Cơng ty Hố dầu Petrolimex
Bảng 2.3. Quy trình cấp DMN Hàng hải cho tàu biển quốc tế
Các bước Trách nhiệm thực hiện Nội Dung thực hiện Mô tả/Biểu mẫu
Bước 1 Cán bộ/CV tiếp thị P. DMN HH TCT. Tiếp nhận đơn hàng Xem mục (1) Bước 2 Cán bộ/CV tiếp thị P.DMN HH TCT phối hợp với Phòng KH-ĐĐ- VT của hai Nhà máy.
Kiểm tra đơn hàng: các thông tin cấp hàng, phụ phí cấp.
Xem mục (2)
Bước 3 Cán bộ/CV tiếp thị
P.DMN HH TCT phối hợp với đối tác tại nước ngoài. Xác nhận cấp hàng với đối tác: các chi phí phát sinh… Xem mục (3) Bước 4 Cán bộ/CV tiếp thị P.DMN HH TCT. Lập đơn hàng gửi Phòng KHDDVT của 02 NM Xem mục (4) Bước 5 Phòng KH-ĐĐ-VT phối hợp với Cán bộ/CV tiếp thị P.DMN HH TCT. Thực hiện cấp hàng Xem mục (5) Bước 6 Cán bộ/CV tiếp thị P.DMN HH TCT phối hợp Phòng TCKT TCT & đối tác tại nước ngồi.
Kết thúc q trình cấp hàng: xuất hóa đơn
33
(1). Tiếp nhận đơn hàng:
Cán bộ/Chuyên viên Phòng KD DMN HH TCT nhận yêu cầu/đơn hàng của đối tác trong mạng lưới Total qua email hoặc hệ thống ISA+3. Trong đơn hàng/ yêu cầu gồm nội dung:
- Số lượng, chủng loại dầu, chi phí giao hàng (nếu có).
- Tên tàu, cảng cấp, thông tin đại lý, dự kiến ngày tàu đến (ETA) và dự kiến ngày tàu
đi (ETD).
(2). Kiểm tra đơn hàng:
Cán bộ/Chuyên viên Phòng KD DMN HH TCT phối hợp với Phòng Điều Độ của 02 nhà máy và đại lý tàu kiểm tra số lượng hàng, chi phí giao hàng, khả năng giao hàng (tàu neo, làm hàng ở cảng chuyên dụng…) và thông báo lại cho đối tác bằng email hoặc qua hệ thống ISA+.
(3). Xác nhận cấp hàng:
Đối tác tại nước ngồi sau khi nhận được thơng tin phản hồi từ Phòng KD DMN HH TCT về việc đáp ứng đơn hàng, điều kiện giao hàng & chi phí phát sinh:
Nếu khách hàng đồng ý: xác nhận trên hệ thống ISA+ hoặc qua email, Phòng KD DMN HH TCT phối hợp với Phòng Điều độ của nhà máy tiến hành giao hàng.
Nếu khách hàng không đồng ý: tiến hành đàm phán để cấp hàng hoặc hủy đơn hàng trên hệ thống ISA+ hoặc qua email.
(4). Lập đơn hàng:
Phòng KD DMN HH TCT lập hồ sơ giao hàng gồm: lệnh giao hàng (theo mẫu Solomon4), hóa đơn (theo mẫu BM-02) và đơn đặt hàng (trên hệ thống ISA+) gửi Phòng KH-ĐĐ-VT của Nhà máy để tiến hàng cấp hàng.
3 Hệ thống ISA+: hệ thống xử lý đơn hàng nội bộ toàn cầu của hãng dầu nhớt Total Lubmarine
34
(5). Thực hiện cấp hàng:
Phòng KH-ĐĐ-VT của Nhà máy tiến hành làm thủ tục hải quan và cấp hàng cho tàu. Trong quá trình chuẩn bị giao hàng, nếu có phát sinh (chậm tiến độ giao hàng, thiếu hàng, thay đổi phí giao hàng…) thì thơng báo cho Phịng KD DMN HH TCT để tiến hành đàm phán/thương lượng với khách hàng thống nhất trước khi cấp hàng. Mọi sự thay đổi về đơn hàng & chi phí phát sinh sẽ được cập nhật trong hệ thống ISA+ để làm căn cứ phát hành hóa đơn.
Sau khi cấp hàng, Phòng KH-ĐĐ-VT của Nhà máy gửi chứng từ giao hàng về phòng KD DMN HH TCT gồm: 02 biên bản giao nhận gốc (ship receipt), tờ khai hải quan gốc.
(6). Kết thúc quá trình cấp hàng, xuất hóa đơn:
- Phịng KD DMN HH TCT xuất hóa đơn gốc (theo biểu mẫu BM-02) & biên bản giao nhận gốc (Original invoice & Ship’s receipt) cho Total HongKong.
- Phòng KD DMN HH TCT gửi Phòng TCKT TCT 01 bộ kèm tờ khai hải quan gốc & lưu tại Phịng 01 bộ gồm: đơn đặt hàng(Order) + hóa đơn (invoice) + biên bản giao nhận (ship’s receipt)./.
- Thời gian hồn thiện hồ sơ xuất hóa đơn: ngay sau khi nhận được biên bản giao nhận và tờ khai hải quan, chậm nhất không quá 7 ngày.
Quy trình thực hiện cấp Dầu mỡ nhờn hàng hải Total Lubmarine này là bộ quy trình tiêu chuẩn gồm 6 bước cơ bản do hãng dầu nhớt quốc tế Total của Pháp đưa ra và áp dụng trên phạm vi toàn cầu đối với các đối tác phân phối sản phẩm Dầu nhờn Hàng hải của hãng, một trong số đó có Tổng Cơng ty Hố dầu Petrolimex.
