5. Cấu trúc đề tài
2.1 Lịch sử hình và phát triển của công ty TNHH AFB GROUP
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Bảng 2.1: Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Phòng ban Chức năng nhiệm vụ
Giám đốc - Gồm 1 tổng giám đốc và 4 phó giám đốc của 4 chi nhánh.
- Quản lý, chỉ đạo về tất cả các hoạt động kinh doanh và công tác nội bộ doanh nghiệp. Giám sát công tác thực hiện công việc của các bộ phận khác. - Chịu trách nhiệm tổng hợp tình hình kinh doanh,
đề ra những chính sách, chiến lược để Giám đốc thảo luận và quyết định
- Quyết định chiến lược phát triển của công ty, đầu tư mở rộng sản xuất theo điều lệ, quyết định chiến lược tài chính, chất lượng, xây dựng văn hóa của tồn cơng ty.
Hành chính – nhân sự
- Gồm 1 trưởng phòng, 1 chuyên viên phúc lợi, 5 chuyên viên tuyển dụng và 8 TTS nhân sự.
- Tham mưu cho giám đốc về công tác Tổ chức cán bộ, lao động , tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế hoạch, quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng tác bảo vệ chính trị nội bộ của cơng ty
- Tham gia việc hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời phù hợp với các định hướng, chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược yêu cầu sản
41
xuất kinh doanh, định hướng và chiến lược của công ty.
- Soạn thảo và thẩm định các văn bản pháp quy cho Tổng giám đốc phục vụ công tác quản lý và điều hành
các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. - Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân
sự và đóng vai trị là cầu nối giữa Ban Giám đốc và người lao động trong công ty.
- Đảm bảo làm đúng và đủ quyền lợi cho người lao động.
- Tham gia việc hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời phù hợp với các định hướng, chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu.
- Tổ chức giám sát việc thực hiện các chính sách, quy định và nội quy của công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp nhằm khuyến khích và động viên người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. - Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định
áp dụng trong công ty.
- Thực hiện việc cung cấp và kiểm sốt các dịch vụ hành chính văn phịng để đảm bảo tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được ổn định, thông suốt và hiệu quả.
42
- Gồm 3 nhân viên kế toán: 1 kế toán thuế, 1 kế toán nội bộ, 1 kế toán tổng hợp.
Kế toán - Quản lý các thu và chi trong công ty. - Kiểm soát doanh thu.
- Quản lý tổ chức và theo dõi toàn bộ hoạt động Xuất – Nhập – Tồn luân chuyển hàng hoá của kho. - Theo dõi đối soát, doanh thu trên GHTK, sàn
TMDT
- Chịu trách nhiệm theo dõi và quả lý ngân sách, công nợ, đảm bảo thu chi hợp lý cho công ty, xác định kế hoạch kinh doanh tài chính của cơng ty, lập báo cáo kế tốn theo định kỳ quy định.
Thiết kế - Gồm 4 Thiết kế, 3 stylist và 3 trợ lý may mặc.
- Nghiên cứu thị trường, xu hướng mới, vải và kỹ
thuật, tìm kiếm cảm hứng thiết kế từ đó có những định hướng về thiết kế phù hợp với đối tượng khách hàng theo định hướng của công ty.
- Quản lý quá trình thiết kế từ việc lên ý tưởng đến
duyệt sản phẩm cuối cùng.
- Phối hợp cùng các thành viên trong nhóm xây dựng
chủ đề, concept mới theo mùa.
- Phối hợp với cắt mẫu và may mẫu tạo sản phẩm
theo đúng thiết kế và đảm bảo kỹ thuật.
- Tạo bản phác thảo sản xuất, chọn vải và phương
thức may.
Bộ phận Kho - Đóng gói hàng, gửi hàng, kiểm kê số lượng hàng hóa.
43
- Tổng hợp số liệu vào file báo cáo thống kê hàng ngày.
- Các công việc phát sinh khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Xử lý vận đơn - Làm việc với shipper các bên vận chuyển để đảm bảo hàng được giao đi đúng đủ số lượng.
- Tiếp nhận các cuộc gọi, thắc mắc của khách hàng trong q trình giao hàng.
