2.3. Thực trạng dịch vụ Thanh toán quốc tế theo phương thức Tín dụng tạ
2.3.1. Quy trình thanh tốn quốc tế theo phương thức Tín dụng chứng từ
2.3.1.1. Quy trình thanh tốn Tín dụng chứng từ nhập khẩu
a) Nguyên tắc phát hành L/C tại Vietcombank:
Vietcombank tiến hành phát hành L/C nhập khẩu dựa trên nguyên tắc bảo đảm:
- Khách hàng phải thanh tốn đầy đủ các khoản phí, các khoản tiền VCB đã trả thay cho khách hàng và các khoản lãi phát sinh theo quy định của VCB.
- Vietcombank thực hiện theo các quy định của pháp luật (về phát hành LC nhập khẩu, quản lý ngoại hối, về bảo lãnh ngân hàng, UCP, ISBP….)
b) Điều kiện phát hành L/C tại Vietcombank:
- Khi phát hành L/C, hàng hóa nhập khẩu phải phù hợp với chính sách và quy định của Bộ Công Thương và NHNN.
- Khách hàng khi phát hành L/C phải được phép nhập khẩu hàng hóa hoặc ủy thác cho đơn vị được phép nhập khẩu thay.
- Khách hàng phải có khả năng tài chính để đảm bảo thanh tốn L/C và có tinh thần, trách nhiệm thanh toán đầy đủ cho VCB theo cam kết.
- VCB và khách hàng sẽ thỏa thuận về các biện pháp đảm bảo đối với việc phát hành L/C theo quy định của VCB. Các biện pháp đảm bảo có thể là: ký quỹ, tài sản cầm cố, tài sản thế chấp, bảo lãnh bằng tài sản cá nhân/doanh nghiệp….
c) Quy trình nghiệp vụ L/C nhập khẩu
Dưới đây là Quy trình nghiệp vụ L/C nhập khẩu của VCB được ban hành kèm theo Quyết định số 2196/QĐ-VCB-TTTTTM ngày 16/11/2018 của Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam:
Hình 2.7: Quy trình Tín dụng chứng từ nhập khẩu tại Vietcombank
Nguồn: Phịng Khách hàng VCB Lào Cai
Theo Quy trình nghiệp vụ Tín dụng chứng từ nhập khẩu trên, có thể thấy được các bước thực hiện tại Chi nhánh Lào Cai nói riêng và tại TT TTTM của Vietcombank sẽ bao gồm:
Bước 1: Chi nhánh Lào Cai tiếp nhận và kiểm tra kiểm tra hồ sơ mở L/C
của khách hàng
Tiến hành tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, trình và cấp hạn mức, bán ngoại tệ (nếu
Cán bộ tại phòng Khách hàng - bộ phận TTQT và KDNT của Chi nhánh sẽ tư vấn và tiếp nhận yêu cầu mở L/C của khách hàng. Đồng thời, kiểm tra các loại giấy tờ, nội dung trên giấy đề nghị phát hành L/C và trên hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Trường hợp đối với khách hàng mới hoặc khách hàng phát hành L/C bằng vốn tự có sẽ ký quỹ 100% trị giá của L/C: Bộ phận TTQT và KDNT trong phòng Khách hàng sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng.
- Còn đối với các trường hợp khác, đặc biệt là với các khách hàng có tiền gửi hoặc có tài sản bảo đảm tại Chi nhánh sẽ ký quỹ tối thiểu 0% trị giá L/C: Bộ phận Khách hàng doanh nghiệp sẽ tiếp nhận hồ sơ và chuyển lại cho bên TTQT.
Thông thường, các doanh nghiệp sẽ mở Tín dụng chứng từ bằng nguồn vốn vay từ ngân hàng bởi vì khơng đủ tiền trong tài khoản để có thể thực hiện ký quỹ 100%. Trong trường hợp này hồ sơ sẽ chuyển qua cho bộ phận Khách hàng doanh nghiệp để cán bộ tín dụng khác trong phịng khách hàng hoặc chính cán bộ TTQT đó tiến hành thẩm định và cấp tín dụng bảo lãnh cho L/C nhập khẩu.
