5. Kết cấu đề tài
2.2. Thực trạng công tác QTNS tại công ty TNHH SeenTech Việt Nam
2.2.2. Phân tích thực trạng công tác QTNS tại công ty trách nhiêm hữu hạn Seen
2.2.2.1. Phân tích cơng việc
Phân tích công việc là hoạt động quan trọng, nó giúp nhà quản trị xác định đƣợc kỳ vọng của mình một cách cụ thể về NLĐ. Cơng ty TNHH Seen Tech Việt Nam đã tổ chức thực hiện cơng tác phân tích cơng việc ngay từ những ngày đầu DN mới thành lập và đi vào hoạt động.
* Q trình phân tích cơng việc của DN đƣợc thực hiện theo trình tự:
- Ban lãnh đạo chỉ đạo các phòng ban phối hợp với nhau thực hiện phân tích cơng việc, đảm bảo sự rõ ràng, chi tiết trong nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của NLĐ trong từng bộ phận khác nhau.
- Phòng nhân sự sẽ gửi thơng báo đến các phịng ban, đề nghị phịng ban thực hiện phân tích cơng việc chi tiết các vị trí của phịng mình, rồi gửi lại cho phòng
6% 16% 9% 66% 3% 2021 Chuyên gia Cử nhân đại học, cao đẳng Trung cấp Lao động phổ thông
39 nhân sự.
- Phòng nhân sự khi nhận lại kiểm tra và mang lên cho ban lãnh đạo (Giám đốc) ký duyệt, tiến hành xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn công việc ứng với từng vị trí, bộ phận làm việc.
- Trong bản mơ tả cơng việc thƣờng có những nội dung gồm:
+ Xác định rõ công việc gồm chức danh, vị trí làm việc, ngƣời quản lý trực tiếp.
+ Mô tả những nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn và trách nhiệm.
+ Các yêu cầu cơ bản cần có về vị trí đảm nhiệm cơng việc (trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng,…)
Hình 2.1: Thơng tin tuyển dụng
40
Từ q trình phân tích cơng việc, cơng ty mô tả đƣợc rõ những công việc, trách nhiệm cụ thể của từng vị trí. Qua bảng mơ tả chi tiết giúp công tác hoạch định và tuyển dụng diễn ra dễ dàng hơn. Ứng viên xin việc hiểu đƣợc nhiệm vụ cơng việc theo từng vị trí ứng tuyển, giúp cơng tác tuyển dụng đƣợc chính xác và tuyển dụng đúng ngƣời, đỡ tốn kém chi phí.
Bên cạnh đó việc phân tích chƣa đƣợc chuyên sâu, chỉ dừng lại ở nhìn nhận khách quan bên ngồi và ý kiến chủ quan của ngƣời phân tích, nên ảnh hƣởng đến việc đánh giá chất lƣợng cơng việc. Điều này dẫn đến tình trạng một số nhân viên trong cơng ty có trình độ chun mơn nghiệp vụ cịn yếu kém, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu về chất lƣợng công việc.
2.2.2.2. Hoạch định nhân sự
Hoạt động hoạch định nhân sự ở DN diễn ra nhằm tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và đảm bảo sự phát triển liên tục của nguồn lực trong DN. Việc hoạch định nhân sự đƣợc thực hiện dựa trên chiến lƣợc kinh doanh, sự mở rộng và phát triển của DN.
Là một công ty chuyên sản xuất về linh kiện điện tử nên cần tuyển chọn chính về bộ phận sản xuất, và những NLĐ đƣợc tuyển chọn cần là những ngƣời tỉ mỉ để đáp ứng yêu cầu trong sản xuất.
QTNS sẽ dự đoán xem cần tuyển số lƣợng bao nhiêu nhân lực, sau khi tổng kết số nhân viên cần tuyển, nhân sự sẽ tiến hành đƣa ra những chiến lƣợc, lên kế hoạch tuyển dụng, có kế hoạch đào tạo để nâng cao tay nghề CNV và giữ chân đƣợc những nhân viên ƣu tú.