- Cập nhật thơng tin đơn hàng - Xử lý các đơn hàng gặp sự cố
- Tổng hợp số liệu vào file báo cáo thống kê hàng ngày
Marketing - Quản trị Fanpage, quản lý bài viết, quản lý chương trình khuyến mại, Marketing, Flashsale trên sàn TMĐT
- Đề xuất và thực thi các chiến lược “leo top" cho các sản phẩm của công ty trên các kênh
- Lên ý tưởng và viết nội dung quảng cáo phù hợp từng chiến dịch.
- Trực tiếp triển khai các chiến dịch quảng cáo trên Facebook, sàn TMĐT.
- Đăng tải, tối ưu các bài viết sản phẩm lên gian hàng trên các sàn TMĐT.
- Theo dõi, phân tích, thống kế các số liệu, hiệu chỉnh và tối ưu các chiến dịch quảng cáo.
- Theo dõi đánh giá để tối ưu về thiết kế, nội dung, chi phí và tỷ lệ chuyển đổi của các chiến dịch
44
quảng cáo đảm bảo kết quả theo đúng lộ trình và mục tiêu đề ra.
Kinh doanh - Gồm 4 nhân viên chăm sóc khách hàng, 6 nhân viên trực page và 30 nhân viên kinh doanh.
- Trực page, lên đơn trên trang fanpage.
- Tìm kiếm nguồn khách sỉ lẻ có nhu cầu về ngành thời trang.
- Chăm sóc khách hàng. Tư vấn các mẫu sản phẩm đến tay khách hàng.
- Báo cáo doanh số và tiến độ cơng việc theo ngày cho trưởng phịng theo form.
Media - Gồm 2 photographer, 2 mẫu lookbook độc quyền, 3 nhân viên livestream, 5 nhân viên phát triển kênh Tiktok
- Mẫu livestream: Lên kế hoạch, tổ chức triển khai các hoạt động tổ chức livestream (Quảng cáo & Bán hàng). Phối hợp với Chuyên viên Content lên ý tưởng, concept, timeline và kịch bản buổi livestream. Kiểm tra và đảm bảo toàn bộ các phần liên quan đến nhân sự, hình ảnh, âm thanh và xử lý các tình huống diễn ra trong livestream.
- Mẫu lookbook độc quyền: Phối hợp với stylist và chụp hình để hiểu rõ yêu cầu của sản phẩm cần chụp.Chỉnh chu diện mạo, tóc tai, gương mặt theo yêu cầu của stylist trước và trong quá trình chụp. Tạo dáng, diễn xuất trước ống kính
45
Chủ động tạo dáng, hoặc theo kịch bản có sẵn của sản phẩm. Diễn xuất một cách tự nhiên để làm nổi bật những ưu điểm của sản phẩm.
- Photographer: Phối hợp cùng người mẫu chụp ảnh, chỉnh sửa ảnh, quay video cho sản phẩm
(Nguồn phịng HC-NS cơng ty TNHH AFB GROUP ) 2.1.3.3 Cơ cấu lao động của cơng ty tính đến 31/12/2021
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của cơng ty Tính đến 31/12/2021
STT Lao động Chung Tỷ lệ lao động (%) Nam Nữ 1 Tổng số lao động 124 100 33 91 2 *Phân theo trình độ:
- Đại học và sau Đại học - Cao đẳng, trung cấp - Tốt nghiệp THPT 59 43 22 47,5 34,6 17,7 18 11 7 41 32 15 3 *Phân chia theo độ tuổi
- Từ 18-25 tuổi - Từ 26-35 tuổi - Từ 36-45 tuổi 102 20 2 82,25 16,1 1,61 32 8 0 70 12 2 4 *Phân chia theo phòng ban
- Bộ phận quản lý - Bộ phận hành chính – nhân sự - Bộ phận Kế toán - Bộ phận Thiết Kế - Bộ phận kho, đóng gói - Bộ phận xử lý vận đơn - Bộ phận Maketing - Bộ phận kinh doanh 6 15 2 10 7 5 28 39 4,83 12,09 1,61 8,06 4,03 3,96 22,5 31,45 3 2 0 3 2 1 15 7 3 13 2 7 5 4 13 32
46
- Bộ phận Media 12 9,67 2 10
(Nguồn: Phịng hành chính nhân AFB GROUP)
Nhận xét: Tính đến hết 31/12/2021 cơng ty có 124 cán bộ nhân viên
trong đó trình độ lao động của cơng ty cịn ở mức khá cao. Tỷ lệ lao động có trình độ THPT chỉ chiếm 17,7%, còn lại 82,3 % chủ yếu là các nhân viên có trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học. Trình độ nhân viên đại học chiếm đa số lên tới 47,5%. Đối với lao động có sự chênh lệch giữa nhân viên nam và nhân viên nữ. Số nhân viên nam 33, số nhân viên nữ là 91 => Với đặc thù sản phẩm của công ty là kinh doanh thời trang quần áo cơng sở cho nữ thì với số lao động được phân tích ở trên là khá hợp lý. Ở bộ phận kinh doanh chủ yếu là nữ, vì nhân viên nữ bán những sản phẩm mình thường dùng sẽ có thể tư vấn cho khách hàng tốt nhất, đạt hiệu quả cao.
