5. Cấu trúc đề tài
1.2 Nội dung của công tác tuyển dụng nhân lực
1.2.2 Quá trình tuyển chọn nhân lực
Tỉ lệ tuyển chọn là tỉ lệ giữa số ứng viên được tuyển và tổng số ứng viên thu hút được. Tỉ lệ tuyển một trên 25 ứng viên hay 1:25, là một ví dụ của tỉ lệ cao; tỉ lệ tuyển chọn thấp ví dụ 1:2. Trong nhiều trường hợp tỉ lệ tuyển chọn phản ảnh chất lượng tuyển mộ.
Tỉ lệ tuyển chọn = Số ứng viên được tuyểnTổng số ứng viên
Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước. Mỗi bước trong quá trình tuyển chọn được xem như là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ các ứng viên không đủ các điều kiện đi vào các bước sau. Số lượng các bước và trình tự thực hiện các bước trong q trình tuyển chọn khơng cố định mà phụ thuộc vào các yếu tố bên trong và các yếu tố bên ngồi của tổ chức. Q trình tuyển chọn nhân lực được thể hiện trong sơ đồ 1.4
24
Sơ đồ 1.4: Quá trình tuyển chọn nhân lực
(Nguồn: Bài giảng QTNL của TS Nguyễn Thị Minh Anh năm 2017)
Bước 1: Xem xét hồ sơ xin việc
Xem xét hồ sơ xin việc nhằm kiểm tra sự phù hợp với các tiêu chuẩn của các ứng viên tham gia tuyển dụng, nhằm loại bớt các ứng viên không đủ điều kiện hoặc không phù hợp để giảm bớt chi phí cho tổ chức và cả ứng viên. Hồ sơ xin việc bao gồm:
- Đơn xin việc
- Bản khai lý lịch có chứng nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường . - Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp
- Các chứng chỉ, bằng tốt nghiệp chứng nhận trình độ chun mơn, nghiệp vụ.
Đơn xin việc thường được thiết kế theo mẫu, người xin việc có trách nhiệm điền vào đơn theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Để hỗ trợ hiệu quả cho quá trình tuyển dụng, đơn xin việc cần được thiết kế một cách khoa học và hợp lý đảm bảo tính chính xác và đầy đủ các thơng tin cần thu thập. Trong đơn xin việc thường gồm 4 loại thơng tin điển hình sau:
Bước 8: Quyết định tuyển dụng Bước 7: Tham quan CV
Bước 6: Khám sức khỏe Bước 5: Thẩm tra thông tin Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn Bước 3: Kiểm tra
Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ
25
- Các thông tin thiết yếu như họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,… - Các thơng tin về q trình học tập, đào tạo, các loại văn bằng, chứng chỉ…
- Lịch sử q trình cơng tác: các cơng việc, mức thu nhập, kinh nghiệm công tác, các chức vụ thành tích đã đạt được, lý do bỏ việc…
- Các thơng tin về thói quen, sở thích, đặc điểm tâm lý cá nhân, các vấn đề thuộc về công dân và các vấn đề xã hội khác.
Ngoài ra, tùy theo đối tượng tuyển chọn nên có các câu hỏi mở. Để có thể chuyên nghiệp hóa hoạt động tuyển chọn, mỗi tổ chức nên hình thành bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau: công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên hành chính và cán bộ chun mơn, quản lý. Sau khi kiểm tra, phỏng vấn và khám sức khỏe các kết quả tương ứng sẽ được bổ sung vào hồ sơ.
Việc xem xét hồ sơ của ứng viên được bắt đầu bằng việc nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân, đơn xin việc, so sánh với tiêu chuẩn công việc theo quy định để đảm bảo ứng viên phù hợp với yêu cầu.
Khi xem xét hồ sơ cần phải tìm ra những điểm khơng rõ ràng hoặc khơng nhất qn để xem xét rõ hơn. Ví dụ: Lịch sử q trình làm việc khơng rõ ràng; thay đổi cơng việc liên tục hay có sự thay đổi định hướng công việc; sở trường cá nhân… Bộ phận nhân sự cần chuẩn bị báo cáo phân tích và đánh giá từng ứng viên dựa trên kết quả xem xét hồ sơ.
