5. Kết cấu của khóa luận
2.3. Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công
Cơng ty TNHH Giao nhận Quốc tế Trường Thành
Hình 2.15: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
Nguồn: Phòng kinh doanh
Diễn giải quy trình
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng, báo giá vận chuyển, ký kết hợp đồng
Nhờ vào công nghệ Internet mà ngày nay, việc tìm kiếm thơng tin của các cơng ty có hoạt động xuất khẩu hàng hóa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Cơng ty tìm kiếm khách hàng qua các trang thương mại, hội nghị triển lãm, các nguồn khác,...Sau khi đã đàm phán về giá cả vận chuyển, tiến tới ký kết hợp đồng.
Bước 2: Nhận yêu cầu, thông tin lơ hàng
Khi có lơ hàng cần nhập khẩu, khách hàng cần thông báo đến nhân viên Trường Thành Logistics, cũng như cung cấp một vài thơng tin quan trọng về lơ hàng đó, bao gồm:
Thông tin người gửi hàng (Shipper);
Tên mặt hàng;
Cảng đi, cảng đến;Số lượng hàng hóa;
Tổng khối lượng hàng hóa (Gross weight), ETD;
Đặt lịch tàu (booking tàu) (3)
Kiểm tra và xác nhận booking (4) Theo dõi tiến trình đóng
hàng và cập nhật thơng tin từ nhà xuất khẩu (5) Kiểm tra xác nhận chứng
từ (6) (6)
Lấy lệnh giao hàng (D/O) (7)
Cược (mượn) container (8)
Lấy phiếu giao nhận container (9)
Chuẩn bị chứng từ mở tờ khai hải quan (10) Mở tờ khai hải quan
(11) Trả tờ khai hải quan
(12)
Thanh lý cổng và giao hàng (13)
Quyết tốn và lưu hồ sơ (14)
Tìm kiếm khách hàng, báo giá vận chuyển, ký
kết hợp đồng (1)
Nhận yêu cầu, thông tin lô hàng (2)
Nếu đóng tại kho thì cần cung cấp địa chỉ kho, ngày đóng, thời gian đóng, số điện thoại người liên hệ;
Nếu đóng trãi bãi thì cần biết cảng nào, thời gian hàng ra cảng, số điện thoại người liên hệ;
Các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có).
Invoice, packing list, hợp đồng.
Sau khi tiếp nhận các thông tin cần thiết, nhân viên kinh doanh liên hệ với phòng vận tải để lấy lịch tàu.
Bước 3: Đặt lịch tàu (booking tàu)
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của Trường Thành Logistics, bước đầu tiên chính là booking tàu.
Booking là công việc rất dễ dàng, điều quan trọng là phải chọn được hãng tàu nào hợp lý, book sớm để kịp thời vận chuyển hàng hóa. Theo đó trước khi book tàu, nhân viên kinh doanh Trường Thành sẽ trao đổi với khách hàng về giá request, còn gọi booking request. Từ giá của khách hàng, Trường Thành sẽ tìm các shipping line phù hợp. Q trình này có thể diễn ra từ 3 – 12 tiếng sau khi nhận được booking request.
Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng.
Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time)…Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thơng quan xuất khẩu.
Bước 4. Kiểm tra và xác nhận booking
Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là kiểm tra thơng tin trên booking về:
Cảng đi, cảng đến: kiểm tra xem đã đúng yêu cầu chưa, đây là yếu tố ảnh hưởng đến cả quá trình của lơ hàng.
Nhiệt độ, độ thơng gió: kiểm tra xem nhiệt độ, độ thơng gió đã đúng theo u cầu chưa. Đối với các mặt hàng đơng lạnh (nhiệt độ âm) thì sẽ khơng có độ thơng gió.
Loại container, kích cỡ: container khô hay lạnh, loại cao hay loại thường, loại 20’ hay 40’.
Sau khi kiểm tra toàn bộ các thơng tin trên booking tàu, nếu có điểm nào sai sót, khơng phù hợp với điều kiện của khách hàng, Trường Thành sẽ yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa, sau đó tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt u cầu.
Bước 5: Theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật thơng tin từ nhà xuất khẩu
Thực hiện giám sát, theo dõi tồn bộ tiến trình đóng hàng, hàng về đến đâu để cập nhật cho nhà nhập khẩu.