Lao động tại cơng ty làm việc theo khối văn phịng bởi vì cơng ty thiết kế và nhờ xưởng may riêng chứ công ty không tự sản xuất. Do đặc điểm hoạt động công ty chủ yếu dựa trên số lượng sản phẩm bán ra nên nhân viên viên kinh doanh và nhân viên maketing là lao động chiếm ưu thế với 54,03%. Đây là lực lượng lao động chính của cơng ty bởi do tính chất kinh doanh thương mại.
Do đặc thù cơng việc ln địi hỏi sự năng động, nhạy bén, nhiệt huyết, sáng tạo chịu khó, nên độ tuổi lao động của cơng ty cũng lực chọn phù hợp với công việc. Hầu hết nhân viên trong cơng ty là lao động trẻ tuổi. Do đó, tỷ lệ lao động trong độ tuổi từ 18 đến 25 tuổi là chiếm ưu thế.
Ưu điểm:
- Lao động trẻ 18-25 tuổi luôn năng động, đầy nhiệt huyết và hồi bão trong cơng việc để khẳng định bản thân. Vì thế nên cơng ty có nguồn lao động với chi phi phí lương và chế độ thấp.
- Tận dụng được nguồn lao động giá rẻ là các thực tập sinh nhân sự và thực tập sinh marketing.
47
Nhược điểm:
- Nhóm tuổi 18-25 tuổi sẽ dễ thay đổi, chưa xây dựng lòng chung thành với cơng ty.
- Khơng chú tâm cơng việc, nói chuyện nhiều trong giờ hành chính ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc
- Đối với thực tập sinh thì tốn khá nhiều thời gian đào tạo.
- Lao động chủ yếu là nữ thì tâm lý phức tạp, khó kiểm sốt dẫn đến biến động lao động.
2.2 Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự của công ty TNHH AFB GROUP GROUP
Tuyển dụng nhân sự đóng vai trị rất quan trọng trong sự thành cơng của doanh nghiệp, vì vậy trách nhiệm đặt trên vai của những nhà tuyển dụng nhân sự là phải tìm ra những ứng viên sáng giá phù hợp với vị trí cần tuyển dụng.
Đây là một nhiệm vụ địi phải có tầm nhìn rộng, khả năng phán đốn và đặt ra những tình huống để có thể tìm kiếm ứng viên tài năng.
Sơ đồ tuyển dụng của công ty TNHH AFB GROUP bao gồm các bước từ việc xác định nhu cầu tuyển mộ, lên kế hoạch tuyển dụng, xem xét và lọc hồ sơ,.. sao cho lựa chọn được người lao động phù hợp với vị trí cần tuyển nhất. Tương ứng với mỗi bước tuyển dụng là nhiệm vụ được thể hiện qua sơ đồ sau:
48
Sơ đồ 2.2 : Quy trình tuyển dụng của Cơng ty TNHH AFB GROUP
(Nguồn: Phịng hành chính nhân sự AFB GROUP)
2.2.1 Thực trạng công tác tuyển mộ tại công ty TNHH AFB GROUP
2.2.1.1 Xây dựng chiến lược tuyển mộ a) Lập kế hoạch tuyển mộ
Để lập kế hoạch tuyển mộ trước hết công ty cần xác dịnh được nhu cầu cần tuyển mộ.Trưởng các bộ phận xác định nhu cầu nhân sự. Nhân sự hiện tại, kế hoạch từng giai đoạn, chiến lược phát triển trong tương lai. Xác định xem
Xác định nhu cầu nhân sự
Lập kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Nhận, kiểm tra và duyệt hồ sơ
Đào tạo, thử việc
Đánh giá Kí kết hợp đồng Phỏng vấn Trắc nghiệm tính cách Loại bỏ hồ sơ, ứng viên khơng đạt yêu cầu
49
nhu cầu cơng việc có cần thiết phải tiến hành tuyển mộ hay không. Các căn cứ để xác định nhu cầu tuyển mộ:
+ Theo khối lượng công việc + Theo yêu cầu mở rộng quy mơ