Hoặc doanh nghiệp sẽ trực tiếp mua ngoại tệ từ ngân hàng, lúc này cán bộ TTQT sẽ liên lạc với phịng Ngân quỹ, phịng Kế tốn để xem xét lượng ngoại tệ tại Chi nhánh có đủ để bán cho cơng ty hay không? Sau khi được thơng qua, cán bộ sẽ hạch tốn và bán ngoại tệ cho doanh nghiệp thông qua Hợp đồng mua bán ngoại tệ.
Bộ hồ sơ yêu cầu phát hành L/C tại Vietcombank bao gồm:
- Đề nghị phát hành L/C theo mẫu của VCB (Mẫu 01A.LCNK hoặc Mẫu 01B.LCNK);
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương (01 bản không yêu cầu chữ ký);
- Giấy phép nhập khẩu đối với các mặt hàng nhập khẩu cần giấy phép;
- Văn bản xác nhận của NHNN về việc đăng ký vay và trả nợ nước ngồi đối với Tín dụng chứng từ nhập khẩu có thời hạn chậm trên 01 năm;
- Giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời, hoặc đơn bảo hiểm đối với trường hợp hàng hóa nhập khẩu theo điều kiện FOB, CFR và các điều kiện khác mà trong đó trách nhiệm mua bảo hiểm thuộc về người mua (người nhập khẩu).
Sau khi kiểm tra xong hồ sơ, cán bộ Chi nhánh sẽ tiến hành đóng dấu ngày giờ nhận; kiểm tra chữ ký trên đề nghị phát hành L/C gốc, đồng thời tiến hành kiểm tra các điều kiện bảo đảm tài chính cho việc phát hành, kiểm tra hạn mức thanh toán
Trình việc bán ngoại tệ và hạch tốn bán ngoại tệ:
Cán bộ phòng Khách hàng sẽ trình Cấp thẩm quyền duyệt phương án bán ngoại tệ theo nhu cầu mua/ bán ngoại tệ của khách hàng để tiến hành ký quỹ (Theo Quy định mua bán ngoại tệ của Vietcombank).
Nếu phương án mua/ bán ngoại tệ được CTQ phê duyệt, cán bộ phòng Khách hàng sẽ chuyển hồ sơ lên cho phịng Kế tốn và sau đó chuyển sang xuống cho giao dịch viên tại phòng Dịch vụ khách hàng của Chi nhánh để hạch tốn bán ngoại tệ theo Quy trình nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ tại Vietcombank Chi nhánh Lào Cai.
Tiếp theo, cán bộ phòng Khách hàng sẽ gửi yêu cầu phát hành L/C về TT
TTTM theo quy định của Vietcombank
Cán bộ TTQT phòng Khách hàng sẽ yêu cầu phòng Dịch vụ khách hàng mở tài khoản ký quỹ cho khách hàng.
Cán bộ TTQT phòng Khách hàng tại Chi nhánh sẽ tạo giao dịch phát hành trên Hệ thống TT TTTM: nhập mã số KH (CIF), đính kèm hình ảnh YCXLGD và scan đầy đủ toàn bộ hồ sơ ban đầu của khách hàng chuyển lên TT.
Bước 2: Tại TT TTTM phát hành L/C
Tiếp nhận kiểm tra hồ sơ và điều kiện phát hành L/C
TTV tại TT sẽ tiếp nhận, kiểm tra điều kiện phát hành L/C theo:
- Nội dung hồ sơ
- Hạn mức để phát hành L/C khả dụng phải lớn hơn hoặc bằng trị giá L/C
- Tài khoản thanh tốn của khách hàng có đủ điều kiện để thực hiện giao dịch ký quỹ
Nếu như có điểm chưa phù hợp, TTV – TT sẽ chuyển về Chi nhánh để yêu cầu điều chỉnh.