Bước 6: Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ iên quan đến lô hàng
Bộ phận chứng từ liên hệ với khách hàng trước khi tàu cập cảng để nhận những thông tin về lô hàng cần thiết cho việc nhận hàng như vận đơn và bộ chứng từ. Về việc nhận được bộ chứng từ, nhân viên phải kiểm tra lơ hàng có nằm trong danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có giấy phép khơng. Một bộ chứng từ bao gồm:
Giấy giới thiệu của công ty.
Hợp đồng thương mại
Purchase Contract –01 bản sao.
Hóa đơn thương mại –Commercial Invoice –01 bản chính + 01 bản sao.
Bản kê chi tiết hàng hóa –Packing list –01 bản chính + 01 bản sao.
Vận đơn đường biển –Bill of Lading (B/L) –01 bản chính + 01 bản sao.
Giấy thơng báo hàng đến –01 bản chính.
Giấy chứng nhận xuất xứhàng hóa –Certificate of Origin (C/O) –01 bản chính (nếu có).
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh –01 bản sao
Tùy theo tính chất và loại hình nhập khẩu của từng lơ hàng mà ngoài những chứng từ trên nhân viên giao nhận Trường Thành cần lấy thêm một số chứng từ khác như:
Hợp đồng nhập khẩu ủy thác (nếu nhập khẩu ủy thác) – 01 bản sao.
Giấy chứng nhận kiểm dịch – 01 bản chính (nếu có).
Giấy chứng nhận chất lượng – 01 bản chính + 01 bản sao (nếu có).
Văn bản cho phép của Ban quản lý hoặc Bộ Thương mại (đối với hàng thuộc diện cấm nhập có điều kiện) – 01 bản chính + 01 bản sao.
Khi nhận được chứng từ của khách hàng cung cấp, nhân viên chứng từ phải kiểm tra kỹ tính chính xác và thống nhất giữa các chứng từ như: hoá đơn thương
mại với hợp đồng, vận đơn với P/L, kiểm tra tên hàng, số lượng, trọng lượng, giấy thơng báo hàng đến để nhận D/O. Nếu có sai sót thì u cầu điều chỉnh lại ngay vì chứng từ không hợp lệ sẽ không làm thủ tục thơng quan hàng hóa được đồng nghĩa với việc không nhận được hàng, việc này kéo dài sẽ tốn kém. Vì có rất nhiều tên hàng đặc biệt và thuộc vào thuật ngữ chun mơn vì vậy để khơng tốn thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị chứng từ khai hải quan. Nhân viên chứng từ sẽ đề nghị khách hàng hỗ trợ cung cấp thông tin chi tiết lô hàng bằng Tiếng Việt.
Bước 7: Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Hồ sơ nhận D/O
Giấy giới thiệu của công ty 1 bản.
Giấy thông báo hàng đến (Notice of Arrival hoặc Arrival Notice) 1 bản.
Vận tải đơn (nếu có) 1 bản gốc.
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice) nhằm thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin trên arrival notice sẽ tương tự như trên bill bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mơ tả hàng hóa,…). Ngồi ra, sẽ có thêm các phụ phí (local charges).
Nhân viên giao nhận Trường Thành (đã nhận được sự ủy thác từ khách hàng) đem thông báo hàng đến, B/L, giấy giới thiệu của công ty và đóng những chi phí cần thiết như phí D/O, CFS, Handling, THC, CIC,...để lấy lệnh giao hàng D/O của hãng tàu, giấy trả container rỗng, lệnh cược container về kho (tùy theo hãng tàu và loại hàng). Nhân viên nhận lệnh giao hàng có dấu hiệu đã thu phí đầy đủ, có đủ chữ ký của hãng tàu, tiến hành kiểm tra lệnh giao hàng ngay tại đó, nếu có sai sót thì liên hệ với nhân viên hãng tàu để kịp thời điều chỉnh. Cụ thể, cần xem thông tin trên lệnh giao hàng có trùng khớp với vận đơn hay khơng, nếu khơng, thì đề nghị hãng tàu điều chỉnh cho phù hợp.
Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời gian hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O hết hiệu lực) để sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này do D/O hết hiệu lực lấy hàng.
Bước 8: Cược (mượn) container
Nhân viên giao nhận Trường Thành phụ trách lô phải làm giấy mợn container với các thơng tin có trên D/O. Sau đó thanh tốn số tiền mượn. Đối với việc trả container rỗng sau khi hoàn thành việc giao hàng, container được đưa về đúng địa điểm được chỉ định ghi trên giấy mượn container hoặc ghi trên phiếu hạ rỗng.