+ Khi có lao động nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
Xác định nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận qua các năm (2019-2021)
Bảng 2.3: Xác định nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận từ 2019-2021
STT Các vị trí Số lao động tuyển dụng
2019 2020 2021
1 Kế toán 2 1 2
2 Nhân viên kho 5 5 7
3 Nhân viên xử lý vận đơn 2 3 5
4 Nhân viên livestream 1 2 2
5 Mẫu ảnh độ quyền 0 2 2 6 Photographer 1 2 2 7 Thực tập sinh Marketing sàn TMĐT 12 15 18 8 Thực tập sinh nhân sự 15 18 20 9 CSKH 3 4 5 10 Trực Page 15 22 25
11 Nhân viên phát triển Tiktok
0 0 10
12 Nhân viên kinh doanh 25 30 37
13 Nhân viên MKT 17 20 32
14 Nhân viên thiết kế 2 3 5
15 Nhân viên HC-NS 2 3 3
Tổng số lao động 102 130 175
50
Qua bảng xác định nhu cầu tuyển dụng trên ta thấy, những năm gần đây công ty liên tục tuyển dụng lao động để đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô của cơng ty. Do tính chất cơng việc, có một số vị trí như thực tập sinh, nhân viên kinh doanh làm tại công ty trong thời gian ngắn khoảng vài tháng là rất nhiều. Chính vì thế, cơng ty ln phải tuyển các vị trí này liên tục.
Sau đó sẽ lập kế hoạch tuyển mộ
Ban Giám Đốc công ty xem xét và phê duyệt đề xuất, phòng HC-NS căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban sẽ lập bản kế hoạch tuyển dụng và trình lên cho Tổng Giám Đốc xét duyệt. Được phê duyệt thì sẽ tiến hành tuyển dụng. Bản kế hoạch tuyển dụng bao gồm:
+ Thông tin về nhu cầu cần tuyển: Số người cần tuyển, vị trí cần tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng.
+ Dự tốn chi phí tuyển dụng.
+ Thời gian, địa điểm tiến hành tuyển dụng. + Làm bản JD mô tả công việc.
Điều kiện tuyển mộ
Tiêu chuẩn về độ tuổi:
- Đối với lao động phổ thơng vào làm nhân viên kho, đóng gói, nhân viên xử lý vận đơn thì cơng ty tuyển dụng ở độ tuổi 18-30 tuổi.
- Đối với thực tập sinh nhân sự, thực tập sinh Marketing thì cơng tuyển dụng từ 21-25 tuổi
- Đối với nhân viên livestream, mẫu ảnh, nhân viên phát triển tiktok thì cơng ty tuyển dụng từ 18-25 tuổi
- Đối với nhân viên văn phịng cơng tuyển dụng từ 22 - 35 tuổi Tiêu chuẩn về trình độ:
- Đối với lao động phổ thơng nhân viên kho, đóng gói, xử lý đơn hàng cơng ty u cầu tốt nghiệp THCS trở lên, ưu tiên có kinh nghiệm.
- Đối với nhân viên văn phịng cơng ty u cầu tốt nghiệp THPT trở lên ưu tiên có kinh nghiệm trong nghề 1-2 năm trở lên.
51
Tiêu chuẩn về ngoại hình và giới tính:
- Đối với nhân viên Livestream, mẫu ảnh, nhân viên phát triển TikTok cơng ty u cầu là nữ, có ngoại hình ưa nhìn, cao từ 1m65 trở lên. Hoạt động trên các mạng xã hội như Facebook, TikTok có lượt theo dõi và tương tác từ 10.000 lượt.
Tiêu chuẩn về sức khỏe:
- Ứng viên có đủ sức khỏe làm việc theo tiêu chuẩn của bộ y tế. Yêu cầu về hồ sơ tuyển dụng:
- Khi đến phỏng vấn công ty yêu cầu ứng viên mang CV của mình. - Khi phỏng vấn đạt và bắt đầu thử việc, công ty yêu cầu hồ sơ cần có:
+ 1 bản photo công chứng căn cước công dân