DN thƣờng lên kế hoạch đào tạo cho CNV ngũ nhằm nâng cao hiệu quả trong kinh doanh. Bên cạnh đó cơng ty gặp khó khăn trong việc thiếu đội ngũ nhân viên tâm huyết và làm việc lâu dài.
2.2.2.3. Công tác tuyển dụng nhân sự tại DN
Tuyển dụng nhân sự, lao động là một q trình khơng thể thiếu trong công tác QTNS của công ty. Việc tuyển chọn đƣợc nhân viên tốt, giỏi giúp đội ngũ nhân viên của cơng ty đi lên, đồn kết vững mạnh cả về kiến thức và tinh thần để đạt đƣợc yếu tố cần và đủ cho u cầu của cơng việc. Qua đó giúp nâng cao chất lƣợng nhân viên, đạt hiệu suất làm việc tối đa. Ngoài ra khi tuyển chọn kỹ, tuyển chọn đƣợc nhân viên có tiềm năng sẽ giúp cơng ty cắt giảm đƣợc phần nào chi phí về đào tạo, giảm đƣợc chi phí trong việc phải tuyển chọn nhiều lần.
41
* Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự tại cơng ty Seen Tech
Quy trình tuyển dụng tại công ty TNHH Seen Tech Việt Nam:
- Trƣởng phòng nhân sự và bộ phận tiếp nhận thơng tin, phịng nhân sự lập kế
hoạch dự thảo chi tiết các công việc cần làm trong tuyển dụng nhân sự và trình lên ban Giám Đốc.
+ Tuyển dụng ở những bộ phận nào, số lƣợng cần tuyển dụng là bao nhiêu, yêu cầu cho từng vị trí: kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm,…
+ Hình thức tuyển dụng là nhân viên chính thức hay thời vụ, lƣơng bao nhiêu là phù hợp với từng vị trí.
+ Hồ sơ cần có những gì.
+ Xác định kỹ lƣỡng các nội dung để lên kế hoạch tuyển dụng.
+ Kế hoạch tuyển dụng là bao lâu, đƣa ra những phƣơng án dự trù nếu không tuyển dụng đƣợc lao động.
- Sau khi lập kế hoạch, trình lên cho phịng quản lý hay cho ban Giám đốc để chờ
phê duyệt. Khi nhận đƣợc sự đồng ý từ cấp trên, phòng nhân sự tiến hành triển khai, thơng báo tuyển dụng. Phịng hành chính nhân sự sẽ có nhiệm vụ đăng tuyển dụng tìm kiếm ứng viên phù hợp với những yêu cầu đƣa ra để tuyển chọn đƣợc nhân viên mới chất lƣợng, phù hợp yêu cầu đƣa ra.
+ Niêm yết tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện nơi tuyển dụng lao động. + Thông báo trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ trang website của công ty, các trang tuyển dụng, group facebook, các hội nhóm tuyển dụng, thơng qua tờ rơi,...
+ Liên kết với các công ty, trung tâm tƣ vấn tuyển dụng để tìm kiếm ứng viên nhanh nhất có thể.
+ Thơng tin đăng tuyển phải đầy đủ rõ ràng chi tiết tên công ty, mã số thuế, số lƣợng ngƣời cần tuyển, yêu cầu về vị trí, trình độ học vấn, kinh nghiệm, đƣa ra mức lƣơng tƣơng đƣơng phù hợp với vị trí đó. Nêu rõ ngày bắt đầu cơng ty có nhu cầu tuyển dụng và ngày kết thúc tuyển dụng, ngày nhận hồ sơ phỏng vấn,… để ứng viên quan tâm có thể nắm bắt đƣợc rõ cơng việc.