Bước 9: Lấy phiếu giao nhận container
Nhân viên giao nhận Trường Thành lấy 01 bản gốc D/O (có xác nhận nợ tại phòng thương vụ) để lấy phiếu giao nhận container (EIR) hàng nhập. Sau đó phiếu này sẽ được đem đi làm thủ tục thanh lý hải quan (trên phiếu có dấu mộc của hải quan). Nhân viên phải kiểm tra những thông tin trên phiếu EIR như số container, số seal xem có trùng khớp với vận đơn không. Phiếu EIR thể hiện tình trạng, vị trí container.
Bước 10: Chuẩn bị chứng từ mở tờ khai hải quan
Một bộ chứng từ tờ khai cần chuẩn bị bao gồm:
Tờ khai hải quan (2 bản: 1 bản lưu tại hải quan, 1 bản lưu tại doanh nghiệp) Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao y bản chính
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 1 bản chính Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có): 1 bản gốc Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu: 1 bản
Vận đơn: 1 bản sao (2 mặt), có đóng dấu của hãng tàu
Bước 11: Mở tờ khai hải quan
Nhân viên của bộ phận chứng từ tiến hành khai hải quan điện tử cho lô hàng của hợp đồng bằng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS. Nhân viên chứng từ tiến hành khai hải quan cùng với các bước chuẩn bị hồ sơ của nhân viên giao nhận để kịp tiến hành thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu. Bộ chứng từ đầy đủ gồm có: thơng báo hàng đến, vận đơn, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
Khai báo hải quan qua mạng với hệ thống ECUS 5 để lấy số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Việc phân luồng dựa vào 108 tiêu chí, trong đó có 3 yếu tố quan trọng nhất là: mức thuế của loại hàng hóa, con người (ngươi đi làm thủ tục hải quan) và doanh nghiệp (thời gian hoạt động, ngành nghề hoạt động, sự nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật). Kết quả phân luồng đưa ra rơi vào một trong 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ tương ứng với mã loại hình kiểm tra 1, 2, 3:
+ Luồng xanh: Hàng hóa không thuộc danh mục cấm nhập khẩu, hoặc thuộc danh
mục nhập khẩu phải có giấy phép hoặc phải giám định, phân tích, phân loại chủ hàng đã nộp, xuất trình văn bản cho phép cho cơ quan Hải quan sẽ được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
+ Luồng vàng: Hàng hóa của chủ hàng thuộc luồng này phải kiểm tra chi tiết hồ sơ,
miễm kiểm tra chi tiết hàng hóa, và kèm theo tờ khai hải quan, packing list, hợp đồng thương mại, Invoice.
+ Luồng đỏ: Hàng hóa của chủ hàng nhập khẩu nhiều lần vi phạm pháp luật hải
quan, có khả năng vi phạm pháp luật, có dấu hiệu vi phạm pháp luật sẽ phải xuất trình hồ sơ giấy, gồm: tờ khai hải quan, packing list, hợp đồng, invoice; và hàng hóa để kiểm tra.
Có 3 mức độ kiểm tra hàng hóa ở luồng đỏ:
Mức (a): Kiểm tra tồn bộ lơ hàng
Mức (b): Kiểm tra 10% lô hàng, nếu khơng phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra để kết luận mức độ vi phạm. Mức (c): Kiểm tra 5% lơ hàng, nếu khơng phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu
phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra để kết luận mức độ vi phạm và sẽ phải đóng phạt để nộp vào ngân sách nhà nước.
* Kiểm hóa
Kiểm hóa sẽ được thực hiện khi hàng hóa rơi vào luồng đỏ. Nhân viên giao nhận sẽ liên lạc với hải quan kiểm hóa dựa vào lệnh giao hàng để xác nhận vị trí container, đăng ký chuyển bãi kiểm hóa và mua seal cho container. Sau đó nhân viên giao nhận xuống bãi làm “giấy cắt seal”, cắt seal và liên lạc với hải quan kiểm hóa để họ xuống bãi kiểm tra hàng hóa theo mức độ mà hải quan yêu cầu. Sau khi kiểm hóa xong, nhân viên giao nhận và nhân viên hải quan sẽ ký tên vào tờ khai rồi khóa cửa container, bấm seal lại.