Cụ thể, đầu tiên Đơn đặt hàng của khách sẽ được cán bộ quản lý P. KD DMN HH tại trụ sở chính của TCT PLC đặt tại văn phịng ở Hà Nội gửi lệnh xuống cho Nhà máy chế biến dầu nhờn Thượng Lý (Hải Phịng) hoặc Nhà Bè (TP.Hồ Chí Minh) dựa trên các thông tin bao gồm: chủng loại DMN HH cần cấp, số lượng, tên con tàu cần cấp dầu, cảng tàu dự kiến đến, ngày giờ dự kiến tàu cập cảng chờ cấp hàng,… để các nhân viên ở nhà máy có kế hoạch chuẩn bị hàng để giao. Khi đơn đặt hàng được nhà máy tiếp nhận thông tin, các công nhân sẽ làm các công tác như kiểm tra số lượng hàng tồn kho, nếu đủ thì
35
xếp dỡ hàng lên phương tiện vận chuyển chuẩn bị giao. Thường thì đối với 1 số loại DMN HH có số lượng đặt hàng nhiều và tàu biển quốc tế nào cũng thường lấy khi yêu cầu cấp hàng đó là 2 loại dầu chính: Dầu xy lanh và Dầu động cơ. Còn đối với một số loại dầu hàng hải khác ít sử dụng hơn như Dầu thuỷ lực, Dầu hộp số, Dầu máy nén khí thì nếu có u cầu trong đơn đặt hàng, các công nhân tại nhà máy sẽ kiểm tra số lượng tồn kho, chuẩn bị pha chế thêm hàng nếu cần và đóng rót vào bao bì sau đó lên lịch trình phù hợp để vận chuyển hàng hố.
Tàu biển quốc tế hay cịn có tên gọi khác là “Tàu mạng lưới” ở đây là cách gọi để chỉ chung những con tàu của các quốc gia khác đang sử dụng DMN Hàng Hải của hãng Total Lubmarine, có hải trình di chuyển qua Việt Nam và có nhu cầu nhận cấp dầu tại các cảng biển của Việt Nam. Vì việc xuất bán DMN Hàng hải cho hệ thống tàu mạng lưới của hãng Total Lubmarine tại các cảng biển Việt Nam cũng được coi là một hình thức xuất khẩu, nên trước khi tiến hành giao hàng cho khách thì chuyên viên đi giao nhận DMN Hàng hải cho tàu của Tổng Cơng ty Hố dầu Petrolimex sẽ phải thực hiện mở Tờ khai Hải quan cho đơn hàng này. Chỉ sau khi được các cán bộ cơ quan Hải quan kiểm tra và cho thơng quan lơ hàng thì Tổng Cơng ty PLC mới được phép mang dầu đi cấp cho tàu biển quốc tế. Sau đó, Tờ khai Hải quan sẽ được chuyển về lưu lại tại Phịng Tài chính - Kế tốn của TCT kèm cùng với hồ sơ để phục vụ cho các cơng tác xuất hóa đơn, kiểm tra sau này. Vì là một hình thức xuất khẩu nên TCT PLC sẽ không phải chịu mức thuế VAT cũng như là thuế Bảo vệ mơi trường như các dịng sản phẩm DMN xuất bán cho thị trường nội địa khác của công ty.
Một trong những chứng từ quan trọng nhất trong khi thực hiện giao nhận hàng hoá DMN Hàng hải chính là “Biên bản giao nhận hàng”. Sau khi hoàn thành việc giao hàng tại tàu, chuyên viên đi giao nhận DMN HH của Tổng Công ty PLC phải đưa cho Người đại diện của tàu trực tiếp ký xác nhận vào tờ Biên bản giao nhận hàng hố thì mới hợp lệ. Trong Biên bản giao nhận này sẽ thể hiện rõ số lượng hàng hố đã giao nhận và hình thức giao nhận hàng.
Tại khu vực châu Á, hãng dầu Total có đặt 1 trụ sở điều hành trung tâm mang tên Total Châu Á - Thái Bình Dương đặt tại Hồng Kông (Trung Quốc), gọi tắt là Total Hongkong có nhiệm vụ điều phối, quản lý và xử lý phát sinh các đơn đặt hàng của các
36
tàu nhận dầu trong khu vực; cũng như hỗ trợ các đối tác cùng phát triển. TCT PLC sau khi hồn tất cơng tác xuất bán các lơ hàng DMN Hàng hải cho các tàu thuyền quốc tế thì sẽ gửi lại bộ hồ sơ thanh toán về cho Total Châu Á - Thái Bình Dương (HongKong).
Bộ hồ sơ được Tổng Cơng ty Hố dầu Petrolimex – CTCP gửi sang bên hãng dầu Total Hồng Kơng để nhận tiền thanh tốn sẽ cần bao gồm các giấy tờ:
+ Đơn đặt hàng
+ Hoá đơn thương mại
+ Biên bản giao nhận hàng hoá
Tất cả số liệu ở tại cả 3 chứng từ này đều phải khớp với nhau thì mới được coi là một bộ chứng từ hợp lệ và được bên hãng dầu Total chấp nhận thanh toán. Sau khi đã nhận được và kiểm tra bộ hồ sơ hợp lệ, Total Hongkong sẽ tiến hành thanh tốn lại số tiền hàng cho Tổng Cơng ty PLC bằng ngoại tệ dưới phương thức thanh toán điện chuyển tiền trực tiếp (TTR) thơng qua nghiệp vụ Thanh tốn quốc tế của hệ thống các Ngân hàng.