thì phịng nhân sự đã xác định nhu cầu tuyển dụng của Cơng ty Cổ phần chứng khốn VPS bằng cả hai phương pháp được thể hiện qua bảng sau:

41

Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020

Nhu cầu Tuyển dụng thực tế Nhu cầu Tuyển dụng thực tế Nhu cầu Tuyển dụng thực tế Khối nguồn vốn 3 3 7 7 12 12 Khối PTSP 5 5 8 8 17 17

Khối nghiên cứu

15 15 32 32 40 40

Khối Tư vấn tài

chính 20 20 44 44 34 34

Khối ĐT và quản lý

danh mục đầu tư 15 15 40 40 47 47

Khối Tư vấn đầu tư 40 40 92 92 138 138 Khối Ngân hàng

đầu tư 15 15 34 34 46 46

Khối TCKT 5 5 17 17 18 18

Khối Công nghệ 5 5 9 9 10 10

Khối Quản trị rủi ro 4 4 25 25 34 34

Khối vận hành 8 8 20 20 17 17

Khối QTNNL 5 9 14 14 13 13

Tổng số 140 144 342 342 426 426

(Phịng Hành chính nhân sự - VPS)

42

Trong vòng 3 năm từ năm 2018-2020, VPS đã có sự chênh lệch về số lượng ứng viên khi thực hiện xác định nhu cầu và thực hiện tuyển dụng thực tế. Tuy nhiên sự chênh lệch là không qua lớn, giai đoạn 2018-2019 chênh lệch 4 ứng viên bước đầu đã thấy được việc xác định nhu cầu của bộ phận nhân sự là khá tốt.

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng

Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng trong năm thì phịng nhân sự sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng bao gồm:

Xác định đối tượng cần phải tuyển: Bộ phận tuyển dụng kết hợp với các khối cần tuyển nhân sự để đưa ra các tiêu chí tuyển dụng như: bằng cấp, kinh nghiệm, tuổi, giới tính,…để tiếp cận đúng ứng viên tránh lãng phí nguồn nhân lực.

Lên kế hoạch về quyền lợi của ứng viên: Bộ phận tuyển dụng phải đưa ra mức quyền lợi phù hợp và hấp dẫn thì mới có thể thu hút ứng viên về làm việc cho cơng ty mình mà vẫn đảm bảo trong khn khổ cho phép và văn hóa của cơng ty. Ở bước này, bộ phận nhân sự sẽ lên kế hoạch thử việc ứng viên, quy định lương thưởng trong quá trình thử việc, trình bày rõ các quyền lợi về lơơng thưởng, nghỉ phép, hợp đồng lao động, bảo hiểm y tế cho nhân viên chính thức theo quy định của nhà nước.

Bước 3: Xác định nguồn tuyển dụng

Căn cứ theo nhu cầu tuyển dụng và bản kế hoạch tuyển dụng thì cơng ty

chứng khoán VPS sẽ xác định được số người cần tuyển, nguồn tuyển dụng. Hàng năm công ty đều thức hiện xem xét các nguồn tuyển dụng trước nên khi bắt đầu thực hiện tuyển dụng, công ty sẽ chủ động hơn trong việc lựa chọn như thế nào cho phù hợp nhất.

Nguồn nội bộ: Các khối bộ phận sẽ tự xem xét và đưa ra quyết định cắt

giảm hoặc bổ sung nhân sự đối với khối phịng ban của mình và chuyển đến bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự sẽ xem xét nhu cầu tuyển dụng của các khối phịng ban khác, nếu nhân sự bị cắt giảm có khả năng đảm nhiệm cơng việc của phòng ban khác, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành điều chuyển nhân sự đó từ khối

43

phịng ban này sang khối phịng ban khác. Việc tuyển dụng nội bộ có ưu điểm sẽ rút ngắn quá trình tuyển dụng, tiết kiệm chi phí tuyển dụng đào tạo và tận dụng nguồn lực của công ty trong việc tuyển dụng. Trên thực tế ,VPS chỉ thực hiện tuyển dụng nội bộ đối với các bộ phận thuộc khối vận hành và khối QTNNL.