Bước 12: Trả tờ khai hải quan và nộp thuế
Sau khi hàng hóa đã được thơng quan, nhân viên giao nhận sẽ đến bộ phận trả tờ khai mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai, nộp thuế nếu yêu cầu trả thuế ngay và nhận lại tờ khai hải quan đó sau khi ký nhận. Hải quan sẽ trả lại bộ chứng từ bao gồm: tờ khai hải quan (đã thông quan), phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ (nếu hàng hóa rơi vào luồng vàng hoặc đỏ) và phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa (nếu hàng hóa rơi vào luồng đỏ).
Cách tính thuế
Tính Thuế nhập khẩu: Số thuế hàng hóa hàng nhập khẩu mậu dịch phải nộp bằng = Lượng hàng hóa chịu thuế x với giá tính thuế x thuế suất.
- Lượng hàng hóa ghi theo đơn vị số lượng, trọng lượng... phù hợp với chủng loại hàng.
- Giá tính thuế là giá bán bn hàng nhập được xác định theo nguyên tắc lấygiá bán lẻ kinh doanh thương nghiệp do Ủy ban Vật giá Nhà nước, Bộ Nội thương và các cấp có thẩm quyền quy định, trừ (-) chiết khấu thương nghiệp (đối với hàng tiêu dùng) hoặc giá bán buôn vật tư trừ (-) chiết khấu vật tư (đối với vật tư).
- Trường hợp chưa có giá bán bn hàng nhập thì giá tính thuế được xác địnhtrên cơ sở mặt hàng tương đương.Giá tính thuế do Bộ Tài Chính thơng báo khung giá chung: các Sở Tài Chính – Chi cục Thu quốc doanh căn cứ vào giá cả ở địa phương, sau khi tham khảo ý kiến của cơ quan HQ, Ngoại thương, Nội thương sẽ quy định cụ thể mức giá sát với tìnhhình thị trường ở địa phương.
- Tính Thuế GTGT
Thuế GTGT hàng nhập khẩu = (Giá tính thuế + Thuế nhập khẩu + Thuế TTĐB (Nếu có) ) x Thuế suất thuế GTGT.
Trong đó: - Giá tính thuế:
TH1: Giá tính thuế là giá CIF: là giá mua đã bao gồm cả chi phí vận tải (F), chi phí bảo hiểm (I) (người mua không phải trả thêm chi phí nào khác)
TH2: Giá tính thuế là giá FOB: là giá mua chưa bao gồm chi phí vận tải (F), chi phí bảo hiểm (I) (người mua phải trả tiền thêm chi phí vận tải và chi phí bảo hiểm).
Bước 13: Thanh lý cổng và giao hàng
Với hàng nguyên container, nhân viên giao nhận Trường Thành sẽ mang tờ khai đã thông quan cùng phiếu giao nhận container (EIR) xuất trình cho hải quan cổng. Cán bộ hải quan cổng xác nhận, ký tên đóng dấu và giữ lại phiếu EIR màu xanh; và đóng dấu, ký tên xác nhận, trả các phiếu EIR còn lại và tờ khai cho nhân viên giao nhận. Phiếu EIR đuọce đưa cho tài xế xuất trình khi chở hàng ra khỏi cổng.
Với hàng lẻ container, nhân viên giao nhận Trường Thành xuất trình phiếu kho và tờ khai cho hải quan cổng. Cán bộ hải quan ký tên đóng dấu vào phiếu xuất kho và trả lại 01 liên cho nhân viên giao nhận, sau đó nhân viên giao nhận sẽ đưa phiếu này cho tài xế vận tải để đem hàng ra khỏi cổng.
Hàng sau khi ra khỏi cổng sẽ được đưa trực tiếp về kho của khách hàng đã được quy định trước theo yêu cầu của khách hàng. Nhân viên giao nhận Trường Thành ln giám sát theo dõi q trình vận chuyển và thơng báo thời gian hàng về kho cho khách hàng. Sau đó ký biên bản hoàn tất việc giao hàng.
Lưu ý:
Khi đã nhận hàng, nếu nhân viên giao nhận phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tốn thất, đỗ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì:
- Đối với hàng bị thiếu hụt: Thì nhân viên giao nhận Trường Thành làm việc lại với đại lý vận chuyển hàng và kho của cảng dỡ hàng đồng thời lập biên bản xác nhận