Phát hành L/C
TTV nhập dữ liệu vào hệ thống Core Signature, SWIFT để đăng ký tham chiếu và thực hiện:
- Soạn điện L/C (MT700/ MT701/ MT707/ MT708/ MT799)
- Hạch toán số tiền ký quỹ
- Nhập ngoại bảng theo trị giá L/C
- Thu phí phát hành L/C
CTQ tại TT TTTM kiểm soát và duyệt giao dịch theo thẩm quyền, phân công của khối vận hành bao gồm:
- Hồ sơ phát hành L/C
- Điện phát hành L/C
- Làm bút tốn ký quỹ, nhập ngoại bảng và thu phí
Nếu có điểm chưa phù hợp sẽ chuyển về cho TTV để điều chỉnh. Trả kết quả phát hành L/C về Chi nhánh
Sau khi giao dịch được CTQ duyệt:
- TTV in điện phát hành L/C, phiếu hạch toán số tiền ký quỹ và phiếu hạch toán số phí thu, phiếu nhập ngoại bảng
- TTV gửi thông báo kết quả phát hành L/C phiếu hạch toán số tiền ký quỹ và phiếu hạch tốn số phí thu theo Hệ thống TT TTTM về Chi nhánh bằng file scan hình ảnh.
Thời gian xử lý các loại giao dịch trên Hệ thống TT TTTM được quy định:
- Xử lý chứng từ: Đối với chứng từ nhận được trước 15h00 thì khơng được muộn hơn 17h00 cùng ngày (ngày, giờ nhận cần thể hiện trên dấu của cơng văn đến). Cịn đối với chứng từ nhận được sau 15h00 thì khơng muộn hơn 12h00 ngày làm việc tiếp theo.
- Thanh tốn BCT: Ít nhất 02 giờ làm việc trước thời hạn cuối nhận điện của Trung tâm Thanh toán theo quy định tại Công văn số 878/VCB-TTTTTM ngày 16/04/2018 của Tổng giám đốc VCB và các văn bản sửa đổi bổ sung, thay thế vào ngày thanh toán (với BCT thanh toán trước hạn) hoặc ngày đáo hạn thanh toán (BCT thanh toán đúng hạn).
- Chấp nhận thanh tốn BCT phù hợp: Khơng muộn hơn 12h00 ngày làm việc thứ 05 sau ngày VCB nhận BCT thể hiện trên dấu công văn đến. Sau thời hạn nêu trên, TT chủ động thực hiện chấp nhận thanh toán cho BCT.
Bước 3: Giao L/C và chứng từ cho khách hàng
Tại Chi nhánh, cán bộ phòng Khách hàng sẽ nhận kết quả xử lý của TT, in kết quả xử lý, giấy nhận nợ, scan lưu trữ hồ sơ, nhận chứng từ scan và sau đó ký, trả kết quả cho khách hàng, đóng dấu (nếu khách hàng yêu cầu).
Nhận xét: Thơng qua quy trình trên, thấy được việc xử lý và thực hiện giao dịch của Vietcombank đều thực hiện bằng máy móc, cơng nghệ nên hạn chế được sai sót trong q trình thực hiện, thời gian thực hiện giao dịch nhanh chóng hơn, tiết
Tuy nhiên, quy trình này vẫn cịn tồn tại những rủi ro nhất định, ví dụ như Chi nhánh Lào Cai ngồi vai trị tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra kết quả để báo khách hàng, thì sẽ khơng trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện TTQT theo L/C nhập khẩu này. Vì vậy, có thể nảy sinh các trường hợp phức tạp khi khách hàng muốn thay đổi điều khoản hoặc trong trường hợp nhân viên Chi nhánh gây ra sai sót trong việc thực hiện hồ sơ thì việc sửa chữa cũng rất phức tạp.
2.3.1.2. Quy trình Tín dụng chứng từ xuất khẩu
Dưới đây là Quy trình nghiệp vụ L/C xuất khẩu của VCB được ban hành kèm theo Quyết định số 2196/QĐ-VCB-TTTTTM ngày 16/11/2018 của Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam:
Hình 2.8: Quy trình tín dụng chứng từ xuất khẩu tại Vietcombank
Nguồn: Phòng Khách hàng VCB Lào Cai
Với L/C xuất khẩu, khách hàng của VCB chính là nhà xuất khẩu. Vậy nên TT TTTM của VCB sẽ có chức năng nhận, chuyển tiếp thơng báo phát hành L/C và các bức điện khác có liên quan tới giao dịch L/C xuất khẩu đến Chi nhánh. Tại Chi nhánh, khi nhận được thơng báo L/C và L/C gốc có đầy đủ chữ ký từ TT TTTM khẩn trương thông báo (email, gọi điện thoại…) cho người hưởng lợi đến lấy L/C, thông thường cán bộ sẽ trực tiếp gọi điện thông báo cho khách hàng về việc thông báo L/C.