42
- Tiếp nhận và lọc hồ sơ của những ứng viêm tiềm năng phù hợp: Bộ phận phòng
nhân sự sẽ tiếp nhận hồ sơ, xem xét và chọn lọc hồ sơ của các ứng viên để tìm ra ứng viên phù hợp với tính chất của cơng việc.
+ Hồ sơ yêu cầu ghi rõ họ tên viết in hoa, ghi đủ thông tin theo yêu cầu trong hồ sơ, thơng tin liên lạc và vị trí muốn ứng tuyển (gồm bản sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, chứng minh thƣ photo có xác nhận dấu, giấy khai sinh bản sao, bằng cấp,… và các giấy tờ khác nếu có).
+ Xem xét và duyệt kỹ hồ sơ để tránh làm mất thời gian tuyển dụng và đỡ tốn kém chi phí khi sàng lọc chƣa kỹ.
+ Xét duyệt hồ sơ theo thơng tin phù hợp với tính chất cơng việc, ƣu tiên bằng cấp liên quan đến cơng việc, ƣu tiên ngƣời có kinh nghiệm, có năng lực trong cơng việc,…
- Phỏng vấn tuyển dụng: lên lịch và hẹn ứng viên đến phỏng vấn. Nhà tuyển dụng
sẽ đặt các câu hỏi liên quan đến ngành nghề hoặc chun mơn nếu có đối với ứng viên. Nhân sự sẽ có nhiều cách để phỏng vấn ứng viên qua các câu hỏi chun mơn hay đƣa ra tình huống hoặc làm khảo sát,.. để chọn đƣợc ứng viên tiềm năng.
Nếu vị trí tuyển dụng là vị trí cấp cao của cơng ty thì trong cuộc phỏng vấn sẽ yêu cầu sự có mặt của hội đồng ban lãnh đạo công ty (tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc cơng ty và hội đồng liên quan nếu có).
Khi tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự cần có sự có mặt của giám đốc và trƣởng phịng nhân sự.
Với vị trí tuyển dụng là bên kỹ thuật, cần có chuyên viên có kinh nghiệm, năng lực trong mảng kỹ thuật cùng ban giám đốc và trƣởng phòng kỹ thuật phỏng vấn sát sao để tìm đƣợc ứng viên phù hợp.
Đối với sinh viên có nhu cầu mong muốn thực tập tại công ty để nâng cao tay nghề, kiến thức chuyên môn liên quan đến ngành học, thực tập sinh nộp hồ sơ thông tin cá nhân, trƣởng phịng hành chính nhân sự trao đổi với giám đốc để phân cơng vào vị trí phù hợp với chuyên ngành và khả năng.
Trong cuộc phỏng vấn, cần có sự tham gia hỏi, đánh giá của mọi ngƣời để đƣa ra ý kiến đồng ý nhận hay khơng, nếu khơng có chung ý kiến thì sẽ cần đến sự quyết định tổng lại của sếp tổng.
43
- Thơng báo về kết quả phỏng vấn: Sau q trình phỏng vấn diễn ra vài ngày, nếu
ứng viên may mắn trúng tuyển, ứng viên sẽ đƣợc liên lạc gọi điện, gửi mail và thông báo thời gian đến thử việc tại cơng ty.
- Thời gian thử việc: Phịng nhân sự sẽ sắp xếp thời gian, nhân lực đào tạo nhân
viên mới vào trong khoảng thời gian từ 1- 2 tháng. Trong thời gian thử việc, nhân viên mới vẫn đƣợc hƣởng mức lƣơng bằng 80% tổng mức lƣơng cơ bản. Ngoài việc đƣợc đào tạo cơ bản, bên cạnh việc hƣớng dẫn các ứng viên làm quen với môi trƣờng công ty, các quy định nội quy công ty và các công việc mà ứng viên làm, ứng viên sẽ đƣợc trau dồi cải thiện đƣợc kiến thức về cơng việc của mình trong thời gian tới.