Kết quả của bước này cho phép loại bớt các ứng viên không đáp ứng các tiêu chuẩn cơng việc, do đó có thể giảm bớt các chi phí tuyển dụng cho tổ chức.
Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ nhằm xác lập mối quan hệ giữa các ứng viên và người tuyển dụng. Phỏng vấn sơ bộ thường được thực hiện bởi nhân viên tuyển dụng của phòng nhân sự. Đây là lần gặp đầu tiên giữa tổ chức và ứng viên vì thế tổ chức và cả ứng viên cần có sự chuẩn bị chu đáo. Phỏng vấn sơ bộ nhằm:
26
- Điền phiếu đăng ký tuyển dụng tại doanh nghiệp để làm cơ sở so sánh giữa các ứng viên và cung cấp thông tin rất cần thiết cho việc phỏng vấn các vòng sau.
- Tìm hiểu những điểm cịn nghi ngờ, chưa rõ ràng trong hồ sơ xin việc - Tạo điều kiện cho ứng viên có thể hiểu biết hơn về doanh nghiệp và vị trí dự tuyển
- Gặp gỡ trực tiếp để nhìn nhận hình dáng, tướng mạo, giọng nói của ứng viên.
Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bớt các ứng viên không đáp ứng tiêu chuẩn công việc, hoặc yếu kém rõ rệt so với những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
Bước 3: Kiểm tra, trắc nghiệm
Các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm được áp dụng nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra có thể được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, kiến thức chun mơn, về khả năng lập luận, trình bày. Trắc nghiệm giúp các nhà tuyển chọn nắm được các tố chất tâm lý khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên như trí nhớ, tính cách, sự khéo léo….
Áp dụng phương pháp trắc nghiệm trong tuyển chọn nhân lực có những ưu điểm sau:
- Có thể tiên đốn được khả năng thành công trong công việc của ứng viên.
- Khám phá được những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng viên mà đôi lúc ứng viên cũng không hề hay biết.
- Cho kết quả chính xác vì loại bỏ được yếu tố chủ quan
- Giúp cho tổ chức tìm được các sắc thái đặc biệt về cá tính, cũng như năng khiếu tiềm ẩn của từng ứng viên.
- Giúp tổ chức tìm ra các ứng viên có những đặc điểm tƣơng đồng làm cơ sở để tổ chức các nhóm làm việc hiệu quả.
27
Ngồi ra, phương pháp trắc nghiệm cũng có những hạn chế nhất định như:
- Một bài thi trắc nghiệm của bất cứ một ứng viên nào dù đạt được mức điểm cao nhất cũng chưa chắc đưa đến một sự suy đốn chính xác hồn tồn về khả năng, tài khéo léo, cá tính… của ứng viên.
- Không cho biết tại sao ứng viên đạt được số điểm đó.
- Hiệu quả trắc nghiệm phụ thuộc nhiều vào độ chính xác của các dữ kiện mà ứng viên cung cấp.
Trong tuyển chọn nhân lực có thể sử dụng nhiều loại trắc nghiệm và có nhiều cách phân loại khác nhau. Người ta có thể phân loại theo nhóm hay cá nhân, dựa vào cơ cấu, hay dựa vào kết quả để đánh giá và phân loại. Thông thường doanh nghiệp nên chia trắc nghiệm tuyển chọn ra các loại sau:
- Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng: Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng được dùng chủ yếu để chỉ ra xem cả nhân nào đã học tốt trong đào tạo, sẽ thực hiện tốt công việc trong tương lai, tiếp thu tốt các kiến thức mới. Loại trắc nghiệm này được chia thành 03 loại là: khả năng thần kinh, khả năng thuộc bản năng, khả năng vận động tâm lý.
- Trắc nghiệm về tính cách và sở thích: Đây là loại trắc nghiệm nhằm phát hiện ra các đặc điểm tâm lý cá nhân người lao động như các loại tính cách, nguyện vọng của các ứng viên, những ước muốn, đề nghị. Đây là những tính cách cần thiết cho mỗi cơng việc, do đó phương pháp trắc nghiệm này sẽ cho chúng ta có thể nắm rõ được trạng thái tâm lý của từng người để sử dụng vào công việc cho hợp lý.