Trong trường hợp người hưởng lợi không phải là khách hàng của VCB sẽ yêu cầu mang tiền mặt đến để trả phí thơng báo L/C đổi lấy L/C gốc => Ghi có vào tài khoản thu phí L/C.
Trường hợp thông báo sửa đổi L/C xuất khẩu, Chi nhánh sẽ nhận thông báo sửa đổi và văn bản sửa đổi gốc có đầy đủ chữ ký từ TT TTTM. Cán bộ trong Chi nhánh sẽ khẩn trương thông báo cho người hưởng lợi để sửa L/C.
Phòng Khách hàng tại Chi nhánh VCB sẽ nhận đầy đủ BCT, L/C gốc (bao gồm cả thông báo L/C và bản L/C gốc có đầy đủ chữ ký) và tất cả các sửa đổi cùng với “Yêu cầu xử lý chứng từ xuất khẩu theo L/C”. Cán bộ TTQT tại phòng Khách hàng sẽ kiểm tra đối chiếu số lượng chứng từ thực nhận bao gồm số bản gốc, số bản sao so với số lượng chứng từ thực tế đã được liệt kê trong Yêu cầu xử lý chứng từ của khách hàng và yêu cầu của L/C, đóng dấu ngày, giờ nhận. Sau đó tiến hành lập Yêu cầu xử lý giao dịch bằng cách scan chứng từ gửi tới TT TTTM (thông qua hệ thống Sharepoint) để đề nghị thực hiện giao dịch cùng với các chứng từ sau: Bản gốc của L/C xuất khẩu và tất cả các sửa đổi, yêu cầu xử lý chứng từ của khách hàng và kèm theo đó là Bản gốc của tất cả các loại chứng từ.
Trường hợp TT TTTM từ chối bộ chứng từ thì có 01 bản scan “Thơng báo từ chối” gửi về Chi nhánh để cán bộ trong CN khẩn trương thông báo với khách hàng. Chi nhánh in và giao lại cho khách hàng Thông báo từ chối cùng với bộ chứng từ gốc, chứng từ liên quan khác để khách hàng chỉnh sửa hoặc thêm chỉ thị mới. Sau khi Chi nhánh nhận được chứng từ đã chỉnh sửa hoặc chỉ thị mới của khách hàng thì scan gửi lại cho TT TTTM để kiểm tra.
Chi nhánh nhận bản scan giấy báo nhận nợ, giấy báo có và thư địi tiền (hối phiếu) từ TT TTTM. Sau đó, cán bộ trong phòng khách hàng sẽ tiến hành in, ký và giao lại cho khách hàng, in thư đòi tiền, kiểm tra và đối chiếu lại chứng từ thực nhận với số lượng được kê trên thư đòi tiền. Cán bộ phải đảm bảo Hối phiếu được ký hậu đầy đủ, tùy thuộc vào quy định của L/C, đảm bảo được chứng từ vận tải được ký hậu theo lệnh của NHPH, tùy thuộc vào quy định của L/C. Đảm bảo được đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm được khách hàng ký hậu bỏ trống, rút số dư ở mặt sau của L/C gốc. Cho Hối phiếu cùng với các chứng từ gốc khác vào trong phong bì và liên hệ với hãng chuyển phát nhanh uy tín (DHL, UPS, Fedex...) đến nhận chứng từ, gửi cho ngân hàng nước ngoài (NHPH).
Chi nhánh nhận các thông báo như: Thơng báo đến hạn thanh tốn, thơng báo tra sốt, hoặc thơng báo từ chối … từ TT TTTM, in các thông báo và tiến hành tra soát lại cho khách hàng.
Chi nhánh nhận Giấy báo nhận Nợ từ phía Ngân hàng đại lý, giao cho khách hàng ký, đóng dấu (nếu cần) và nhận Giấy báo Có cho các khoản tiền nhận được.
Khi bộ chứng từ xuất khẩu đã được thanh toán xong, cán bộ đóng dấu Paid và scan, chuyển sang dạng file lưu.