- Đánh giá: Sau quá trình thử việc một tháng, đây là thời gian mà phòng nhân sự
cần theo dõi, kiểm tra về thái độ, năng lực, kinh nghiệm làm việc của ứng viên mới. Từ đó đánh giá tổng quan và báo cáo về cho ban Giám đốc những ứng viên chuẩn bị hết thời gian thử việc để giám đốc quyết định xem xét phê duyệt.
- Đƣa ra quyết định tuyển dụng, ký hợp đồng chính thức: sau thời gian thử việc,
nếu ứng viên đáp ứng đủ yêu cầu phòng nhân sự, quản lý hay ban Giám đốc thì sẽ đƣợc ký hợp đồng làm việc với cơng ty để trở thành CNV chính thức.
Sau khi ký hợp đồng trở thành nhân viên chính thức của cơng ty, nhân viên sẽ đƣợc hƣởng chế độ lƣơng, trợ cấp của DN đối với nhân viên theo quy định trong hợp đồng lao động. Nhân viên sẽ đƣợc quản lý bộ phận đào tạo hƣớng dẫn chuyên sâu hơn về công việc sẽ làm trong thời gian sắp tới, đƣợc sắp xếp công việc phù hợp đúng với chun mơn của mình. DN ln thực hiện đúng các bƣớc trong quy trình tuyển dụng lao động, từ đó góp phần thúc đẩy DN tuyển dụng đƣợc nhanh chóng những ứng viên phù hợp hơn.
Bảng 2.6: Bảng thống kê q trình tuyển dụng tại Cơng ty TNHH Seen Tech Việt Nam giai đoạn 2019-2021
Đơn vị: ngƣời Tiêu chí 2019 2020 2021 2020/2019 2021/2020 Số hồ sơ đăng ký 180 195 220 15 25 Số ứng viên phỏng vấn 130 110 160 (20) 50
44 Số ứng viên trúng tuyển 65 50 98 (5) 48 Nhân viên sau khi thử việc 60 45 85 (15) 35 Nguồn: Phịng hành chính nhân sự
Qua bảng thống kê của quá trình tuyển dụng tại công ty ta thấy đƣợc quá trình tuyển dụng nhân sự của DN bị ảnh hƣởng phần nào bởi kết quả kinh doanh của DN. Năm 2020, số lƣợng tuyển dụng CNV của công ty bị giảm so với năm 2019. Dù là DN nhỏ nhƣng hàng năm số lƣợng hồ sơ đăng kí việc làm vẫn tăng mạnh và tăng dần qua các năm. Năm 2019 có 180 ngƣời đăng kí, sau q trình kiểm tra đầu vào nghiêm ngặt kết quả doanh nghiệp tuyển dụng đƣợc 65 ngƣời. Năm 2020 mặc dù nguồn cầu lao động của DN tăng nhƣng do dịch bệnh nên DN cắt giảm nguồn lực nên yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng,… cao hơn. Sau quá trình phỏng vấn, DN tuyển chọn đƣợc 50 NLĐ. Năm 2021, lãnh đạo cơng ty có nhiều phƣơng hƣớng hoạch định về tuyển dụng phù hợp với kế hoạch sản xuất của công ty, DN tuyển thêm nhiều CNV hơn phục vụ cho sự phát triển của DN. Do DN tăng số lƣợng tuyển dụng nên ứng viên trúng tuyển nhiều hơn với 98 ngƣời trong tổng số 160 ứng viên đến phỏng vấn.
Bên cạnh đó sau q trình thử việc tại công ty, một số ứng viên cảm thấy không phù hợp với công việc nên đã không ký hợp đồng lao động. Nguồn ứng viên của DN phần lớn ƣu tiên những ngƣời có ngƣời quen trong công ty nên đã bỏ lỡ nhiều ứng viên đa tài bên ngoài thị trƣờng lao động.