- Trắc nghiệm về tính trung thực: Tính trung thực là rất cần thiết cho việc sử dụng lao động và trong tất cả các công việc của công tác nhân sự. Những trắc nghiệm này thường gồm những câu hỏi đề cập đến nhiều khía cạnh như việc chấp hành kỷ luật lao động khi khơng có sự giám sát của các nhà quản trị, thái độ của cá nhân đối với vấn đề ăn cắp tiền bạc, sự không thật thà trong công
28
việc... Tất cả các trắc nghiệm này giúp ta dự đoán được các hành vi không trung thực trong tương lai của người dự tuyển.
- Trắc nghiệm y học: Trong một số trường hợp đặc biệt để đánh giá các phẩm chất sinh lý của các ứng viên chúng ta có thể dùng các trắc nghiệm y học để phát hiện các bệnh xã hội ..
- Trắc nghiệm trí thơng minh: Đầu tiên loại trắc nghiệm này được áp dụng trong trường học để dự đoán khả năng thành công trong học tập của học sinh, sinh viên. Sau đó, loại trắc nghiệm này được áp dụng vào trong lĩnh vực tuyển dụng nhằm lựa chọn những ứng viên thông minh cho các chức vụ quan trọng hoặc để tiếp tục đào tạo chuẩn bị cho các chức vụ quan trọng sau này. Trí thơng minh của ứng viên thường được đánh giá thông qua chỉ số IQ, thể hiện mức độ hiểu biết về xã hội, tự nhiên, khả năng tư duy tốn học, logic, óc phán đốn, nhanh nhạy tìm ra vấn đề…
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là q trình giao tiếp bằng lời (thơng qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những người tuyển chọn và người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phương pháp phỏng vấn trong tuyển chọn giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc khơng nắm được, hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được.
Mục tiêu của phỏng vấn trong tuyển chọn
- Để thu thập các thông tin về người xin việc: Các thông tin thu thập được từ các cơng cụ tuyển chọn khác có thể chưa đủ, chưa rõ ràng. Qua q trình phỏng vấn, các thơng tin sẽ được thu thập đầy đủ, giải thích rõ ràng và cặn kẽ hơn. Thơng qua phỏng vấn tổ chức có thể thu thập được các thơng tin liên quan đến ứng viên như: mức độ hiểu biết về cơng việc; nhiệt tình, tận tâm trong cơng việc; kỹ năng, năng khiếu; động cơ, q trình cơng tác; tài năng, óc thơng minh, trí phán đốn; diện mạo, tác phong; tính tình, khả năng hịa đồng với người khác; các hạn chế…
29
- Giới thiệu về tổ chức: Qua phỏng vấn các nhà tuyển chọn có thể giới thiệu về tổ chức mình, làm cho người xin việc hiểu rõ hơn về mặt mạnh, ưu thế của tổ chức. Đồng thời trong quá trình phỏng vấn các nhà tuyển chọn cung cấp cho ứng viên các thông tin về tổ chức như: Mục tiêu của tổ chức, cơ cấu bộ máy quản lý, các chính sách về nhân sự, các cơ hội thăng tiến, thách thức tiềm tàng, điều kiện làm việc…
Người phụ trách phỏng vấn
Mỗi tổ chức áp dụng chính sách khác nhau trong việc cử người phụ trách phỏng vấn. Việc quyết định cử người phụ trách phỏng vấn phụ thuộc vào loại công việc hoặc chức vụ mà ứng viên sẽ đảm nhiệm.
Đối với một số công việc hay chức vụ cao và quan trọng, Tổng Giám đốc thường thực hiện cả phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu.
Đối với những chức vụ hay cơng việc khơng có tầm quan trọng thì Tổng giám đốc thường khơng tham gia vào q trình phỏng vấn, mà chỉ là người phê chuẩn những quyết định tuyển chọn ứng viên.
Đối với những ứng viên được tuyển chọn vào các chức vụ thấp thì người phụ trách trực tiếp của ứng viên sau này sẽ thực hiện phỏng vấn là phù hợp nhất, vì ngƣời phụ trách bộ phận là người hiểu rõ cần phải tuyển chọn loại nhân viên nào và biết rõ ứng viên nào thích hợp với hoạt động của bộ phận nói riêng và của tổ chức nói chung.