Nguồn bên ngoài:Bộ phận nhân sự tuyển ngồi cơng ty đã có những định hướng chọn: Sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, ưu tiên với những ứng viên trong ngành có trình độ, đầy đủ các tiêu chuẩn đối với cơng việc. Trong các năm gần đây, công ty tuyển dụng thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại chúng: đăng tải lên các trang mạng internet, các diễn đàn, báo chí (ví dụ như các báo điện tử, đặc biết là các website chuyên về việc làm) và thương tập trung vào các website cụ thế như: Topcv.vn; timviecnhanh.vn;…

Bước 4: Xác định thời gian và nơi tuyển dụng

Thông thường việc tuyển dụng sẽ được công ty tổ chức và thực hiện ngay tại các chi nhánh giao dịch hoặc tại trụ sở cơng ty. Thời gian cho q trình tuyển dụng thường kéo dài tùy theo vị trí cơng việc, đối với các vị trí cấp cao thì cần nhiều thời gian để lựa chọn được những ứng viên phù hợp nhất thường là 2 tuần và đối với các vị trí khác thì tuyển dụng diễn ra trong 1 tuần. Đối với các vị trí tại khối cơng nghệ thì sẽ nhanh hơn nhưng cũng sẽ cần thời gian để tìm hiểu rõ về các thơng tin của ứng viên có đảm bảo chun mơn hay khơng vì Cơng ty u cầu rất cao về các ứng viên tuyển vào mảng công nghệ do đặc thù công việc cần chuyên môn cao. Hàng năm, cơng ty chứng khốn VPS thường tổ chức thực hiện tuyển dụng vào thời gian là tháng 3, tháng 6 và tháng 9 hàng năm.

Bước 5: Thực hiện tuyển dụng

Đây là bước mà nhân sự sẽ bắt đầu vào quy trình tìm kiếm ứng viên và bắt đầu tiến hành sàng lọc để chọn ra những ứng viên có tiêu chí phù hợp với cơng ty. Quy trình thực hiện tuyển dụng gồm các bước sau:

44

Sơ đồ 2.3: Quy trình thực hiện tuyển dụng của cơng ty VPS

(Phịng Hành chính- nhân sự VPS) a. Thơng báo tuyển dụng

Phịng Nhân sự đã xây dựng các bản thông báo khác nhau theo như nhu cầu tuyển dụng đã xác định từ trước. Các thông tin trên bản thông báo sẽ gồm: Khái quát về cơng ty, vị trí tuyển dụng, số lượng cần tuyển, mổ tả công việc cần tuyển, yêu cầu đối với vị trí ứng tuyển, khái quát về địa điểm tuyển dụng là tại văn phịng giao dịch hay trụ sở chính của cơng ty, ngồi ra cịn có mức lương, độ tuổi cần thiết, trách nhiệm, quyền hạn. Bản thông báo này sẽ được bộ phận nhân sự chức đăng tải trên trang web của cơng ty, các trang website tìm việc làm và dán trên bảng tin tại công ty. Một bản thông báo tuyển dụng sẽ bao gồm các nội dung sau:

1. Tên cơng ty 2. Vị trí tuyển dụng

3. Số lượng lao động cần tuyển dụng

4. Các u cầu về kinh nghiệm, trình độ chun mơn, độ tuổi, giới tính,… 5. Mức thù lao khi làm việc tại công ty

6. Địa chỉ công ty và cách thức liên lạc để ứng tuyển.

Bên cạnh đó phải đảm bảo ln có nhân sự trực hotline, hoặc trả lời tin nhắn của ứng viên đến page hoặc mail của công ty để giải đáp các thắc mắc liên quan đến công ty và công tác tuyển dụng của công ty. Công tác này nhằm đảm bảo công ty khơng bị bỏ sót hồ sơ ứng viên nộp vào công ty.

45

Sau khi đăng thông báo tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng sẽ thống nhất để chung một địa chỉ để nhận hồ sơ ứng viên và thời gian kết thúc việc nhận hồ sơ. Sau khi nhận CV ứng viên, bộ phận tuyển dụng tiến hành đánh giá chấm điểm CV để lựa chọn ra các CV phù hợp để tiến hành phỏng vấn đánh giá. Các tiêu chí đánh giá CV được bộ phận tuyển dụng của VPS xây dựng dựa theo thực tế tuyển dụng có thang điểm như sau:

Tiêu chí Điểm số

Trình độ: (CĐ, ĐH, Sau ĐH) 2 điểm Chuyên ngành 2 điểm

Kinh nghiệm 3 điểm

Độ tuổi 1 điểm

Có một số chứng chỉ 2 điểm

Dựa vào một số tiêu chí này, nếu ứng viên đạt trên 6 điểm sẽ được chọn vào phòng phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Các hồ sơ không đạt yêu cầu được lưu trữ lại trên hệ thống của cơng ty để xem xét bổ sung các vị trí phù hợp. Việc sàng lọc hồ sơ ứng viên đã giúp phòng nhân sự loại bỏ được CV ứng viên kém chất lượng, nhanh chóng tìm được những ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển,

c. Phỏng vấn sơ bộ

Sau khi lọc được hồ sơ của các ứng viên tiềm năng, phòng nhân sự của VPS sẽ liên hệ với các ứng viên bước này sẽ giúp nhân sự xem xét xác nhận lại thông tin và đánh giá sơ bộ về thái đội của ứng viên với cơng việc mục đích là một bước nữa để loại bỏ những hồ sơ không phù hợp. Thông thường bước này sẽ được nhân viên nhân sự của VPS sẽ thực hiện qua điện thoại.