2.2.2.4. Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Tổ chức đào tạo kiến thức, kỹ năng cho nhân viên trong công ty hằng năm là điều quan trọng để thúc đẩy thái độ, kỹ năng làm việc chuyên nghiệp trong mơi trƣờng văn phịng cho cơng ty. Ngồi việc đào tạo kiến thức cơng việc cho những nhân viên mới của công ty, giám đốc công ty cũng ln phổ biến cho chun gia có kinh nghiệm hƣớng dẫn cho nhân viên chính thức của mình.
Căn cứ vào chiến lƣợc phát triển, nhu cầu đào tạo nhân lực đƣợc xác định từ các bộ phận trên cơ sở chức năng nhiệm vụ và những địi hỏi về trình độ, khả năng đáp ứng cơng việc cụ thể của ngƣời nhân viên. Nhu cầu đào tạo nhân lực đƣợc xác lập theo thời gian nhất định: Hằng năm, căn cứ vào chiến lƣợc kinh doanh mà Phịng Hành chính
45
nhân sự sẽ gửi lên kế hoạch đào tạo cho Giám Đốc phê duyệt, sau đó sẽ triển khai lên kế hoạch đào tạo hàng quý đối với các đối tƣợng lao động làm việc tại các vị trí quan trọng nhƣng có thể xác lập một cách bất thƣờng chỉ có những thay đổi đột ngột ở công ty.
a) Thực trạng công tác đào tạo CNV của công ty TNHH Seen Tech Việt Nam:
- Cơng tác đào tạo cho CNV làm chính thức tại cơng ty:
Cơng ty thƣờng xuyên đào tạo cho nhân viên trong buổi họp nội bộ, tổ chức lớp học đào tạo, phân cơng và có sự tự nguyện trong công việc đào tạo, hƣớng dẫn. Cử ngƣời có trình độ chun mơn cao bồi đắp cho ngƣời có ít kinh nghiệm, chun mơn trong công việc. Nhân viên đảm nhiệm vị trí cơng việc nhƣ nhau hỗ trợ nhau lúc cần thiết, bổ sung cho nhau kiến thức cần thiết để đồng thời phát triển môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp trong công ty, vừa cải thiện kỹ năng của nhân viên, đồng thời tạo ra đƣợc văn hóa làm việc DN. Phƣơng pháp đào tạo này đƣợc thực hiện đơn giản tại công ty, đào tạo đƣợc số lƣợng đơng với chi phí thấp, ít tốn kém.
- Công tác đào tạo cho nhân viên mới của công ty:
Do là nhân viên mới của công ty nên ngƣời phụ trách đào tạo yêu cầu chuyên môn cao, năm vững các kiến thức về công việc, về quy định của công ty để hƣớng dẫn, đào tạo bài bản cho ngƣời mới để dễ dàng hơn trong việc tiếp thu kiến thức.
Công việc đào tạo nhân viên mới của cơng ty là quy trình bắt buộc, giúp nhân viên mới nắm đƣợc các kiến thức cơ bản về công ty, nâng cao kiến thức, làm quen với những công việc mà họ chuẩn bị đảm nhiệm. Tùy vào từng vị trí mà nhân viên mới đảm nhiệm, cơng ty sẽ bố trí sắp xếp chun gia và các lãnh đạo đào tạo cho phù hợp. Với nhân viên đảm nhận vị trí làm việc cấp cao sẽ do trực tiếp Giám đốc hƣớng dẫn đào tạo phổ biến.
Bảng 2.7: Bảng thể hiện số lƣợng đào tạo của công ty giai đoạn 2019-2021
Năm
Đào tạo mới Đào tạo nâng cao
Bộ phận vận hành
máy
Lao động
phổ thông Nhân viên Cán bộ
2019 10 25 8 5
2020 5 10 3 1
2021 12 35 5 3
46
DN bên cạnh đào tạo kỹ năng, kiến thức cho cán bộ cịn chỉ bảo tận tình NLĐ mới của DN trong việc sản xuất hàng hóa để NLĐ tiếp thu và làm việc nhanh chóng, đúng