Ngày nay để tránh những thiếu sót đáng tiếc trong nghiệp vụ phỏng vấn, các tổ chức có khuynh hướng đào tạo phỏng vấn viên chuyên nghiệp. Công việc đào tạo phỏng vấn viên chuyên nghiệp rất cần thiết, vì khi được huấn luyện, những phỏng vấn viên này có thể đúc rút được những điểm chính yếu cần phải biết, cần phải diễn dịch, cần phải phối hợp và chứng minh, cũng như tránh được những thiếu sót, để đưa ra được những nhận xét khách quan về một ứng viên. Để công tác phỏng vấn đạt hiệu quả, tổ chức cần tổ chức các khóa huấn luyện bồi dưỡng cho tổng giám đốc, giám đốc nhân sự, trưởng bộ phận.
30 Các loại phỏng vấn
Hiện nay người ta thường áp dụng nhiều loại phỏng vấn để thu thập thông tin của các ứng viên. Nhưng về cơ bản, có hai loại phỏng vấn thường được áp dụng trong tuyển chọn nhân viên đó là phỏng vấn theo mẫu và phỏng vấn không hướng dẫn trước hay cịn gọi là phỏng vấn khơng theo bài bản soạn sẵn. - Phỏng vấn theo mẫu
Phỏng vấn theo mẫu là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi được thiết kế sẵn từ trước theo yêu cầu của cơng việc, phỏng vấn theo mẫu là hình thức các câu hỏi đều được chuẩn bị kỹ để người đi phỏng vấn hỏi và các câu trả lời của người xin việc. Quá trình phỏng vấn được thực hiện bằng cách người phỏng vấn đọc to các câu hỏi và câu trả lời để người xin việc lựa chọn và xác định câu trả lời đúng nhất của mình. Phỏng vấn theo mẫu rất hữu ích khi tổ chức muốn tuyển nhiều ứng viên vào cùng một cơng việc. Loại phỏng vấn này có ưu điểm sau:
o Có thể tiên đốn ứng viên sẽ thành công trong một lĩnh vực nào đó
o Phỏng vấn viên chỉ cần dựa vào các bảng phỏng vấn mẫu để khám phá các tin tức có giá trị và các dữ kiện khá chính xác
o Biết ứng viên sẽ làm được gì và có thể làm được gì
o Giảm thiểu những sai sót trong đánh giá ứng viên. - Phỏng vấn không chỉ dẫn
Là loại phỏng vấn kiểu nói chuyện khơng có bản câu hỏi kèm theo. Sau khi nghiên cứu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc và hồ sơ của ứng viên, người phỏng vấn sẽ ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên và những điểm chưa rõ cần được làm sáng tỏ trong phỏng vấn. Phỏng vấn viên có thể hỏi những câu hỏi chung chung như: “Anh chị có thể cho biết những kinh nghiệm của mình trong cơng việc cũ?”… Ứng viên được trình bày tự do, hầu như khơng bị gián đoạn, ngắt quãng, phỏng vấn viên thường lắng nghe chăm chú, khơng tranh luận, ít thay đổi đề tài một cách đột ngột và thường có
31
những câu hỏi để khuyến khích ứng viên nói thêm như:”Thực ra sự việc như thế nào?” “Anh chị nghĩ gì về việc đó?”... Người phỏng vấn thường căn cứ vào câu trả lời trước của ứng viên để đặt câu hỏi tiếp theo nên nội dung của các câu hỏi có thể thay đổi theo nhiều hướng khác nhau.
- Phỏng vấn tình huống
Phỏng vấn theo tình huống là quá trình người phỏng vấn yêu cầu các ứng viên phải trả lời về cách ứng xử hay cách thực hiện, xử lý các cơng việc theo các tình huống giả định hoặc các tình huống có thật trong thực tế, mà những người phỏng vấn đặt ra. Các tình huống được xây dựng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc, các mối quan hệ trong cơng việc thực tế. Ví dụ, tình huống đặt ra đối với ứng viên vào cơng việc chăm sóc khách hàng sử dụng dịch vụ viễn thơng: “Anh (chị) sẽ làm gì khi khách hàng phàn nàn rằng