Một số câu hỏi thường được dùng để phỏng vấn sơ bộ -Giới thiệu qua về bản thân

- Mục tiêu nghề nghiệp - Kinh nghiệm làm việc - Chuyên ngành và kỹ năng

46

Sau khi nhân sự trao đổi với ứng viên thì ứng viên sẽ được hẹn lịch phỏng vấn trực tiếp tại chi nhánh giao dịch hoặc trụ sở chính của cơng ty. Việc thống nhất và mời phỏng vấn trực tiếp sẽ được nhân sự gửi cho ứng viên qua mail cá nhân.

d. Phỏng vấn trực tiếp

Sau khi nhận được mail xác nhận phỏng vấn trực tiếp thì ứng viên sẽ đến chi nhánh giao dịch hoặc trụ sở chính của cơng ty để phỏng vấn trực tiếp với hội đồng tuyển dụng.

Ngoài những câu hỏi về bản thân, nghiệp vụ, kinh nghiệm về cơng việc, thì ứng viên có thể bày tỏ hoặc hỏi các câu hỏi về chế độ lương thưởng, phúc lợi xã hội,..với hội đồng tuyển dụng tại buổi phỏng vấn trực tiếp.

e. Thời gian tập sự thử việc

Sau các vòng khi đã chọn ra được ứng viên suất sắc nhất qua các vòng lựa chọn và phỏng vấn, các ứng viên sẽ được nhận vào tập sự thử việc. Trong suốt quá trình thử việc thì bộ phận nhân sự cùng với giám đốc và trưởng phòng các khối văn phòng sẽ quan sát đánh giá ứng viên cả về thái độ và kỹ năng để đưa ra quyết định cuối cùng.

Các quy định đối với nhân viên thử việc:

- Nhận 85% lương cơ bản + Hoa hồng nếu có - Thử việc trong thời gian 60 ngày

- Đươc áp dụng thời gian làm việc và nghỉ ngơi của nhân viên chính thức. Sau khi Các chỉ tiêu để đánh giá ứng viên trong quá trình thử việc được bộ phận nhân sự của công ty VPS xây dựng như sau:

- Chất lượng công việc

- Mức độ hồn thành cơng việc - Kiến thức

- Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

-Tính tự giác và sự sáng tạo trong cơng việc - Trách nhiệm với công việc và công ty

47

Sau khi kết thúc quá trình thử việc, bộ phận nhân sự sẽ đưa ra quyết định có tuyển dụng ứng viên này vào vị trí cơng việc của cơng ty hay khơng. Nếu phù hợp, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lao động với ứng viên. Nếu khơng phù hợp, bộ phận nhân sự sẽ phải có trách nhiệm giải thích với ứng viên về lý do không phù hợp và những thông tin cơ bản nhất liên quan đến ứng viên. Sau khi đưa ra quyết định tuyển dụng, nhân sự đó phải nộp lại cho phịng nhân sự của công ty VPS một bộ hồ sơ để phịng nhân sự hồn thiện thủ tục cho nhân sự trở thành nhân viên chính thức của cơng ty. Hồ sơ được quy định là hợp lệ bao gồm các giấy tờ sau:

1. 01 bản sơ yếu lý lịch 2. 01 giấy khám sức khỏe

3. 01 bản sao công chứng giấy khai sinh 4. 01 bản sao công chứng chứng minh thư 5. 01 bản sao công chứng sổ hộ khẩu photo

6. 01 bản sao công chứng của các bằng cấp, chứng chỉ liên quan 7. 02 ảnh thẻ 3x4

Bước 6: Hội nhập nhân viên vào môi trường làm việc.

Trong q trình thử việc, cơng tác định hướng nhân viên mới được thực hiện đồng thời. Các ứng viên đã vượt qua và được lựa chọn để thử việc sẽ được trang bị những kiến thức khi làm tại công ty như sau:

- Lịch sử hình thành, lĩnh vực kinh doanh, cơ cấu tổ chức,cơ sở vật chất, môi trường làm việc , lương thưởng và các mức đãi ngộ tại công ty Cổ phần chứng khoán VPS.

- Nhân viên mới sẽ được hội nhập về chương trình chun mơn, các nghiệp vụ. Nhân viên được trang bị những thông tin về các chức năng của bộ phận, phòng ban, nhiệm vụ và trách nhiệm đối với cơng việc, các thủ tục chính sách và thủ tục quy định.

- Nhân viên mới sẽ được trưởng bộ phận giới thiệu với các đồng nghiệp trong cùng bộ phận và các bộ phận khác. Qua q trình đó, nhân viên

48

mới có thể làm quen nhanh với cơng việc, nhanh chóng đi vào cơng việc ổn định, rút ngắn thời gian thử việc.